事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題分析

尹敬波 吉林省四平市公用事業(yè)服務(wù)中心

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

（一）缺乏專業(yè)的檔案信息化管理人才

結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理實際情況來說，缺少充足的管理人才，這也是當(dāng)前單位比較突出的額一個問題。當(dāng)前，部分單位現(xiàn)有檔案管理人才沒有接受專業(yè)性的檔案信息化系統(tǒng)培訓(xùn)，平時的工作中經(jīng)常會有人為因素導(dǎo)致的工作上的失誤，并未把檔案信息化管理價值全面發(fā)揮。在某些事業(yè)單位當(dāng)中甚至有的沒有進行檔案管理人員的轉(zhuǎn)崗設(shè)置，自此，不利于檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)完成。在日常工作中，部分單位只是將檔案管理工作停留在表面，沒有發(fā)揮其應(yīng)有作用，使得檔案信息化管理水平降低。

（二）在檔案信息化建設(shè)中缺乏完善的離職交接制度

從目前社會發(fā)展情況來看，極少會有在某個崗位上工作直到退休，特別是在事業(yè)單位當(dāng)中人員換屆可以說是常態(tài)，為此，檔案管理工作當(dāng)中，管理人員離職或者工作交接是首要的一個問題，特別是突發(fā)性的離職交接，目前來看，大部分的檔案管理單位并沒有完善的離職交接手續(xù)，這樣就導(dǎo)致在檔案管理人員離職交接工作的時候根本沒有任何手續(xù)，其中就會造成很大一部分的檔案變?yōu)椤皸墮n”、“死檔”，這對事業(yè)單位來講可以說是極為不利的。

（三）事業(yè)單位在檔案信息保管中尚缺乏有效的措施

在檔案管理中，做好檔案信息保存工作是非常必要的，即便是目前電子檔案的應(yīng)用日益廣泛，但是一些重要的檔案信息，部分單位將會采用紙質(zhì)管理形式。在事業(yè)單位實施檔案信息化建設(shè)后，重要的檔案、機密的檔案并沒有做好相應(yīng)的保護措施，導(dǎo)致電子檔案與紙質(zhì)檔案在管理模式上存在明顯差異，像很多機密性的檔案丟失掉。當(dāng)單位需要使用這些檔案的時候，又找不到，這樣就造成大量檔案信息價值的缺失，給事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作發(fā)展造成了極大的阻礙。

（四）事業(yè)單位缺少高科技管理和保護檔案的意識

在社會高速發(fā)展的今天，事業(yè)單位固有的檔案管理辦法、檔案管理設(shè)施顯然不能適應(yīng)目前社會發(fā)展的需求，可是，很多的事業(yè)單位并未充分的認識到問題的嚴重性，有不少的事業(yè)單位檔案信息管理不能做到第一時間更新或一些單位檔案更新速度比較緩慢，不滿滿足現(xiàn)代化時代發(fā)展要求。并且，沒有把現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)和設(shè)備應(yīng)用其中，阻礙檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展。

二、完善事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策

（一）加強事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)與招聘

檔案管理人員作為檔案信息化建設(shè)工作開展的引導(dǎo)者和執(zhí)行者，因此檔案管理人員綜合水平和專業(yè)素養(yǎng)將會給檔案信息化建設(shè)效果帶來一定影響。為此，事業(yè)單位在開展檔案信息化建設(shè)活動前，應(yīng)組織檔案管理人員接受專業(yè)培訓(xùn)。其一，事業(yè)單位要在特定時間段內(nèi)安排單位內(nèi)部檔案管理工作人員參加檔案信息化建設(shè)的技能與培訓(xùn)，強化檔案管理人員思想意識，明確檔案管理信息化建設(shè)對單位發(fā)展的影響；其二，事業(yè)單位要向外界進行檔案信息化管理優(yōu)秀人才的大力招聘，這樣才能夠為單位日后檔案管理工作的開展供應(yīng)新鮮的血液，促進單位檔案信息化建設(shè)工作更好發(fā)展。只有這樣做，才能夠使得我國事業(yè)單位檔案管理水平趕上社會進步的發(fā)展步調(diào)。

（二）認真做好事業(yè)單位檔案管理人員的離職交接工作

在檔案管理人員離職交接過程中，事業(yè)單位應(yīng)設(shè)定明確的工作標(biāo)準(zhǔn)，保證交接工作順利進行。在單位檔案管理人員離職過程中，需要在員工離職前期做好檔案管理工作的交接，同時需要保留下個人的聯(lián)系電話，以便于接手工作的檔案管理人員在有問題的時候能夠第一時間聯(lián)系到原離職人員，并且，需要做好交接工作的書面?zhèn)渥?，做到工作?zé)任明確到個人，方便日后的查詢。

（三）做好檔案信息的更新管理工作，引進先進設(shè)備

大體來看，幾乎每日事業(yè)單位都會有新的變化，為此，事業(yè)單位檔案管理工作人員要緊跟信息發(fā)展變化的步伐，及時收集所需信息，建立檔案數(shù)據(jù)庫，做到檔案信息庫的盡可能地完善化。從本單位的具體需求著手，做到檔案管理設(shè)備的及時更新，采購新型檔案設(shè)備，這樣才能夠推進事業(yè)單位檔案信息管理的工作效率，給后續(xù)檔案信息化建設(shè)工作開展奠定基礎(chǔ)。

（四）建立屬于自己的檔案信息化管理規(guī)則

在檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)把建設(shè)檔案信息化管理規(guī)章制度為根本，要知道，每一項檔案管理工作的實施，都要嚴格按照規(guī)章制度要求落實。為此，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作當(dāng)中，要從實際的情況出發(fā)，建立屬于單位自己的檔案信息化管理規(guī)則，通過科學(xué)合理的方法來進行檔案管理信息化建設(shè)，以最小的資源、人力及成本投入來將檔案管理工作做好，加快檔案信息化建設(shè)進程，提高檔案信息化建設(shè)水平。

三、結(jié)束語

在社會高速發(fā)展的今天，信息化進程也在不斷地增快，事業(yè)單位在開展檔案管理信息化建設(shè)工作時，也應(yīng)做到與時俱進、不斷發(fā)展。要知道，在事業(yè)單位經(jīng)營發(fā)展中，檔案管理作為基本工作，對于事業(yè)單位重大決策的制定、專業(yè)人才的培養(yǎng)等具有十分重要的意義。為此，要認真地落實檔案管理信息化建設(shè)工作，把檔案管理的作用最大限度上的體現(xiàn)出來，加快檔案管理信息化建設(shè)進程，不斷提高事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)水平，從而才能夠為廣大人民群眾提供最為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。