新時代科研檔案管理的新思路

郭東娥

摘要：在信息化發(fā)展的大時代背景下，檔案管理和信息化建設(shè)有機(jī)結(jié)合，給檔案管理提出更高的要求，通過新的信息化管理模式，新的管理思路，不斷提升科研檔案價值利用和高質(zhì)量管理。

關(guān)鍵詞：科研檔案、信息化、數(shù)字化

引言

隨著科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展，當(dāng)前信息化技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各個領(lǐng)域中，檔案管理和信息技術(shù)的有機(jī)結(jié)合已經(jīng)成為全新的信息化檔案管理機(jī)制，在新時代的背景下，科研檔案作為公司科研成果、知識積累的歷史見證，如何在新時代的挑戰(zhàn)下，轉(zhuǎn)變新思路，做好檔案的高質(zhì)量保管、高效利用是我們要考慮的主要問題，同時在傳統(tǒng)和新時代轉(zhuǎn)換階段存在的問題如何尋找新的對策也是待解決的，找準(zhǔn)對策，不斷提升檔案管理能力。

1. 新時代下科研檔案管理的背景

1.1 科研檔案管理的重要性

科研檔案是企事業(yè)單位對科研項目一個研究周期形成的文件材料的全過程管控，是指一項產(chǎn)品從調(diào)研、預(yù)研、生產(chǎn)、產(chǎn)出到批產(chǎn)等一系列過程所產(chǎn)生的歷史性見證材料，形成的一切文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、音視頻等文件，具有知識性、信息性、原始性、記錄性和成果性的重要特征，具有全面、完整、真實、準(zhǔn)確的特點。為公司人員日后工作借鑒、資料查找和技術(shù)研究提供不可缺少的重要理論依據(jù)和重要信息資源，對科研生產(chǎn)起著至關(guān)重要的作用。

1.2 科研檔案管理改革的必要性

傳統(tǒng)的科研檔案以紙質(zhì)文件形式進(jìn)行存儲，依靠人力來進(jìn)行查找，進(jìn)行登記，借閱者想拿到一份資料至少要花費1個小時，來回的路程、目錄的查詢、登記等消耗大量的時間和人力成本，長期的借閱對原始文件的保存和安全性也存在一定的風(fēng)險。給檔案管理帶來一些失控因素。如今，信息技術(shù)高速發(fā)展，建立數(shù)字化檔案，借用信息平臺查閱檔案，實現(xiàn)線上電子化歸檔，是當(dāng)今企業(yè)檔案管理的必要途徑。

1.3 科研檔案管理改革的迫切性

科研檔案作為企業(yè)的無形財產(chǎn)，對企業(yè)科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理、價值利用等方面發(fā)揮著重要作用，科研檔案管理的好壞反映公司的實力與水平，同時體現(xiàn)公司的科學(xué)管理的水平。在新時代信息化的背景下，科學(xué)管理檔案勢在必行。于是對檔案管理工作提出了更高的要求，需借助大數(shù)據(jù)、云存儲等先進(jìn)技術(shù)，借助數(shù)字化檔案平臺管理，搭建一個能快速查詢、快速指導(dǎo)工作，提高檔案員工作效率的平臺。

2. 新時代下科研檔案管理的新模式

在新時代發(fā)展過程中，隨著檔案信息量的增加以及檔案管理規(guī)范化建設(shè)要求的提出，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段檔案管理工作的實際需要，甚至已經(jīng)嚴(yán)重限制了單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)程，為此我們必須加快摒棄傳統(tǒng)落后的檔案管理模式，結(jié)合現(xiàn)代的管理需求和要求等創(chuàng)新檔案管理模式。

2.1 轉(zhuǎn)變科研檔案管理模式

科研檔案管理的關(guān)鍵點和難點在于對科研項目過程文件的收集和管理，傳統(tǒng)的科研檔案管理“重整理、輕指導(dǎo)”，檔案管理人員把大量時間和精力放在檔案整理上，沒有對科研項目文件材料形成、積累、歸檔全過程進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，造成檔案管理脫節(jié)，導(dǎo)致文件材料收集不齊全、歸檔不完整，造成無法彌補(bǔ)的損失。所以，檔案人員要盡早進(jìn)入項目管理過程中，要圍繞“輕整理、重指導(dǎo)、重利用”的思路管理檔案，同時利用好信息化平臺，推行數(shù)字化檔案管理。

為了提高專職檔案管理員“輕整理，重指導(dǎo)”的高效管理，推出兼職檔案管理員“預(yù)立卷”管理模式，檔案兼職員進(jìn)行電子預(yù)立卷歸檔，具體：1.檢查移交的紙質(zhì)材料，紙面整潔，信息完整，蓋章簽字無遺漏，頁碼標(biāo)志明顯，符合歸檔要求。2.歸檔資料進(jìn)行有機(jī)配套和排序，保證材料的系統(tǒng)性和完整性，保證內(nèi)容銜接有序。3.建立電子歸檔目錄，對移交的資料進(jìn)行電子條目錄入，無電子文件的需借用數(shù)字化掃描，確保電子信息的完整。4.移交資料需要紙質(zhì)資料和電子資料一同歸檔。

2.2 推出信息化、數(shù)字化檔案管理模式

傳統(tǒng)科研檔案整理工作人員內(nèi)容繁瑣、重復(fù)性強(qiáng)、勞動強(qiáng)度高，同時歸檔人為因素很高，每個人的理解力不盡相同，不可避免產(chǎn)生分類不準(zhǔn)、歸檔信息不準(zhǔn)確等現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量。同時信息的輸入也是手動操作，勞動強(qiáng)度大，工作效率低。

隨著時代發(fā)展和社會進(jìn)步，科學(xué)規(guī)范做好檔案的管理和利用，才能不斷適應(yīng)新時代檔案管理的新任務(wù)、新要求。信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢，檔案管理信息化必然是信息社會對檔案工作的新要求。公司通過啟用數(shù)字化管理的軟件模式，借用數(shù)字化掃描的硬件設(shè)備，在人的操縱下，做到“三同時”（掃描-系統(tǒng)掛接-歸檔），實現(xiàn)電子、紙質(zhì)同時歸檔。只有做到電子化存儲，才能利用平臺實現(xiàn)電子化查閱，發(fā)揮檔案利用的價值，更好的為公司做貢獻(xiàn)。

3. 新時代下檔案管理人員的信息化建設(shè)

3.1 加強(qiáng)檔案人員數(shù)字化檔案學(xué)習(xí)

由于檔案信息數(shù)字化，文檔處理一體化，電子檔案保管的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多樣化，使的電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理有著不同的方法和思路。檔案工作人員在加強(qiáng)專業(yè)知識學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上要加強(qiáng)計算機(jī)、信息化的知識，能快速使用數(shù)字化實現(xiàn)檔案歸檔、檔案查詢工作。

3.2 提升檔案人員的安全保密意識

首先做好日常的檔案保密管理工作，加強(qiáng)要害部門部位的檔案管理工作，定期對檔案要害部門部位進(jìn)行安全保密專項檢查，做好硬件設(shè)施的監(jiān)管，對進(jìn)入人員進(jìn)行登記檢查。歸檔資料要放置規(guī)范、有序，對檔案的查借閱、檔案的復(fù)印要登記詳細(xì)，及時催還，科研項目檔案管理實行閉環(huán)管控。

其次做好新時代的保密檢查，主要通過技術(shù)方面和管理方面，通過有效的設(shè)備工具，提升涉密工作管理的技術(shù)水平，實現(xiàn)涉密網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的物理隔離，提升科研檔案的管理水平，實行網(wǎng)絡(luò)管理責(zé)任制，對相關(guān)行跡進(jìn)行有效檢查跟蹤，確保涉密檔案的保密工作。

3.3 完善檔案管理制度

俗話說：“無規(guī)矩不成方圓”管理制度是各項管理工作開展的重要保障，檔案管理規(guī)范化建設(shè)更加需要依賴于科學(xué)、完善的管理制度，隨著數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)，檔案的管理制度也應(yīng)隨著更新，把電子信息化的管理理念融入到制度中，需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案管理制度，數(shù)字化建設(shè)制度，兩個融合從而進(jìn)行有效指導(dǎo)工作，真正意義上實現(xiàn)信息共享。

4. 新時代科研檔案存在的問題與對策

4.1 科研檔案歸檔時文件材料不完整、不準(zhǔn)確、不規(guī)范

現(xiàn)狀：科研人員在科研項目文件材料的收集、積累、預(yù)立卷過程中不了解歸檔要求，對歸檔的重要性認(rèn)識不足，歸檔材料的規(guī)范性認(rèn)識不到位，文件材料存在復(fù)印件、缺少蓋章和簽字，涂改等現(xiàn)象?？蒲腥藛T歸檔意識淡薄，重要依據(jù)材料缺失，創(chuàng)新技術(shù)過程材料少，影響科研檔案歸檔質(zhì)量，對日后項目的參考利用價值不高。檔案管理人員的指導(dǎo)工作不到位，階段性檢查考核未落實，導(dǎo)致歸檔質(zhì)量不高。

對策：增強(qiáng)科研人員的歸檔意識，提高檔案人員的指導(dǎo)、監(jiān)督意識。建立健全科研項目檔案管理制度，加強(qiáng)檔案考核力度。首先要制定一套完善、完整、系統(tǒng)的檔案管理制度，通過制度管人，通過制度考核人，做到獎懲有效。其次要落實檔案管理制度的執(zhí)行力，通過定期檢查和定期的總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理問題，不斷提升檔案工作的質(zhì)量和效率。

4.2 新時代下檔案管理信息化落后

現(xiàn)狀：科研檔案檔案管理還局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理，由于存放時間長，檔案上面的字跡會逐漸淡化，對信息的準(zhǔn)確性產(chǎn)生不利影響，使檔案資料出現(xiàn)失真問題，同時采用人工管理模式，信息的登記也會出現(xiàn)不規(guī)范等問題。借閱人員查借閱文件實行登記制，工作效率低，借用過程中檔案處于失控狀態(tài)，安全性差，長期的借閱導(dǎo)致資料的磨損，不利于長期高效管理?？蒲袡n案管理數(shù)字化管理還未完全實現(xiàn)，現(xiàn)檔案管理使用的飛揚系統(tǒng)只能查找相關(guān)信息但無法查看電子內(nèi)容，還是依靠紙質(zhì)材料的進(jìn)行參考，無法保證科研檔案電子化查閱。

對策：加大人力、物力的投入。公司要緊密圍繞上級單位數(shù)字檔案建設(shè)部署，在本單位建立數(shù)字檔案閱覽室，配備軟、硬件設(shè)施，安排專業(yè)檔案管理員進(jìn)行管理，提供檔案資源利用服務(wù)。提高檔案管理人員的綜合能力，學(xué)習(xí)基礎(chǔ)檔案知識與數(shù)字化檔案知識相結(jié)合。

4.3 數(shù)字化檔案信息安全性有待提高

現(xiàn)狀：檔案管理是一項非常專業(yè)且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，需要依托于科學(xué)完善的信息化管理系統(tǒng)，科研檔案是公司的核心技術(shù)和寶貴財富，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各種網(wǎng)絡(luò)漏洞和信息泄露等部安全因素也給檔案數(shù)字化檔案管理帶來一定的困難和挑戰(zhàn)。

對策：首先提高人的安全保密意識，檔案管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，通過安全保密知識學(xué)習(xí)和案例學(xué)習(xí)，定期參加安全保密知識培訓(xùn)，進(jìn)行安全保密考核，同時參加實踐性的安全保密活動，在意識上進(jìn)行提高，在行動上進(jìn)行提升。其次要確保數(shù)字化檔案管理的信息安全，信息安全依托于一系列信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，通過設(shè)置訪問權(quán)限，做好關(guān)鍵檔案的加密以及備份工作，實現(xiàn)數(shù)字化檔案系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的高度銜接，減少中間環(huán)節(jié)，全面提升信息傳輸?shù)馁|(zhì)量。定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查，不定期的進(jìn)行升級維護(hù)，全面保障檔案信息系統(tǒng)的安全性、可靠性。

5. 結(jié)論

在信息技術(shù)全面發(fā)展的現(xiàn)代社會，檔案管理依托于信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)從傳統(tǒng)的人工管理模式向信息管理模式轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理對于人、空間等需求比較大，需要消耗加大的人力物力，但數(shù)字化檔案管理則實現(xiàn)了“人機(jī)結(jié)合”，依托于計算機(jī)系統(tǒng)，也可以快速實現(xiàn)對檔案的各項處理，同時也提升了檔案的利用率，為公司檔案管理實現(xiàn)了階段性的改變。

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