電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理探究

武曉燕

摘要：目前我國經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)發(fā)展十分快速，會(huì)計(jì)電算化在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的應(yīng)用和普及，會(huì)計(jì)電子檔案的管理顯得越來越重要。對于一個(gè)企業(yè)來說，定期進(jìn)行運(yùn)營數(shù)據(jù)分析是可以幫助企業(yè)更快更好地發(fā)展的，運(yùn)營數(shù)據(jù)分析的前提條件是能夠很好地存儲(chǔ)、分類、分析運(yùn)營數(shù)據(jù)。但由于企業(yè)日常經(jīng)營所需的數(shù)據(jù)種類繁多，信息量大，難以保存和整理，所以在過去的經(jīng)營過程中，一般企業(yè)對經(jīng)營數(shù)據(jù)的分析都比較簡單。直到電子存儲(chǔ)器和計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)，為企業(yè)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和分析帶來了極大的便利，節(jié)省了大量的人力、物力。此外，會(huì)計(jì)電算化檔案是企業(yè)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的財(cái)務(wù)信息，對風(fēng)險(xiǎn)管理、經(jīng)營分析有重要作用。因此，必須重視會(huì)計(jì)電算化檔案的長期保存問題。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案;電子檔案;信息化

引言

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，對我國經(jīng)濟(jì)產(chǎn)生較大的影響，作為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理工作也隨之進(jìn)入“云管理”時(shí)代，其工作模式和工作環(huán)境都發(fā)生較大的變化，且隨著互聯(lián)網(wǎng)中的云計(jì)算、大數(shù)據(jù)及人工智能等技術(shù)的出現(xiàn)，具有不同管理背景的企業(yè)都改變了企業(yè)的會(huì)計(jì)管理方式。對于會(huì)計(jì)檔案而言，傳統(tǒng)的管理模式具有效率低、信息收發(fā)不及時(shí)等不足，容易提高企業(yè)成本，從而不利于企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

1會(huì)計(jì)檔案的作用

會(huì)計(jì)檔案作為企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要依據(jù)，對于制訂企業(yè)發(fā)展目標(biāo)的各種管理制度、促進(jìn)企業(yè)管理水平的提高具有十分重要的作用。一是為企業(yè)制定內(nèi)部管理制度提供重要的參考依據(jù)。比如，企業(yè)近幾年產(chǎn)品成本定額、工資定額、庫存水平、在產(chǎn)品周轉(zhuǎn)速度等會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)，都將成為制訂企業(yè)內(nèi)部管理制度、各種產(chǎn)品消耗定額的直接參考依據(jù)。二是為企業(yè)擴(kuò)大產(chǎn)品銷售、合理定價(jià)提供重要的成本信息和歷史參考依據(jù)。比如，企業(yè)的歷年商品銷售單位成本、歷年的商品銷售數(shù)量變化趨勢等，成為企業(yè)合理確定銷售價(jià)格的重要憑據(jù)。三是對于加強(qiáng)企業(yè)的資金管理，防止資金流失，提供直接依據(jù)。比如，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案記載的單位應(yīng)收款的賬務(wù)原始記錄，企業(yè)各種不良資產(chǎn)的盤點(diǎn)表等，都直接為企業(yè)管理部門提供了企業(yè)債權(quán)及資產(chǎn)的狀況，為及時(shí)收回企業(yè)債權(quán)，及早處理有問題資產(chǎn)提供幫助。四是提供進(jìn)行加工后的會(huì)計(jì)檔案，容易被職工理解，有利于職工了解企業(yè)的經(jīng)營情況，開展勞動(dòng)競賽，提高工作積極性，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，激發(fā)工作熱情。五是在不影響企業(yè)技術(shù)秘密情況下，對外提供企業(yè)會(huì)計(jì)檔案分析資料，有利于債權(quán)人及權(quán)益人了解企業(yè)的經(jīng)營情況，追加投資或吸引潛在的投資者，為企業(yè)的發(fā)展注入新的活力。六是會(huì)計(jì)檔案有利于財(cái)政、稅務(wù)等國家有關(guān)部門及時(shí)掌握企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)宏觀管理。

2會(huì)計(jì)電算化檔案長期保存面臨的問題

2.1財(cái)務(wù)檔案的儲(chǔ)存形態(tài)發(fā)生改變

會(huì)計(jì)工作中財(cái)務(wù)檔案的提取申請與財(cái)務(wù)檔案工作上的系統(tǒng)記錄，是會(huì)計(jì)電算化發(fā)展中完成工作融合，也是拓展電算化工作應(yīng)用形式的主要方向。按照完成財(cái)務(wù)檔案管理工作的步驟，在財(cái)務(wù)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)上融入電算化發(fā)展帶來的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存形態(tài)的改變，可以在財(cái)務(wù)檔案管理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方面，按照企業(yè)財(cái)務(wù)的應(yīng)用方向與不同部門的資金支出拓展財(cái)務(wù)檔案管理的范圍。同時(shí)，使用電算化中電子數(shù)據(jù)的檔案管理形式，為目前增加財(cái)務(wù)檔案管理效率建設(shè)系統(tǒng)化財(cái)務(wù)檔案管理平臺(tái)的工作思路。以財(cái)務(wù)檔案消息的接收與財(cái)務(wù)檔案的提取作為電算化融合的主要研究點(diǎn)，是在企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理中，按照多個(gè)渠道的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)特點(diǎn)加強(qiáng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性的重要內(nèi)容。

2.2會(huì)計(jì)電算化的重視程度不夠

在當(dāng)前的會(huì)計(jì)工作中，企業(yè)中的領(lǐng)導(dǎo)階層和管理階層對會(huì)計(jì)電算化的重視程度不夠，存在認(rèn)識(shí)不到位現(xiàn)象。在這種不重視的背景下，會(huì)計(jì)電算化的作用無法有效發(fā)揮，其功能也無法高效應(yīng)用。在企業(yè)的會(huì)計(jì)工作中，會(huì)計(jì)電算化一般會(huì)針對會(huì)計(jì)核算工作，以此來減少對人力資源的需求量，并且提高工作的實(shí)際效果。不過要注意的是，雖然在落實(shí)到了實(shí)際的工作中，但是依舊有對會(huì)計(jì)電算化不重視的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象直接導(dǎo)致了一些會(huì)計(jì)信息無法快速實(shí)時(shí)地進(jìn)行處理，會(huì)計(jì)電算化的作用性偏低。在這種情況下，進(jìn)一步助長了不重視現(xiàn)象的出現(xiàn)，企業(yè)的管理階層和領(lǐng)導(dǎo)階層就會(huì)減少對會(huì)計(jì)電算化方面的資金投入和財(cái)政傾斜，進(jìn)而極大地阻礙了會(huì)計(jì)電算化的實(shí)際發(fā)展，甚至于產(chǎn)生了惡性循環(huán)，制約了企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益的提高。

3會(huì)計(jì)電算化檔案長期保存的優(yōu)化策略

3.1完善會(huì)計(jì)電算化檔案管理系統(tǒng)

電子會(huì)計(jì)檔案具有諸多優(yōu)點(diǎn)，它對各種業(yè)務(wù)的開展都會(huì)產(chǎn)生重要影響。既能提高管理水平，又能節(jié)約經(jīng)營成本，提高工作效率，減少資源浪費(fèi)，促進(jìn)企事業(yè)單位信息化建設(shè)。電子會(huì)計(jì)檔案是大勢所趨，但所有這些優(yōu)點(diǎn)都是建立在有了清晰明確的管理制度的前提下，沒有規(guī)則、不成文的規(guī)定，沒有清晰明了的管理制度，所有這些優(yōu)點(diǎn)都將是無稽之談，甚至?xí)蚬芾聿簧贫o企業(yè)帶來重大損失，而制定管理制度是電子檔案長期保存的制度保障。因此任何企業(yè)在開展業(yè)務(wù)之初，都應(yīng)重視檔案管理流程的建立，從最開始就讓檔案管理進(jìn)入良性循環(huán)，否則就會(huì)給企業(yè)埋下安全隱患。

3.2加快企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

加快會(huì)計(jì)檔案的信息化步伐，首先要加大資金投入，購置現(xiàn)代化辦公設(shè)備，建設(shè)符合電子會(huì)計(jì)檔案保存要求的電子檔案室，及長期保存會(huì)計(jì)電子檔案的維護(hù)設(shè)施。其次，要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的電子編目、檢索及自動(dòng)查詢系統(tǒng)的研究，及時(shí)為企業(yè)管理活動(dòng)提供檔案信息。再次，要利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及時(shí)搜集會(huì)計(jì)檔案信息，確保會(huì)計(jì)檔案及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性。另外，在有可能的條件下，要建立會(huì)計(jì)檔案的利用信息反饋系統(tǒng)，不斷提高會(huì)計(jì)檔案的服務(wù)利用水平，并有針對性地改進(jìn)會(huì)計(jì)檔案的服務(wù)工作，使企業(yè)會(huì)計(jì)檔案工作在不斷改進(jìn)中發(fā)展完善。

3.3加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的數(shù)據(jù)分析水平

會(huì)計(jì)電算化工作水平的提高，其中最大的變量為財(cái)務(wù)人員的數(shù)據(jù)分析水平。會(huì)計(jì)電算化的運(yùn)用帶來了數(shù)據(jù)線上化、分析精準(zhǔn)化、工作平臺(tái)化的改革，降低了企業(yè)會(huì)計(jì)工作基礎(chǔ)流程的同時(shí)，也強(qiáng)調(diào)了企業(yè)財(cái)務(wù)人員的數(shù)據(jù)預(yù)測能力。由此可見，影響會(huì)計(jì)電算化最大的因素為會(huì)計(jì)管理人員能否合并財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的固有支出，并按照企業(yè)發(fā)展的基本態(tài)勢建立范圍更廣的數(shù)據(jù)表格。獲悉固有的企業(yè)財(cái)務(wù)支出，統(tǒng)計(jì)企業(yè)中波動(dòng)浮動(dòng)較大的財(cái)務(wù)應(yīng)用在技術(shù)發(fā)展提供的大量財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)中將會(huì)計(jì)工作的重心轉(zhuǎn)移到財(cái)務(wù)分析中，才能在技術(shù)的融合上成立應(yīng)用價(jià)值更高的財(cái)務(wù)管理模型。因而，會(huì)計(jì)工作中人員的素質(zhì)水平是將企業(yè)中現(xiàn)有的數(shù)據(jù)表格按照固有的財(cái)務(wù)管理形態(tài)優(yōu)先進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)選擇與財(cái)務(wù)管理工作安排的基石，加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)水平。

結(jié)語

綜上所述，基于當(dāng)前會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)處理應(yīng)用技術(shù)快速發(fā)展，以及會(huì)計(jì)實(shí)際應(yīng)用現(xiàn)狀，對于會(huì)計(jì)工作而言，在大數(shù)據(jù)的環(huán)境下，沿著會(huì)計(jì)電算化發(fā)展是必然的。對會(huì)計(jì)檔案的管理和存儲(chǔ)提出了更高的要求，并將得到企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)也將更多，對設(shè)備的要求也將更高，實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案的完善管理系統(tǒng)、專業(yè)人才體系、電子檔案資源開發(fā)與利用。提出了一種相應(yīng)的管理實(shí)施指導(dǎo)策略。

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