探析新時(shí)期如何做好事業(yè)單位檔案管理工作

王學(xué)禮 洮南市應(yīng)急信息中心

事業(yè)單位的檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性，對于事業(yè)單位來說，檔案管理工作無法在日常工作中體現(xiàn)出比較明顯的價(jià)值，因此使得事業(yè)單位很多工作人員沒有對齊重視起來，然而，事業(yè)單位的檔案管理工作往往針對一些重要數(shù)據(jù)、資料和文件，需要對這些檔案資料進(jìn)行分類歸納和存儲(chǔ)，這對于事業(yè)單位的發(fā)展來說是非常重要的，檔案管理也成為事業(yè)單位中重要的工作崗位，由此可見，檔案管理在事業(yè)單位的長期發(fā)展中表現(xiàn)出了重要作用，因此要求相關(guān)管理人員必須提高重視，從而加強(qiáng)對檔案資料的科學(xué)化管理，充分發(fā)揮出檔案資料的重要作用，為事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

（一）事業(yè)單位檔案管理制度不夠完善

如今大部分事業(yè)單位所采取的檔案管理方式都比較落后，未能根據(jù)信息化時(shí)代發(fā)展的需求對檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，這種不完善的檔案管理制度也對事業(yè)單位檔案管理水平的提升造成了阻礙。首先，目前很多事業(yè)單位檔案資料的查閱方式過于低效，一般使用的都是紙質(zhì)檔案，查閱過程速度較慢，然而事業(yè)單位的數(shù)據(jù)檔案資料數(shù)量往往非常龐大，因此想從中查找出需要的資料比較困難；其次，事業(yè)單位未能對檔案管理人員的調(diào)度建立完善的管理機(jī)制，使得很多管理人員對自身職責(zé)不夠明確，進(jìn)而無法充分發(fā)揮出檔案資料的作用[1]；最后，大多數(shù)事業(yè)單位并未能緊跟時(shí)代的步伐，未能根據(jù)新時(shí)期的發(fā)展需求對檔案資料管理方式進(jìn)行革新，未能建立全新的管理制度，進(jìn)而影響了事業(yè)單位檔案管理水平的提升。

（二）事業(yè)單位檔案管理人員水平不足

新時(shí)期很多事業(yè)單位檔案管理水平得不到提升的主要原因是人員問題，這些單位不具備足夠?qū)I(yè)的管理人員，主要體現(xiàn)在很多檔案管理人員對現(xiàn)代化信息技術(shù)不夠了解，也未能對標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作提起重視，這些檔案管理人員的管理意識仍然處于傳統(tǒng)落后階段[2]，未能對新時(shí)期檔案管理的信息化發(fā)展有足夠的認(rèn)知。除此之外，很多事業(yè)單位安排在檔案管理崗位的工作人員并不具備足夠的專業(yè)水平，因此無法在高速發(fā)展的信息化檔案管理工作中高度適應(yīng)，影響了檔案管理效果。同時(shí)，正是由于很多事業(yè)單位的不夠重視，讓檔案管理人員無法定期接受培訓(xùn)和教育，其專業(yè)水平也就無法提升。

（三）事業(yè)單位檔案管理設(shè)備不夠先進(jìn)

為了更好的滿足新時(shí)期事業(yè)單位發(fā)展需求，必須對檔案管理設(shè)備進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，但是受到事業(yè)單位經(jīng)費(fèi)有限問題的影響，再加上目前很多地區(qū)對事業(yè)單位的撥款審批過于滯后，進(jìn)而會(huì)導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理硬件設(shè)備無法得到及時(shí)更新，需要長時(shí)間的設(shè)備采購周期，通常情況下需要先上報(bào)申請?jiān)俳?jīng)過審批、招標(biāo)、采購、設(shè)備質(zhì)量檢查等一系列工作，這在很大程度上延長了檔案管理設(shè)備的配置效率[3]，不利于事業(yè)單位檔案管理水平的提升。除此之外，很多事業(yè)單位選擇一次性采購齊全所需要的檔案管理設(shè)備，但是之后很多年時(shí)間內(nèi)都不會(huì)再對設(shè)備進(jìn)行更新，因此導(dǎo)致設(shè)備投入使用一段時(shí)間之后就會(huì)出現(xiàn)無法滿足日益發(fā)展的檔案管理工作需求。

二、新時(shí)期如何做好事業(yè)單位檔案管理工作

（一）加強(qiáng)事業(yè)單位對檔案管理重要性的認(rèn)知

新時(shí)期的時(shí)代背景下，事業(yè)單位必須全面提升對檔案管理重要性的認(rèn)知，要求領(lǐng)導(dǎo)層必須具備長遠(yuǎn)的發(fā)展眼光，從而能夠?qū)κ聵I(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)合理的統(tǒng)籌規(guī)劃，制定合理的檔案管理制度，同時(shí)還要將檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任進(jìn)行落實(shí)[4]，讓所有工作人員都能對檔案管理的重要性提起重視。除此之外，還必須加強(qiáng)對人力、資金等資源的優(yōu)化配置，從而促使檔案管理工作可以更有保障的開展。

（二）加強(qiáng)對事業(yè)單位檔案管理制度的完善

由于事業(yè)單位的檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜且具有較高專業(yè)度的工作，因此事業(yè)單位應(yīng)該制定完善的管理制度并將之落實(shí)，從而保障檔案管理工作順利開展。事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)自身工作的開展實(shí)際情況，制定出更加符合新時(shí)期發(fā)展需求的規(guī)范化檔案管理制度，重點(diǎn)對績效考核等問題進(jìn)行約束，定期開展針對基層工作者的績效考核工作，將檔案管理制度充分落實(shí)。與此同時(shí)，還要實(shí)現(xiàn)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案資料收集和保存，避免出現(xiàn)檔案管理漏洞，導(dǎo)致檔案資料丟失或者損壞。

（三）加強(qiáng)對事業(yè)單位檔案管理人才的培養(yǎng)

想要實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的事業(yè)單位檔案管理，必須由專業(yè)的檔案管理人才開展工作，因此，事業(yè)單位必須對優(yōu)秀檔案管理人才的培養(yǎng)問題重視起來，通過一系列的培訓(xùn)教育手段培養(yǎng)出高專業(yè)度、高素質(zhì)水平的檔案管理人才。對此，事業(yè)單位可以聘請一些專業(yè)水平較高的行業(yè)內(nèi)專家來單位內(nèi)部開講座，從而進(jìn)一步提升檔案管理人員的專業(yè)知識掌握程度[5]，此外，還要提升檔案管理人員信息化技術(shù)水平，從而強(qiáng)化檔案管理效率和質(zhì)量。與此同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)該對人才引進(jìn)問題重視起來，建立完善的人力資源管理制度，提供更加符合員工需求的福利政策，拓寬人才的引進(jìn)渠道，將更加優(yōu)秀的管理人才引進(jìn)到事業(yè)單位中。

三、結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理水平能夠充分反映出事業(yè)單位整體管理水平，因此，事業(yè)單位的管理層必須對現(xiàn)代化管理模式提起重視，為了更好的滿足新時(shí)期需求，必須對檔案管理制度進(jìn)行完善，引進(jìn)更多專業(yè)人才，提升事業(yè)單位檔案管理效率。