企業(yè)物資采購中的產(chǎn)品質(zhì)量控制

周劍晨 江蘇省新材料科技發(fā)展有限公司

江蘇省新材料科技發(fā)展有限公司是中江國際集團(tuán)工程物資采購中心的具體實(shí)施單位，代表集團(tuán)履行工程物資集中采購職能。集團(tuán)工程物資的采購工作是保證國內(nèi)外項(xiàng)目順利實(shí)施的重要環(huán)節(jié)，物資采購工作一方面要遵循行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和國家法律法規(guī)，做到“渠道透明”“價(jià)格透明”“流程透明”外，更重要的保證產(chǎn)品質(zhì)量，保證公司項(xiàng)目順利進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)集約化經(jīng)營、規(guī)?；少徯б?。

一、企業(yè)物資采購中“質(zhì)量控制”存在的問題

首先，采購合同簽訂條款不全面、不嚴(yán)謹(jǐn)。

有些企業(yè)采購合同條款中僅明確了物資名稱、品牌、型號、數(shù)量、實(shí)物圖片、驗(yàn)收時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)及方法等。但往往會(huì)忽視以下內(nèi)容：1、不合格品處理方法的量化。2、未將“驗(yàn)收單”納入合同條款。合同中如果約定，公司驗(yàn)貨并不能免除供應(yīng)商或廠家對所供貨物的質(zhì)量所負(fù)的全部責(zé)任，這樣就能從源頭上確保供應(yīng)商重視供貨過程中質(zhì)量把關(guān)。

其次，物資驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、方式未細(xì)化，驗(yàn)收工具不齊全。

物資驗(yàn)收是采購質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié)，作為專業(yè)的物資采購企業(yè)，會(huì)面臨采購物資種類繁多，數(shù)量龐大，供應(yīng)商資質(zhì)參差不齊等問題，這給企業(yè)驗(yàn)貨帶來巨大挑戰(zhàn)。很多企業(yè)，未能整理出一套“行之有效”的驗(yàn)貨標(biāo)準(zhǔn)與方法，依賴“質(zhì)保金”“驗(yàn)收單”等單一方式進(jìn)行驗(yàn)貨質(zhì)量把控，這大大的影響了驗(yàn)收效率與質(zhì)量。特別是在采購?fù)救藛T緊張的情況下，高強(qiáng)度的工作以及效率低下，容易造成“驗(yàn)收事故”，給企業(yè)帶來巨大損失。同時(shí)，一些專業(yè)物資需要專業(yè)驗(yàn)收工具，例如：測量鍍鋅層厚度的工具，僅有的千分尺、游標(biāo)卡尺等測量，如有數(shù)字顯示的測量工具，就更有利于驗(yàn)收。

最后，“采購計(jì)劃單”不明確，造成采購物品質(zhì)量存在偏差，無法使用。

采購物資針對不同的用途，其性能相差很大，價(jià)格也會(huì)相差數(shù)倍。例如，當(dāng)采購計(jì)劃單中只注明品牌、型號或主要參數(shù)但沒有備注具體使用要求，采購員往往會(huì)根據(jù)“經(jīng)驗(yàn)”自行判斷采購，造成使用中出現(xiàn)質(zhì)量問題。又如，采購小型工具、貨值低的材料及耗材等貨物時(shí)，因采購計(jì)劃單中經(jīng)常不注明品牌、檔次等，僅通過比較方式采購后比較容易選擇價(jià)格低的產(chǎn)品，容易出質(zhì)量問題。

二、采購物資質(zhì)量控制方法

（一）內(nèi)部質(zhì)量控制

1.采購合同條款控制

首先，采購合同中除了明確采購物資的名稱、品牌、型號、數(shù)量、實(shí)物圖片（如必要）等基本要素外，還應(yīng)明確驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法、不合格品處理方法（量化）。

其次，合同中應(yīng)要求生產(chǎn)廠家出具驗(yàn)貨自檢單（必須是生產(chǎn)廠家出具的），驗(yàn)貨自檢單上應(yīng)注明合同中規(guī)定的項(xiàng)目名稱、甲方名稱、驗(yàn)貨內(nèi)容等，由生產(chǎn)廠家質(zhì)檢人員簽字并蓋生產(chǎn)廠家章。該自檢單是作為支付貨款的依據(jù)之一，但該驗(yàn)貨自檢單并不能免除生產(chǎn)廠家及合同供應(yīng)商對于所供產(chǎn)品質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等的全部責(zé)任。

最后，采購計(jì)劃單中對品牌、型號或參數(shù)標(biāo)準(zhǔn)不明確的，采購員在與項(xiàng)目部、供貨商進(jìn)行充分溝通后，需在詢價(jià)單中將品牌、參數(shù)等要素標(biāo)注齊全，在采購合同中也需要標(biāo)注齊全。

2.貨物驗(yàn)收控制

1）現(xiàn)場驗(yàn)貨：適用于過去一年內(nèi)無任何質(zhì)量問題成功合作少于3次的廠家或供應(yīng)商，尤其針對主要材料設(shè)備、公司重點(diǎn)項(xiàng)目，適用范圍包括各專業(yè)主要材料設(shè)備、電動(dòng)手動(dòng)工具、小型機(jī)械設(shè)備、施工輔材等。

2）遠(yuǎn)程驗(yàn)貨：適用于過去一年內(nèi)無任何質(zhì)量問題成功合作3次及以上的廠家或供應(yīng)商，且須保留至少5%質(zhì)保金或銀行質(zhì)保函。

3）驗(yàn)貨要求

除廠家的驗(yàn)貨自檢單外，驗(yàn)貨需保留驗(yàn)收過程資料（照片、視頻、必要時(shí)留樣封樣等），填寫驗(yàn)收記錄，合格的驗(yàn)收記錄作為支付發(fā)貨款的必要條件；如發(fā)現(xiàn)不合格應(yīng)立即匯報(bào)，并與供應(yīng)商溝通，對不合格事實(shí)進(jìn)行確認(rèn)后按合同條款處理。

驗(yàn)收記錄中的貨物信息（須附完整合同、圖紙）、驗(yàn)收內(nèi)容采購經(jīng)理負(fù)責(zé)填寫，驗(yàn)貨人員以采購經(jīng)理為主，特殊情況由上級協(xié)調(diào)部門同事按采購經(jīng)理要求完成驗(yàn)收，過程資料及驗(yàn)收記錄由采購經(jīng)理確認(rèn)并收集。驗(yàn)收記錄正本交由采購部專人留存，同時(shí)將驗(yàn)貨相關(guān)資料集中存放在服務(wù)器合同過程文件夾內(nèi)，分不同項(xiàng)目與合同號保存，如廠家或第三方檢測報(bào)告、合格證、施工或安裝說明、視頻、照片、驗(yàn)貨單掃描件等資料。

每批次合同貨物均須由廠家出具的驗(yàn)貨自檢單；驗(yàn)收過程中須充分利用各類必要驗(yàn)收工具，廠家驗(yàn)收時(shí)可提前要求其準(zhǔn)備相應(yīng)工具；廠家或供應(yīng)商須提供檢測報(bào)告、合格證等，如須隨貨發(fā)運(yùn)，則由采購經(jīng)理掃描或拍照留底。如有必要，由我司人員與廠家或供應(yīng)商共同送到雙方認(rèn)可的第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測，送樣須留存樣。

4）驗(yàn)收內(nèi)容

基礎(chǔ)驗(yàn)收：品名、品牌、數(shù)量、包裝、嘜頭等基礎(chǔ)要求。

專項(xiàng)驗(yàn)收：外觀、色澤、規(guī)格型號、尺寸、重量、厚度、加工工藝如焊接、拼縫等，根據(jù)不同貨物會(huì)有不同要求逐步匯總?cè)缦拢?/p>

大型機(jī)械設(shè)備類：外觀、新舊程度、機(jī)械銘牌、試運(yùn)行情況；

機(jī)械配件：外觀、品牌或產(chǎn)地、規(guī)格型號、配件編號；

水暖、機(jī)電產(chǎn)品：外觀、色澤或顏色、規(guī)格型號、厚度、設(shè)備銘牌或標(biāo)簽、加工工藝如焊接、拼縫、試運(yùn)行情況；

土建物資如鋼材等：外觀、色澤、產(chǎn)地、規(guī)格、尺寸、厚度、過磅或理算重量、鋅層；

裝修材料：外觀、顏色、尺寸、厚度。

資料驗(yàn)收：驗(yàn)貨自檢單、廠檢報(bào)告、第三方檢測報(bào)告、3C或其他國家強(qiáng)制認(rèn)證、操作與保養(yǎng)手冊。

3.加強(qiáng)采購員與項(xiàng)目人員溝通

采購員需加強(qiáng)與項(xiàng)目部、生產(chǎn)廠家或供貨商進(jìn)行溝通，必要時(shí)建立三方的溝通群。目前有些采購計(jì)劃單只寫了一個(gè)簡單的品名，沒有型號及相關(guān)參數(shù)等，這就需要采購員多花些時(shí)間通過溝通群對參數(shù)等進(jìn)行明確，確保采購的貨物就是項(xiàng)目部所需要的。

4.成立專業(yè)的監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)與審查機(jī)構(gòu)，提升采購員“專業(yè)水平”

企業(yè)除了在合同條款等源頭上保證物資質(zhì)量、嚴(yán)把驗(yàn)貨質(zhì)量、提升自身“采購員”專業(yè)水平的同時(shí)，還應(yīng)成立專業(yè)的監(jiān)督管理和審查部門，參與到企業(yè)物資質(zhì)量核算過程中，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量檢測和審核的準(zhǔn)確性。

（二）外部質(zhì)量控制

外部控制針對設(shè)備材料類型、生產(chǎn)廠家與貿(mào)易商或代理商的不同情況，在質(zhì)保金上實(shí)行區(qū)別對待。

1.設(shè)備、定制加工產(chǎn)品（如鋼結(jié)構(gòu)、幕墻等）類：質(zhì)保金按照合同總金額的10%保留，在委托單位收貨確認(rèn)無問題后支付，質(zhì)保時(shí)間為交貨后6個(gè)月或12個(gè)月（根據(jù)不同產(chǎn)品靈活掌握，質(zhì)保期有特殊要求的以長期為準(zhǔn)）。生產(chǎn)廠家規(guī)模大，知名度高且質(zhì)量一貫可靠的，可以通過無附加條件“見索即付”的銀行質(zhì)保函代替質(zhì)保金。長期合作、簽約次數(shù)頻繁的我司戰(zhàn)略供應(yīng)商，可由一份上述質(zhì)保函進(jìn)行覆蓋。貿(mào)易商或代理商，也可提供無附加條件“見索即付”的銀行質(zhì)保函。

2.一般材料、配件類：合同金額2萬元以上的質(zhì)保金按照5%保留，在委托單位收貨確認(rèn)無問題后支付，最長不超過交貨后6個(gè)月。如委托單位不能立刻判斷是否有質(zhì)量問題的貨物，可延長質(zhì)保時(shí)間交貨后12個(gè)月。合同金額2萬及以下可不保留質(zhì)保金。

3.如委托單位為控制成本，對是否保留質(zhì)保金有明確意見的，可以向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，獲得批準(zhǔn)后可取消質(zhì)保金。

三、結(jié)束語

企業(yè)物資采購與企業(yè)的發(fā)展息息相關(guān)，為了滿足社會(huì)的發(fā)展需求，相關(guān)部門需要全面檢測企業(yè)物資的整體質(zhì)量，以保證企業(yè)生產(chǎn)的整體水平和質(zhì)量[2]。明確的采購單，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟少徍贤?，全面?xì)致的貨物驗(yàn)收是采購工作順利進(jìn)行必要條件，更是保證采購物資質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。在遵循法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的前提下，降低采購成本，保證產(chǎn)品質(zhì)量，才能使得企業(yè)走上集約化經(jīng)營、規(guī)?；少彽牡缆?。