高校橫向科研項目管理存在的問題和對策探討

蘇杭 浙江理工大學

引言：橫向科研項目是指企事業(yè)單位、社會團體或個人委托高校進行的各類技術開發(fā)、技術服務、技術轉讓以及專利實施許可等項目。在日益重視科技創(chuàng)新和成果轉化的今天，橫向科研項目對高?？蒲心芰涂蒲兴降奶嵘l(fā)重要，逐漸成為高校橫向科研項目管理的重要對象。橫向項目的管理是橫向科研項目有序開展的重要手段和途徑，它涵蓋合同審查、合同實施過程管理和監(jiān)督以及材料歸檔等全流程，讓橫向項目得以高效、持續(xù)地運轉。然而，不少高校在橫向科研項目管理上仍有缺陷，若無法及時彌補不足，可能會阻礙高?？蒲泄ぷ鞯耐七M，甚至導致和地方、企業(yè)的產學研合作不能有效開展。因此，發(fā)現并分析高校橫向科研項目管理存在的問題，并提出相應的解決對策的意義十分重大。

一、高校橫向科研項目管理存在的問題

就高校橫向科研項目管理的整個環(huán)節(jié)來看，主要問題有以下幾種：

（一）缺乏橫向科研合同審查機制

一般而言，橫向科研合同審查分為法律審查和風險評估兩個方面，法律審查主要是對合同文本內容的合法性、完整性等進行審查，風險評估則是從科研人員、高校的利益出發(fā)，對風險事件造成影響和損失的可能性進行量化評估，從而有效控制法律風險。在合同審查環(huán)節(jié)往往存在以下問題：

1.法律審查流程不規(guī)范

橫向科研合同中，委托方資信情況、合同性質、技術內容、報酬支付、知識產權歸屬以及違約責任都是審查要點，要進行審慎審查。在一些高校中，合同審查并未流程化，科研管理人員對合同審查認識不全面、不到位，在審查過程中存在一定疏漏，埋下了一些隱患。就合同性質審查而言，不同的技術合同，當事人的權利義務不同，為避免產生糾紛，應明確合同的類型?，F實情況中，有的科研人員為了多簽項目，不管自身資質、營業(yè)范圍，簽訂購銷合同甚至建設工程合同，還有的科研人員為了辦理免稅，將技術服務合同硬往技術開發(fā)合同上靠，導致提供了不正確的合同類型。科研管理人員如果不謹慎審查合同性質和類型，說服科研人員簽訂正確的合同，則易造成潛在的法律風險，最終造成利益損失。另外，對于知識產權條款，一些科研人員由于法律知識欠缺，并沒有引起重視，經常出現將知識產權拱手讓人卻不自知的情形?？蒲泄芾砣藛T若不明確提醒、積極引導，容易使得國有資產在不經意間白白流失，不利于知識產權的長期布局和長效發(fā)展。

2.缺乏合同審查的風險把控機制

高校橫向科研合同的主體有其特殊性，與普通企業(yè)不同，高校作為國有事業(yè)單位，在合同簽訂與履行過程中涉及國有資產問題、高校的主體責任問題，因此，對于合同風險的審查應當比其他主體更為嚴格，嚴守利益紅線。但在現實中，有不少委托方為了保證合同順利實施，會規(guī)定十分嚴苛的違約責任，比如只規(guī)定高校違約責任或者過高的違約金?？蒲泄芾砣藛T有時在審查過程中會存在僥幸心理，認為科研人員和委托方關系好便聽之任之，但實際上，違約情況一旦發(fā)生，只有白紙黑字的合同才是最有效力的證明。一旦發(fā)生合同糾紛，這些風險就如同定時炸彈，會給高校帶來經濟甚至名譽上的損害。

（二）橫向科研項目缺乏過程管理

在橫向項目管理過程中，除了合同審查流程，對合同履行、結題進行管理和監(jiān)督也是非常重要。然而，很多高校的科研管理停留在粗放式管理階段，往往只重視項目的前期立項和實際經費的到賬，不少合同一經簽訂，就萬事大吉，束之高閣，而忽略了項目的中期檢查，對項目后續(xù)完成狀況更是沒有進行持續(xù)地后期追蹤，使合同施行處于無人管理狀態(tài)。另外，很多高校的科研人員不重視項目的結題驗收，當交給委托方的產品或報告后就當做結題驗收了，出現了 “表面結題，經費不結賬”的現象[1]。有不少高校甚至還有很多13、14年立項的項目處于在研狀態(tài)，但實際上這個合同可能早就完成了。

一方面，缺乏對項目進度、完成情況的管理，不利于有效地對項目進行監(jiān)督，督促項目負責人按照合同進度完成研發(fā)任務，防止違約責任的發(fā)生，從而最大程度降低學校受損失的風險；另一方面，結題證明作為證明合同目標已達成的重要依據，對減少合同糾紛有著重要作用，沒有對項目結題進行及時督促，容易使項目處于“懸而未決”狀態(tài)，既不利于合同的全流程管理，也使高校在發(fā)生合同糾紛時失去了一個有利武器。

（三）重大、爭議項目缺乏專項審核和跟蹤監(jiān)督程序

除了一般項目按正常程序管理之外，還有一些重大、爭議項目需要特殊對待。重大項目，一般是金額較大的、對于高校聲譽和科學研究有著重要意義的項目[2]或者較高經濟效益的項目、較大社會影響的項目[3]，而爭議項目，則具體表現為合同風險不可控，并且可能影響高校利益的項目。這類項目是高校橫向科研經費的主要來源，更是提升高?？蒲心芰Α⒊晒D化水平的重要推動力。如果將此類項目按照一般項目對待，可能會造成幾個問題：一方面，項目金額越高、爭議越多，則風險越大，如果不對合同潛在風險進行更嚴格的把控和全流程的監(jiān)督，可能會造成比一般項目更為嚴重的后果；另一方面，重大項目有很大的挖掘空間，如果進行高效的管理、有力的支持，做好企業(yè)和科研人員的橋梁，可以讓合作進一步裂變，發(fā)揮更大的效益，相反的，如果僅將目光局限于眼前，按一般項目進行管理，則無法激發(fā)合作潛力，白白損失了擴大合作的機會。

（四）檔案規(guī)范管理意識不強

檔案規(guī)范管理是高校有序開展橫向項目管理的保障。科學、規(guī)范的檔案管理可以使橫向項目得以存檔，以便及時審閱、利用，更體現了高?？蒲泄ぷ鞯囊?guī)范性和合規(guī)性。但在現實中，不少高?？蒲泄芾砣藛T沒有認識到檔案管理的必要性，或者缺少有效的規(guī)范、整理手段 ，使得檔案不全面、有缺漏、處于無序狀態(tài)。這樣不僅導致管理質量不高，也無法從真正意義上對高校的知識產權進行充分保護。另外，不少科研管理人員有一些錯誤認識，認為只要成果轉化成功了便萬事大吉，而忽視了對前期研發(fā)材料、初步成果的收集和歸檔，使得科研檔案普遍存在著兩頭重、中間輕的現象 (即項目立項、鑒定材料比較完整，而真正的科研原始記錄材料缺乏)[4]，致使高校無法利用現有的材料、成果進行科學的專利布局或者有效整合。

三、高校橫向科研項目管理的對策

高校應當堅持“事前防范、加強管理、及時規(guī)避”的原則[5]，讓橫向科研項目管理更加高效、科學，在橫向科研合同審查、實施、結題、歸檔的全環(huán)節(jié)中，不斷提高管理能力和水平，排除、降低潛在風險因素，維護高校和科研人員的合法權益。具體包括以下幾個對策：

（一）健全科學的合同審查機制

科學的合同審查機制是合同順利履行的前提保障。它包括法律審查機制和風險評估與評級機制，對合同進行全方位、多角度審核，降低甚至規(guī)避潛在合同風險。

1.規(guī)范橫向科研合同的法律審查流程。科研管理人員在審查合同時，首先應先進行前期審查，通過天眼查、咨詢科研人員等方式了解委托方是否主體適格、信譽是否良好，從而判定委托方的資質和履約能力，避免出現委托方無法償付經費或者無力賠付的情形;其次，對合同主要條款進行審核，包括對合同的性質和類型、技術內容、時間安排、成果歸屬、違約賠償、爭端處理等方面進行審核，必要時應當與科研人員面談，了解雙方真實意思表示；再次，進行風險審查，主要審核權利和義務是否對等、公平，風險和違約責任是否合理，做到將合同風險降到最低。

2.建立風險評估與評級制度。筆者將橫向科研合同審核過程中碰到的常見的風險劃分為I、 II、 III這三個等級。

處于I等級的常見情形有：（1）技術合同主體不當。有不少合同以科研人員甚至學院為合同主體，合同因主體不適格并不會發(fā)生效力；（2）合同文字不嚴謹。由于橫向科研合同多為科研人員自行擬定，容易出現合同表述不規(guī)范、個別條款引發(fā)歧義的問題，讓合同履行存在瑕疵；（3）合同條款不完整。主要是指合同條款不全面，缺少技術內容、知識產權歸屬、保密條款等重要條款。在此情況下，一方面，科研管理人員應及時提醒科研人員，進一步進行了解與說明，直到改正；另一方面，應向科研人員提供高校的橫向科研合同模版，以確保合同不出現條款疏漏。I等級風險小，經審查可以避免，因此由負責合同審查的科研管理人員處理即可。

處于II等級的常見情形有：（1）委托方資信情況不良好。對委托方進行資信調查，發(fā)現委托方可能無履約能力或存在較大風險；（2）對高校違約責任的規(guī)定過于嚴苛。高校作為國有事業(yè)單位，在簽訂合同過程中應秉持著“風險可控”原則。對于第（2）點，科研管理人員可建議科研人員在合同中設置違約責任的封頂條款，如賠償金額不超過合同已支付金額的20%。II等級風險較高，存在風險不可控因素，可能會導致高校利益受損，因此可逐級上報，必要時可由科學技術研究院會同科研人員、所在學院、委托方以及法律咨詢機構進行洽談。

處于III等級的常見情形有：（1）違反法律法規(guī)簽訂無效合同。我國合同法第五十二條規(guī)定，違反法律、行政法規(guī)的強制性規(guī)定而簽訂的合同屬于無效合同，而無效合同不受法律保護。III等級屬于高風險，科研管理人員可直接拒絕蓋章。

（二）完善長效的過程管理程序

橫向科研項目過程管理包括合同履行、結題的管理和監(jiān)督，對合同是否順利進行起著重要作用。在合同履行期中，雙方意思表示可能隨著實施過程發(fā)生變化，意味著要及時以書面形式對合同作出變更或補充，有效的過程管理是委托方、高校以及科研人員三者之間不可或缺的保障。另外，橫向科研項目結題管理也是重要一環(huán)，雙方蓋章的結題證明代表著合同順利完成，是發(fā)生糾紛時的有力武器。因此，科研管理人員必須及時督促項目如期結題，讓項目真正走到“終點”。要做到完整的過程管理，要堅持以下幾點：

1.及時跟進項目進展。科研管理人員要對項目履行進行全程跟蹤，與科研人員進行探討與交流，若出現問題應及時妥善解決，必要時還應當同委托方進行聯絡，以確保合同的順利履行。

2.督促科研人員簽訂補充協議。在實踐中，經常有科研人員不了解補充協議的重要性，對于雙方達成一致的合同變更，常采取口頭形式加以確定，或者以自己的名義和委托方簽訂變更協議，實際上并沒有影響到原合同的效力。在項目實施過程中，如有合同變更、合同終止、延期結題等特殊情況，應督促科研人員說明情況，并要求其簽訂以高校為合同主體的補充協議或終止協議，雙方簽字蓋章后，留存科學技術研究院備案。

3.定期開展橫向科研項目結題清理工作。應在每個月或季度梳理一次超期未結題項目，監(jiān)督科研人員及時結題。在結題時應提交結題報告，經對方合作單位、項目負責人、科學技術研究院三方評審通過后方可結題。

（三）建立重大、爭議項目審查監(jiān)督機制

重大、爭議項目對于高校科研水平提升和名譽有著重要意義，應嚴格區(qū)分于普通項目，納入專項管理。

1.建立逐級上報和協商機制。對于重大的、風險評級較高（II級）（上文所述）的橫向科研項目，通過職能部門和法律咨詢機構的共同參與、嚴格把關，再報高校領導進行審批。必要時，職能部門應會同科研人員、所在學院、委托方以及法律咨詢機構進行會談，以降低合同風險，達到合同“雙贏”。

2.建立重大、爭議項目清單。履行監(jiān)督是高?？蒲泄芾聿块T的義務和權利，設置重大、爭議項目清單，對項目簽訂和履行情況進行及時跟進。若出現法律糾紛，科研管理部門、所在學院和法律咨詢機構應及時跟進，積極協調，將大事化小、小事化了。就重大合同而言，高校應當科學、合理圈定該項目的高風險區(qū)，專人重點管理和監(jiān)督項目實施情況，有效避免項目風險。比如高校與企業(yè)簽訂的共建研發(fā)中心、研究院等協議，金額較大，又涉及掛牌問題，所以對此類合同的簽訂、履行都必須嚴格納入管理。

（四）建立完備的檔案管理機制

完善、全面的檔案管理機制是對橫向科研項目運行過程的書面記錄，也讓科研成果得以妥善保存，是橫向項目管理的必要手段?？蒲泄芾砣藛T要不斷提升檔案管理意識，第一時間保存原始數據、材料，更要培養(yǎng)全鏈條思維，讓橫向科研項目全過程的成果得以保存。

第一，要制定明確的檔案管理規(guī)章制度，確保全面、科學、及時的歸檔管理，對明確涉及商業(yè)秘密、技術秘密的存檔，實行“封存管理”[6]，只有在項目負責人書面同意的情況下才可以調檔。

第二，合同、常規(guī)資料建立紙質和電子檔案，分類保存。在歸檔過程中，為確保檔案的效力，應收取合同、資料原件，掃描件、復印件皆不予備案。

第三，對于特別重要的材料，比如外協合同、科研項目危險因素備案表、科研人員的項目承諾書應做到妥善保管、備份，防止重要資料的遺失。