現(xiàn)代化管理手段和服務(wù)方式在檔案管理中的運用

吉林省洮南市園林管理中心 吉林 洮南 137100

社會經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展為檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)與要求,而科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展也為檔案工作帶來了新的契機。作為園林管理部門對于城市的綠化事業(yè)有著巨大影響與作用,為了能夠更好的提升自身工作服務(wù)質(zhì)量,應(yīng)當(dāng)予以檔案管理工作充足的重視,采用現(xiàn)代化的工作手段以及服務(wù)方式體現(xiàn)出檔案管理工作的價值與意義,為自身的發(fā)展提供更多決策性的指導(dǎo)信息,進(jìn)而實現(xiàn)自身的長遠(yuǎn)、健康以及可持續(xù)發(fā)展。接下來本文從構(gòu)建信息化檔案管理平臺,樹立一體化檔案服務(wù)理念,完善檔案服務(wù)管理監(jiān)督機制三個方面進(jìn)行了詳細(xì)論述。

1 現(xiàn)階段,我國檔案管理工作中存在的問題

所謂“檔案管理”亦稱檔案工作,是檔案部門直接對檔案實體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱,也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。

檔案管理工作對于單位的發(fā)展有著非常重要的影響,對于園林部門這樣的事業(yè)單位而言,檔案管理工作的價值與意義并未受到充分的重視,其主要表現(xiàn)集中在以下幾個方面:首先,部門管理者對檔案管理工作的重視程度不夠,缺乏必要的資金、以及技術(shù)投入;其次,園林部門中很多檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提升,很多人認(rèn)為檔案管理工作過于枯燥、乏味,并不能體現(xiàn)出自身的工作價值,進(jìn)而在工作中難以保持全身心的投入;另外,我事業(yè)檔案管理工作形式過于傳統(tǒng)化,很多工作環(huán)節(jié)都依賴于人工,在工作質(zhì)量以及效率等方面存在著很大的不足。以上是導(dǎo)致我事業(yè)方案管理工作難以取得新突破的主要原因。

2 檔案管理工作中現(xiàn)代化管理手段與服務(wù)方式的實施策略

2.1 構(gòu)建信息化檔案管理平臺 科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展為檔案工作模式的改革與創(chuàng)新指明了新的發(fā)展方向,傳統(tǒng)的檔案管理模式存在效率低下等弊端,已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今時代的發(fā)展。作為園林部門應(yīng)當(dāng)緊跟時代發(fā)展潮流,構(gòu)建屬于自己的信息化檔案管理平臺,這樣才能不斷滿足部門單位在新時代下的發(fā)展需求。

首先,工作方式現(xiàn)代化。作為城市園林管理部門需要建立屬于自己的檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),將檔案基礎(chǔ)信息以標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、電子化的方式進(jìn)行識別、處理、保存,這種信息檢索與輸出方式遠(yuǎn)超于人工,可以極大地提升工作效率并且可以為單位自身其他各項工作的順利開展提供相關(guān)數(shù)據(jù)支撐。其次,工作內(nèi)容全面化。信息化檔案平臺可以實現(xiàn)對檔案信息內(nèi)容的清洗與處理,憑借電子化檔案信息保存方式的傳輸速度快以及占用空間少等優(yōu)勢,實現(xiàn)對檔案信息內(nèi)容進(jìn)行不斷豐富。另外,信息數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化。檔案信息化系統(tǒng)平臺中的數(shù)據(jù)必須是統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的、有規(guī)律的,能夠?qū)崿F(xiàn)通過信息掃描技術(shù)將信息錄入系統(tǒng)中,摒除人工操作的方式,便于信息的檢索與輸出。

2.2 樹立一體化檔案服務(wù)理念 從某種程度上來講,檔案管理屬于園林部門中非常重要的一種資源組織形式,其可以采集、篩選以及檢索等方式從檔案中調(diào)取可以利用的信息與知識,并將其有效應(yīng)用到自身今后的發(fā)展過程中,這對于提升自身的競爭力有著巨大的促進(jìn)作用。但是,傳統(tǒng)的檔案管理模式中,工作意識以及工作效率低下,難以發(fā)揮出檔案管理工作的實際價值,為了更好地促進(jìn)事業(yè)單位長遠(yuǎn)發(fā)展,必須樹立起一體化的檔案服務(wù)理念。

首先,身為檔案工作管理人員應(yīng)當(dāng)不斷提升自身的職業(yè)修養(yǎng),清楚認(rèn)識到自身工作的意義與價值所在,不斷提高自身的信息化技術(shù)知識,積極轉(zhuǎn)變自身的工作意識,將自身工作與事業(yè)單位的發(fā)展緊密結(jié)合起來;其次,檔案管理部門應(yīng)當(dāng)不斷提升自身工作的及時性,當(dāng)事業(yè)單位需要調(diào)取相關(guān)檔案信息時,可以在最快的速度實現(xiàn)對檔案內(nèi)容的檢索,并將之用合理化形式呈現(xiàn)出來;另外,檔案管理部門應(yīng)當(dāng)不斷提升自身工作的主動性,做好對平時工作的總結(jié)與歸納,憑借自身對相關(guān)業(yè)務(wù)知識的熟悉程度為事業(yè)單位篩選出更多有價值的信息,為園林部門的決策工作提供更多方向性指導(dǎo)意見。

2.3 完善檔案服務(wù)管理監(jiān)督機制 任何工作都不能缺少監(jiān)督,否則就會流于形式。對于園林部門檔案管理工作而言,要想實現(xiàn)現(xiàn)代化管理手段與服務(wù)方式,就必須構(gòu)建完善的監(jiān)督機制。部門管理層可以對檔案管理部門的工作態(tài)度、工作形式以及服務(wù)方式等提出具體化要求,采取周期化方式對其工作模式的轉(zhuǎn)變進(jìn)行評判,工作完成出色或者有所創(chuàng)新則予以適當(dāng)獎勵,若只是用形象工程應(yīng)付檢查,則需要進(jìn)行相應(yīng)的處罰,以此來不斷推動檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

3 結(jié)束語

綜上所述,時代在進(jìn)步,社會在不斷發(fā)展,檔案管理工作亦不能停滯不前。在實際工作中,作為檔案管理部門應(yīng)當(dāng)充分提升自身對工作的認(rèn)識,不斷提高信息化知識水平,積極采用現(xiàn)代化管理手段以及服務(wù)方式,為檔案管理工作實現(xiàn)新的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。以上都是編者的個人淺見,關(guān)于現(xiàn)代化管理手段和服務(wù)方式在檔案管理中的運用還需要相關(guān)工作者在今后的實踐中不斷探索。