Office在企業(yè)日常管理中的應用研究

摘要：隨著現(xiàn)代社會的飛速發(fā)展，計算機逐漸成為了工作和學習中的重要組成部分，而在計算機眾多軟件中，辦公軟件Office在當中屬于使用頻率較高的軟件， Office操作也也就成為了當前社會一項基本的技能，因為大多數(shù)企業(yè)都會采用Office進行輔助辦公。本文針對Office在企業(yè)日常管理中的應用進行研究。

關鍵詞：Office，企業(yè)管理，辦公軟件

一.Office辦公軟件

當下市場上辦公軟件種類繁多，較為主流的包括Microsoft ?Office，金山wps，紅旗2000RedOffice，永中Office等，本文以Microsoft Office為主要對象進行分析研究，以下簡稱Office。Microsoft Office是由Microsoft（微軟）公司開發(fā)的一套基于Windows操作系統(tǒng)的辦公軟件套裝，其常用組件包含Word、Excel、PowerPoint等。通過Office辦公軟件可以實現(xiàn)對文字的處理，表格的制作，幻燈片的制作，以及圖形圖像處理等基本操作。

具體來說，Word是文字處理軟件，可以實現(xiàn)對文檔的頁面格式與方向進行設置，對文檔的編排格式進行設置，文檔的插入設置，文檔的整理修改和保護，還有文檔表格的繪制，長文檔的處理以及郵件合并等功能。Excel是電子表格軟件，可以對數(shù)據(jù)表格進行處理，環(huán)境設置與修改，對數(shù)據(jù)表格的編排與修改，對數(shù)據(jù)進行管理與分析，圖表的運用，數(shù)據(jù)文檔的修訂與保護，對多源數(shù)據(jù)的管理，模型性分析與結論推導等。PowerPoint是演示文稿軟件?？梢詫ρ菔疚母暹M行創(chuàng)建，設置頁面格式和編排格式，幻燈片的配色方案，幻燈片編號，在演示文稿中插入圖表、表格、圖片、文本框、影片和聲音、對象，超級鏈接、批注、講演者備注，設置放映方式、預設動畫、自定義動畫，動作設置等。

除此以外，不同辦公軟件之間還可以通過鏈接和嵌入對象等方式，實現(xiàn)信息共享，例如在文檔中插入數(shù)據(jù)圖表及演示文稿，利用文檔大綱創(chuàng)建演示文稿，將文檔表格復制到數(shù)據(jù)表格中，在演示文稿中使用外部文件和數(shù)據(jù)插入文檔或文檔表格，從數(shù)據(jù)庫或其他數(shù)據(jù)源向文檔插入數(shù)據(jù)、聲音和視頻文件，在各種辦公軟件中轉換文件格式等。

目前辦公軟件的應用范圍很廣，大到社會統(tǒng)計，小到會議記錄，辦公軟件都朝著操作簡單化、功能細化的方向發(fā)展。基本涵蓋企業(yè)日常辦公所需，能有效幫助企業(yè)解決戰(zhàn)略落地、文化建設、規(guī)范管理、資源整合、運營管控等難題。

二.企業(yè)日常管理問題

隨著我國社會的快速發(fā)展，各大中小企業(yè)的數(shù)量逐年遞增，但許多企業(yè)在日常管理過程中存在著許多問題。1，企業(yè)沒有明確的組織結構，缺少良好的運行管理機制，時常出現(xiàn)員工職責不清晰，管理層級權限責任不明確的問題;2，數(shù)據(jù)和材料混亂，查詢管理效率不高，經(jīng)常出現(xiàn)要用的材料查找時間長，檔案資料遺失或損毀的問題;3，工資發(fā)放和財會管理的效率不高，經(jīng)常出現(xiàn)誤差和額外的損失，許多企業(yè)仍采用書面材料，容易發(fā)生造假的問題，賬務不清無法反應真實情況，另外財務人員不具備現(xiàn)代化的管理理念，增加了企業(yè)的財務管理成本，加劇了企業(yè)的財務風險; 4，在人力資源管理中，薪酬管理體系也不完善，未能和能力業(yè)績掛鉤等問題，落后的分配機制會導致企業(yè)員工工作積極性不高，達不到有效激勵員工工作積極性的作用，導致企業(yè)業(yè)績下滑，影響企業(yè)長遠發(fā)展;5. 工作標準化程度不高，導致員工工作效率慢，積極性不高，而企業(yè)缺少好的培訓工具和培訓方式加以指導。

對于企業(yè)來說，這些日常問題倘若不盡早解決，容易轉變成大問題，危機企業(yè)的管理，所以解決這些問題成了迫在眉睫的事情，急需合適的工具輔助管理，而辦公軟件所體現(xiàn)出來的功能能夠很好的幫助企業(yè)解決諸多問題。

三.Office辦公軟件在企業(yè)中的應用

使用Office辦公軟件可以完成電腦辦公中處理數(shù)據(jù)和統(tǒng)計分析的操作，可以有效地應用在企業(yè)管理中的財務收支分析、業(yè)績統(tǒng)計，薪資發(fā)放，檔案管理，企業(yè)培訓等方面的問題。

例如，Word辦公軟件在企業(yè)日常管理中的運用十分廣泛，通過Word里面的SmartArt可以輕松構建企業(yè)的組織結構，幫助企業(yè)解決架構問題，除此之外，Word還常被運用在與檔案信息管理給相關工作中，當前大多數(shù)的企業(yè)信息檔案管理并不嚴謹，經(jīng)常會出現(xiàn)紙質檔案信息保管不當、數(shù)據(jù)缺失和信息查詢效率低下和不準確等問題，通過Word可以對將檔案和信息進行很好的歸納總結和儲存，便于修改和完善，以及信息查詢，幫助企業(yè)做好檔案工作。

而Excel 辦公表格運用在企業(yè)的日常財務收支以及薪資發(fā)放方面，可以達到清晰直觀的進行統(tǒng)計和展示效果，很好的避免造假和書面統(tǒng)計錯誤問題的出現(xiàn)，使得財務賬目公開透明。將企業(yè)日常管理的數(shù)據(jù)信息錄入表格，在需要使用時可以實現(xiàn)快速查找，從而避免文件檔案混亂，資料泄露和丟失等現(xiàn)象，不僅如此，在Excel統(tǒng)計表格上還可以清晰反映出企業(yè)業(yè)績的增減趨勢，為企業(yè)的管理提供清晰明了的借鑒依據(jù)，便于調整方向，做出科學合理的規(guī)劃以及管理策略的改進。

同樣POWERPOINT演示文稿在企業(yè)培訓宣講等方面也發(fā)揮了積極的作用，不僅可以在投影儀或者計算機上進行演示，也可以進行打印，還可以在互聯(lián)網(wǎng)上召開面對面會議、遠程會議或在網(wǎng)上給觀眾展示演示文稿。能夠生動形象地展示內容，幫助演講者更準確的傳達信息。

結語

綜上所述，企業(yè)通過Office進行日常管理其優(yōu)點在于，所有操作均可在網(wǎng)絡上進行，實現(xiàn)無紙化辦公，更能夠極大地提高工作效率;能夠幫助企業(yè)節(jié)省運營成本：包括但不限于時間成本和物料等;還能夠規(guī)范單位管理，使得工作流程變得井然有序，幫助管理者了解真實數(shù)據(jù)，以便于更好的完成決策工作，以數(shù)據(jù)和真相為依據(jù)，讓決策變得迅速而且科學;也使得企業(yè)能夠更好的完整的保存數(shù)據(jù)和資料、讓信息提取變得方便快捷高效等?；谝陨蟽?yōu)點，Office辦公軟件在企業(yè)的日常管理運營中起到了舉足輕重的作用，所以正確合理的使用Office辦公軟件對企業(yè)的日常管理工作有十分重要的意義。

參考文獻

1.Excel 辦公在企業(yè)管理中的應用探索. 郭洪潤（中遠海運散貨運輸有限公司）. 2018-07

2.淺談Word軟件的應用. 周敬然.遼寧大連.2011-05

3. 論辦公室計算機辦公軟件的應用 . 黃麗莎.（廣西農墾國有昌菱農場，廣西）

作者簡介：

歐陽媛媛（1993-8-），女，漢族，福建漳州人，本科，漳州理工職業(yè)學院，助教，人力資源三級管理師，研究方向：辦公軟件應用。

漳州理工職業(yè)學院橫向科研項目：Office在企業(yè)管理中的應用研究（項目編號：20210601S）