淺談檔案數(shù)字化中的質(zhì)量控制

張志

傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化加工工作是檔案管理部門挖掘檔案信息資源、開展檔案信息化建設(shè)工作的重要內(nèi)容。作為社會(huì)信息資源的重要組成部分，各級(jí)各類檔案管理部門所存儲(chǔ)的檔案信息，在如今飛速發(fā)展的信息時(shí)代愈發(fā)顯得重要。

目前，我國(guó)的檔案數(shù)字化工作正進(jìn)入高速發(fā)展的時(shí)期，但是檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其中尚有很多問(wèn)題需要我們解決和探索，今天筆者將和大家一起探討檔案數(shù)字化工作中容易被忽視的重要環(huán)節(jié)—質(zhì)量控制。

在傳統(tǒng)的生產(chǎn)過(guò)程中為達(dá)到質(zhì)量要求所采取的作業(yè)技術(shù)和活動(dòng)稱為質(zhì)量控制，質(zhì)量控制是為了通過(guò)監(jiān)視質(zhì)量形成過(guò)程，消除質(zhì)量環(huán)上所有階段引起不合格或不滿意效果的因素。如今我們進(jìn)行的檔案數(shù)字化工作也是一種生產(chǎn)行為，其原材料為各類載體中記錄存儲(chǔ)的檔案信息資源，通過(guò)數(shù)字化加工形成可供社會(huì)通過(guò)信息技術(shù)手段多渠道、多方式進(jìn)行利用并方便安全保管的數(shù)字信息。數(shù)字檔案信息資源的質(zhì)量直接影響到利用和安全保管，所以質(zhì)量控制應(yīng)是我們進(jìn)行檔案數(shù)字化的重要內(nèi)容，在檔案數(shù)字化工作中引入成熟完善的質(zhì)量控制機(jī)制也是檔案信息化建設(shè)發(fā)展的必然要求。檔案數(shù)字化中的質(zhì)量控制工作應(yīng)隨著檔案數(shù)字化的前期準(zhǔn)備和實(shí)際開展兩個(gè)階段分步驟開展。

一、檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備工作中的質(zhì)量控制工作

（一）調(diào)研檔案數(shù)字化加工市場(chǎng)、了解先進(jìn)的數(shù)字化加工手段和技術(shù)設(shè)備，規(guī)劃好質(zhì)量控制工作

隨著我國(guó)各級(jí)各類檔案管理部門檔案數(shù)字化工作的深入開展，越來(lái)越多的IT企業(yè)進(jìn)入檔案數(shù)字化領(lǐng)域，各自標(biāo)榜自身的處理速度和企業(yè)規(guī)模，這令準(zhǔn)備采取外包形式進(jìn)行檔案數(shù)字化的檔案管理部門眼花繚亂。我們檔案管理部門應(yīng)堅(jiān)持質(zhì)量第一的檔案數(shù)字化工作原則，始終如一地將質(zhì)量作為檔案數(shù)字化工作的生命，對(duì)檔案數(shù)字化加工市場(chǎng)進(jìn)行全面的調(diào)研，選擇外包企業(yè)時(shí)應(yīng)以其成功案例的數(shù)字化質(zhì)量作為主要依據(jù)，綜合其企業(yè)規(guī)模、資質(zhì)、財(cái)務(wù)狀況、技術(shù)、市場(chǎng)影響力等因素進(jìn)行慎重選擇。同時(shí)，我們也要研究了解前沿技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備在檔案數(shù)字化質(zhì)量控制工作中的應(yīng)用情況，完善自身檔案數(shù)字化質(zhì)量控制中的技術(shù)措施。在檔案數(shù)字化項(xiàng)目規(guī)劃中要專門針對(duì)質(zhì)量控制的進(jìn)行步驟、工作程序等內(nèi)容作出相應(yīng)規(guī)劃。有條件的地區(qū)應(yīng)同時(shí)著手對(duì)檔案數(shù)字化工作監(jiān)理企業(yè)進(jìn)行調(diào)研，在檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量控制工作中若引入第三方機(jī)構(gòu)形成檔案管理部門、檔案數(shù)字化外包企業(yè)、監(jiān)理機(jī)構(gòu)三方負(fù)責(zé)的控制機(jī)制則可以極大地提高質(zhì)量控制工作水平。

（二）對(duì)本部門檔案保管情況做好調(diào)查分析，成立專門質(zhì)量控制機(jī)構(gòu)，明確職責(zé)分工

檔案管理部門對(duì)所保管檔案詳細(xì)的調(diào)查分析是檔案數(shù)字化工作的前提和基礎(chǔ)，是檔案數(shù)字化工作開展的重要依據(jù)，對(duì)質(zhì)量控制工作也有著重要意義。所保管檔案的內(nèi)容信息、數(shù)量、年代分布、載體形態(tài)、管理情況等是劃定數(shù)字化工作階段內(nèi)容的重要信息，也是確定檔案重要程度的主要根據(jù)，而重要檔案在實(shí)際數(shù)字化加工過(guò)程中需要按照質(zhì)量控制點(diǎn)重點(diǎn)監(jiān)控其數(shù)字化質(zhì)量。對(duì)重要檔案的數(shù)字化加工設(shè)立質(zhì)量控制點(diǎn)，是因?yàn)檫@些檔案的數(shù)字化質(zhì)量的后果影響較大其質(zhì)量控制要求較高，質(zhì)量控制點(diǎn)可以使檔案數(shù)字化工作在質(zhì)量和速度之間尋求合理的平衡。我們也需要根據(jù)調(diào)查分析結(jié)果研究檔案數(shù)字化的各環(huán)節(jié)工作，如檔案鑒定、出入庫(kù)控制、數(shù)字化加工流程、數(shù)據(jù)保管等與數(shù)字化加工進(jìn)度和完成目標(biāo)密切相關(guān)的內(nèi)容，嚴(yán)謹(jǐn)周密的安排與部署也直接影響到質(zhì)量控制工作在各個(gè)環(huán)節(jié)的開展。尤其是檔案鑒定工作和進(jìn)入數(shù)字化加工生產(chǎn)線前的整理工作不僅與檔案數(shù)字化成果質(zhì)量有關(guān)還直接影響著檔案信息安全工作。在檔案數(shù)字化工作實(shí)施前檔案管理部門還應(yīng)成立專門質(zhì)量控制工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)并明確職責(zé)分工，結(jié)合規(guī)劃中不同類型檔案的數(shù)字化工作流程確定崗位職責(zé)，確保在鑒定、出入庫(kù)、預(yù)處理、數(shù)字化加工、數(shù)據(jù)檢測(cè)、驗(yàn)收、安全保管等環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制工作都有專人負(fù)責(zé)。

（三）掌握檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，完善工作制度

檔案數(shù)字化工作是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，其工作開展必須嚴(yán)格按照相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。目前，國(guó)家檔案局和各地方檔案行政管理部門已制定和頒布實(shí)施了較為完善的檔案信息化建設(shè)業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有效地指導(dǎo)了檔案數(shù)字化工作的實(shí)施和開展，也豐富了質(zhì)量控制工作的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理部門應(yīng)掌握相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)并應(yīng)用于本地檔案數(shù)字化工作中，規(guī)范和促進(jìn)檔案數(shù)字化工作，同時(shí)通過(guò)地域間的經(jīng)驗(yàn)交流取長(zhǎng)補(bǔ)短、征求專家意見建議結(jié)合自身實(shí)際建立健全可操作性強(qiáng)的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)工作制度，使檔案數(shù)字化工作有章可循、有制度可依。在檔案數(shù)字化工作前期準(zhǔn)備中做好業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作制度的制定并在實(shí)施過(guò)程中狠抓執(zhí)行、落實(shí)可以有效提升檔案數(shù)字化的工作質(zhì)量和信息安全。

（四）開展人員培訓(xùn)，提高質(zhì)量意識(shí)和數(shù)字化工作水平

檔案數(shù)字化工作雖對(duì)技術(shù)手段和信息設(shè)備的要求很高，但是與質(zhì)量控制一樣工作人員的素質(zhì)與能力才是首要因素。在影響檔案數(shù)字化工作質(zhì)量的諸多因素中，人的不安全因素最為難以控制，必須在數(shù)字化工作實(shí)施前組織所有參與者進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，講解各環(huán)節(jié)需要注意的質(zhì)量、安全問(wèn)題，提高其質(zhì)量意識(shí)、安全保密意識(shí)和檔案數(shù)字化工作水平。不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和崗位的工作人員除掌握本崗位和環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制和安全要素，還應(yīng)同時(shí)了解學(xué)習(xí)其他崗位環(huán)節(jié)的相關(guān)知識(shí)，使質(zhì)量控制工作貫穿整個(gè)數(shù)字化過(guò)程，提高檔案數(shù)字化工作效率、數(shù)字化成果質(zhì)量、檔案信息安全。檔案部門的工作人員更應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷優(yōu)化自身知識(shí)結(jié)構(gòu)以適應(yīng)檔案數(shù)字化工作需要，既要豐富自己的檔案專業(yè)知識(shí)，還要掌握管理、信息技術(shù)等方面的相關(guān)知識(shí)使自己具備投身檔案信息化建設(shè)和對(duì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)實(shí)施質(zhì)量控制的能力。

二、檔案數(shù)字化實(shí)施階段的質(zhì)量控制工作

（一）分階段制定和調(diào)整質(zhì)量控制工作目標(biāo)與內(nèi)容

在檔案數(shù)字化實(shí)施過(guò)程中，針對(duì)每一階段工作內(nèi)容應(yīng)制定具體的質(zhì)量控制工作目標(biāo)和要求，并與承包商、第三方監(jiān)理機(jī)構(gòu)等共同研究實(shí)施。清晰合理的目標(biāo)是質(zhì)量控制工作開展的重要保障，也是檔案部門對(duì)質(zhì)量控制工作需求的具體表現(xiàn)。通過(guò)階段性質(zhì)量控制工作的總結(jié)對(duì)下步工作開展的內(nèi)容、方式進(jìn)行細(xì)節(jié)調(diào)整并與承包商、第三方監(jiān)理機(jī)構(gòu)等共同研究實(shí)施，可以使質(zhì)量控制更好地結(jié)合數(shù)字化加工過(guò)程開展。階段性地評(píng)審和評(píng)價(jià)、對(duì)預(yù)期效果的檢測(cè)可以更容易地發(fā)現(xiàn)在技術(shù)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)等宏觀、微觀層面存在的不足和問(wèn)題，及時(shí)修改制訂并嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和工作制度及操作規(guī)程，使我們更好地實(shí)現(xiàn)質(zhì)量控制工作的工作目標(biāo)。質(zhì)量控制工作目標(biāo)的制定類似于工業(yè)生產(chǎn)中的質(zhì)量設(shè)計(jì)階段，檔案部門要根據(jù)最終數(shù)字檔案信息提供利用的方式和利用者對(duì)數(shù)字檔案信息質(zhì)量的具體要求確定質(zhì)量水平和質(zhì)量目標(biāo)。

（二）做好檔案數(shù)字化準(zhǔn)備過(guò)程中的質(zhì)量控制工作

質(zhì)量控制要從源頭抓起，在檔案進(jìn)入數(shù)字化加工前的鑒定和預(yù)處理工作中，工作人員要對(duì)檔案的內(nèi)容、數(shù)字化需求等作出鑒定，因涉密等原因不適合數(shù)字化的檔案信息應(yīng)在此環(huán)節(jié)剔除，并通過(guò)重新整理在預(yù)處理中改正檔案實(shí)體在整理過(guò)程中存在錯(cuò)誤，減少數(shù)字化過(guò)程中出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的幾率，提升數(shù)字檔案信息安全性。此階段的質(zhì)量控制工作就是做好供應(yīng)檔案數(shù)字化加工的原材料的質(zhì)量管理，降低檔案實(shí)體質(zhì)量對(duì)數(shù)字檔案信息質(zhì)量的影響，做好數(shù)字化加工準(zhǔn)備并合理安排數(shù)字化加工作業(yè)計(jì)劃。對(duì)此階段鑒定出的重要檔案在鑒定工作結(jié)束后的預(yù)處理階段即進(jìn)入質(zhì)量控制點(diǎn)中的“見證點(diǎn)”，需要質(zhì)量監(jiān)理人員做好詳細(xì)登記，并重點(diǎn)監(jiān)控其在隨后的數(shù)字化加工流程中各環(huán)節(jié)的加工質(zhì)量，經(jīng)過(guò)“見證點(diǎn)”后重要檔案在每一環(huán)節(jié)設(shè)立的質(zhì)量控制點(diǎn)不經(jīng)過(guò)質(zhì)量檢查不得進(jìn)入下一處理環(huán)節(jié)直至在“停止點(diǎn)”通過(guò)最后的質(zhì)量檢查。針對(duì)重點(diǎn)檔案設(shè)立的“見證點(diǎn)”和“停止點(diǎn)”是因該檔案承載信息的重要性而造成其數(shù)字化質(zhì)量要求較高，雖可能使其數(shù)字化周期長(zhǎng)、進(jìn)度慢但卻可以有效保證其數(shù)字化質(zhì)量。

（三）數(shù)字化加工工作流程中的質(zhì)量控制

檔案在經(jīng)過(guò)鑒定和預(yù)處理后便作為合格的原材料進(jìn)入數(shù)字化加工工作流程，數(shù)字化加工是檔案數(shù)字化最重要的環(huán)節(jié)，也是最易出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的環(huán)節(jié)。要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)在檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備工作中確立的流程基礎(chǔ)上不斷完善，使各環(huán)節(jié)之間有效銜接，確保各環(huán)節(jié)縝密進(jìn)行，并對(duì)質(zhì)量控制工作根據(jù)實(shí)際工作作出相應(yīng)調(diào)整使質(zhì)量問(wèn)題最小化。檔案管理部門要與承包商、第三方監(jiān)理簽訂專門的質(zhì)量合同，約束雙方行為，建立有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制。在數(shù)字化加工工作中質(zhì)量控制要根據(jù)已明確的工作任務(wù)和職責(zé)，合同劃定的范圍與邊界對(duì)相應(yīng)的業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行進(jìn)行檢查，還要對(duì)工作制度的落實(shí)和管理進(jìn)行監(jiān)督，大量使用使用質(zhì)量控制技術(shù)以提高數(shù)字化工作質(zhì)量。此階段質(zhì)量控制對(duì)檔案數(shù)字化工作流程的監(jiān)督檢查重點(diǎn)是及時(shí)把不合格因素清理出來(lái)，并查明其產(chǎn)生的原因，積極采用相應(yīng)的糾正和預(yù)防措施，以防止再次發(fā)生。質(zhì)量問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)，要及時(shí)對(duì)其進(jìn)行控制，制定糾正措施對(duì)可能引發(fā)出此類不合格的因素規(guī)定出約束條件，從而使檔案數(shù)字化質(zhì)量得到提高。在檔案數(shù)字化加工完成后對(duì)數(shù)字檔案信息的最終檢查、驗(yàn)收、審核，是數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)流向數(shù)據(jù)安全保管設(shè)備的最后一關(guān)也是重要檔案數(shù)字化加工的“停止點(diǎn)”，是質(zhì)量控制工作的最重要環(huán)節(jié)，對(duì)數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果監(jiān)理人員應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，在此環(huán)節(jié)出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的數(shù)字檔案信息不能進(jìn)入數(shù)據(jù)安全保管環(huán)節(jié)。

在檔案數(shù)字化工作中我們必須高度重視質(zhì)量控制工作，不斷地改進(jìn)檔案數(shù)字化工作方法和思路，在檔案數(shù)字化工作中引入質(zhì)量控制理論，不斷完善質(zhì)量控制工作機(jī)制， 確保檔案數(shù)字化工作質(zhì)量，為以后的檔案信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（作者單位：錦市公共采購(gòu)交易中心）