基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理發(fā)展策略

韓繼平

摘要：企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、技術(shù)變革和科研活動(dòng)的真實(shí)記錄與反映，在企業(yè)管理各方面發(fā)揮著不可替代作用。將知識(shí)管理引入檔案管理信息化建設(shè)中，能充分發(fā)揮檔案信息存儲(chǔ)作用，挖掘檔案信息中的知識(shí)，為企業(yè)發(fā)展提供充足的知識(shí)儲(chǔ)備。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理;檔案管理;發(fā)展策略

檔案記錄了企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中所取得的發(fā)展成果與積累的寶貴經(jīng)驗(yàn)，檔案管理作為支持企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要信息源及知識(shí)源，越來(lái)越受到人們的重視。隨著企業(yè)信息化的深入，檔案管理的復(fù)雜性將大幅增加，這給信息知識(shí)的發(fā)掘、檢索、共享利用帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)。因此，研究基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理發(fā)展具有重要意義。

一、知識(shí)管理含義

知識(shí)管理是指在組織中構(gòu)建一個(gè)人文與技術(shù)兼?zhèn)涞闹R(shí)系統(tǒng)，讓組織中的資訊與知識(shí)，透過(guò)獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)新等過(guò)程，達(dá)到知識(shí)不斷創(chuàng)新，并進(jìn)而回饋到知識(shí)系統(tǒng)內(nèi)，形成永不間斷的累積個(gè)人與組織的知識(shí)，并最終形成企業(yè)管理的知識(shí)資本，有助于企業(yè)做出正確決策，以適應(yīng)市場(chǎng)變化。

二、基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理問題

1、管理觀念落后。企業(yè)檔案管理不僅是對(duì)與企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)實(shí)際相關(guān)信息資源的管理，也是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)成果的一種觀念。從目前信息技術(shù)的發(fā)展水平來(lái)看，企業(yè)檔案管理觀念與信息技術(shù)水平并未保持一致。企業(yè)管理者對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)還保留在原始階段，缺乏對(duì)信息資源管理重要性的重視，甚至少數(shù)企業(yè)仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。雖然一些企業(yè)已開始意識(shí)到信息資源管理在發(fā)展中的重要性，著手深化檔案管理改革，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。但在改革進(jìn)程中，一些企業(yè)存在一些盲目性，缺乏專業(yè)的檔案管理理念為支撐，致使企業(yè)過(guò)于重視檔案管理體系的建設(shè)，而忽視了信息資源的循環(huán)開發(fā)利用，最終使檔案管理改革未達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

2、企業(yè)檔案管理人員知識(shí)水平低。企業(yè)檔案管理要充分實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，檔案管理者的知識(shí)水平是一個(gè)必不可少的重要因素。目前，企業(yè)檔案部門的準(zhǔn)入門檻低，專業(yè)性弱，甚至不是專業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致檔案管理效率低下，而且制約了檔案知識(shí)管理的發(fā)展。大多數(shù)檔案管理人員與企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)嚴(yán)重脫節(jié)，若不充分了解企業(yè)檔案信息需求，就無(wú)法有效、深入地開發(fā)企業(yè)檔案中的知識(shí)信息。知識(shí)是經(jīng)加工后信息，檔案是記錄信息的載體。因此，檔案管理人員只有具備較高的專業(yè)素養(yǎng)，在日常工作中對(duì)檔案信息及企業(yè)需求進(jìn)行挖掘分析，將企業(yè)檔案中有價(jià)值的信息加工整理成知識(shí)，才能根據(jù)企業(yè)需求提供信息服務(wù)。

3、檔案管理技術(shù)落后。隨著社會(huì)科技的發(fā)展，企業(yè)也進(jìn)入了自動(dòng)化、智能化時(shí)代。雖然企業(yè)在生產(chǎn)、銷售、辦公服務(wù)等方面發(fā)生了變革，但企業(yè)檔案部門仍采用傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)。傳統(tǒng)檔案管理方式已不能適應(yīng)時(shí)代變化及企業(yè)發(fā)展，然而，目前我國(guó)大多數(shù)企業(yè)的檔案工作仍采用傳統(tǒng)檔案管理模式。傳統(tǒng)檔案管理主要針對(duì)紙質(zhì)檔案手工管理，缺乏對(duì)檔案內(nèi)容特別是檔案中信息資源的深入挖掘，難以滿足知識(shí)管理要求?，F(xiàn)在企業(yè)已實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)辦公，一些企業(yè)已走在人工智能的前沿。然而，在企業(yè)檔案管理部門，信息化的步伐仍停滯不前，檔案信息資源開發(fā)不僅效率低下，而且難以實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享。因此，創(chuàng)新檔案管理技術(shù)是企業(yè)檔案管理發(fā)展的一大挑戰(zhàn)。

4、企業(yè)檔案知識(shí)開發(fā)缺乏深度挖掘。企業(yè)檔案部門不僅保存了企業(yè)成立以來(lái)豐富的館藏資源，而且在企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)中也包含了各種文檔資料。館藏資源數(shù)字化雖已實(shí)現(xiàn)，但檔案的“保存”、“安全”和“借閱難”問題也得到了有效解決。當(dāng)前，需考慮原檔案、現(xiàn)檔案電子化、數(shù)字化存儲(chǔ)和查閱，但始終缺乏對(duì)企業(yè)檔案的深入挖掘;此外，知識(shí)管理包括顯性、隱性知識(shí)管理，其中，顯性知識(shí)是指能在文本中看到并用語(yǔ)言表達(dá)的信息。隱性知識(shí)是指需通過(guò)經(jīng)驗(yàn)及智慧獲得的信息，而不是通過(guò)語(yǔ)言傳遞的信息。然而，檔案管理者只注重檔案內(nèi)容，不注重檔案知識(shí)管理，未深入挖掘利用檔案顯性、隱性知識(shí)。

三、基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理發(fā)展策略

1、轉(zhuǎn)變管理理念。要使知識(shí)管理與企業(yè)檔案管理充分結(jié)合，必須更新傳統(tǒng)觀念。一方面，要樹立“大檔案”觀念。一般來(lái)說(shuō)，人們將檔案視為歷史記錄，以此限制檔案范圍，而忽視了檔案產(chǎn)生背景、操作步驟、設(shè)計(jì)理念、流通過(guò)程等。事實(shí)上，檔案生成過(guò)程可能比檔案本身更有意義，所以在企業(yè)檔案管理中，應(yīng)關(guān)注檔案信息生成過(guò)程，從各環(huán)節(jié)提取知識(shí)信息，更全面地掌握檔案資料。另一方面，應(yīng)注重檔案共享和創(chuàng)新。知識(shí)管理的核心在于知識(shí)共享和創(chuàng)新，從側(cè)面看，檔案是企業(yè)知識(shí)的重要載體。企業(yè)檔案管理不是單方面收藏和保存，而是開發(fā)信息內(nèi)容，提取具有內(nèi)涵和價(jià)值的知識(shí)信息，并再加工，實(shí)現(xiàn)信息共享，為企業(yè)管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)等提供支持。此外，企業(yè)的各種工作細(xì)則、業(yè)務(wù)流程和規(guī)范等還能從檔案歷史記錄中提取有用信息，加以改進(jìn)，進(jìn)一步挖掘檔案資料價(jià)值。

2、提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)?；谥R(shí)管理的企業(yè)檔案管理不僅需專業(yè)檔案管理人員，而且需較高的知識(shí)管理能力。企業(yè)檔案知識(shí)管理包括檔案知識(shí)收集、整理、加工、利用和共享等。這一系列復(fù)雜過(guò)程，檔案工作者要求具備信息技術(shù)技能、與檔案知識(shí)管理相關(guān)的專業(yè)技能及職業(yè)道德素質(zhì)。因此，檔案管理者應(yīng)不斷學(xué)習(xí)知識(shí)管理理論知識(shí)，提高自身職業(yè)素質(zhì)，使自己能勝任檔案知識(shí)管理工作。企業(yè)應(yīng)提高檔案管理人員準(zhǔn)入門檻，招聘專業(yè)檔案知識(shí)管理人員，邀請(qǐng)知識(shí)管理專家入職培訓(xùn)等。每個(gè)業(yè)務(wù)部門有不同業(yè)務(wù)工作，工作中形成與需要的知識(shí)也不同。檔案管理人員除具備專業(yè)知識(shí)管理技能外，還需了解企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中業(yè)務(wù)工作及知識(shí)管理理論，只有這樣才能為企業(yè)提供高質(zhì)量知識(shí)服務(wù)。

3、創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，建立檔案管理知識(shí)庫(kù)。①信息技術(shù)在企業(yè)管理中發(fā)揮了巨大作用，檔案知識(shí)管理需信息技術(shù)支持。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理技術(shù)落后，不能滿足檔案知識(shí)管理實(shí)際需要。企業(yè)要加大對(duì)檔案部門的資金投入，進(jìn)行檔案管理技術(shù)創(chuàng)新;②積極運(yùn)用信息技術(shù)創(chuàng)新建設(shè)檔案管理知識(shí)庫(kù)，通過(guò)檔案管理知識(shí)庫(kù)的建設(shè)，收集保存企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的文件資料及知識(shí)，更好地共享檔案知識(shí)。一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)知識(shí)庫(kù)需企業(yè)業(yè)務(wù)流程活動(dòng)中形成的文件資料，包括產(chǎn)品、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)、客戶等信息。所構(gòu)建的知識(shí)庫(kù)通過(guò)信息技術(shù)將企業(yè)活動(dòng)中知識(shí)綜合整理并存儲(chǔ)在知識(shí)庫(kù)中。企業(yè)各部門和員工能及時(shí)有效獲取知識(shí)，企業(yè)各部門有價(jià)值的信息能存儲(chǔ)在知識(shí)庫(kù)中，促進(jìn)企業(yè)知識(shí)共享和創(chuàng)新。企業(yè)人員流動(dòng)不可避免，通過(guò)記錄每個(gè)員工創(chuàng)造的知識(shí)成果和業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，知識(shí)庫(kù)避免了才隨人走，從而削弱了企業(yè)知識(shí)儲(chǔ)量。

4、注重檔案知識(shí)深入開發(fā)利用。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)為自身發(fā)展必須進(jìn)行知識(shí)管理，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)自覺承擔(dān)起企業(yè)知識(shí)管理的重任。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)改變過(guò)去傳統(tǒng)檔案管理模式，注重檔案知識(shí)深入開發(fā)利用，成為檔案知識(shí)管理開發(fā)者、管理者、服務(wù)者，拓寬檔案管理職能。知識(shí)管理比傳統(tǒng)檔案管理更為復(fù)雜，隱性知識(shí)的開發(fā)利用比顯性知識(shí)更復(fù)雜困難。①企業(yè)需制定知識(shí)共享規(guī)則，確保在不侵犯?jìng)€(gè)人利益情況下實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享，只有這樣才能得到企業(yè)員工的大力支持及積極共享;②信息技術(shù)在企業(yè)工作中起著重要作用，檔案管理部門需引進(jìn)先進(jìn)信息技術(shù)，有效挖掘檔案知識(shí);③隱性知識(shí)具有特殊性及不可替代性，是企業(yè)中包含的知識(shí)資產(chǎn)。檔案管理部門應(yīng)選擇有經(jīng)驗(yàn)、有智慧的知識(shí)管理人員進(jìn)行隱性知識(shí)開發(fā)。

參考文獻(xiàn)

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