分析信息管理系統(tǒng)對企業(yè)管理變革的促進(jìn)作用

李冠諭 魏新豪

中國人民大學(xué)

計算機(jī)先進(jìn)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展過程中，數(shù)字化管理逐步發(fā)展為企業(yè)的重要手段，以精細(xì)化原則為前提宏觀層面上樹立信息化管理思想，把繁瑣的管理結(jié)構(gòu)清晰化處理，以往的企業(yè)管理工作表現(xiàn)出些許問題，難以保障管理的有效性與實(shí)效性，而信息管理系統(tǒng)的創(chuàng)建可以彌補(bǔ)此種不足，怎樣把信息管理系統(tǒng)作用在企業(yè)管理變革上，需要每一個企業(yè)管理者深入思考。

一、信息管理系統(tǒng)產(chǎn)生背景

（一）傳統(tǒng)信息管理模式的不足。其一，傳統(tǒng)組織模式引起信息網(wǎng)絡(luò)局限。傳統(tǒng)管理思想主要是按照職能的內(nèi)容加以展開，組織結(jié)構(gòu)表現(xiàn)出機(jī)械化的特征，縱向體現(xiàn)層次性，橫向體現(xiàn)部門結(jié)構(gòu)，實(shí)際上為一個自上而下的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，也就是金字塔組成結(jié)構(gòu)。每一個層次都是等級權(quán)利的分布，每一個職能單位都是比較封閉化的結(jié)構(gòu)，促使企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息獲取與處理表現(xiàn)出分散性，甚至引出信息的矛盾[1]。其二，傳統(tǒng)手工式信息分析與研究不能適應(yīng)現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)管理以及社會管理給予信息科學(xué)化處理的需求，針對多種類型信息的需求不只是要凸顯在量上，還應(yīng)該凸顯在質(zhì)上，以往的信息處理手段引起重復(fù)性工作的出現(xiàn)，需要消耗諸多的人力和物力資源，比如銀行交易期間，若憑借傳統(tǒng)的手工賬本進(jìn)行加工，想象不到需要使用多少人力和財力資源，不然銀行會失去自身存在的意義。其三，傳統(tǒng)手工信息加工方式的繁瑣不能適應(yīng)社會對數(shù)據(jù)需求的實(shí)效性與正確性。以往手工勞動形式相對繁瑣化，多元化研究難度較大，一些人員由于信息處理的不夠深入，制約到實(shí)際的工作質(zhì)量。在很大程度上給企業(yè)運(yùn)行生產(chǎn)帶來阻礙因素，降低企業(yè)綜合效益的獲取。其四，傳統(tǒng)信息管理引起保存空間的匱乏，傳統(tǒng)的信息資料保存選擇紙質(zhì)的方式，占取較大空間，同時受到人為環(huán)境的威脅。信息傳遞過程中，特別是距離比較遠(yuǎn)的異地，信息傳輸難影響企業(yè)商機(jī)的獲取。

（二）現(xiàn)代化企業(yè)信息化管理模式。因為現(xiàn)代化信息技術(shù)的支撐，促使現(xiàn)代化信息管理發(fā)展存在一定機(jī)遇，計算機(jī)管理系統(tǒng)可以在企業(yè)范圍內(nèi)有效運(yùn)用，也是一個高度合成的系統(tǒng)，數(shù)據(jù)信息在各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行共享，一切的源數(shù)據(jù)僅僅需要在系統(tǒng)中輸入一次[2]，便可以確保信息統(tǒng)一化。其迅速加工與研究功能，可以節(jié)約更多的人力、財力以及物力，增強(qiáng)信息準(zhǔn)確性，彰顯信息可靠性。與此同時數(shù)據(jù)共享以及信息傳輸都相對便捷化，促使決策者實(shí)效性的掌握企業(yè)全面運(yùn)行情況，在較短的時間內(nèi)進(jìn)行科學(xué)決策，促使企業(yè)競爭能力的提升。

二、信息管理系統(tǒng)對企業(yè)管理變革的促進(jìn)作用

（一）信息管理系統(tǒng)基本組成。信息管理系統(tǒng)將人視作主導(dǎo)地位，通過計算機(jī)中軟件與硬件等設(shè)備和其他類型的辦公設(shè)備，對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行獲取、傳遞和加工與維護(hù)，擴(kuò)展企業(yè)競爭實(shí)力，強(qiáng)化企業(yè)運(yùn)作效率，支持高層進(jìn)行科學(xué)決策與中層控制以及基層集成化的人機(jī)配合活動。在系統(tǒng)結(jié)構(gòu)上，首先是系統(tǒng)平臺，涉及計算機(jī)與通信設(shè)備等軟件，其次是軟件運(yùn)作的數(shù)據(jù)信息資源，也是信息技術(shù)配合企業(yè)管理的前提；最后是設(shè)計和運(yùn)行保障，尤其是管理、業(yè)務(wù)以及系統(tǒng)等工作人員以及企業(yè)管理機(jī)制理論。

（二）信息管理系統(tǒng)在企業(yè)管理中存在的必要性。在國家給予信息化水平認(rèn)知程度的提升之下，部分具備優(yōu)勢的企業(yè)逐步被引進(jìn)在EPR管理思想中，針對文檔管理、財務(wù)加工、能源流動以及物流等進(jìn)行管理，科學(xué)安排薄弱環(huán)節(jié)，優(yōu)化分配企業(yè)現(xiàn)有的資源，強(qiáng)化企業(yè)信息化管理思想，信息技術(shù)的存在促進(jìn)企業(yè)管理加以變革，體現(xiàn)在幾個層面：其一，體現(xiàn)企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新的理念。因為計算機(jī)的引進(jìn)以及互聯(lián)網(wǎng)的進(jìn)程，企業(yè)以及企業(yè)之間表現(xiàn)出全球化經(jīng)濟(jì)發(fā)展的變動，在很大程度上解決企業(yè)之中的壁壘，但是信息流動創(chuàng)設(shè)無限的商機(jī)，不管是跨國企業(yè)或者小規(guī)模的區(qū)域企業(yè)，借助信息網(wǎng)絡(luò)，便能夠在短短的時間內(nèi)完成企業(yè)以及消費(fèi)者之間的互動，確保消費(fèi)者需求與購物等信息在信息系統(tǒng)的加工之下完成傳遞，最終傳達(dá)到企業(yè)的決策層，這樣企業(yè)決策者可以按照消費(fèi)者的實(shí)際需求設(shè)置對應(yīng)活動，企業(yè)得到全新的發(fā)展思路、新型產(chǎn)品加工思路，便可以擴(kuò)展市場空間。另外信息與事務(wù)加工、辦公自動化系統(tǒng)、企業(yè)流程組合以及管理信息系統(tǒng)的結(jié)合，勢必會凸顯企業(yè)產(chǎn)品服務(wù)的適用性，迅速的滿足市場具體需求。

其二，節(jié)約企業(yè)實(shí)際運(yùn)作成本。企業(yè)和外部進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的傳輸，基于原料購買與保存的設(shè)計以及銷售等環(huán)節(jié)，節(jié)約企業(yè)運(yùn)作時間與成本，以免產(chǎn)生高額交易成本的現(xiàn)象，確保企業(yè)可以按照低成本完成信息共享與管理。計算機(jī)先進(jìn)技術(shù)與制造技術(shù)幫助企業(yè)減少生產(chǎn)周期，引起個性化生產(chǎn)而選擇柔性制造技術(shù)節(jié)約庫存量，可以在較大程度上完成信息資源的配置，逐步形成企業(yè)成本獨(dú)特的優(yōu)勢。

其三，延伸企業(yè)管理功能。企業(yè)信息化建設(shè)可以順應(yīng)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)要點(diǎn)，優(yōu)化企業(yè)目前的生產(chǎn)、設(shè)計與管理流程，實(shí)效性的給企業(yè)戰(zhàn)術(shù)以及戰(zhàn)略提供信息，增強(qiáng)企業(yè)生產(chǎn)水平與整體運(yùn)作的能力。并且在深入開發(fā)與推廣信息系統(tǒng)的過程中，促使企業(yè)在信息傳遞與獲取上比較靈活化，增強(qiáng)企業(yè)生產(chǎn)、管理與決策的質(zhì)量，控制決策隨意性與不明確性的產(chǎn)生，致力于企業(yè)多項活動的進(jìn)展。其四，調(diào)整企業(yè)內(nèi)部與行業(yè)組成結(jié)構(gòu)。信息先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)打破企業(yè)中分工和協(xié)作業(yè)務(wù)的依賴，逐步創(chuàng)設(shè)服務(wù)于客戶的工作小組。此種工作組以及市場之間直接化的接軌，所以金字塔形式的管理系統(tǒng)勢必會扁平化發(fā)展，企業(yè)通過多個層次與多個等級的互動難度大局面轉(zhuǎn)變?yōu)楦咝а杆俚男畔鬟f過程，此種情況可以激發(fā)企業(yè)內(nèi)部成員的工作積極性，控制摩擦現(xiàn)象的出現(xiàn)，有助于提升整體工作效率。其五，塑造企業(yè)良好形象。信息管理系統(tǒng)的設(shè)置上，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)電子廣告充當(dāng)企業(yè)形象的推廣途徑，長時間的成本低下與迅速發(fā)展，逐步受到大眾化的接受與需求。若企業(yè)可以控制好良機(jī)，增強(qiáng)深化與利用，能夠按照虛擬化空間彰顯自身產(chǎn)品的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，增強(qiáng)企業(yè)具體知名度以及商業(yè)信譽(yù)，進(jìn)而形成良好的企業(yè)競爭形象。

三、信息管理系統(tǒng)對企業(yè)管理變革中應(yīng)用的注意事項

現(xiàn)代化企業(yè)中信息管理系統(tǒng)的設(shè)置圍繞幾點(diǎn)加以進(jìn)行，首先是信息采集，全方位的體現(xiàn)管理對象變動，明確企業(yè)信息采集點(diǎn)，確保采集內(nèi)容足夠科學(xué)，體現(xiàn)歷史保存的有效性；其次是業(yè)務(wù)管理，管理環(huán)節(jié)以及控制流程的設(shè)置，充當(dāng)企業(yè)信息結(jié)構(gòu)設(shè)計的難點(diǎn)與重點(diǎn)，管理主體變化要結(jié)合企業(yè)的需求與方案加以明確，換言之完全受到控制，但是管理業(yè)務(wù)流程出現(xiàn)多變性，不只是和管理主體產(chǎn)生關(guān)聯(lián)，還與管理模式與社會環(huán)境出現(xiàn)關(guān)聯(lián)。最后是計劃控制，探索環(huán)節(jié)變化的有效條件。對于數(shù)據(jù)信息結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定化設(shè)計，充當(dāng)信息系統(tǒng)形成的關(guān)鍵。數(shù)據(jù)信息結(jié)構(gòu)處于處理層面中，按照事務(wù)加工流程采集原始化信息，按照信息組織需求，將數(shù)據(jù)設(shè)置為靜態(tài)信息與動態(tài)信息，由此確保數(shù)據(jù)庫設(shè)置中信息結(jié)構(gòu)足夠穩(wěn)定[3]。另外管理層以及決策層給予信息的需求作為系統(tǒng)研究與設(shè)計的第二個要點(diǎn)，層次化處理業(yè)務(wù)要確保信息采集完整，凸顯在信息統(tǒng)計與計劃信息的需求上，前者是真實(shí)的反映信息情況，后者凸顯企業(yè)多項任務(wù)的具體安排，以此為前提對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行加工與對比，構(gòu)建多種形式的報表。

（一）信息軟件的選擇要知己知彼。所謂的知己便是明確自身管理需求，確定軟件具體的功能范圍，而知彼也就是知曉軟件的不足，明確企業(yè)是否可以跟隨時代的發(fā)展為變化。任何一個企業(yè)具備的業(yè)務(wù)流程都要設(shè)置自身個性，信息系統(tǒng)包含的功能性是否可以適應(yīng)企業(yè)需求。系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)要思考到和員工工作的沖突性，不然容易導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)發(fā)展的瓶頸。

（二）明確信息化管理的意識。企業(yè)大力提倡管理信息化，最終的目標(biāo)是優(yōu)化管理質(zhì)量，促使企業(yè)競爭實(shí)力的增強(qiáng)。但是現(xiàn)階段在部分企業(yè)中，特別是中小型企業(yè)，依舊按照固有的模式進(jìn)行辦公。管理自動化模式的建設(shè)促使企業(yè)部分員工將時間耗費(fèi)在信息報告形式的設(shè)置上，制約到管理的有效性提升，所以企業(yè)應(yīng)該強(qiáng)化職工信息化思想的培養(yǎng)，確保信息系統(tǒng)的使用可以物有所值。

（三）對企業(yè)信息人才進(jìn)行內(nèi)培和外聘。一些企業(yè)以減少生產(chǎn)成本為目標(biāo)，現(xiàn)有的員工往往不會具備操作技能，甚至對應(yīng)的文化水平有所限制，這些職工熟悉自身的業(yè)務(wù)，成為其參與到信息化建設(shè)結(jié)構(gòu)的優(yōu)勢要點(diǎn)。所以企業(yè)要給予信息化管理的人才進(jìn)行培訓(xùn)，促使其可以發(fā)揮自身的優(yōu)勢，引進(jìn)創(chuàng)新思想，給企業(yè)帶來綜合效益最大化。除此之外高水平與深度化的信息能力難以通過企業(yè)培訓(xùn)加以形成，而是要適當(dāng)?shù)恼匈t，吸引更多人才或者聘請高深人士，給予企業(yè)信息化管理加以目標(biāo)導(dǎo)航，由此確保企業(yè)在國際市場中占有一定的地位。

四、信息管理系統(tǒng)在企業(yè)管理中的具體建設(shè)與開發(fā)

（一）信息管理型系統(tǒng)建設(shè)的前提條件。其一，輔助性分析。企業(yè)給予生產(chǎn)運(yùn)行活動加以決策，需要將多種類型的生產(chǎn)信息視作參考，處于人工信息處理的情況之下，定期進(jìn)行報表的處理，難以按照需求提供真實(shí)的數(shù)據(jù)，導(dǎo)致企業(yè)決策表現(xiàn)出盲目性。所以企業(yè)建設(shè)信息管理系統(tǒng)期間要加以輔助性的分析，明確信息化管理型系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)；其二，規(guī)范化加工，企業(yè)內(nèi)部諸多信息數(shù)據(jù)管理都具備對應(yīng)的機(jī)制，要適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用信息管理體系，消除信息加工的隨意性，確保計算機(jī)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)加工規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性。企業(yè)管理要對信息管理系統(tǒng)建設(shè)視作一項工程，包括計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，致力于企業(yè)內(nèi)部多個管理環(huán)節(jié)與層次的調(diào)整。并且圍繞分管專業(yè)知識與經(jīng)驗，確保信息管理系統(tǒng)具備高起點(diǎn)與高標(biāo)準(zhǔn)，站在全局視角上進(jìn)行權(quán)衡與審定，動員企業(yè)的各個方面，上下貫通實(shí)效性調(diào)節(jié)，確保信息管理系統(tǒng)建設(shè)順利進(jìn)行。

（二）信息管理系統(tǒng)平臺的建設(shè)。信息管理系統(tǒng)中的穩(wěn)定性因素便是數(shù)據(jù)信息，企業(yè)信息的處理過程呈現(xiàn)多變，然而基礎(chǔ)數(shù)據(jù)相對穩(wěn)定，以工廠而言，不管管理模式的變化情況，企業(yè)具體生產(chǎn)中人力、財力與物力等單位的基礎(chǔ)信息種類都是相對穩(wěn)定的，將類別不同的數(shù)據(jù)結(jié)合理解為數(shù)據(jù)平臺，往往是充分的獲取硬件設(shè)備與其他多種功能。實(shí)際上信息管理系統(tǒng)的形成，對應(yīng)硬件設(shè)備會因為設(shè)備的升級加以更新，開發(fā)的功能會在管理的變動下隨之轉(zhuǎn)變，但是數(shù)據(jù)平臺中只要基礎(chǔ)類型數(shù)據(jù)不出現(xiàn)變動，便能夠長時間運(yùn)用，也就是說數(shù)據(jù)信息平臺的建設(shè)作為系統(tǒng)建設(shè)的根本。需要注意的是，企業(yè)中信息管理系統(tǒng)的建設(shè)不是將數(shù)據(jù)明確處理便開始，而是要發(fā)展某種工作流程，確保用戶實(shí)效性的將信息數(shù)據(jù)納入到計算機(jī)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)中，在此期間與多種不確定因素產(chǎn)生關(guān)聯(lián)，所以信息管理系統(tǒng)的建設(shè)不是和工程相類似，而是把數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)全面分析與描述，促使用戶實(shí)效性的把信息輸入處理，才可以更好的開展企業(yè)管理工作。

（三）信息管理系統(tǒng)開發(fā)的要點(diǎn)。其一，組建人員管理團(tuán)隊。企業(yè)管理中開發(fā)信息管理系統(tǒng)，成功與否需要組建對應(yīng)的小組，同時安排合理的負(fù)責(zé)人員。往往開發(fā)組涉及到項目責(zé)任者、設(shè)計者與流程員等，開發(fā)組人員要按照層次性規(guī)范性的服從上層人員領(lǐng)導(dǎo)，項目組安排責(zé)任人員對企業(yè)整體項目進(jìn)行控制管理。分析人員配合項目人員開展系統(tǒng)研究，同時從事某一個層面上設(shè)計工作。設(shè)計人員配合分析人員加以模塊化設(shè)置，流程人員結(jié)合模塊設(shè)置加以編程，測試人員對信息管理系統(tǒng)的質(zhì)量加以把關(guān)。一切的項目組工作人員都要給予用戶業(yè)務(wù)持有不同程度的了解，實(shí)效性的進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)與研究。其二，控制好信息管理系統(tǒng)的開發(fā)進(jìn)度，編程自身便是難以量化的一種工作類型，加之開發(fā)期間給予設(shè)計方案要進(jìn)行必要的修改，促使項目開發(fā)無法按照預(yù)期的目標(biāo)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。起始階段內(nèi)，進(jìn)度方案往往按照項目內(nèi)容與工作量的大小評估工作參與人員的自身水平，涉及到研究與設(shè)置時間、檳城與測試時間等，估算過程中要按照繁瑣程度引進(jìn)緩沖環(huán)節(jié)，科學(xué)的調(diào)整信息管理系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)度。其三，追求信息管理系統(tǒng)的實(shí)用性。企業(yè)中信息管理系統(tǒng)的形成與用戶息息相關(guān)，所以要圍繞用戶的主體性，對企業(yè)現(xiàn)有的管理項目進(jìn)行優(yōu)化與整合，找到項目之間的關(guān)聯(lián)點(diǎn)，挖掘項目開發(fā)內(nèi)涵，增強(qiáng)信息管理系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)用性，真正的對企業(yè)多個項目管理起到促進(jìn)作用，降低管理風(fēng)險的產(chǎn)生。

（四）企業(yè)管理信息化質(zhì)量提升的思考。其一，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)。企業(yè)管理的信息化處理可以引出企業(yè)結(jié)構(gòu)的變動，以往形式建立在金字塔結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)之上，在企業(yè)管理模式的擴(kuò)展上，生成龐大的管理人員團(tuán)隊，引起信息傳遞的失真?，F(xiàn)階段信息技術(shù)的運(yùn)用，明確信息傳達(dá)的含義，在優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)之后節(jié)約人員大多數(shù)的工作與思考時間。其二，數(shù)字化管理，簡便來講，數(shù)字化管理便是把繁瑣的事情，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字?jǐn)?shù)據(jù)信息的形式，將其納入在計算機(jī)結(jié)構(gòu)中，加以綜合管理。企業(yè)內(nèi)部的數(shù)字化管理建設(shè)信息交流平臺，確保企業(yè)成員隨時獲取企業(yè)運(yùn)行的信息，尤其是數(shù)字信息，體現(xiàn)信息管理系統(tǒng)建設(shè)的效用。其三，培養(yǎng)技能型人才，中小型企業(yè)針對人才的培養(yǎng)表現(xiàn)出問題，用戶的需求在不斷提升，企業(yè)的人才若滿足于現(xiàn)狀便會造成企業(yè)發(fā)展滯后性，因此要吸收新穎的技能，促使企業(yè)不間斷進(jìn)步，由此提升企業(yè)整體競爭力。

（五）擴(kuò)展企業(yè)信息化管理的途徑。其一，強(qiáng)化政府的指引以及政策支撐。國家信息化工作小組的創(chuàng)設(shè)，標(biāo)志信息化管理建設(shè)發(fā)展為經(jīng)濟(jì)管理的核心之處，設(shè)置企業(yè)信息化管理的統(tǒng)一化結(jié)構(gòu)，按照對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)大的支持企業(yè)信息化進(jìn)展。對于企業(yè)特征為核心形成的專項基金整理方案，營造優(yōu)質(zhì)化的企業(yè)信息管理氣氛，強(qiáng)化給予企業(yè)信息化管理的監(jiān)督，進(jìn)而增強(qiáng)企業(yè)實(shí)效性管理的信念。其二，適應(yīng)經(jīng)營體制的變動。一個企業(yè)中的信息化管理建設(shè)不只是要站在技術(shù)層面進(jìn)行思考，還要把不利于企業(yè)運(yùn)行的模式加以創(chuàng)新，企業(yè)改革成為企業(yè)信息化管理的關(guān)鍵點(diǎn)，建設(shè)企業(yè)信息化才可以更好的進(jìn)行管理改革。其三，強(qiáng)調(diào)信息人才提升，不管是政府或者企業(yè)，都應(yīng)該給予企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)給予支撐與關(guān)注，將充足的資金納入到企業(yè)信息建設(shè)結(jié)構(gòu)中，提升信息化建設(shè)的腳步。另外強(qiáng)調(diào)人才培養(yǎng)的科學(xué)性，致力于高素質(zhì)信息技術(shù)水平人才團(tuán)隊的建設(shè)，提升經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展進(jìn)程，不斷加強(qiáng)企業(yè)信息化管理的運(yùn)作效率。

結(jié)束語：綜上所述，信息管理系統(tǒng)對企業(yè)管理變革的促進(jìn)作用研究課題的開展具有重要的意義，信息管理系統(tǒng)的存在不僅可以幫助企業(yè)管理者節(jié)省管理的時間，提高管理者的決策準(zhǔn)確性，還可以找到企業(yè)管理創(chuàng)新點(diǎn)，有助于加快企業(yè)長久發(fā)展的腳步。所以企業(yè)管理者要將信息管理系統(tǒng)巧妙的作用在企業(yè)管理上，通過科學(xué)的方案開發(fā)與設(shè)置信息管理系統(tǒng)，適當(dāng)?shù)膶π畔⒒芾硗緩竭M(jìn)行擴(kuò)展，整合企業(yè)多項業(yè)務(wù)與流程，進(jìn)而提升企業(yè)信息化管理質(zhì)量，完成企業(yè)管理的信息化建設(shè)，爭取實(shí)現(xiàn)企業(yè)綜合效益最大化。