辦公室行政管理工作“角色”效率提高分析

郝曉威 北京中煤煤炭洗選技術(shù)有限公司

辦公室不僅是企業(yè)單位日常運行的核心地帶，也是工作流程連接的紐帶。在工作中，辦公室起著承上啟下的作用，在上下級關(guān)系中，辦公室協(xié)調(diào)員工與領(lǐng)導之間的關(guān)系，除此之外，辦公室對各個部門之間的聯(lián)系以及施令的發(fā)號也有著一定的作用。

一、辦公室行政管理工作的主要內(nèi)容

（一）文書管理

文書管理屬于行政管理的日常工作，在管理中，要根據(jù)文件的內(nèi)容予以區(qū)別性對待，將文書管理工作做到高效性、有序性和條理性[1]。

（二）檔案管理

檔案管理是辦公室行政管理的主要內(nèi)容之一，一般而言，檔案管理工作中不僅包括了單位中所有員工的檔案，還包括部門的檔案。值得注意的是，在檔案管理中要注重嚴格分類，如，視頻檔案、圖片檔案和文字檔案。

（三）會議管理

會議管理是辦公室行政管理的主要一環(huán)，因為其要根據(jù)企業(yè)的實際發(fā)展情況來安排會議的內(nèi)容。同時，對會議上的內(nèi)容做好記錄，將會議的后期工作也要做到圓滿性。

二、辦公室行政管理工作的主要職能

（一）助手

對企業(yè)中領(lǐng)導而言，辦公室的作用相當于左膀右臂。在日常工作中，辦公室的職責是為領(lǐng)導收集數(shù)據(jù)，將收集到的信息進行分類后提供給領(lǐng)導，同時，還要將有價值的信息進行整合，進而將其及時反饋給公司的領(lǐng)導。當公司擁有新方案時，要輔助領(lǐng)導制定方案，同時還要為方案的落實提供良好的保障性。

（二）參謀

在工作中，辦公室還扮演著“參謀”的角色，很多時候，政策的推出不僅需要領(lǐng)導予以指引，還需要辦公室予以良好的輔助。其中，辦公室需要對相關(guān)的調(diào)研工作提供全方位、客觀性的信息數(shù)據(jù)，制定出最為合理的方案。

（三）執(zhí)行

當領(lǐng)導做出決策時候，此時，辦公室上傳下達的作用就發(fā)揮了，與此同時，將方案落實也是辦公室職責的一部分。由于執(zhí)行、落實和企業(yè)未來的發(fā)展息息相關(guān)，辦公室要確保信息傳遞的準確性和全面性。

（四）協(xié)調(diào)

在企業(yè)諸多部門中，辦公室不僅是連接的紐帶，還是工作運轉(zhuǎn)的樞紐和核心。因此，辦公室不僅要調(diào)整好部門之間的關(guān)系，還要協(xié)調(diào)員工和領(lǐng)導之間的關(guān)系。辦公室就像一臺機器，每個員工不僅需要明確的分工，還要做到權(quán)責明確。在進行辦公室管理中，一定要人盡其才，物盡其用。

（五）后勤

辦公室是整個公司的后勤服務者，在現(xiàn)實生活中，每一份工作都需要辦公室的協(xié)調(diào)，例如，辦公室物品的采購，環(huán)境整潔度等。公司是一個大家庭，辦公室就是保障性后勤，負責林林總總的瑣碎工作。

（六）保障

在日常工作中，辦公室要為部門工作提供一定的保障性。不僅要為其他部門的工作起到監(jiān)督的作用，與此同時，還要及時收集每個部門的建議，將其進行有效的整合和反饋，以此來調(diào)動各個部門員工工作的積極性。辦公室的工作雖然最起來很煩瑣，但是又很重要。辦公室管理工作重在全面性和高效性。

三、辦公室行政管理工作“角色”效率提高的主要措施

（一）抓中心

辦公室的行政管理工作需要以自身的本職工作為核心，辦公室的協(xié)調(diào)屬性較大，使得很多辦公室員工在工作中想要大展身手，卻忽略了自己的工作重心。在工作中，要抓好工作重心，不要將辦公室工作做得一籌莫展?？傮w而言，辦公室工作具有細致性和煩瑣性，為此，行政管理人員一定要嚴抓重心，緊抓核心[2]。

（二）找重點

辦公室工作內(nèi)容要煩瑣得多，當任務量大時，作為行政管理人員要抓大，避免盲目的工作狀態(tài)，在有限工作時間內(nèi)做到效率最大化。當抓到工作重點后，要逐一完成，使得工作進展得有條有理。管理工作實質(zhì)面對的是各種各樣的人，所以要堅持“以人為本”的原則，進而來調(diào)動員工的積極性。

（三）控難點

在工作中，對難點的掌控是至關(guān)重要的。社會中的任何一份工作都有一定的難點，包括辦公室工作本身。在辦公室工作中，最難的就是自身的服務屬性，其中不乏文件的收發(fā)，上傳下達以及出謀劃策。即使辦公室工作很基礎，但是仍需要工作人員具備一定的細心，合理掌控工作中的協(xié)調(diào)度和創(chuàng)新性。對辦公室難點的把握，是提高辦事效率的基礎。

（四）重團隊

在企業(yè)運營中，向心力是決定一個團隊能否有效發(fā)揮工作職能的重要標尺。辦公室是一個整體，更是一個具協(xié)調(diào)性和合作性的團體。在行政管理中，一定要注重團隊之間的合作，員工之間的積極配合和有效溝通是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必經(jīng)之路。在工作中，不僅提升了工作的效率，在一定程度上加強了團隊之間的凝聚力，為工作氛圍的營造奠定了良好的基礎。

（五）變理念

在辦公室的所有職能中，需要行政管理人員擁有創(chuàng)新理念。不僅體現(xiàn)在行政管理的方式中，還體現(xiàn)在辦公室系統(tǒng)性中。隨著社會的進步，辦公室的工作人員往往要與時俱進，隨時隨地迎接迎面而來的挑戰(zhàn)。因此，辦公室人員要保持自身管理理念的創(chuàng)新性，不被時代所淘汰。

四、結(jié)論

辦公室管理是現(xiàn)代企業(yè)管理中一個重要的環(huán)節(jié)，對此，辦公室有著特定的角色，同時發(fā)揮著不可忽視的作用。辦公室是一切工作順利開展的基石，是提高企業(yè)單位工作效率的保障。因此，辦公室管理中需要以抓中心、找重點、控難點等為工作主要內(nèi)容。