財(cái)政稅收電算化檔案管理工作淺析

任廣俊 山東省濟(jì)寧市魚(yú)臺(tái)縣財(cái)政局

財(cái)政稅收電算化檔案管理已成為目前信息化檔案管理建設(shè)工作的主要方向，這可在原有建設(shè)要求的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)檔案管理能力，加大計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，從而促進(jìn)人才需求的分析，以此為財(cái)政稅收工作的開(kāi)展提供更多可靠數(shù)據(jù)支持，完善財(cái)政稅收管理。

一、財(cái)政稅收電算化檔案管理的具體內(nèi)容

財(cái)政稅收電算化檔案管理涵蓋數(shù)字化會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)管理和紙質(zhì)化會(huì)計(jì)資料管理兩大部分內(nèi)容，前者包含電腦硬盤中存在的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁盤介質(zhì)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)；后者則指的是電腦打印出來(lái)的書(shū)面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。其中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)則是由各種記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告組成的，按照現(xiàn)有規(guī)范條例，所有的財(cái)政稅收會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)均要一式兩份，保留電子版及書(shū)面版。這就要求相關(guān)部門做好財(cái)政稅收電算化檔案管理，構(gòu)建完善的管理模式，保證會(huì)計(jì)資料的準(zhǔn)確性、齊全性。

二、財(cái)政稅收電算化檔案管理的建設(shè)要求

（一）擴(kuò)大管理和存儲(chǔ)范圍。財(cái)政稅收電算化檔案管理是在財(cái)政稅收電算化檔案管理現(xiàn)有準(zhǔn)則及要求的基礎(chǔ)上，利用專用的財(cái)務(wù)稅收檔案管理軟件，對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的錄入和存儲(chǔ)，以促進(jìn)后續(xù)相關(guān)工作的正常開(kāi)展。不過(guò)在錄入和存儲(chǔ)過(guò)程中，原始財(cái)政稅收單據(jù)及負(fù)責(zé)人簽字憑證也需要實(shí)行有效存儲(chǔ)，這無(wú)疑對(duì)財(cái)政稅收電算化檔案管理范圍及存儲(chǔ)容量提出了較高要求，需要人員結(jié)合實(shí)際情況擴(kuò)大存儲(chǔ)范圍，優(yōu)化管理水平。

（二）提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)環(huán)境的建設(shè)質(zhì)量。財(cái)政稅收電算化檔案管理工作的開(kāi)展需要利用計(jì)算機(jī)及相關(guān)軟件開(kāi)展處理和存儲(chǔ)工作，以改進(jìn)多樣化資料數(shù)據(jù)存儲(chǔ)質(zhì)量，降低存儲(chǔ)占用面積，減少以往優(yōu)盤等較大存儲(chǔ)媒介的應(yīng)用?；诖耍枰獙?duì)現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)環(huán)境予以優(yōu)化和調(diào)整，完善軟硬件設(shè)施，加強(qiáng)兩者間的融合性，且根據(jù)財(cái)政稅收電算化檔案管理要求，對(duì)使用權(quán)限予以科學(xué)設(shè)置，做到檔案資料的分類管理，避免財(cái)政稅收信息泄露帶來(lái)的不良影響，以促進(jìn)國(guó)家經(jīng)濟(jì)的順利發(fā)展。

（三）增強(qiáng)計(jì)算機(jī)分析能力。財(cái)政稅收電算化檔案管理體系的構(gòu)建，不僅可對(duì)檔案管理機(jī)制及管理方式予以調(diào)整和完善，促進(jìn)財(cái)政稅收數(shù)據(jù)的互查及共享，還可提高年度審查效率，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的應(yīng)用，分析與核對(duì)財(cái)政稅收數(shù)據(jù)，并通過(guò)精確計(jì)算得出較為精準(zhǔn)的財(cái)政稅收結(jié)果，及時(shí)準(zhǔn)確的掌握各企事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)情況，調(diào)整財(cái)政稅收的相關(guān)法律條文，以改善我國(guó)管理水平。

（四）強(qiáng)化工作人員的能力素質(zhì)。財(cái)政稅收電算化檔案管理工作的開(kāi)展，對(duì)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的依賴性較大，所以為促進(jìn)整個(gè)管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，需要提升工作人員的能力素質(zhì)，確保其明確了解系統(tǒng)具體操作標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)準(zhǔn)確的對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行中存在的問(wèn)題予以控制和調(diào)整，增強(qiáng)財(cái)政稅收中各項(xiàng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、可靠性。基于此，要對(duì)工作人員實(shí)行定期培訓(xùn)和教育，要求其一方面要熟練掌握財(cái)政稅收的基本理論知識(shí)，另一方面熟練掌握計(jì)算機(jī)信息存儲(chǔ)的相關(guān)要求，明確軟件系統(tǒng)的操作規(guī)范及流程，并能夠嚴(yán)格按照規(guī)定要求開(kāi)展相關(guān)作業(yè)，以加強(qiáng)財(cái)政稅收電算化檔案管理的科學(xué)性、合理性。

三、財(cái)政稅收電算化檔案管理的強(qiáng)化措施

（一）注重電算化檔案資料的完整性。電算化資料數(shù)據(jù)在未打印形成書(shū)面文件前，要對(duì)其實(shí)施備份管理，并存儲(chǔ)在相關(guān)的磁性介質(zhì)中。將財(cái)政稅收中設(shè)計(jì)的記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記、銀行存款日記等內(nèi)容按照規(guī)定要求打印輸出，并提交到相關(guān)部門完成審查，注重資料數(shù)據(jù)的齊全性。在將資料數(shù)據(jù)保存在磁性介質(zhì)中時(shí)，需要對(duì)資料數(shù)據(jù)的備份時(shí)間、數(shù)量、存儲(chǔ)方式予以細(xì)致劃分和登記，定期對(duì)其實(shí)行檢查，避免出現(xiàn)復(fù)制、損壞等問(wèn)題，破壞資料數(shù)據(jù)的完整性。

（二）健全管理機(jī)制。財(cái)政稅收電算化檔案管理是會(huì)計(jì)管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，而在傳統(tǒng)資料記錄和存管中，大多是通過(guò)手動(dòng)記賬的方式實(shí)現(xiàn)的，且已經(jīng)構(gòu)建了較為完善的管理機(jī)制。不過(guò)在現(xiàn)今環(huán)境下，計(jì)算機(jī)代替了原有的手動(dòng)作業(yè)，所以相應(yīng)的管理機(jī)制也應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整和優(yōu)化，以增強(qiáng)電子資料歸檔、存管、借閱、備份等工作的合理性，減少問(wèn)題的產(chǎn)生。對(duì)于書(shū)面形式的會(huì)計(jì)檔案以及存儲(chǔ)在磁盤介質(zhì)中的檔案，要定期實(shí)施匯總及整理，做好相應(yīng)的保護(hù)措施，如防腐、防潮、防光等，對(duì)于借閱的檔案資料要提交相關(guān)證明文件，明確了解檔案資料的去向，便于及時(shí)回收檔案資料。

（三）開(kāi)展教育培訓(xùn)，強(qiáng)化人員素質(zhì)，構(gòu)建專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)。相關(guān)部門需對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行計(jì)算機(jī)操作能力的培訓(xùn)，增強(qiáng)工作人員的操作能力，且結(jié)合企業(yè)發(fā)展條件，加大專業(yè)技術(shù)人才的引進(jìn)，做好財(cái)政稅收電算化檔案資料的管理及系統(tǒng)的維修和養(yǎng)護(hù)工作，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全。同時(shí)還需加大軟件研發(fā)力度，改善財(cái)政稅收電算化檔案管理水平。

（四）做好網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)及資料備份。在財(cái)政稅收電算化檔案管理中，計(jì)算機(jī)軟件運(yùn)轉(zhuǎn)中很容易受到黑客或病毒的攻擊而出現(xiàn)各種問(wèn)題，所以應(yīng)該做好網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)工作，通過(guò)防火墻、查殺軟件的應(yīng)用，及時(shí)檢測(cè)和排除故障問(wèn)題，維護(hù)財(cái)政稅收資料的安全性。在將資料備份到磁盤介質(zhì)中時(shí)，可采用AB備份法，且注明備份時(shí)間，備份人員，將其分開(kāi)存放在兩個(gè)不同的地方，這樣即使其中一份資料損壞，另一份資料也可正常使用，減少工作中問(wèn)題的產(chǎn)生。不過(guò)要對(duì)備份資料進(jìn)行定期檢查，避免因保管不當(dāng)出現(xiàn)損毀等問(wèn)題，增大資料利用率。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，財(cái)政稅收電算化檔案管理工作的開(kāi)展起到非常重要的作用。相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加大對(duì)其重視度，結(jié)合現(xiàn)今實(shí)際情況及電算化檔案的特征，優(yōu)化管理模式及方法，構(gòu)建信息化的管理體系，以改進(jìn)財(cái)政稅收電算化檔案質(zhì)量，增大資料數(shù)據(jù)利用率，從而更好的為工作開(kāi)展，決策落實(shí)提供保障，促進(jìn)財(cái)政稅收電算化檔案實(shí)際功效的發(fā)揮。