Excel 電子排班表在排班中的應(yīng)用

康涵俊

（延邊大學(xué)工學(xué)院，吉林 延邊 133002）

隨著信息化系統(tǒng)的運(yùn)行和使用，目前使用的Word 排班表與新系統(tǒng)不能契合，需要手工輸入排班項(xiàng)目及班次內(nèi)容，人工統(tǒng)計(jì)員工班時(shí)、出勤和休假情況等，管理者每次排班都需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，并且無法確保每位員工工作量計(jì)時(shí)的準(zhǔn)確性和公平性。

現(xiàn)以某血液凈化中心為例，利用電子排班表的Excel 函數(shù)功能，計(jì)算每位護(hù)理人員出勤和休假時(shí)間，實(shí)現(xiàn)公平合理的彈性排班。采用護(hù)士滿意度和患者滿意度調(diào)查問卷進(jìn)行調(diào)查的方式，證明利用Excel 制作設(shè)計(jì)電子排班表可以實(shí)現(xiàn)人力資源管理信息化，提高管理的工作質(zhì)量。

1 一般資料

經(jīng)調(diào)查，血液凈化中心共有41 名護(hù)士，其中護(hù)士長1名，護(hù)理人員40 名。護(hù)理人員中行政護(hù)士2 名，服藥護(hù)士1 名，庫管護(hù)士1 名，分管患者的責(zé)任護(hù)士36 名。依據(jù)崗位職責(zé)要求，每名責(zé)任護(hù)士每班次負(fù)責(zé)治療和護(hù)理4 名患者，連續(xù)性腎臟替代治療（CRRT）患者實(shí)行專人護(hù)理。按照該中心現(xiàn)有60 臺(tái)透析機(jī)且全部正常運(yùn)轉(zhuǎn)的情況下，每日班次職員設(shè)置為白班護(hù)士15 名，三班護(hù)士15 名，CRRT 護(hù)士2 名，急診夜班1 名，備班護(hù)士2 名，其余5 名護(hù)士休息。按照護(hù)士工作時(shí)數(shù)不超過44 h/周，節(jié)假日和公休日輪休排班的要求進(jìn)行排班。每日班次時(shí)間設(shè)置：白班A（07：00—17：00），三班 P（17：30—21：30），CRRT 治療班 D（8 h 不定時(shí)），急診夜班N（16：30 至次日8：00），遇到突發(fā)情況下備班B 隨時(shí)到崗。每日的班次信息對(duì)應(yīng)著排班表上各班次符號(hào)，按照醫(yī)院統(tǒng)一規(guī)定，床位分管情況具體信息標(biāo)注見表1。

2 方法

2.1 Excel 電子排班表的建立

以Excel 表格為工具制作一個(gè)工作表，包括三個(gè)部分：護(hù)士基本信息、班次信息、工作量統(tǒng)計(jì)信息。護(hù)士基本信息內(nèi)容包括護(hù)士姓名、層級(jí)、職稱、日期、工作量計(jì)時(shí)、護(hù)理患者例數(shù)、聯(lián)系方式。護(hù)士姓名、所在層級(jí)和職稱填寫完畢之后設(shè)置固定保存成文本文件，文件命名為“護(hù)士一般資料.txt”，先將制作好的空白表格發(fā)送到該科護(hù)士微信群，護(hù)士長收集匯總?cè)谱o(hù)士休假信息后開始預(yù)排班。適當(dāng)滿足護(hù)士休假的個(gè)體需求，同時(shí)如果有新入職護(hù)士或產(chǎn)假、哺乳休假等其他情況可略作調(diào)整，護(hù)士工作量統(tǒng)計(jì)采用函數(shù)公式計(jì)算每月工時(shí)的小時(shí)數(shù)及休息天數(shù)。護(hù)士排班表每天班次標(biāo)注符號(hào)及床位分管說明見表1。

表1 護(hù)士排班表每天班次標(biāo)注符號(hào)及床位分管說明

2.2 Excel 電子排班表設(shè)計(jì)

打開Excel 電子排班表，第四行依次為序號(hào)、姓名、層級(jí)、職稱、聯(lián)系電話、日期、本月出勤時(shí)數(shù)和休息天數(shù)。在A2、A3 分別輸入年、月，B2 輸入2019，B3 輸入12，在日期欄（F4-AJ4）利用Excel 的自動(dòng)填充功能實(shí)現(xiàn)星期，日期的自動(dòng)生成，設(shè)置日期步驟如下：在日期欄第一個(gè)單元格F4 輸入數(shù)字1，把鼠標(biāo)放在F4 單元格右下角+處，按下Ctrl同時(shí)拉動(dòng)鼠標(biāo)將本行自動(dòng)填充至AJ4，全選F4 至AJ4，右鍵選擇“設(shè)置單元格格式—數(shù)字—自定義”，輸入d，點(diǎn)擊“確定”將日期設(shè)置完畢。下一步設(shè)置星期：定義F3 單元格的函數(shù)公式，輸入=DATE（$B$2，$B$3，F(xiàn)4），右鍵“設(shè)置單元格格式—數(shù)字—自定義”，輸入aaa，點(diǎn)擊“確定”，把鼠標(biāo)放在F3 單元格右下角+處，按下Ctrl 同時(shí)拉動(dòng)鼠標(biāo)將本行自動(dòng)填充至AJ3，將星期設(shè)置完畢。

對(duì)于法定節(jié)假日使用WEEKDAY 函數(shù)高亮標(biāo)注，例如將周六標(biāo)注為綠色，周日標(biāo)注為紅色，選中F3-AJ3，在編輯格式規(guī)則里輸入單元格需要的公式：=WEEKDAY（F3，2）＞5，點(diǎn)擊格式，在填充菜單里選紅色，單擊確定后所有的周日就突出顯示為紅色，同樣方法將周六突出顯示為綠色即可。這樣設(shè)計(jì)的電子排班表只需要改動(dòng)年和月，其后會(huì)自動(dòng)生成日期和星期，中間部分用于填充護(hù)士班次、出勤及休息情況見圖1。

圖1 血液凈化中心護(hù)士排班表（截?。?/p>

2.3 Excel 電子排班表的具體操作方法

在排班表的F5 至AJ44 單元格輸入護(hù)士排班信息，一列顯示為一天中全部護(hù)士的班次，一行顯示為一名護(hù)士月班次。排班表的護(hù)士工時(shí)統(tǒng)計(jì)按照Excel 函數(shù)計(jì)算要求，先定義排班表內(nèi)的字母所代表的工時(shí)數(shù)，便于計(jì)算月出勤時(shí)間和休息時(shí)間。Ctrl+F3 調(diào)出名稱管理器，在打開的名稱管理器中新建以下名稱：A=8；C=8；P=8；D=8；N=4；B=4，便于在公式中使用這些名稱代替單元格進(jìn)一步計(jì)算。定義好字母所代表的工時(shí)數(shù)之后，可以使用COUNTIF 編輯公式計(jì)算每位護(hù)士的工時(shí)?，F(xiàn)以1 號(hào)護(hù)士為例，其語句如下：=COUNTIF(F5:AJ5 ， "A*")*8+COUNTIF(F5:AJ5 ，"P*")*8+COUNTIF(F5:AJ5 ， "C")*8+COUNTIF(F5:AJ5 ，"D")*8+COUNTIF(F5:AJ5 ， "N")*4+COUNTIF(F5:AJ5 ，"B")*4，其中的A*代表A1-A15，P*代表P1-P15。編輯好該項(xiàng)公式后下拉填充該列即可完成全體護(hù)士的工時(shí)數(shù)統(tǒng)計(jì)。護(hù)士的休息天數(shù)統(tǒng)計(jì)時(shí) ，仍然使用COUNTIF 編輯公式計(jì)算每位護(hù)士休息天數(shù)，其命令語句如下：=COUNTIF(F5:AJ5，"休")，編輯好該項(xiàng)公式后下拉填充該列即可完成全體護(hù)士的休息天數(shù)統(tǒng)計(jì)。

3 效果評(píng)價(jià)

2019-10—2019-12 采用Excel 電子排班表在血液凈化中心初步使用3 個(gè)月，使用Excel 電子排班表前后，護(hù)士長排班使用時(shí)間分別是（5.42±1.27）h 和（0.86±0.15）h，其差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（t=33.74，p＜0.05）。在查閱參考資料基礎(chǔ)上自行設(shè)計(jì)調(diào)查問卷，包括護(hù)士滿意度和患者滿意度調(diào)查兩部分：①護(hù)士滿意度調(diào)查問卷內(nèi)容包括對(duì)排班安排的合理性、年資高低搭配的合理性、工作壓力、家庭和工作的平衡、滿足個(gè)人需求、調(diào)班的靈活性或彈性、班次安排的自主性等20 個(gè)相關(guān)問題[1]，按照Likert6 級(jí)正向計(jì)分法（0 分為完全不贊同，5 分為非常贊同），滿分為100 分。②患者滿意度調(diào)查采用醫(yī)院統(tǒng)一的患者滿意度調(diào)查問卷對(duì)責(zé)任護(hù)士的知情情況、醫(yī)療態(tài)度、醫(yī)療技能、醫(yī)療環(huán)境等20 項(xiàng)進(jìn)行測評(píng)，每項(xiàng)1～3 分（不滿意1 分，基本滿意2 分，滿意3 分），滿分為60 分，調(diào)查時(shí)間分別在使用Excel 電子排班表前后，利用護(hù)士微信群和患者微信群發(fā)布制作好的問卷星網(wǎng)站調(diào)查問卷鏈接，問卷采用不記名的形式作答，問卷回收率100%，設(shè)專人統(tǒng)計(jì)整理調(diào)查問卷的得分結(jié)果。護(hù)士滿意度在使用Excel 電子排班表前后差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（t=55.74，p＜0.05），患者滿意度在使用Excel 電子排班表前后差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（t=55.74，p＜0.05）。

4 討論

以往護(hù)士長在護(hù)士排班時(shí)，基本都是使用Word 表格輸入字母或漢字，上班時(shí)數(shù)和本周結(jié)余時(shí)數(shù)采用人工計(jì)算，而且排班表的內(nèi)容僅涵蓋姓名、日期、班次，只考慮科室的工作需要來調(diào)配安排班次，忽視了對(duì)護(hù)士個(gè)體的需求，這種護(hù)士排班表需要護(hù)士長耗費(fèi)大量時(shí)間計(jì)算，且容易出錯(cuò)[2]。Excel 電子排班表各項(xiàng)目的設(shè)置明確當(dāng)日護(hù)士的數(shù)量、層級(jí)結(jié)構(gòu)、每位護(hù)士的工作范圍及聯(lián)系方式，根據(jù)護(hù)士人員結(jié)構(gòu)、個(gè)體需求以及床位具體情況等對(duì)實(shí)行人性化排班，使用電子排班表盡可能在確保工作質(zhì)量的同時(shí)，滿足護(hù)士的個(gè)性需求，進(jìn)而幫助護(hù)士更好地去處理工作、生活及學(xué)習(xí)之間的關(guān)系。Excel 排班作為護(hù)理信息化管理的一部分，與其他信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資源共享，如護(hù)理不良事件報(bào)告系統(tǒng)、病人結(jié)局與轉(zhuǎn)歸、護(hù)理隨訪系統(tǒng)、護(hù)士績效考核系統(tǒng)等，將有利于促進(jìn)護(hù)理工作跟進(jìn)大數(shù)據(jù)時(shí)代[3]。

利用簡單的函數(shù)公式計(jì)算，Excel 電子排班表實(shí)現(xiàn)了排班、考勤、工作量統(tǒng)計(jì)，改變了word 排班表耗時(shí)耗力的手工排班模式，管理者排班的時(shí)間顯著縮短，排班是人力資源調(diào)配的重要內(nèi)容，也是員工績效考核的重要依據(jù)，利用Excel進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，和手工統(tǒng)計(jì)相比，速度快，效率高，準(zhǔn)確可靠，明顯提高了工作效率。同時(shí)Excel 電子排班表也能夠根據(jù)員工每月出勤情況統(tǒng)計(jì)工作量，迅速作出統(tǒng)計(jì)，為企業(yè)人力資源管理提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)服務(wù)。