高校干部人事檔案專項(xiàng)審核中的問題及解決途徑分析

干部人事檔案專項(xiàng)審核作為高校人力資源管理工作中的重點(diǎn)，也是高校干部組織選拔、任用的重要參考依據(jù)。當(dāng)前，高校干部人事檔案專項(xiàng)審核工作中存在一定問題，本文首先從這些問題分析入手，探討發(fā)生這些問題的原因，最后提出有效的解決途徑，望采納。

近年來，國家教育部門下發(fā)了關(guān)于學(xué)校干部人事檔案專項(xiàng)審核實(shí)施規(guī)范，高校通過干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，為學(xué)校干部任命、組織等提供依據(jù)，進(jìn)一步提升了高校干部結(jié)構(gòu)合理性，為高校人力資源管理工作提供了重要幫助。然而，在具體實(shí)施干部人事檔案專項(xiàng)審核工作當(dāng)中，還存在一定的問題，包括基本信息填寫不夠規(guī)范、檔案材料不夠完整、人事檔案管理有待提升等問題。因此，必須采取行之有效的解決措施，提升高校干部人事檔案專項(xiàng)審核工作質(zhì)量，為高校干部人事檔案管理提供幫助。

一、高校干部人事檔案專項(xiàng)審核中存在問題

（一）基本信息填寫不夠規(guī)范

三齡兩歷指的是“年齡、工齡、黨齡”、“學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷”，加上干部身份就是高校干部人事檔案中最為基本的資料，在高校干部人事檔案管理過程中，對(duì)干部三齡兩歷的確認(rèn)是工作重點(diǎn)，在高校干部職稱評(píng)審、組織任用以及退休等工作中都具有重要意義。但具體工作開展中，一些高校干部在不同材料中所填寫的資料內(nèi)容不一，尤其是“年齡”的填寫較為混亂，在職稱評(píng)審材料以及年度考核表中填寫年齡與實(shí)際年齡不符。另外，有些干部在學(xué)歷學(xué)位資料填寫中，往往與實(shí)際不符，如一些在職研修班的干部，卻在自己的最高學(xué)歷欄中填寫“碩士研究生”。正是由于這些信息填寫不規(guī)范性，導(dǎo)致專項(xiàng)審核工作難度增加。

（二）人事檔案材料完整度不足

人事檔案信息是否完整，關(guān)系到高校干部人事檔案管理的質(zhì)量。然而，在高校干部人事檔案專項(xiàng)審核過程中，發(fā)現(xiàn)檔案材料內(nèi)容缺失問題時(shí)有發(fā)生，一些登記表、工資表缺失，為干部工齡認(rèn)定、轉(zhuǎn)正評(píng)級(jí)等工作造成干擾。

（三）干部人事檔案管理水平有待提升

人事檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性要求，作為一項(xiàng)細(xì)致、繁雜的工作模式，一些高校自身特殊性存在，在檔案資料收集、整理過程中，難免會(huì)存在不規(guī)范問題。人事檔案專項(xiàng)審核工作具有較強(qiáng)政策性要求，需要審核的資料信息數(shù)量大，且涉及到的內(nèi)容范圍極為繁雜。如果審核人員不能熟練掌握相關(guān)政策、專業(yè)，則會(huì)導(dǎo)致工作誤差存在，也容易出現(xiàn)檔案信息錯(cuò)誤。

二、高校干部人事檔案專項(xiàng)審核工作存在問題的原因

（一）現(xiàn)有檔案管理制度不夠完善

對(duì)于高校干部檔案信息出現(xiàn)不一致問題時(shí)，作為檔案管理部門調(diào)查、糾錯(cuò)不夠及時(shí)，僅僅是在檔案管理部門進(jìn)行保存。具體審核過程中，發(fā)現(xiàn)一些干部的人事資料在幾年前就已經(jīng)認(rèn)定，但卻沒有將這些問題反饋給干部本人，更沒有將干部檔案資料做當(dāng)面的確認(rèn)，雙方之間的溝通不暢。這些情況的存在，導(dǎo)致后期材料填寫中，一些干部填寫不夠規(guī)范，出現(xiàn)了干部自己填寫的內(nèi)容與干部組織審批材料中信息不一致。

（二）高校干部缺乏檔案管理意識(shí)

在人事檔案審核工作開展中，發(fā)現(xiàn)很多高校干部對(duì)于檔案信息不夠重視，不了解什么資料需要入檔案、什么時(shí)候入檔，一些出國材料、訪學(xué)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料等都是由干部自行保存。同時(shí)，在檔案填寫過程中存在較大的隨意性，由于一些干部對(duì)于檔案重要性缺乏重視，資料填寫中不夠嚴(yán)肅，在自身年齡、學(xué)歷等方面不夠嚴(yán)謹(jǐn)，包括陰歷、陽歷不分;在入團(tuán)時(shí)間、入黨時(shí)間等資料填寫中也較為隨意。另外，還有一些干部會(huì)由于自身利益，在資料填寫中故意為之，主要是將年齡填大或填小，或者虛報(bào)學(xué)歷，最終導(dǎo)致這些檔案資料混亂，存在較為嚴(yán)重的失真。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提升

高校干部人事檔案工作涉及面廣，對(duì)相關(guān)工作人員政策性、專業(yè)性要求較高。干部人事檔案應(yīng)該收集哪些資料，需要怎樣建檔、怎樣歸檔，都要求相關(guān)人員具有專業(yè)能力，同時(shí)迎合信息化時(shí)代發(fā)展要求。當(dāng)前，很多高校檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升，甚至有些檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)化學(xué)習(xí)，對(duì)新知識(shí)、新理念掌握不足，不能準(zhǔn)確的把握新的法規(guī)政策，導(dǎo)致資料收集完整性不足，影響干部人事檔案的質(zhì)量。

三、對(duì)高校干部人事檔案審核問題的有效對(duì)策

（一） 不斷完善檔案管理制度

針對(duì)當(dāng)前高校干部人事檔案管理過程中，出現(xiàn)的干部人員三齡兩歷不一致問題，為了避免檔案管理人員不能及時(shí)進(jìn)行糾錯(cuò)而自行保存，必須逐漸完善相關(guān)的檔案管理制度，通過制度約束管理人員行為，提升干部人事檔案管理的規(guī)范性。

在新的干部人事檔案管理制度中，工作人員必須能夠在對(duì)相關(guān)檔案資料搜集期間，能夠逐一對(duì)照干部檔案中相關(guān)信息內(nèi)容，尤其是三齡兩歷信息內(nèi)容。采取有效的專項(xiàng)審核工作方式，對(duì)已經(jīng)保存檔案加以審核，對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)存在問題的檔案，還需要進(jìn)行單獨(dú)分類，并及時(shí)與存在問題檔案所有者進(jìn)行聯(lián)系，對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步確認(rèn)，對(duì)檔案文件進(jìn)行修改，還必須由當(dāng)事人進(jìn)行簽字確認(rèn)。另外，在高校干部人事檔案管理制度建立中，需要明確檔案中各類時(shí)間節(jié)點(diǎn)認(rèn)證模式，例如，需要要求干部人員在填寫出生日期信息時(shí)，必須與身份證上所顯示的信息保持一致性。

（二）不斷加強(qiáng)高校干部人員的檔案意識(shí)

高校干部人事檔案的形成并非一蹴而就，是人事部門在工作過程中積累而來，干部檔案能夠在客觀上反映一個(gè)干部的一生的經(jīng)歷，包括了干部人員的出生日期、上學(xué)各階段時(shí)間、入黨時(shí)間、取得專業(yè)技能證書文件、各階段工作年限等，同時(shí)也包括了各類在考核干部中形成的證明材料。這些材料對(duì)于一名干部來說至關(guān)重要，是高校對(duì)干部考察、任免、提拔的重要參考，同時(shí)也關(guān)系到干部人員工資待遇、退休工資發(fā)放等事項(xiàng)。

在高校干部人事檔案管理全面開展中，由于一些干部人員缺乏檔案意識(shí)，會(huì)導(dǎo)致檔案內(nèi)容缺失，在具體填寫中不了解規(guī)范，有些甚至將不應(yīng)入檔的資料寫入到檔案表格當(dāng)中。正是由于薄弱的檔案意識(shí)，導(dǎo)致了在資料填寫中混亂，對(duì)高校干部人事檔案真實(shí)性造成極大影響。因此，必須從干部人員檔案意識(shí)培養(yǎng)入手，增加日常宣傳，在日常工作中有意識(shí)的普及檔案知識(shí)，當(dāng)然，也可以規(guī)定一個(gè)統(tǒng)一的時(shí)間開展檔案知識(shí)普及工作，或者是在干部人員進(jìn)行與檔案相關(guān)行為過程中，進(jìn)行個(gè)別普及。具體方式上，高?？梢酝ㄟ^校園的滾動(dòng)屏幕、?？?、校園網(wǎng)絡(luò)等，還可以開展專項(xiàng)報(bào)告會(huì)，增強(qiáng)干部人員對(duì)人事檔案的重視。

（三）不斷提升檔案管理人員規(guī)范性

第一，必須建立完善的工程檔案管理制度，通過制度模式規(guī)范建筑工程檔案管理的內(nèi)容、方式，包括檔案信息采集、整理、篩選以及歸檔制度，為高校干部人事檔案管理規(guī)范化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。高校必須從宏觀角度出發(fā)，建立配套的檔案管理監(jiān)督制度、獎(jiǎng)懲制度，確保各項(xiàng)高校干部人事檔案管理工作都能夠在嚴(yán)格監(jiān)督下執(zhí)行，對(duì)檔案管理工作表現(xiàn)好的進(jìn)行表揚(yáng)、激勵(lì);對(duì)于工作中出現(xiàn)明顯失誤的則需要嚴(yán)肅處理;第二，建立完善的檔案管理人員培訓(xùn)制度。結(jié)合高校干部人事檔案專項(xiàng)審查實(shí)際情況，合理安排檔案管理人員培訓(xùn)計(jì)劃，還可以通過以老帶新情況，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，提升檔案管理工作質(zhì)量;第三，檔案管理部門必須以法律作為依據(jù)，通過檔案法、保密法、病毒防治辦法等作為工作基礎(chǔ)，組織檔案管理部門人員根據(jù)實(shí)際情況，制定嚴(yán)格的數(shù)字化檔案管理制度，重點(diǎn)建設(shè)人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)安全體系，促進(jìn)高校干部人事檔案信息數(shù)字化體系逐漸完善。另外，對(duì)檔案數(shù)字化管理部門進(jìn)行安全性教育，將安全性教育作為檔案管理部門一項(xiàng)重要的長效機(jī)制，幫助檔案管理人員樹立良好的安全保密意識(shí)。

（四）建立完善的高校檔案審核機(jī)制

在科技不斷進(jìn)步的今天，高校必須更好的做好干部人才建設(shè)工作，而需要對(duì)自身情況進(jìn)行探討，同時(shí)能夠?qū)Ω咝８刹克幬恢眠M(jìn)行監(jiān)測(cè)，以便于為高校干部團(tuán)隊(duì)建設(shè)提供幫助。檔案信息并非一層不變，很多檔案資料具有動(dòng)態(tài)特性，會(huì)隨著高校干部人員個(gè)人經(jīng)歷、所處位置變化而不斷變化。構(gòu)建高校檔案審核機(jī)制中，應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注干部人事檔案動(dòng)態(tài)變化，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)的更新。在收集到新的資料信息后，需要及時(shí)補(bǔ)充舊檔案內(nèi)容，或?qū)⒃袡n案內(nèi)容進(jìn)行修改，如果需要重新填寫，則需要由干部本人進(jìn)行確認(rèn)。同時(shí)，應(yīng)該對(duì)參與檔案專項(xiàng)審核人員進(jìn)行有效考核，保證其在材料歸納能力、鑒別能力方面滿足專項(xiàng)審核要求。同時(shí)，除了有極強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)外，還應(yīng)該保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，在道德素養(yǎng)、職業(yè)素養(yǎng)都達(dá)到一定高度，才能為高校干部人事檔案專項(xiàng)審核工作順利開展奠定基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

通過上述分析可知，干部人事檔案對(duì)于高校干部人事組織、人員任免等工作有重要依據(jù)，對(duì)干部人員自身利益也有很大的關(guān)聯(lián)。干部人事檔案專項(xiàng)審核并非僅僅是一次性的工作，而是需要在高校檔案管理工作開展中堅(jiān)持實(shí)行。只有全面落實(shí)人事檔案專項(xiàng)審核，對(duì)學(xué)校干部人員有更深入的了解，以便于優(yōu)化學(xué)校干部人員結(jié)構(gòu)，提升高校干部團(tuán)隊(duì)工作效率。

（作者單位：吉林農(nóng)業(yè)大學(xué)）

作者簡介：胡春玲（1962年）女，漢族，甘肅省民勤縣人，1984年畢業(yè)于西藏農(nóng)牧學(xué)院，研究方向檔案管理。