城市建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀與規(guī)范化思考

唐子媛 重慶環(huán)美建設(shè)發(fā)展有限公司

隨著改革開放進(jìn)程的不斷加快，城市化建設(shè)進(jìn)程也加快了腳步。由于城市發(fā)展以及變遷需要得到全面的記錄，這樣就會(huì)產(chǎn)生較多的城建檔案資料，在這樣的環(huán)境下需要針對(duì)城建檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化開展，既要做好檔案收集整理保存等工作，也需要充分的借助于信息技術(shù)提升檔案管理水平，讓城市建設(shè)及發(fā)展具有可靠的資料。通過全面地開展城建檔案規(guī)范化管理工作，在一定程度上也能夠體現(xiàn)城市建設(shè)水平，為日后的城市規(guī)劃以及建設(shè)工作奠定了扎實(shí)的基礎(chǔ)，同時(shí)也能夠?yàn)闄n案信息查詢以及利用提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

一、城市檔案管理的現(xiàn)狀

隨著城市化建設(shè)進(jìn)程的不斷加快，城市建設(shè)檔案管理工作變得越來越重要，對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行開展時(shí)需要規(guī)范化管理，但是，根據(jù)現(xiàn)階段城市建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀來看，依然存在著諸多不足之處，主要表現(xiàn)在以下幾方面：第一，在檔案管理工作中安排的管理人員數(shù)量不足，工作量比較繁重，一般情況下，從施工一直到竣工都需要城建檔案管理部門相關(guān)人員參與。由于檔案數(shù)量比較多，參與單位比較多，這樣就會(huì)在管理能力以及信息化水平上存在著很大的差異性，不僅會(huì)導(dǎo)致工程項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)間被推遲，也會(huì)造成資源浪費(fèi)。第二，對(duì)于城市建設(shè)檔案進(jìn)行管理的過程中，在信息化建設(shè)方面未能夠投入充分的硬件以及軟件，尤其在信息資源共享上需要進(jìn)一步提升，該相關(guān)配套設(shè)施也需要進(jìn)一步升級(jí)。如果僅依靠傳統(tǒng)方法進(jìn)行檔案收集與管理，這樣很難滿足信息化建設(shè)發(fā)展需求制約了城市建設(shè)腳步。第三，在現(xiàn)階段來看，城市建設(shè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提升，他們掌握的專業(yè)知識(shí)并不豐富，城建檔案管理工作中與城市建設(shè)的實(shí)際需求存在著一定的距離[1]。

二、城市建設(shè)檔案管理規(guī)范化的相關(guān)措施

（一）加大重視度以及資金投入力度

對(duì)于城市建設(shè)檔案來說，相關(guān)資料要具有完整性，還要保留最原始的信息數(shù)據(jù)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員都應(yīng)該對(duì)城建檔案給予高度關(guān)注，將檔案管理工作納入城市發(fā)展中。針對(duì)城建檔案管理人員需要給予高度關(guān)注，對(duì)他們的編制制度進(jìn)行完善，讓所有人員都能夠積極參與到城建檔案管理工作中，同時(shí)，相關(guān)部門也需要對(duì)該項(xiàng)工作增加資金，保證具有充分的資金支持。

（二）檔案資料的規(guī)范化收集和管理

在城建檔案規(guī)范化管理的過程中，需要做好檔案資料的收集工作，不僅要明確收集的內(nèi)容，還應(yīng)該制定可行的管理目標(biāo)，逐漸地完成檔案收集工作[2]。一般來說，在規(guī)范化管理措施中可以進(jìn)行分類，避免出現(xiàn)漏洞，還要對(duì)檔案分布結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析，保證收集的檔案是完整的。對(duì)于檔案收集方法來說，也應(yīng)該朝著多樣化方向發(fā)展。如果相關(guān)檔案資料比較特殊，可以單獨(dú)地進(jìn)行管理，還要做好信息化平臺(tái)建設(shè)工作，讓檔案資料能夠得到高效率的應(yīng)用。對(duì)于城建檔案進(jìn)行處理的過程中，也應(yīng)該規(guī)范化操作，既要做好分類工作，也需要對(duì)檔案的質(zhì)量以及數(shù)量進(jìn)行嚴(yán)格把控，在檔案收集以及處理流程上需要規(guī)范化，確保檔案管理整體效率得到提升。除此之外，針對(duì)城建檔案管理工作也要進(jìn)行全面的監(jiān)督，可以采用平推檢查方法，又或者是互檢方法，以此來提升檔案管理的監(jiān)督效果。

（三）加大信息化建設(shè)力度

對(duì)于城建檔案管理工作來說，需要不斷的推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程，首先，在硬件上應(yīng)該加大投入力度，積極應(yīng)用先進(jìn)的設(shè)備，對(duì)信息化平臺(tái)進(jìn)行全面的建設(shè)，讓檔案管理周期得到縮短，確保檔案管理工作更加的準(zhǔn)確及時(shí)。第二，對(duì)于檔案管理工作來說，需要在軟件上進(jìn)行升級(jí)，對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行深入的開發(fā)，讓城建檔案能夠分類管理，既能夠滿足小區(qū)的信息化管理需求，也能夠滿足大區(qū)域的信息化過渡。第三，在城建檔案管理方面也應(yīng)該加大宣傳力度，使得宣傳渠道得到豐富，并且也要讓檔案管理人員具有信息化意識(shí)，使得他們的觀念得到轉(zhuǎn)變。

（四）提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

在城市建設(shè)檔案管理中，由于內(nèi)容比較豐富，需要檔案管理人員具有較高的業(yè)務(wù)水平，不僅要學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，也需要對(duì)城市建設(shè)方面的專業(yè)知識(shí)進(jìn)行掌握，這樣能夠讓檔案管理人員滿足該項(xiàng)工作的規(guī)范化管理需求[3]。首先，針對(duì)檔案管理人員需要進(jìn)行培訓(xùn)和教育，從不同的角度開展不同形式的培訓(xùn)工作，利用不同的途徑以及渠道使得管理人員掌握更多的管理知識(shí)。在思想上也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，建立一支高素質(zhì)城建檔案管理隊(duì)伍。其次，針對(duì)城建檔案管理人員需要對(duì)他們的綜合素質(zhì)進(jìn)行提升，還要強(qiáng)化他們的綜合能力，在具體工作的過程中能夠展現(xiàn)良好的道德修養(yǎng)，既要進(jìn)行服務(wù)模式創(chuàng)新，也需要對(duì)檔案查詢工作給予大力支持，讓用戶能夠通過不同的途徑，不同的方式獲取所需要的信息資料，以此提升檔案資料的應(yīng)用效率。

三、結(jié)語

綜上所述，在我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的趨勢(shì)下，各個(gè)城市建設(shè)力度也有所提升，這樣就會(huì)出現(xiàn)較多的城建檔案資料，對(duì)城建檔案管理工作提出了新的要求。為了能夠規(guī)范化進(jìn)行城建檔案管理，需要立足于城建檔案管理工作的實(shí)際情況，針對(duì)具體的問題采取有效的解決措施。針對(duì)城建檔案管理工作需要給予高度的關(guān)注，進(jìn)一步加大資金投入力度，保證檔案資料的收集以及處理具有規(guī)范化的特點(diǎn)，同時(shí)也需要在信息化建設(shè)上投入更多的資源和精力，做好檔案管理人員培訓(xùn)工作，提升他們的綜合素質(zhì)以及業(yè)務(wù)能力。只有這樣，才能夠不斷的完善城建檔案管理工作，規(guī)范化地開展城建檔案管理工作，為城市建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。