企業(yè)檔案整理方法問題及改進策略

趙錦 秦皇島市自來水有限公司

一、引言

企業(yè)的檔案整理與管理工作，除了要負責收集資料信息外，還要做好信息交流，并把得到的有效資料裝訂保存，避免出現(xiàn)疏忽等問題，影響管理工作的效率與質(zhì)量?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)得到了廣泛的普及，導致讓傳統(tǒng)檔案管理方法受到?jīng)_擊，也表明了相關(guān)工作的未來走向就是結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)開展。與時俱進是滿足發(fā)展需求的最好方法，也能提高檔案整理與管理的水平，這不僅對自身的工作有提高，對整個企業(yè)都有益處。

二、檔案整理方法分析

（一）分類方法

目前檔案整理分類方法最常見的方式如下：1.年度分類法。工作人員需要根據(jù)文件類型及處理年度對檔案進行整理，結(jié)合檔案的具體時間對其進行細分。工作人員在實際整理過程中需要對全部檔案按照檔案具體日期進行整理歸納，再對檔案進行標注，并通過不斷實踐使檔案分類質(zhì)量與效率提高。2.組織機構(gòu)分類法。工作人員對全部檔案按照檔案處理階段等進行分類，并根據(jù)承辦單位的不同內(nèi)部組織機構(gòu)對相應(yīng)分類類目進行設(shè)置。3.問題分類法。工作人員根據(jù)檔案內(nèi)容所反映事由、實際問題等對檔案進行分類。

（二）檔案裝訂

紙質(zhì)檔案作為重要的原始憑證，其整理和保管在檔案管理中至關(guān)重要，其中檔案裝訂工作是檔案整理中重要的內(nèi)容之一。由于檔案分類、內(nèi)容不同，其裝訂方法也應(yīng)有所差異，主要包括了獨立裝訂和混合裝訂的方式。在實際整理過程中，工作人員應(yīng)根據(jù)檔案的實際情況，選擇合理的裝訂方式。另外，為了提高后期檔案查閱效率，應(yīng)將完成裝訂的相關(guān)檔案放置在同一個類目中進行保管。

（三）檔號章和頁碼編寫

在檔案整理過程中，通過檔案頁碼、編號的有效編制，能夠促進工作人員整理工作效率提高。在具體編制過程中，工作人員首先需要在全部檔案的右上角檔號章內(nèi)編寫檔案號碼、所屬年份、館編件號、機構(gòu)代號、保管時限、問題代號等內(nèi)容。再根據(jù)檔案的分類標準，按照檔案低級至高級的順序進行編寫。有利于檔案案號編寫效率提高，也為日后管理工作及查閱工作的開展提供了便利。

三、企業(yè)檔案整理方法的應(yīng)用策略

（一）建立健全企業(yè)檔案管理制度

針對企業(yè)檔案管理工作目前遇到的問題，首先從國家層面要盡快完善企業(yè)檔案管理的相關(guān)法律和制度建設(shè)，只有國家在立法層面給予企業(yè)檔案管理工作一定的重視，企業(yè)和其檔案管理人員才能在實際工作中做到有法可依，檔案管理水平才能逐步提高。國家重視，企業(yè)才會重視；企業(yè)重視，企業(yè)的員工自然而然也就不敢輕視忽略。其次，企業(yè)應(yīng)當以現(xiàn)有的《中華人民共和國檔案法》和其他相關(guān)法律條文為中心，結(jié)合企業(yè)的實際工作需求，對企業(yè)內(nèi)部的檔案管理制度進行優(yōu)化和調(diào)整，促進企業(yè)檔案管理創(chuàng)新和發(fā)展。

（二）加快檔案管理信息化建設(shè)

檔案管理工作信息化建設(shè)，也是一種技術(shù)上的創(chuàng)新，在網(wǎng)絡(luò)時代背景下，檔案管理工作也要采用現(xiàn)代化技術(shù)手段解決問題，相比傳統(tǒng)的手工方式，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)可以有效提高管理效率與水平。如果信息化建設(shè)速度慢，就會導致管理工作無法發(fā)揮出全部效果，很多細節(jié)沒有辦法做到位，而擁有信息化技術(shù)的企業(yè)，可以利用網(wǎng)絡(luò)提高管理水平，甚至是挖掘更多的價值，無論收集還是保存，都能實現(xiàn)最大的便利，所以當下的企業(yè)，應(yīng)該注意信息化建設(shè)，讓檔案管理工作與企業(yè)的特性相結(jié)合，從而實現(xiàn)信息化管理目標。

（三）按照檔案科學分類，促進整理方法的合理性

企業(yè)在進行檔案信息分類時，在相關(guān)分類規(guī)則所確定的上述類別的基礎(chǔ)上，還應(yīng)對綜合類別進行增設(shè)，使實際整理工作中出現(xiàn)的部分文件無法歸類的問題得以有效解決。對企業(yè)各類別檔案的具體內(nèi)容進行深入調(diào)研和分析，按照不同檔案內(nèi)容，對其合理的整理方法進行研究和制定。按照國家相關(guān)檔案行業(yè)整理規(guī)則和標準，對文書類檔案和其他零散類別檔案的方法和要求進行確定，使文件級檔案整理得以實現(xiàn)。通過這種整理方式能夠使事業(yè)單位、其他機關(guān)的同類檔案整理方法實現(xiàn)統(tǒng)一，使管理中存在的差異性和矛盾等問題得以有效解決。針對企業(yè)檔案中的科學技術(shù)研究類、產(chǎn)品類、設(shè)備儀器、基本建設(shè)類等檔案資料，需要結(jié)合檔案資料的具體情況，對適合檔案自身特點的整理方式進行靈活選擇和運用，更有利于后期檔案管理和檢索工作的開展。在實際工作中，采用文件級檔案整理適用于零散的檔案資料或數(shù)量較少的某一產(chǎn)品、某一項目或某一型號的檔案資料，能夠使子類目數(shù)量龐大的問題有效避免，提高整理和管理工作效率；案卷級檔案整理方法適用于部分數(shù)量較多的某一產(chǎn)品、某一項目或某一型號的檔案資料，可以在沿用同類檔案整理方法的同時，使檔案信息的整體性得以有效保持，有利于后期管理和利用。通過案卷級檔案整理和文件級檔案整理相配合的方法，能夠有效提高檔案整理工作質(zhì)量和效率。

四、結(jié)束語

為了能夠達到理想的工作狀態(tài)，當前的企業(yè)必須實施有效的方法，提高檔案整理與管理工作，在實施的過程中，需要改變自身的觀念與工作方式，通過創(chuàng)新、提高管理效率，獲得進步，并實現(xiàn)檔案管理工作信息化建設(shè)。另外，要采用標準、規(guī)范的工作方式，結(jié)合多部門之間的聯(lián)系，以此來協(xié)調(diào)、配合工作，從而提高檔案管理工作水平，促進相關(guān)企業(yè)的發(fā)展。