Z集團(tuán)財務(wù)共享中心建設(shè)研究

黑龍江大學(xué)

Z集團(tuán)是根據(jù)國家相關(guān)產(chǎn)業(yè)政策調(diào)整成立的新型通信企業(yè)。目前Z集團(tuán)已于國內(nèi)的31個省、自治區(qū)、直轄市建立了分支機(jī)構(gòu)，并且還將業(yè)務(wù)拓展至多個國家與地區(qū)，在過去十年間都躋身于世界500強(qiáng)企業(yè)之列。但是當(dāng)前的世界正在經(jīng)歷極其迅速的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)迭代，加之我國市場化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計算、大數(shù)據(jù)等各方面的應(yīng)用，新興互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)提供的多元化選擇使通信市場競爭日益加劇，使Z集團(tuán)的生存空間和獲利空間受到強(qiáng)力擠壓。此時，于Z集團(tuán)而言，企業(yè)需要通過不斷地改變自身以適應(yīng)形勢的變化，應(yīng)對這一變化形勢的最佳策略就是建設(shè)完善的財務(wù)共享服務(wù)中心。財務(wù)共享中心的建立能夠為集團(tuán)減少財務(wù)管理的成本支出，還能進(jìn)一步提升集團(tuán)的財務(wù)工作效率、提高其管理水平以及提供及時有效的財務(wù)數(shù)據(jù)。

一、Z集團(tuán)建設(shè)財務(wù)共享中心的目的

（一）提升財務(wù)管理質(zhì)效

建設(shè)財務(wù)共享中心的首要目標(biāo)是實現(xiàn)集團(tuán)財務(wù)工作的集中管理。作為一家擁有大量分支機(jī)構(gòu)的集團(tuán)公司，Z集團(tuán)若是沿用傳統(tǒng)的管理辦法，就需要按照分支機(jī)構(gòu)組織建立相應(yīng)數(shù)量的財務(wù)部門，分別以分支機(jī)構(gòu)財務(wù)部門為單位，記錄并上報業(yè)務(wù)情況。傳統(tǒng)的管理辦法將使得Z集團(tuán)在財務(wù)管理工作中產(chǎn)生大量的重復(fù)性工作，需要眾多的財務(wù)人員參與其中，并且為了更好地保障財務(wù)工作的質(zhì)量與效率，就需要在各個財務(wù)部門中設(shè)立辦理、審查以及審計的崗位，這就使得集團(tuán)招募財務(wù)人員的人數(shù)和成本過高，并且很難實行標(biāo)準(zhǔn)化的財務(wù)管理體系，這會導(dǎo)致財務(wù)管理工作效率低、財務(wù)管理數(shù)據(jù)質(zhì)量差、工作流程不規(guī)范的情況出現(xiàn)。而建立完善的財務(wù)共享中心則能夠?qū)⒇攧?wù)管理的業(yè)務(wù)體系與操作流程進(jìn)行規(guī)范和優(yōu)化，不但精簡了財務(wù)人員隊伍，并且形成了成體系的、全覆蓋的第一級培訓(xùn)制度，能夠有效地減少財務(wù)管理工作中的人工成本，并且顯著提升財務(wù)管理工作的質(zhì)量與效果。

（二）提高財務(wù)處理速度

按照傳統(tǒng)的管理辦法，集團(tuán)公司的財務(wù)管理組織結(jié)構(gòu)中存在著多級審核的需求，大量的業(yè)務(wù)需要由基層組織先進(jìn)行一級審核，再經(jīng)由二級機(jī)構(gòu)審核，甚至?xí)胁糠謽I(yè)務(wù)需要三級機(jī)構(gòu)進(jìn)行終審。多級審核處理的工作流程使得財務(wù)管理工作經(jīng)過多個員工之手，而公司所建立的多人責(zé)任制也將極大地增加業(yè)務(wù)的審核次數(shù)，使得財務(wù)管理工作受此影響而效率降低。此外，由于基層員工會面對種類繁多的業(yè)務(wù)，在擁有多個執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)與政策要求的業(yè)務(wù)之間切換處理時，會加大操作的錯誤率。而建立完善的財務(wù)共享中心將能夠使同一類型的業(yè)務(wù)集中到專崗員工手中，這將能夠保證業(yè)務(wù)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)始終如一且處理效率更高。此外，由于業(yè)務(wù)的集中處理將能夠有效地減少集團(tuán)財務(wù)所需的員工人數(shù)，這就可以有效地降低財務(wù)管理工作的人工成本。并且集團(tuán)也能夠按照不同業(yè)務(wù)模塊所需專業(yè)技能的不同分別展開針對性的員工培訓(xùn)，增強(qiáng)模塊內(nèi)員工的專業(yè)性，進(jìn)一步提高財務(wù)管理系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)處理效率。此外，中心引入一鍵式自助錄入發(fā)票內(nèi)容技術(shù)，將促使相關(guān)財務(wù)單據(jù)的處理效率與準(zhǔn)確度得到有效地提升，而減少員工的人工作業(yè)量。

（三）增強(qiáng)風(fēng)險管控效果

財務(wù)風(fēng)險管控是集團(tuán)企業(yè)財務(wù)管理工作中最為重要的一環(huán)。傳統(tǒng)的管理辦法中分散至基層組織的財務(wù)處理工作會促使財務(wù)風(fēng)險控制所需要顧及的范圍擴(kuò)大，并且需要兼顧過多財務(wù)人員，使得集團(tuán)的風(fēng)險控制常常處于難以有效控制的狀態(tài)。而建立完善的財務(wù)共享服務(wù)中心則能夠?qū)⒓瘓F(tuán)公司的財務(wù)處理工作集中起來，這也使得財務(wù)風(fēng)險管控工作也得到了集中。業(yè)務(wù)集中度高能夠促使集團(tuán)的財務(wù)風(fēng)控制在一定程度上實現(xiàn)事前防控。而針對部分需要基層組織辦理的特殊業(yè)務(wù)，由于產(chǎn)生的概率較低，能夠進(jìn)行一對一的專項管控，從而切實有效的實現(xiàn)財務(wù)風(fēng)險管控效果。

二、Z集團(tuán)財務(wù)共享中心的建設(shè)方案

（一）構(gòu)建服務(wù)信息系統(tǒng)

前端員工根據(jù)業(yè)務(wù)情況，按照規(guī)定的流程和規(guī)范，將所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息錄入業(yè)務(wù)系統(tǒng)，并支持和啟動一個完整的工作流，提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。根據(jù)實際業(yè)務(wù)，將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)依次錄入上述各類前端系統(tǒng)。后臺的報表系統(tǒng)和運(yùn)行管理系統(tǒng)經(jīng)過一系列的處理后，將進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析，供管理層做出相關(guān)決策。此外，在信息系統(tǒng)的建設(shè)中，企業(yè)應(yīng)注意信息系統(tǒng)可能存在的安全性問題，這就需要企業(yè)不斷地去升級信息系統(tǒng)，利用數(shù)據(jù)安全加密技術(shù)，在必要的環(huán)節(jié)中增加監(jiān)管功能，防范信息泄露等問題。

（二）構(gòu)建統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)流程

服務(wù)信息系統(tǒng)的建立需要首先考慮業(yè)務(wù)實際，與相關(guān)的員工進(jìn)行切實深入的溝通，確保信息服務(wù)系統(tǒng)足夠完善流暢，能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)監(jiān)督一體化的工作流程。針對系統(tǒng)的使用界面進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，促使其有著更好的可操作性與易用性，能夠切實有效地幫助企業(yè)員工提升其工作的效率。

1.報銷、報賬類業(yè)務(wù)流程。在企業(yè)經(jīng)營過程中，會有大量的員工報銷業(yè)務(wù)。因此，報銷業(yè)務(wù)對于企業(yè)財務(wù)處理的重要性不言而喻，但是傳統(tǒng)辦法存在著報銷時間長、單據(jù)的處理慢與管理不規(guī)范等問題，這就會對員工與企業(yè)的資金造成風(fēng)險威脅。而財務(wù)共享服務(wù)中心的集中處理報銷業(yè)務(wù)將推動財務(wù)管理水平上一個新臺階。由于統(tǒng)一了Z集團(tuán)總部所有業(yè)務(wù)類別的可操作性，從而實現(xiàn)了Z集團(tuán)所有業(yè)務(wù)類別的統(tǒng)一。此外，中心還對報銷工作流程中所可能存在的風(fēng)險點(diǎn)進(jìn)行明確，規(guī)范了報銷過程中的風(fēng)險控制操作，精簡重復(fù)性的環(huán)節(jié)以降低人工成本。在這一優(yōu)化過程中，其將原本的二級審核進(jìn)行了精簡，將大量的手工復(fù)檢工作進(jìn)行去除，將一部分財務(wù)人員從原有復(fù)雜煩瑣的財務(wù)工作中解放出來，以投入其他的技術(shù)性崗位。

2.應(yīng)付類業(yè)務(wù)流程。集團(tuán)公司與供應(yīng)商間的結(jié)算業(yè)務(wù)一般稱為應(yīng)付類業(yè)務(wù)。Z集團(tuán)推動內(nèi)部商城的建設(shè)以提供給轄區(qū)內(nèi)公司一個良好的交易平臺，以通轉(zhuǎn)通的方式提高簽約水平，在保障供應(yīng)質(zhì)量的同時降低企業(yè)的成本，增強(qiáng)其議價能力。同時減輕了二級機(jī)構(gòu)和二級機(jī)構(gòu)簽訂合同的壓力。同時，高層合同簽訂方式也能夠?qū)⒍墮C(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)壓力釋放，促使其全心投入訂單執(zhí)行工作中，顯著提升其業(yè)務(wù)效率。并且這類應(yīng)付類業(yè)務(wù)經(jīng)由內(nèi)部商城的交易將能夠縮短審批流程。系統(tǒng)下單后，直接生成會計業(yè)務(wù)，由財務(wù)共享服務(wù)中心人員完成付款。

三、Z集團(tuán)財務(wù)共享中心項目的實施

（一）合理的中心選址

由于Z集團(tuán)屬于規(guī)模大、分支機(jī)構(gòu)眾多的大型集團(tuán)公司。其財務(wù)共享服務(wù)中心的選址將會影響其內(nèi)員工的生活通勤。選址失當(dāng)將會促使中心員工的工作生活受到影響而流失。在考慮區(qū)位選擇時，Z集團(tuán)選擇了省屬公司所在地成立。省屬公司處于當(dāng)?shù)厥鞘?，首先在?jīng)濟(jì)上較為繁榮，而且由于省屬公司的規(guī)模也相對更大，企業(yè)的財務(wù)人員集中于此，能夠為財務(wù)共享服務(wù)中心輸送大量的財務(wù)人員，并且也不會對財務(wù)人員的工作、生活產(chǎn)生過大的影響。

（二）定期的組織人員培訓(xùn)

財務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)工作相較于集團(tuán)公司原先的財務(wù)工作有所不同，其更加需要具有專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化的處理工作技能，因此，需要針對財務(wù)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，促使其能夠更好地利用中心的優(yōu)勢特性，熟悉這一環(huán)境下的企業(yè)財務(wù)管理模式，以進(jìn)一步提升企業(yè)的財務(wù)管理質(zhì)量與效率。此外，需要將不同業(yè)務(wù)模塊，不同系統(tǒng)管理人員進(jìn)行分開培訓(xùn)，以確保培訓(xùn)內(nèi)容切實貼合員工的實際工作，防止不同層級員工混編造成培訓(xùn)混亂。

（三）有效的運(yùn)營管理體系

財務(wù)共享服務(wù)中心的穩(wěn)定運(yùn)行發(fā)展離不開完善的管理體系的支撐。Z集團(tuán)設(shè)立了平衡計分卡為基礎(chǔ)的績效考核方式，使得中心員工的個人發(fā)展與集團(tuán)發(fā)展目標(biāo)相一致，以促使集團(tuán)企業(yè)與員工的共同進(jìn)步發(fā)展。并且其也建立了完善的客戶投訴管理平臺，使得中心的服務(wù)工作受到集團(tuán)內(nèi)外的共同監(jiān)督，提高了Z集團(tuán)財務(wù)共享中心的客戶滿意度。

四、結(jié)論

本文通過分析Z集團(tuán)的建設(shè)方案，得出如下幾點(diǎn)結(jié)論：第一，企業(yè)應(yīng)明確構(gòu)建財務(wù)共享中心的目的，以目的為出發(fā)點(diǎn)為集團(tuán)量身打造適合自身的財務(wù)共享中心，并且分析和評估建設(shè)共享中心的必要性和可行性。第二，在構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)時，要通過和集團(tuán)員工的溝通增強(qiáng)界面的可理解性，從而提高業(yè)務(wù)處理效率。第三，財務(wù)共享中心的實施過程中需要根據(jù)企業(yè)的運(yùn)營和戰(zhàn)略目標(biāo)，建立一套科學(xué)、有效的績效評價體系，例如：財務(wù)共享服務(wù)中心整體組織績效和員工個人的工作績效評價等。