當(dāng)前城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理中存在的問題與對(duì)策

梁邦軍 山東省鄄城縣人力資源和社會(huì)保障局

引言：城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案包含業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)兩大方面，其管理信息數(shù)據(jù)繁雜，容易出現(xiàn)工作遺漏，為加強(qiáng)城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的工作水平，應(yīng)針對(duì)性的采取優(yōu)化改進(jìn)措施，提升城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)工作實(shí)施水平，通過數(shù)據(jù)支撐，維護(hù)城鄉(xiāng)居民合法養(yǎng)老福利待遇，推進(jìn)社會(huì)保障建設(shè)的優(yōu)化。

一、城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案中存在的問題

（一）檔案管理工作有待加強(qiáng)。目前,在鄉(xiāng)鎮(zhèn)、社區(qū)由于場(chǎng)地有限和缺少工作人員等問題，導(dǎo)致進(jìn)行城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案收集時(shí)，會(huì)出現(xiàn)信息的遺漏、進(jìn)行檔案分類時(shí)由于沒有明確的工作指導(dǎo)，使其進(jìn)行保存分類時(shí)沒有系統(tǒng)的進(jìn)行檔案整理，并且由于檔案管理人員的工作效率有效，在進(jìn)行檔案整理時(shí)，具有工作滯后性，檔案管理人員不能快速的完成檔案整理工作。

（二）檔案保管環(huán)境有待加強(qiáng)。由于城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作量逐漸增加，隨著社會(huì)老齡化加劇，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，收集的檔案資料逐漸增多，部分檔案管理存放室擁擠，不能進(jìn)行細(xì)致化的檔案分類存放，在進(jìn)行檔案保管工作中存在著檔案遺失、檔案損壞、檔案霉變等保存環(huán)境安全隱患。

（三）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提高。由于檔案管理工作比較細(xì)致化，并且工作內(nèi)容比較具有重復(fù)性，需要檔案管理人員在工作中具有耐心和細(xì)心。檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)不穩(wěn)定，年輕員工具有流動(dòng)性，經(jīng)常進(jìn)行崗位交接工作將降低其工作效率，并且新員工在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)由于沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)會(huì)發(fā)生工作失誤，或需要經(jīng)過較長(zhǎng)時(shí)間的工作培訓(xùn)，影響檔案管理工作的時(shí)效性。

（四）檔案管理信息化建設(shè)而有待完善。隨著社會(huì)保障工作的逐漸完善，面對(duì)城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的信息逐漸向社會(huì)公布，向資源共享方面發(fā)展。由于檔案管理工作的信息化建設(shè)不夠完善，社會(huì)群眾在進(jìn)行養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案查閱時(shí)存在一定的困難，電子檔案的建立還處于基礎(chǔ)階段，導(dǎo)致社會(huì)資源共享效果未能發(fā)揮出預(yù)期效果。

二、優(yōu)化城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的策略

（一）建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)

我國(guó)城鄉(xiāng)人口老齡化比例逐漸增大，養(yǎng)老保險(xiǎn)的受眾比較注重保險(xiǎn)服務(wù)質(zhì)量與水平。因此，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，建立數(shù)字化和信息化的檔案管理系統(tǒng)是未來工作發(fā)展必不可少的趨勢(shì)，在檔案管理的過程中, 工作人員應(yīng)將電腦和手機(jī)等科技產(chǎn)品與技術(shù)手段更好地結(jié)合應(yīng)用到城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村居民基本管理養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的工作中, 其范圍實(shí)現(xiàn)全省擴(kuò)散到全國(guó)的參保對(duì)象，實(shí)現(xiàn)參保基礎(chǔ)信息的數(shù)據(jù)共享[1]。參保人員各類參保信息可以使用系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行查詢。

（二）通過培訓(xùn)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。目前,在從事城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作的工作人員多由中年和老年人構(gòu)成，在工作中缺少年輕人注入工作活力，開展創(chuàng)新性工作。城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案建設(shè)工作缺乏綜合性人才，應(yīng)通過培訓(xùn)教育內(nèi)部工作人員和加強(qiáng)專業(yè)人才的引進(jìn)，以保障城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作實(shí)現(xiàn)人力資源優(yōu)化，在進(jìn)行內(nèi)部人員的工作培訓(xùn)教育時(shí)，應(yīng)主要重視思想教育和專業(yè)業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)，在思想教育方面，應(yīng)提升檔案管理人員的工作熱情，通過思想引導(dǎo)，幫助檔案管理人員正確認(rèn)識(shí)到這份工作的意義，提高其責(zé)任感和工作的主觀能動(dòng)性，對(duì)青年的檔案管理人員，應(yīng)加強(qiáng)思想教育，使其快速融入這份看似繁瑣枯燥實(shí)際意義重大的工作，在業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)方面，應(yīng)加強(qiáng)檔案分類、檔案保存等具體工作流程的規(guī)范性，通過先進(jìn)的工作方法，提高檔案管理人員的工作效率。

（三）加快建立科學(xué)的檔案管理制度。開展城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作，需要優(yōu)先建立科學(xué)的檔案管理制度作為工作依托，通過具體的工作方法指導(dǎo)和工作流程規(guī)范化，能有效的減少檔案管理中由于檔案管理人員的工作主觀隨意性帶來的工作失誤[2]。在進(jìn)行檔案管理制度建設(shè)時(shí)：首先，應(yīng)做好城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案收集工作，收集相關(guān)數(shù)據(jù)信息，是開展所有后續(xù)工作的重要基礎(chǔ)，檔案管理人員應(yīng)結(jié)合實(shí)際工作情況制定統(tǒng)一的檔案信息收集標(biāo)準(zhǔn)，在收集方式上采用定期收集和隨時(shí)收集這兩種工作形式，進(jìn)行檔案收集工作時(shí)，應(yīng)明確每位檔案管理人員的工作內(nèi)容，劃分好收集工作的范圍，避免重復(fù)收集，浪費(fèi)人力物力。其次，提高檔案管理的質(zhì)量。在進(jìn)行完成檔案收集工作后，檔案管理人員應(yīng)檢查資料是否完整，是否存在重復(fù)資料，將其重復(fù)部分進(jìn)行刪減，以提升檔案資料查找效率，確認(rèn)無誤后進(jìn)行蓋章簽字并科學(xué)分類排序管理。

（四）增加投資改善檔案管理保管環(huán)境。由于我國(guó)老齡化問題日益突出，城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案數(shù)量逐漸增加。因此，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理的保管環(huán)境建設(shè)，通過向政府相關(guān)部門進(jìn)行申請(qǐng)建設(shè)資金，以完善案館庫(kù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，增加其能容納保管的檔案數(shù)量，通過建立綜合檔案管理室，有利于促進(jìn)檔案管理的細(xì)致化分類，促進(jìn)解決以往檔案室場(chǎng)地較小，檔案保管存放擁擠的問題。另外，應(yīng)使用資金購(gòu)買檔案管理保存的輔助性設(shè)備，例如除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等，通過加強(qiáng)檔案室溫度和濕度的管控，能有效的減少檔案因空氣濕度產(chǎn)生的褪色、霉變、潮濕等問題，有利于保障城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的完整性和安全性。

結(jié)語：綜上所述，城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案能有效的助力社會(huì)和諧穩(wěn)定發(fā)展，通過優(yōu)化城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案，保障城鄉(xiāng)居民的養(yǎng)老權(quán)益，能滿足社會(huì)廣泛的參保人實(shí)際需求，在遇到工作問題時(shí)，通過保險(xiǎn)檔案能快速及時(shí)的解決問題，促進(jìn)城鎮(zhèn)與鄉(xiāng)村的居民管理養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作順利開展。