淺析國(guó)有企業(yè)檔案管理工作中的問題

朱帥

國(guó)企檔案管理正是國(guó)企改革的重要一環(huán)，因?yàn)闄n案管理隨著社會(huì)的進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展逐漸復(fù)雜化，為企業(yè)的良性發(fā)展也起到了至關(guān)重要的作用，因?yàn)闄n案管理已經(jīng)和企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等各方面融合為一體，但是目前國(guó)有企業(yè)的檔案管理中依舊存在著諸多問題，如果不及時(shí)解決，會(huì)對(duì)企業(yè)的改革發(fā)展起到嚴(yán)重的滯后作用。本文主要從國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的問題著手分析，并提出了相關(guān)對(duì)策，以期為國(guó)企檔案管理工作水平的提升起到一定的啟示作用。

一、國(guó)有企業(yè)目前檔案管理的情況

目前我國(guó)有數(shù)量眾多的國(guó)有企業(yè)，在中央或地方政府的指導(dǎo)下，實(shí)現(xiàn)了多元化經(jīng)營(yíng)，而這類國(guó)企也逐漸發(fā)展成為企業(yè)集團(tuán)，目前已經(jīng)成為我過經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的中堅(jiān)力量，為我過經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到了不可或缺的重要作用，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)的管理也逐漸向現(xiàn)代化、科學(xué)化轉(zhuǎn)變，以企業(yè)的檔案管理而言，伴隨著信息技術(shù)的不斷革新，與傳統(tǒng)管理方式相比有了翻天覆地的變化，特別是規(guī)模較大的集團(tuán)公司，檔案管理有著一定的復(fù)雜性，因此亟待對(duì)管理進(jìn)行升級(jí)。本文主要針對(duì)國(guó)有企業(yè)集團(tuán)的檔案管理工作展開研究，這類集團(tuán)擁有一定數(shù)量的分公司或區(qū)域公司，這些公司中，大部分自負(fù)盈虧，具有相對(duì)獨(dú)立的地位。而這類企業(yè)集團(tuán)的檔案管理情況主要有一下幾個(gè)特點(diǎn)：

一是集團(tuán)公司在檔案管理中，對(duì)下屬的各個(gè)二級(jí)單位檔案管理具有監(jiān)督的權(quán)利，與此同時(shí)，集團(tuán)公司下屬的各公司在檔案管理中也具有較為獨(dú)立自主的權(quán)利，這是因?yàn)閲?guó)有企業(yè)集團(tuán)下屬的眾多單位中，大部分都具有獨(dú)立的企業(yè)法人;

二是集團(tuán)公司與下屬各個(gè)單位中，檔案管理情況和水平大有不同，一般來(lái)說(shuō)，集團(tuán)公司的檔案管理工作開展情況較好，相應(yīng)的檔案管理設(shè)備和水平也較為先進(jìn)，而且隨著多年的發(fā)展也都有科學(xué)的管理制度，但是集團(tuán)公司下屬的各個(gè)單位由于其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模較小、部門職權(quán)不清晰等原因，因此甚至有些單位甚至沒有專人進(jìn)行檔案管理，硬件設(shè)施也較差;

三是集團(tuán)公司下屬的各個(gè)單位在檔案管理的分類方面比較混亂，并未完全按照國(guó)有企業(yè)檔案分類規(guī)范對(duì)檔案進(jìn)行分類，這樣造成的后果主要有兩個(gè)方面，一方面在檢索檔案時(shí)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，另一方面也會(huì)造成檔案的丟失，為企業(yè)造成嚴(yán)重的損失;

四是集團(tuán)公司下屬各單位區(qū)位因素導(dǎo)致的，由于各單位根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的側(cè)重點(diǎn)不同，處于不同的區(qū)域，甚至有些較大的國(guó)有企業(yè)還跨越了不同的省份，因此集團(tuán)公司在對(duì)下屬單位檔案監(jiān)督工作的開展產(chǎn)生了較大的阻力。

二、國(guó)有企業(yè)檔案管理存在的問題分析

目前國(guó)有企業(yè)的檔案管理主要采用的是多級(jí)檔案室的辦法，即集團(tuán)公司設(shè)立專門的檔案管理部門，下屬的二級(jí)公司也專門設(shè)立相關(guān)的檔案室或辦公室，二級(jí)公司下屬單位也設(shè)立相關(guān)檔案管理部門，要求需要有專人負(fù)責(zé)。各級(jí)單位的檔案管理部門分別負(fù)責(zé)對(duì)本單位的檔案進(jìn)行歸檔管理等等，上級(jí)公司對(duì)下級(jí)公司的檔案進(jìn)行監(jiān)督。這種管理模式在企業(yè)成立之初是十分高效的，因?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展之初，人員構(gòu)成較為單一、數(shù)量較少，目前大多數(shù)國(guó)有企業(yè)的檔案管理依舊沿用這種方案，但隨著社會(huì)的進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的變化，企業(yè)部門的逐漸增加，各類專業(yè)人才越來(lái)越多，企業(yè)的人數(shù)也不斷增加，這種多級(jí)管理的方式也出現(xiàn)了諸多問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）監(jiān)督職能難以實(shí)現(xiàn)

無(wú)論是集團(tuán)公司，亦或其下屬的各個(gè)單位，檔案部門的工作開展主要是圍繞本單位進(jìn)行的，尤其是國(guó)有企業(yè)集團(tuán)中，集團(tuán)公司下屬的各單位具有獨(dú)立法人的情況下，各單位自主權(quán)較大，再加上檔案工作本身具有一定的復(fù)雜性，因此上級(jí)公司對(duì)下級(jí)公司檔案管理工作的監(jiān)督職能難以實(shí)現(xiàn)。事實(shí)上，對(duì)于大型的國(guó)有企業(yè)集團(tuán)而言，由于其下屬公司較多，甚至還存在諸多跨省集團(tuán)，因此在檔案管理的監(jiān)督工作開展中，上級(jí)公司對(duì)下級(jí)公司檔案的管理和檢查在頻率也很低，即便查出了問題，囿于各單位實(shí)際的條件，即便拿出了整改方案，也難以落實(shí)下去。

（二）資源整合不暢

資源整合是提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率的基礎(chǔ)，同時(shí)更是有力保障，然而目前國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作開展過程中，資源整合難以實(shí)現(xiàn)。集團(tuán)公司和下屬各單位各自對(duì)本公司的檔案進(jìn)行歸檔和管理，集團(tuán)公司的檔案室中，對(duì)下屬各單位的重要檔案并未留存?zhèn)浞荩@樣一來(lái)，檔案資源的整合難以實(shí)現(xiàn)。除此之外，目前國(guó)有企業(yè)還有一個(gè)重要的問題就是檔案的管理工作開展方向重點(diǎn)在管理性的檔案上，比如人事等等，而生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和技術(shù)方面的檔案較為輕視。

（三）管理人員綜合素質(zhì)低

一般而言，國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作屬于政工類，雖然目前政工工作的重要性已經(jīng)逐漸被企業(yè)管理者所重視，但這依舊不夠，從檔案管理部門的人員配置等方面可見一斑。檔案管理的復(fù)雜性除了要細(xì)致的將各類檔案分門別類之外，還對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)有較高的要求，因?yàn)闄n案除了人事、文書之外，還有經(jīng)營(yíng)、技術(shù)、生產(chǎn)等多方面的內(nèi)容，因此檔案從業(yè)人員要想勝任檔案管理工作，必須具有較高的知識(shí)儲(chǔ)備，必須對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、技術(shù)等知識(shí)都有較深的涉獵。但現(xiàn)實(shí)中，這類一專多能型人才大都放在了企業(yè)的生產(chǎn)領(lǐng)域，究其根本原因還是因?yàn)槠髽I(yè)對(duì)于檔案管理等政工方面工作的重視程度不夠，薪資水平也有一定的差別，因此難以吸引到綜合素質(zhì)較高的人才。除此之外，許多單位并未設(shè)置專門的檔案管理部門，而檔案管理工作的開展也有其他部門的員工進(jìn)行兼職，即便有專職檔案管理員，由于缺乏直接的晉升渠道，也使得管理員工作的積極性降低。再加上企業(yè)并未對(duì)檔案管理工作進(jìn)行專門的培訓(xùn)進(jìn)修，從而使得檔案管理工作的質(zhì)量難以得到保障。

三、國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的對(duì)策

（一）建立科學(xué)高效檔案管理體系

關(guān)于國(guó)有企業(yè)的檔案管理，我國(guó)早已經(jīng)出臺(tái)了相關(guān)法律，因此對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，應(yīng)該嚴(yán)格按照法律規(guī)定開展檔案管理工作。集團(tuán)公司作為企業(yè)的中心，應(yīng)該對(duì)下級(jí)各單位的檔案部門進(jìn)行統(tǒng)籌管理，整合各部門的重要檔案資料，并嚴(yán)格落實(shí)指導(dǎo)監(jiān)督任務(wù)，對(duì)于跨省集團(tuán)，也應(yīng)該及時(shí)開展督導(dǎo)工作，集團(tuán)公司可以利用信息技術(shù)，在云端對(duì)各下屬子分公司實(shí)現(xiàn)檔案工作的檢查，集團(tuán)公司下屬各單位也必須密切關(guān)注和配合集團(tuán)公司檔案管理的指示，根據(jù)集團(tuán)公司檔案室的規(guī)劃和目標(biāo)，再結(jié)合自身發(fā)展情況制定相應(yīng)的發(fā)展計(jì)劃，更好的與集團(tuán)公司進(jìn)行對(duì)接，建立高效的檔案管理體系，合理利用好檔案資源，為企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展打好根基。

（二）建立科學(xué)適宜的檔案管理制度

國(guó)有企業(yè)的檔案管理上長(zhǎng)期以來(lái)隨意性較大，其規(guī)章制度也較為陳舊，因此必須建立科學(xué)的檔案管理制度，因?yàn)槲ㄓ兄贫然拍鼙ＷC檔案管理的效率。集團(tuán)公司首先應(yīng)該根據(jù)自身發(fā)展?fàn)顩r，制定相應(yīng)的檔案管理制度，將檔案管理的細(xì)則明確張貼在檔案室之中，起到警醒作用。其次也要根據(jù)自身的發(fā)展情況及時(shí)對(duì)檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，尤其是對(duì)下級(jí)單位的檔案管理制度上，要深入了解下級(jí)單位的實(shí)際情況，對(duì)其檔案管理制度的制定和優(yōu)化進(jìn)行一定的指導(dǎo)，除此之外，為了使建立的檔案管理制度落到實(shí)處，必須定期對(duì)檔案管理的專職人員進(jìn)行考核，以保證檔案員能夠熟悉檔案管理制度，從而更好的勝任檔案管理工作。

（三）創(chuàng)新檔案管理的方式方法

隨著時(shí)代的進(jìn)步，信息化技術(shù)的不斷成熟，目前國(guó)內(nèi)外對(duì)檔案信息方面的管理早已運(yùn)用了更新的技術(shù)和方法，比如國(guó)內(nèi)為數(shù)眾多的企業(yè)早已經(jīng)引入了信息化的檔案管理系統(tǒng)，在檔案管理中發(fā)揮著重要作用，甚至還有些企業(yè)根據(jù)自身的實(shí)際情況，投資為自身量身打造除了檔案管理系統(tǒng)，極大的方便了檔案管理工作的進(jìn)行。但是有些企業(yè)引入的信息化管理手段，卻并未充分發(fā)揮其作用，因此必須深入挖掘檔案管理系統(tǒng)的潛力。首先，要利用檔案管理系統(tǒng)提升檔案管理工作的水平，比如對(duì)于規(guī)模較大的企業(yè)集團(tuán)，集團(tuán)公司可以運(yùn)用遠(yuǎn)程方式，在檔案管理系統(tǒng)中對(duì)下級(jí)各單位的檔案部門工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，這樣一來(lái)跨越了時(shí)間和空間的阻隔，加強(qiáng)了集團(tuán)公司檔案管理的統(tǒng)一調(diào)度能力。其次，利用檔案管理系統(tǒng)為企業(yè)管理做好“參謀”，檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)在于能夠?qū)⒏黝悪n案更為高效的進(jìn)行分類，在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理中，決策者可以利用檔案管理系統(tǒng)，將所需的相關(guān)檔案以電子文檔的方式任意打開，從而為決策者的決策起到輔助作用。

（四）打造高素質(zhì)檔案管理人才

要打造一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，首先需要企業(yè)對(duì)檔案管理真正重視起來(lái)，只有上層領(lǐng)導(dǎo)從思想上意識(shí)到檔案管理的重要性，才會(huì)積極推動(dòng)檔案管理工作的升級(jí)，也會(huì)帶動(dòng)更多的高素質(zhì)檔案管理人才加入到檔案管理工作中去。另一方面，應(yīng)該對(duì)檔案管理方面的專業(yè)性人才進(jìn)行引進(jìn)，增加檔案管理工作的新鮮血液，引入高素質(zhì)專業(yè)性的檔案管理人才，將專業(yè)的事情交給專業(yè)的人去做，才能真正發(fā)揮其作用，提升檔案管理工作的整體水平。除此之外，還應(yīng)該對(duì)檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容除了相關(guān)的檔案管理法律和企業(yè)規(guī)定之外，還要對(duì)檔案管理工作的方式方法以及多種專業(yè)知識(shí)開展培訓(xùn)，培訓(xùn)結(jié)束后要進(jìn)行考核，根據(jù)考核結(jié)果落實(shí)相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，從而激發(fā)檔案管理人員學(xué)習(xí)的積極性。

四、結(jié)語(yǔ)

對(duì)于國(guó)有企業(yè)而言，檔案管理工作是不可疏忽的一個(gè)重要內(nèi)容，尤其是在當(dāng)今轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，因?yàn)榱己玫臋n案管理體系不僅可以提升檔案管理工作的效率，同時(shí)也能為企業(yè)未來(lái)的可持續(xù)發(fā)展起到一定的輔助作用。本文主要就國(guó)企檔案管理工作中的問題進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)對(duì)策，旨在為國(guó)企檔案管理改革起到一定的啟示作用。

（作者單位：山西汾河焦煤股份有限公司）