現(xiàn)代圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理新思路分析

時(shí)曉鵬

摘要：紙質(zhì)檔案是現(xiàn)代圖書館檔案管理工作的重要組成部分?，F(xiàn)今社會(huì)信息時(shí)代的發(fā)展，使得數(shù)字化管理逐漸普及，這一管理方式同時(shí)也帶來了眾多問題。管理者不得不分析紙質(zhì)檔案的價(jià)值來確定是否需要數(shù)字化管理，這給公共圖書館信息工作增加了難度。本文主要依據(jù)現(xiàn)代圖書館信息管理工作的現(xiàn)狀，提出了數(shù)字化管理的新思路，以期給現(xiàn)代圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作帶來一些幫助。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代圖書館;紙質(zhì)檔案;數(shù)字化管理

1、紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

紙質(zhì)檔案數(shù)字化是信息時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，對(duì)于傳統(tǒng)線下圖書館的積極發(fā)展有著很大的作用。由于目前實(shí)體圖書館多為公共圖書館或高校圖書館，圖書館管理工作數(shù)字化對(duì)于對(duì)于管理工作者來說是提升圖書館服務(wù)的一大機(jī)遇，其主要優(yōu)勢(shì)有以下幾方面：

1.1有助于資源的建設(shè)與開發(fā)

資源的整合利用需要強(qiáng)大的檔案數(shù)據(jù)庫支持，相關(guān)的重要文件應(yīng)該整理好之后轉(zhuǎn)化為圖片、視頻等形式進(jìn)行相應(yīng)的保管。數(shù)字化管理可以有效的提高文檔保管的效率，使其工作更為便捷，從而推動(dòng)管理者的工作進(jìn)度。除此之外，相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式，數(shù)字文件可以極大地提升使用率，促進(jìn)資源的開發(fā)與利用，對(duì)原始文檔也起到了很好的保護(hù)作用。

1.2促進(jìn)了電子歸檔工作的積極發(fā)展

電子歸檔實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化的飛躍。紙質(zhì)檔案保存起來占地面積大，而且不便于尋找和使用，往往制約了圖書館規(guī)模的擴(kuò)大以及館藏的擴(kuò)充，實(shí)行電子檔案管理的方式則很好地彌補(bǔ)了這一缺陷。數(shù)字化管理可以有效區(qū)分不同類型、不同層次的電子檔案，如果管理者能夠高效利用就可以促進(jìn)圖書館電子歸檔工作的積極發(fā)展。

1.3提高圖書館檔案的完整性和永久性

數(shù)字化檢索是數(shù)字化管理長期發(fā)展而來的應(yīng)用，這一應(yīng)用可以縮減檢索書目所用時(shí)間并且提高了檢索的準(zhǔn)確率，如果發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)缺失、遺漏等情況，及時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)來查漏補(bǔ)缺能夠有效保證檔案的完整性。同時(shí)，檔案數(shù)字化使得一些陳舊、殘缺的照片、古籍等可以相對(duì)永久的保存下來，給后人提供了學(xué)習(xí)和了解前人文化的機(jī)會(huì)，某種程度上幫助圖書館實(shí)現(xiàn)了其價(jià)值和意義。

2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理中存在的問題

2.1管理理念落后

信息時(shí)代的發(fā)展催動(dòng)了大數(shù)據(jù)平臺(tái)的應(yīng)用，但是我國大部分管理工作者的管理理念發(fā)展滯緩，仍然根據(jù)經(jīng)驗(yàn)使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式。即使目前圖書館都在推行數(shù)字化的管理方式，實(shí)際上管理者利用數(shù)字化管理的便捷但是心里卻并不能真正認(rèn)可數(shù)字化資源對(duì)自身發(fā)展的重要性。數(shù)字化技術(shù)在圖書館紙質(zhì)檔案管理中并沒有完全發(fā)揮作用，管理者機(jī)械性地存儲(chǔ)檔案信息，其理念和想法得不到轉(zhuǎn)化，一段時(shí)間之后數(shù)字化管理就會(huì)逐漸固化、僵硬，現(xiàn)代信息技術(shù)在圖書館的應(yīng)用也會(huì)因此夭折。

2.2技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系低下

信息時(shí)代背景下的檔案管理是一種具有獨(dú)特特征的工作，所具備的功能比較多樣化，其所需存儲(chǔ)的檔案相較于過去也更加復(fù)雜，同時(shí)也給檔案管理者提出了更多的要求和挑戰(zhàn)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理是勢(shì)在必行的，但是就目前中國數(shù)字化進(jìn)程來看，雖然信息技術(shù)早已滲透進(jìn)各行各業(yè)，使用效率卻很低下。尤其是在檔案管理工作中，由于這一工作缺乏具體標(biāo)準(zhǔn)，而且長期以來對(duì)管理者的技術(shù)要求不高，數(shù)字化管理并未落到實(shí)處。數(shù)字化檔案管理在一定意義上是要實(shí)現(xiàn)信息資源共享，而技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系的低下卻使不同軟件、不同系統(tǒng)之間的檔案獨(dú)立開來，不僅沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理原有的目標(biāo)，反而給檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展帶來了消極影響。

2.3管理團(tuán)隊(duì)缺乏人才

在部分公共其實(shí)有開設(shè)圖書館檔案管理這樣的專業(yè)，但是由于這一工作缺乏挑戰(zhàn)性，許多學(xué)生會(huì)放棄這一選擇，這樣的專業(yè)就成為了所謂的“冷門專業(yè)”。即使有學(xué)生選擇了這一專業(yè)，就業(yè)情況也很不樂觀。在實(shí)際工作中，大部分圖書館檔案管理者都是依據(jù)常年工作積累的經(jīng)驗(yàn)，只有很少一部分人有一定基礎(chǔ)的管理知識(shí)。久而久之，圖書館檔案管理團(tuán)隊(duì)缺乏人才、管理人員老齡化等問題就暴露出來了。而且，伴隨著信息時(shí)代的發(fā)展，原有的管理人員對(duì)新技術(shù)的學(xué)習(xí)和利用進(jìn)展很緩慢，數(shù)字化管理也是浮于表面。部分圖書館針對(duì)這一問題選擇外包管理，但是也是收效甚微。合作者在不了解圖書館管理模式的情況下盲目接手，以致于管理中出現(xiàn)各種各樣的問題，這顯然是阻礙了檔案數(shù)字化管理的發(fā)展之路。

3、改進(jìn)現(xiàn)代圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理工作的建議

中國社會(huì)的變遷日新月異，對(duì)于信息資源的更新與管理變得刻不容緩，此時(shí)建立一個(gè)高效的數(shù)字化檔案管理平臺(tái)是非常必要的，這樣才能更好地為社會(huì)發(fā)展服務(wù)，同時(shí)也為國家建設(shè)奠定了一定的基礎(chǔ)。從一定意義上來說，一個(gè)國家的制度改革能發(fā)展到何地步，還是取決于數(shù)字化管理的最終成果。

3.1落實(shí)圖書館檔案資源的共享工作，提高管理者的工作效率

檔案電子化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，包括整體設(shè)計(jì)、設(shè)備選項(xiàng)、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描輸入、系統(tǒng)管理、磁盤備份和安全防范措施等，比如一組硬件和軟件系統(tǒng)。無論是學(xué)校還是機(jī)構(gòu)，每天都會(huì)通過各種軟件上傳大量的數(shù)據(jù)和文件進(jìn)行存儲(chǔ)，數(shù)字化系統(tǒng)將其備份整合。圖書館則可以通過數(shù)字化系統(tǒng)時(shí)時(shí)更新相關(guān)的信息資源，設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)圖書館檔案資源共享，從而提高管理者的工作效率。

3.2改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理觀念，主動(dòng)迎接數(shù)字化管理

在信息技術(shù)日益發(fā)展的今天，無論是普通員工還是上層管理者，都應(yīng)該盡快扭轉(zhuǎn)對(duì)于信息技術(shù)的錯(cuò)誤觀念?，F(xiàn)代圖書館數(shù)字化管理不應(yīng)該只是管理工作的輔助應(yīng)用，檔案數(shù)字化管理迫切需要得到重視，管理人員必須要充分意識(shí)到紙質(zhì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)對(duì)于增強(qiáng)其工作水平、提升人民服務(wù)質(zhì)量、整合國家檔案信息資源的重要意義，同時(shí)管理人員將信息技術(shù)的利用放在工作的重要位置，這樣可以有效促進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的進(jìn)程和發(fā)展。

3.3注重相關(guān)專業(yè)的人才培養(yǎng)，為現(xiàn)代圖書館管理注入新的活力

眾所周知，隨著信息時(shí)代的發(fā)展，對(duì)檔案管理的要求也越來越高，這給檔案管理者的工作也帶來了挑戰(zhàn)?，F(xiàn)代圖書館應(yīng)該為檔案管理人員制定學(xué)習(xí)培訓(xùn)計(jì)劃，定期進(jìn)行相關(guān)技術(shù)的指導(dǎo)，這樣可以幫助管理人員盡快熟悉數(shù)字化管理的流程和步驟，增強(qiáng)其管理能力，完成從傳統(tǒng)管理方式向信息化管理方式的轉(zhuǎn)變。同時(shí)，為圖書館數(shù)字化管理培養(yǎng)一批新的人才，這樣可以有效促進(jìn)現(xiàn)代圖書館的改革與進(jìn)步，使其邁入一個(gè)新的發(fā)展階段。

總結(jié)：紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理是信息時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物，它的出現(xiàn)反映了一個(gè)社會(huì)和一個(gè)國家經(jīng)濟(jì)、科技發(fā)展水平的提高，雖然目前數(shù)字化管理在圖書館檔案管理中的應(yīng)用條件還不夠成熟，但是隨著工作者和管理者的不斷摸索和研究，完備的數(shù)字化檔案管理平臺(tái)很快就會(huì)建設(shè)起來。與此同時(shí)，還要注意人才的培養(yǎng)和管理工作者觀念的轉(zhuǎn)變。管理人員能力的提升也是促進(jìn)圖書館數(shù)字化管理不斷發(fā)展的重要?jiǎng)恿Α?/p>

參考文獻(xiàn)

[1]魏曉琳.數(shù)字檔案館建設(shè)研究———以遼寧金融職業(yè)學(xué)院為例[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（12）：39—40.

[2]屈榮.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理發(fā)展的思考[J].傳媒論壇，2019.

[3]聶峰.現(xiàn)代圖書館紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理新思路分析[J].才智，2019（15）： 239.