如何推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化

楊婧 中共通化縣紀(jì)律檢查委員會(huì)廉政教育中心

基于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢(shì)，新時(shí)期事業(yè)單位內(nèi)部要不斷健全完善管理模式。檔案管理問(wèn)題已經(jīng)成為事業(yè)單位急需解決的問(wèn)題，當(dāng)前檔案管理中存在制度欠缺、技術(shù)落后、隊(duì)伍素質(zhì)低的問(wèn)題，影響檔案管理質(zhì)量的提升，筆者認(rèn)為應(yīng)該采取科學(xué)合理的手段，完善檔案管理，提升檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

一、事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.對(duì)檔案管理工作的重視程度不足。當(dāng)前越來(lái)越多的事業(yè)單位認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，逐漸完善檔案管理工作的內(nèi)容，但是很多事業(yè)單位自身發(fā)展存在很多局限性，對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，處理檔案管理工作不夠科學(xué)，檔案管理工作存在雜亂、零散、資料混亂的現(xiàn)象。

2.管理制度不夠完善。很多事業(yè)單位認(rèn)識(shí)到健全檔案管理制度的關(guān)鍵作用，但是實(shí)際工作中沒(méi)有落到實(shí)處，檔案管理工作制度流于形式，相關(guān)工作紙上談兵，對(duì)檔案管理的整理不夠規(guī)范，檔案存放是比較混亂的，很多時(shí)候造成檔案資料的丟失與毀壞，在接手電子會(huì)計(jì)檔案的時(shí)候，沒(méi)有執(zhí)行審核程序，電子會(huì)計(jì)資料沒(méi)有被有效的讀取，電子檔案容易被篡改。

3.檔案管理人員專業(yè)技術(shù)存在問(wèn)題。事業(yè)單位檔案管理人員在技術(shù)水平、專業(yè)技能、管理能力上與檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化還差很多，檔案管理人員的素質(zhì)跟不上事業(yè)單位的發(fā)展腳步，檔案管理相關(guān)工作會(huì)失去標(biāo)準(zhǔn)性、平衡性與科學(xué)性。部分事業(yè)單位檔案管理部門的人事調(diào)動(dòng)非常頻繁，剛剛上任的檔案管理人員還沒(méi)有熟悉檔案管理工作就被調(diào)走了。還存在對(duì)文字檔案的管理的比較規(guī)范，但是不重視視頻、照片、資料、影像資料的現(xiàn)象，檔案管理的質(zhì)量與效率都比較低。從目前情況來(lái)看，檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平跟不上事業(yè)單位的發(fā)展步伐。

4.檔案管理的設(shè)施比較落后。很多事業(yè)單位的檔案管理手段與管理設(shè)置都比較落后，難以做到檔案資源的共享，不能用電腦快速地搜索，用手工查找資料的時(shí)間比較長(zhǎng)，沒(méi)有用專門的檔案柜對(duì)檔案資料進(jìn)行分類，檔案都雜亂無(wú)章地堆放在一起，檔案室內(nèi)部的防護(hù)措施也有待改建，紙質(zhì)檔案經(jīng)常受到火、潮濕、蟲(chóng)蛀的影響，電子檔案也缺少防塵、防磁措施，對(duì)檔案信息的加密保護(hù)措施也不夠完善。

二、事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的策略

1.加大信息技術(shù)人才的投入力度。在當(dāng)前的就業(yè)市場(chǎng)中，信息技術(shù)人才一直比較緊缺，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)被擯棄，現(xiàn)在需要信息技術(shù)型人才，事業(yè)單位必須加大信息技術(shù)人才的投入力度。首先對(duì)當(dāng)前的事業(yè)單位管理人員進(jìn)行專門的教育與培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容要以信息技術(shù)為主，逐漸提升檔案管理人員的專業(yè)水平，促進(jìn)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力與服務(wù)能力的提升，為標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的檔案管理工作提供創(chuàng)新性人才。其次，采取臨時(shí)招聘的方式，將信息技術(shù)型人才引進(jìn)到事業(yè)單位中，轉(zhuǎn)變事業(yè)單位管理模式，創(chuàng)新管理方法，促進(jìn)檔案管理向著更好的方向轉(zhuǎn)變。

2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的認(rèn)識(shí)。在深化檔案管理改革的過(guò)程中，需要專業(yè)的管理制度，高度重視檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，要從根本上提升檔案管理人員的專業(yè)水平，深化對(duì)檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的認(rèn)識(shí)，在人事調(diào)動(dòng)、工作優(yōu)化中可以提供標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案資料，讓單位內(nèi)部從上到下意識(shí)到檔案標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的價(jià)值，讓他們主動(dòng)投入到檔案的建設(shè)中，檔案管理人員必須要了解檔案標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的深刻內(nèi)涵，開(kāi)發(fā)出豐富的檔案信息資源，構(gòu)建促進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的管理模式。

3.構(gòu)建促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的機(jī)制。事業(yè)單位要在創(chuàng)新管理體制的基礎(chǔ)上完善檔案管理的相關(guān)制度，構(gòu)建檔案管理的責(zé)任機(jī)制，這是促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的主要途徑，在檔案管理中實(shí)現(xiàn)科學(xué)分工與系統(tǒng)優(yōu)化，逐漸提升檔案管理的專業(yè)化水平，建立檔案管理的全新模式，將信息化技術(shù)融入到檔案管理中，加強(qiáng)檔案管理的方便性與快捷性，讓檔案管理工作變得更加簡(jiǎn)單、高效。要注重提升檔案管理工作的積極性，讓他們投入更多的熱情到檔案管理工作中，為事業(yè)單位建立檔案管理制度奠定良好的基礎(chǔ)。

4.加強(qiáng)檔案管理的精細(xì)化。事業(yè)單位的檔案中，總會(huì)存在一些保存期限太長(zhǎng)、沒(méi)有使用價(jià)值的檔案，占據(jù)著較大的存儲(chǔ)空間，在新形勢(shì)下加強(qiáng)檔案管理工作，繼續(xù)保存有價(jià)值的檔案資料，清理出過(guò)期的檔案，將保存期限的檔案數(shù)字化，形成電子文檔，方便以后查找利用，然后將這些檔案按照程序銷毀，讓檔案管理更加精細(xì)化。

5.構(gòu)建檔案管理隊(duì)伍。很多從事檔案管理的人員都是由其他崗位上轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)的，缺少檔案管理的專業(yè)知識(shí)與技能，也沒(méi)有接受過(guò)檔案技能的培訓(xùn)，這會(huì)影響檔案管理工作的質(zhì)量，因此，在人才隊(duì)伍的構(gòu)建中，要求檔案管理的在崗人員掌握專業(yè)知識(shí)與技能，具有服務(wù)精神與檔案管理的能力，要敢于迎接新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，摒棄傳統(tǒng)的管理思想，能夠解決問(wèn)題，要做到與時(shí)俱進(jìn)開(kāi)拓創(chuàng)新，完善檔案管理的問(wèn)題，讓檔案管理獲得實(shí)質(zhì)性的突破。

總而言之，檔案管理工作室事業(yè)單位的核心，檔案管理工作的質(zhì)量影響事業(yè)單位內(nèi)部的管理效果，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化是事業(yè)單位發(fā)展的必然要求，事業(yè)單位要意識(shí)到檔案管理存在的問(wèn)題，創(chuàng)新檔案管理的制度、形式，加強(qiáng)檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)，逐漸提升檔案管理的水平，促進(jìn)檔案管理的簡(jiǎn)約化與高效化。