從內(nèi)控視角探討醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理

馮鈺玲 浙江大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬第一醫(yī)院

一、醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理的現(xiàn)狀

（一）制度不完善

當(dāng)前醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理比較混亂，沒有完善的制度可遵循。大多數(shù)公立醫(yī)院沒有意識(shí)到經(jīng)濟(jì)合同管理在醫(yī)院經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要性，設(shè)立的經(jīng)濟(jì)合同管理制度一般比較粗獷，實(shí)際可操作性不強(qiáng)。在合同的訂立、審簽、履行、歸檔管理等環(huán)節(jié)上未進(jìn)行有效的把控。因經(jīng)濟(jì)合同管理制度不完整，而經(jīng)濟(jì)合同管理又常常涉及多個(gè)部門，各部門的職責(zé)分工不明確，就容易出現(xiàn)推諉扯皮，越位缺位現(xiàn)象。

（二）法律意識(shí)淡薄

一方面，從當(dāng)前醫(yī)院普遍的組織架構(gòu)看，一般都未設(shè)立單獨(dú)的法務(wù)部門或者合同管理部門，合同中各種約束條款和隱形條款等未能進(jìn)行有效審核，可能諸多不利于醫(yī)院的法律風(fēng)險(xiǎn)隱藏在合同條款中而未被審核發(fā)現(xiàn)，從而在合同執(zhí)行過程中容易出現(xiàn)合同糾紛現(xiàn)象；另一方面，合同簽訂的經(jīng)辦人員大多法律意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)合同管理重要性的認(rèn)識(shí)程度不夠，容易忽視合同簽訂過程中的相關(guān)法律責(zé)任，從而使醫(yī)院的合法權(quán)益受到一定損害。

（三）信息化程度不高

當(dāng)前醫(yī)院大多數(shù)經(jīng)濟(jì)合同管理信息化較落后，醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同審簽流程基本靠紙質(zhì)合同進(jìn)行傳閱，經(jīng)辦人員需拿著紙質(zhì)合同會(huì)簽單及合同一個(gè)部門一個(gè)部門去審批，一個(gè)合同審簽流程下來需要耗費(fèi)大量的人工成本，工作效率低下，審批過程無法及時(shí)保留各部門的審批修改痕跡，也難以實(shí)現(xiàn)合同信息互通。合同信息在各部門的傳遞溝通不暢，不能滿足醫(yī)院日益增長(zhǎng)的合同管理需要，也不能適應(yīng)多院區(qū)的發(fā)展需要。

二、醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理過程中存在的問題

（一）合同審核缺少閉口環(huán)節(jié)

大多數(shù)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同的審簽過程中，各個(gè)審簽部門都提出各自對(duì)合同的審核意見，但是缺少一個(gè)部門對(duì)各方提出的審核意見是否在合同中進(jìn)行相應(yīng)整改進(jìn)行復(fù)核，導(dǎo)致時(shí)常合同審核意見提出一大堆，但合同依舊按審核前的狀態(tài)蓋章簽字，使合同審簽流于形式，未發(fā)揮合同審核的作用。

（二）合同違規(guī)行為較多

合同簽訂主體資格方面，存在不具備法人資格的醫(yī)院職能科室對(duì)外簽訂經(jīng)濟(jì)合同的行為，也存在合同相對(duì)方不具有法人資格，但與醫(yī)院簽訂合同的行為；合同簽訂時(shí)間方面，“先開展業(yè)務(wù)，后補(bǔ)簽合同”的倒簽情況屢見不鮮，很多合同事項(xiàng)實(shí)質(zhì)已完成，但常因不符合報(bào)銷規(guī)定等而補(bǔ)合同審簽流程，補(bǔ)簽合同常使合同各方權(quán)責(zé)不清，極易出現(xiàn)法律糾紛現(xiàn)象；合同簽訂金額方面，合同金額拆分現(xiàn)象較嚴(yán)重，醫(yī)院采購部門向同一家單位采購?fù)回浳锘蚍?wù)，為規(guī)避醫(yī)院采購制度，避免走詢價(jià)或招標(biāo)流程，時(shí)常將本是一份合同的金額拆分成幾份合同進(jìn)行合同審簽；合同生效方面，審簽的合同時(shí)常合同必備要素不齊全，合同正式稿蓋章隨意，騎縫章或者法人簽章常遺漏，使合同不具備法律效應(yīng)。

（三）部門職責(zé)劃分不清，合同歸口管理部門主體地位缺失

醫(yī)院所有的貨物或服務(wù)類采購一般統(tǒng)一歸口于一個(gè)部門進(jìn)行集中承辦采購，并由該部門走合同的審簽流程，但現(xiàn)實(shí)狀況是承辦部門多元化，各自牽頭各自對(duì)外，各部門職責(zé)劃分不清；當(dāng)前醫(yī)院的合同歸口管理部門職責(zé)大部分限于合同歸檔，登記合同臺(tái)賬，缺少對(duì)合同是否啟用，收付款執(zhí)行等狀況的管理協(xié)調(diào)機(jī)制，主體地位缺失，缺乏對(duì)合同的統(tǒng)一協(xié)調(diào)和控制。

（四）合同文本不規(guī)范

醫(yī)院往往比較重視臨床研究，學(xué)科建設(shè)管理，而忽視了對(duì)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的管理。醫(yī)院合同文本不規(guī)范的現(xiàn)象嚴(yán)重，合同基本由合同相對(duì)方擬定，故常常包含或隱藏了有利于擬定合同一方的條款。合同文本形式也花式多樣，合同約定條款中所涉及的規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，驗(yàn)收方式，收付款方式，結(jié)算條款，雙方違約責(zé)任，爭(zhēng)議處理方式等重要合同條款約定不統(tǒng)一。

（五）合同會(huì)簽流程繁瑣，耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)

從合同會(huì)簽流程開始到合同簽訂完畢，一般需流轉(zhuǎn)多個(gè)部門，涉及近十余人審核簽字。合同的審簽有先后順序，一個(gè)部門未審簽完畢就影響后續(xù)部門的審簽，而且大多數(shù)部門的合同審簽由專人負(fù)責(zé)，不在崗時(shí)一般無法由他人代替，故一份合同的審簽往往耗時(shí)較長(zhǎng)，合同簽訂效率低下。

三、醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理的建議及對(duì)策

（一）完善合同管理制度，明確各部門職責(zé)

醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身的基本情況，結(jié)合《中華人民共和國(guó)合同法》《政府會(huì)計(jì)制度》等相關(guān)法律法規(guī)，盡快建立健全出適合本醫(yī)院經(jīng)濟(jì)發(fā)展的醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理制度。在醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理制度中要將各部門的職責(zé)與分工予以明確，提高合同管理效率。比如歸口管理部門職責(zé)：經(jīng)濟(jì)合同按業(yè)務(wù)分類實(shí)行歸口管理，歸口管理部門應(yīng)根據(jù)政府采購要求或者相關(guān)流程確定合同相對(duì)方，確保對(duì)方履約能力，起草或確定經(jīng)濟(jì)合同文本，要求合同要素齊全，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，對(duì)于技術(shù)條款特別要求各歸口職能部門掌控，合同簽訂后嚴(yán)格按約定履行經(jīng)濟(jì)合同，密切關(guān)注經(jīng)濟(jì)合同的執(zhí)行情況及有效期限，負(fù)責(zé)與合同對(duì)方溝通協(xié)調(diào)，對(duì)有發(fā)現(xiàn)違約或中止情形的合同及時(shí)提出相關(guān)建議和措施；招標(biāo)采購部門職責(zé)：組織經(jīng)濟(jì)合同審簽前的詢價(jià)、談判、磋商、招標(biāo)等流程，對(duì)合同標(biāo)的物、合同主體、采購規(guī)格型號(hào)、數(shù)量及承諾事項(xiàng)等內(nèi)容進(jìn)行審核；財(cái)務(wù)部職責(zé)：審核各類經(jīng)濟(jì)合同的價(jià)款、酬金、合同的收、付款條款及商務(wù)相關(guān)條款；內(nèi)審部門職責(zé)：監(jiān)督檢查合同訂立是否符合醫(yī)院采購規(guī)定，審核合同要素是否齊全，條款約定是否公平、公正，審核合同形式是否正確，重要合同是否經(jīng)過法律顧問的審查，同時(shí)監(jiān)督檢查經(jīng)濟(jì)合同管理情況。

（二）規(guī)范合同文本，規(guī)避合同違規(guī)簽訂行為

一般掌握合同起草主動(dòng)權(quán)的一方，能更有效維護(hù)自己的合法權(quán)益。醫(yī)院作為合同的一方，若能制訂合同模板，規(guī)范合同文本，則更有助于控制合同的主體風(fēng)險(xiǎn)。凡是國(guó)家或相關(guān)行業(yè)有統(tǒng)一示范合同模板的，應(yīng)使用示范合同模板；沒有統(tǒng)一示范合同模板的，對(duì)于發(fā)生頻率較高，類型相似且邊界、責(zé)任比較明確的經(jīng)濟(jì)合同，醫(yī)院歸口管理部門應(yīng)嚴(yán)格參照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和醫(yī)院的相關(guān)制度，結(jié)合以往合同執(zhí)行中獲得的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，再聘請(qǐng)專業(yè)人士、法律顧問，組織合同審簽相關(guān)部門擬定格式合同，合同模板確定后按規(guī)定進(jìn)行會(huì)簽，從而提高合同審核效率，降低合同履行風(fēng)險(xiǎn)。

各部門在合同審簽過程中應(yīng)重點(diǎn)審核每份經(jīng)濟(jì)合同的合同要素是否完備，實(shí)質(zhì)性條款是否落實(shí)。合同要素包括但不限于合同當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所，標(biāo)的，數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，雙方的權(quán)利義務(wù)，合同價(jià)款、履行期限、履行地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等具體、明確、全面，應(yīng)注意合同附件是否完整齊全，主要包括報(bào)價(jià)明細(xì)表、資質(zhì)證明文件、承諾書及補(bǔ)充條款等內(nèi)容；應(yīng)注意合同是否雙方加蓋公章及法人簽章，合同蓋章版是否與合同審簽定稿版內(nèi)容一致，合同騎縫章是否涵蓋合同的整體，防止合同相對(duì)方更換合同內(nèi)容；還應(yīng)注意合同的簽訂時(shí)間，一方面可以確定合同的生效時(shí)間，另一方面也是作為合同相關(guān)條款執(zhí)行的依據(jù)。

（三）設(shè)置分級(jí)授權(quán)簽署合同，提高合同審簽效率

醫(yī)院可以根據(jù)合同金額及復(fù)雜程度，設(shè)定不同級(jí)別的經(jīng)濟(jì)合同審簽流程，提高合同審簽效率。例如合同金額小于等于10萬元的，可由分管院長(zhǎng)簽署正式合同，合同總價(jià)大于10萬元以上的，須由院長(zhǎng)簽署正式合同。但對(duì)于金額重大、事項(xiàng)重大或者復(fù)雜的合同，嚴(yán)格貫徹落實(shí)“三重一大”，合同審簽前必須經(jīng)過院領(lǐng)導(dǎo)審批，院長(zhǎng)辦公會(huì)議或者黨委會(huì)議討論通過，合同的談判、起草、簽署也需有法律顧問的參與。

（四）建立合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同信息共享

經(jīng)濟(jì)合同管理涉及醫(yī)院的多個(gè)部門，要想提高合同管理的規(guī)范性、有效性和透明度，合同信息化建設(shè)顯得極其重要。醫(yī)院應(yīng)該盡快研發(fā)或引進(jìn)多功能的經(jīng)濟(jì)合同管理信息系統(tǒng)，將合同管理從簽訂至履行完畢的全過程納入合同信息系統(tǒng)，并與醫(yī)院其他信息系統(tǒng)進(jìn)行無縫對(duì)接，爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)合同信息共享。合同上傳、合同審簽、合同修改、合同進(jìn)度查詢均通過線上操作，一方面，可以替代紙質(zhì)審簽流程，節(jié)約找各部門負(fù)責(zé)人審簽的時(shí)間，大大提高審簽效率，另一方面，各部門可以在線及時(shí)了解合同審簽情況，對(duì)合同的審簽過程和結(jié)果保留修訂痕跡，也比紙質(zhì)審簽?zāi)芨玫目刂迫藶樾薷牡目赡苄浴?/p>

四、結(jié)語

綜上所述，雖然諸多醫(yī)院制定了經(jīng)濟(jì)合同管理制度，也在不斷加強(qiáng)對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的管理，但是經(jīng)濟(jì)合同管理方面存在的問題仍然很突出，而經(jīng)濟(jì)合同管理作為醫(yī)院運(yùn)行管理中的重要環(huán)節(jié)之一，有效管理能規(guī)避合同糾紛，及時(shí)減損，避免造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失，維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益。因此，醫(yī)院必須加快完善經(jīng)濟(jì)合同管理內(nèi)控制度，在現(xiàn)有合同管理的基礎(chǔ)上整合信息系統(tǒng)資源，優(yōu)化管理配置，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，才能更好的促進(jìn)醫(yī)院的整體發(fā)展。