淺談大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理

宋麗娜 大安市慧陽街道社區(qū)服務(wù)管理中心

隨著我國信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，其已經(jīng)在諸多行業(yè)和領(lǐng)域獲得廣泛應(yīng)用，并且取得顯著的應(yīng)用效果，信息技術(shù)已經(jīng)成為推動社會發(fā)展的重要驅(qū)動力。檔案作為寶貴的文件資源，以往的管理方式較為陳舊落后，以紙質(zhì)檔案管理為主，不僅為檔案的收集、整理、歸檔以及保管增加了難度，同時還不利于檔案利用，因此，在大數(shù)據(jù)背景下，相關(guān)單位需要積極探索檔案管理信息化建設(shè)途徑，合理應(yīng)用信息技術(shù)提升管理工作的效率和質(zhì)量，保證檔案資源的完整性、真實性以及可靠性，發(fā)揮其作用和價值。

一、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理中存在的幾點問題

（一）管理思想陳舊。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理對檔案資源的多樣性和完整性更加關(guān)注，但是受到以往陳舊觀念的影響，在開展各項工作中，相關(guān)單位和管理人員對檔案管理信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)知，沒有投入大量的資金、人才促使檔案管理趨于信息化以及數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變，難以發(fā)揮檔案資源的作用。

（二）缺乏制度標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前在一些單位和部門，檔案管理已經(jīng)引入了信息化技術(shù)，并且電子檔案逐漸成為管理主體，但是在開展管理工作中，沒有形成統(tǒng)一的制度和標(biāo)準(zhǔn)對電子檔案進(jìn)行管理，為文件檢索和利用增加了難度。同時，在缺乏相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)的前提下，對檔案管理的制度化以及標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程也形成阻礙和負(fù)面影響。

（三）人員素質(zhì)不高。隨著檔案管理信息化進(jìn)程的逐步加快，對管理人員的綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、專業(yè)知識和信息技術(shù)操作水平提出了更為嚴(yán)格的要求，但是當(dāng)前，部分管理人員的專業(yè)知識缺乏更新，在信息技術(shù)操作方面也難以符合崗位要求，加之相關(guān)單位沒有定期組織人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理的信息化程度較低，不利于檔案工作的改進(jìn)和優(yōu)化。

（四）存在安全隱患。在大數(shù)據(jù)背景下，信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷更新和發(fā)展，其在檔案管理中的應(yīng)用也更加廣泛，但是基于網(wǎng)絡(luò)的開放性，數(shù)字化檔案資源在管理中存在一定的安全隱患，黑客、病毒和木馬的侵襲，會導(dǎo)致電子檔案損壞或者丟失，為檔案管理安全埋下隱患。同時，部分單位和管理人員對檔案安全缺乏重視，沒有采取有效的措施保證檔案安全，對檔案管理信息化發(fā)展帶來影響。

二、大數(shù)據(jù)時代背景下優(yōu)化檔案管理的相關(guān)措施

（一）轉(zhuǎn)變管理思想。相關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員需要迎合大數(shù)據(jù)時代的特點，積極轉(zhuǎn)變管理思想，為各項工作的開展奠定基礎(chǔ)。首先，科學(xué)分類和整理檔案內(nèi)容，保證檔案內(nèi)容的完整性、可靠性以及真實性，掌握哪些檔案屬于電子檔案，哪些檔案屬于實物檔案，并且對檔案進(jìn)行分類管理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案；其次，對檔案信息進(jìn)行電腦錄入中，需要工作人員以認(rèn)真的態(tài)度對待每一項工作，只有切實轉(zhuǎn)變檔案管理形式，才能發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢；最后，相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)要提升思想認(rèn)識，加大資金、人才等資源投入，購置各種管理所需的硬件設(shè)備，提升儀器設(shè)備的應(yīng)用效率，為檔案管理信息化建設(shè)提供硬件支撐。

（二）制定管理制度。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理內(nèi)容和方式出現(xiàn)了較大變化，制度是開展各項工作的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，因此，相關(guān)部門需要結(jié)合大數(shù)據(jù)時代的特點，制定各項具有較強(qiáng)針對性的管理制度。首先，制定電子檔案的收集、整理、歸檔以及保存制度，要求工作人員嚴(yán)格按照制定要求完成各項工作，嚴(yán)禁出現(xiàn)違規(guī)操作的行為；其次，針對檔案管理信息化進(jìn)程的實際情況，相關(guān)單位要制定電子檔案管理制度，保證各項工作的全面落實；最后，制定檔案管理監(jiān)管制度，保證各項工作的規(guī)范性以及嚴(yán)謹(jǐn)性，通過科學(xué)的獎懲制度調(diào)動管理人員的參與工作的熱情和積極性。

（三）提升人員素質(zhì)。管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力與檔案信息化管理質(zhì)量具有密切關(guān)系，因此，在大數(shù)據(jù)背景下，相關(guān)單位需要注重加強(qiáng)管理隊伍建設(shè)，通過各種有效途徑和方式提升管理人員的素質(zhì)與能力，打造一支能力強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、素質(zhì)高的管理隊伍。首先，相關(guān)單位要積極從高校和社會中吸納具有專業(yè)背景的人才，不斷充實以及完善管理隊伍，在內(nèi)部構(gòu)建良性競爭氛圍，鼓勵管理人員利用工作和生活之余加強(qiáng)信息技術(shù)學(xué)習(xí)；其次，定期組織管理人員開展專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容要包括信息技術(shù)操作能力、檔案管理理論知識、檔案管理技能等方面，通過培訓(xùn)提升管理人員的素質(zhì)與能力，并且將培訓(xùn)考核結(jié)果與工資績效掛鉤，調(diào)動其參與培訓(xùn)的熱情和積極性；最后，對管理人員開展職業(yè)素質(zhì)教育，端正其對檔案管理的態(tài)度，并且全身心的投入到相關(guān)工作中。

（四）加強(qiáng)安全管理。在大數(shù)據(jù)背景下，電子檔案的安全性受到了一定的沖擊和挑戰(zhàn)，相關(guān)單位需要注重加強(qiáng)安全管理。首先，定期對計算機(jī)進(jìn)行病毒查殺，更新殺毒軟件，避免由于計算機(jī)中毒而導(dǎo)致電子檔案受到損壞或者丟失；其次，規(guī)范管理人員的操作行為，要求其嚴(yán)格按照既定的流程開展各項管理工作，防止由于人工失誤而導(dǎo)致檔案丟失或者損壞。

三、結(jié)語

總而言之，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理逐漸趨于信息化方向發(fā)展，相關(guān)單位和管理人員需要提升思想認(rèn)識，針對管理中存在的問題采取有效措施進(jìn)行完善和改進(jìn)，切實發(fā)揮檔案資源的作用和價值。