試析如何實現(xiàn)醫(yī)院設備檔案的規(guī)范化管理

朱廣慧 哈巴河縣人民醫(yī)院

一個醫(yī)院的綜合水平是體現(xiàn)在多個方面的，其中就包括醫(yī)院內(nèi)部對醫(yī)院設備檔案的管理。但是現(xiàn)在的大部分醫(yī)院都不重視設備檔案的管理，這就使得整體上管理意識薄弱、管理資金存在不足、制度存在缺陷等問題。不過已經(jīng)有醫(yī)院管理層開始注重對醫(yī)院設備檔案管理的問題，醫(yī)院也在這方面引進相關(guān)的人才，這就使得對于醫(yī)院設備檔案如何實現(xiàn)規(guī)范化管理需要一定的理論支撐和指導，本文就是基于現(xiàn)實提出一些理論，并且從實際問題著手分析如何解決。

一、醫(yī)院設備檔案管理的任務和內(nèi)容

檔案管理就是要將相關(guān)信息資料進行收集、歸納、統(tǒng)計、分析、保存以及利用。而醫(yī)院設備檔案管理的任務則是要在能夠科學保管檔案資料的基礎之上提高醫(yī)院設備利用的有效性，使醫(yī)院的工作人員在使用醫(yī)療設備或者為醫(yī)院設備進行維修和更新的時候能夠掌握靠譜的技術(shù)資料[1]。醫(yī)院的檔案資料構(gòu)成非常復雜，包含了籌購資料、技術(shù)資料、報廢審批等內(nèi)容，這就要求醫(yī)院設備檔案的管理人員在工作時要將這些復雜的資料及時進行存檔并且定期更新或者檢補檔案資料信息。醫(yī)院的工作極為繁雜而且又事關(guān)生命健康，這就需要醫(yī)院工作人員在進行本職工作時如果需要調(diào)用檔案資料就要迅速及時完成，因此滿足醫(yī)院工作人員調(diào)用檔案資料也是醫(yī)院設備檔案管理的主要任務之一。在充分了解了醫(yī)院設備檔案管理的任務及其內(nèi)容之后才能夠明白如何將設備檔案管理規(guī)范化。

二、采集醫(yī)院設備發(fā)展趨勢、產(chǎn)品變化等信息

如今醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展速度令人驚嘆，醫(yī)院設備更新?lián)Q代的速度也越來越快，而且現(xiàn)在的醫(yī)療儀器都開始往高精尖的方向發(fā)展，這就給醫(yī)院設備檔案管理人員提出了一個工作要求：及時跟進醫(yī)院設備的發(fā)展趨勢以及產(chǎn)品變化等種種信息。而且要把這當成是一項定期工作來對待。設備檔案管理人員不僅要將現(xiàn)有的資料保管好，而且對于國內(nèi)外的與產(chǎn)品有關(guān)聯(lián)的信息也要多加留心，將有用的信息進行抄錄、歸納和保存。比如一些重大醫(yī)療會議的資料、相關(guān)報刊、雜志，醫(yī)療設備展銷會呈現(xiàn)的信息、廠商關(guān)于技術(shù)更新的資料等，這些都是管理人員需要及時跟進了解的時候而且還要做到分析歸納、建立檢索目錄，然后將其保存在固定的檔案框架里，這樣能方便他人查閱的同時還可以為日后醫(yī)院想要更新設備、購買設備提供一定的依據(jù)。

三、建立設備檔案要全面、系統(tǒng)以及規(guī)范

檢閱一份檔案是否具有足夠的價值的條件之一就是要看這份檔案是否完整，所以為了保證檔案具有完整性，我們既要留意普遍性資料也要對技術(shù)性的資料多加留心。比如在醫(yī)院決定購買進一批設備時，管理人員既要收集完整的與設備相關(guān)的資料又要通過國際國內(nèi)各個展銷會所呈現(xiàn)出的信息進行對比。購買進醫(yī)療設備往往要經(jīng)過幾個重要流程如設備論證、開箱檢驗、設備試用等，在這些過程中需要檔案資料具有完整性才能萬無一失完成設備驗收的全部過程，如果在某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)檔案資料缺失的狀況那么管理人員就要及時地進行檢索，這一點關(guān)乎到設備適用所以非常重要[2]。當醫(yī)院收到設備之后，檔案管理人員和技術(shù)人員應該都要出現(xiàn)在現(xiàn)場，管理人員要記錄好廠家發(fā)送過來的設備信息并且做好驗收報告，然后將維修單、購買合同、使用說明書、技術(shù)說明書等一并歸檔進行管理。將每一類設備的全部收集完整之后就要馬上開始進行目錄的編排，并且收入到案卷里。其中比較麻煩的就是將不同種類的設備進行編碼檢索了，這需要醫(yī)院提供擁有專業(yè)的統(tǒng)計分析知識的人才來完成。

四、建立管理制度

對于醫(yī)院設備，在滿足醫(yī)院的正常需要之外，最重要的就是對這些設備進行維護以及保養(yǎng)，所以對于醫(yī)院設備檔案的管理要有一套嚴格的規(guī)章制度與之相匹配。比如某個部門要使用到某個醫(yī)療設備時就要填寫登記表，然后才可以交給使用的部門。而且對于登記簿要定期檢查，這樣才可以將責任落實到具體部門身上，防止出現(xiàn)責任無人擔當?shù)那闆r。如果有醫(yī)院職工或者部門需要查閱檔案資料則一定要進行借閱登錄并且進行簽字，還要建立相應的追查丟失責任制度。醫(yī)院的人才流動是常有的事，所以要多加留意如果有人才進行調(diào)動時要查詢其是否有過借閱的記錄，如若有則要及時追回進行重新登記。

五、充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息優(yōu)勢

當今是互聯(lián)網(wǎng)時代，互聯(lián)網(wǎng)對于資料信息的管理有著傳統(tǒng)手段不可比擬的快捷、方便以及有效性，所以醫(yī)院設備檔案管理工作人員還要注重將計算機運用到日常工作當中去。計算機一大優(yōu)勢就是體現(xiàn)在檢索、統(tǒng)計以及數(shù)據(jù)分析的高效性上面，所以檔案管理人員可以將檔案資料單獨制作成一份電子檔案上傳到醫(yī)院存檔保存下來，既能方便管理還可以方便他人查閱。

六、總結(jié)語

現(xiàn)階段的醫(yī)院都已經(jīng)有了培養(yǎng)專業(yè)的設備檔案管理人才的意識，所以可以肯定的是在未來醫(yī)院設備檔案管理一定會往更科學和規(guī)范化的道路發(fā)展，不過人才的培養(yǎng)不是立竿見影的事，所以在現(xiàn)階段還是需要一定的規(guī)章制度形成根本保障，這樣才能切實完成檔案管理規(guī)范化。