探討如何做好辦公室文件與檔案管理一體化管理工作

蒙暑姿

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，國(guó)家教育信息化改革的不斷深化推進(jìn)，高校紛紛加強(qiáng)自身的信息化校園建設(shè)。辦公室作為高校溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的重要樞紐部門(mén)，也在逐步優(yōu)化傳統(tǒng)的管理模式，實(shí)施“文檔一體化管理”改革。文件與檔案工作都是辦公室的基礎(chǔ)性工作，在內(nèi)容管理上具有一定的一致性、相關(guān)性等關(guān)聯(lián)特點(diǎn)，因此將二者有機(jī)結(jié)合，探索科學(xué)、規(guī)范、高效的文檔一體化管理改革措施，能夠更好地發(fā)揮兩者的優(yōu)勢(shì)，提高辦公效率，加快辦公現(xiàn)代化的進(jìn)程，為高校各部門(mén)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，進(jìn)而推進(jìn)高校信息化建設(shè)。

檔案由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)，文件是檔案的前提，檔案是文件的延伸和發(fā)展，因此高校辦公室文檔一體化管理即管理人員利用信息技術(shù)，有效整合辦公室文件和檔案管理，形成一個(gè)有機(jī)整體，最大化發(fā)揮二者存史、留憑、資政、育人等教育價(jià)值，更好地提高辦公效率，加快辦公現(xiàn)代化的進(jìn)程，為高校各部門(mén)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，進(jìn)而推進(jìn)高校信息化建設(shè)。由于當(dāng)前但是在辦公實(shí)踐中，由于文檔一體化管理意識(shí)薄弱、模式單一、標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)、技術(shù)繁雜等原因影響，導(dǎo)致文檔一體化管理總體水平還是相對(duì)滯后，因此盡快總結(jié)滯后現(xiàn)狀，并針對(duì)其原因，進(jìn)行優(yōu)化，是高校辦公室做好文件與檔案一體化管理工作亟需解決的問(wèn)題。

一、高校文件和檔案管理現(xiàn)狀及成因分析

經(jīng)辦公調(diào)查，高校文件和檔案管理中主要存在“歸檔信息不同步、存檔格式不統(tǒng)一、資源數(shù)據(jù)不共享、文檔管理水平低”四大關(guān)鍵現(xiàn)狀，在結(jié)合現(xiàn)狀后對(duì)該現(xiàn)狀進(jìn)行分析后，其成因主要存在文檔管理“模式傳統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)復(fù)雜、技術(shù)繁雜、人員意識(shí)薄弱”等因素。具體內(nèi)容如下：

（一）文檔人員意識(shí)薄弱，導(dǎo)致文檔管理水平低。

雖然在學(xué)校教育信息化的推動(dòng)下，雖然高校辦公室人員也加強(qiáng)了信息化辦公水平，但是受傳統(tǒng)教學(xué)文件和檔案分離管理的傳統(tǒng)觀念影響，辦公人員文檔一體化管理意識(shí)薄弱，導(dǎo)致上級(jí)不重視，下級(jí)無(wú)所謂，沒(méi)有組建文檔一體化組織機(jī)構(gòu)，一體化技術(shù)運(yùn)用不充分，無(wú)法充分發(fā)揮文檔一體化“一次輸入、多次輸出”的優(yōu)勢(shì)，整體提升管理水平。

（二）文檔管理模式傳統(tǒng)，導(dǎo)致歸檔信息不同步。

在日常教學(xué)辦公中，發(fā)現(xiàn)很多學(xué)?；顒?dòng)的動(dòng)態(tài)事件都無(wú)法及時(shí)歸檔。例如辦公室各部門(mén)分別將自己負(fù)責(zé)重大活動(dòng)新聞事件都及時(shí)發(fā)布到了學(xué)校的微博、網(wǎng)絡(luò)論壇、學(xué)院校園網(wǎng)站以及微信公眾平臺(tái)上，但是卻都未被及時(shí)歸檔。這主要是受傳統(tǒng)管理模式影響，即各個(gè)辦公部門(mén)各司其職，在工作溝通上效率低，導(dǎo)致文件和檔案在分類、整理、堅(jiān)定、編目等上管理進(jìn)程停滯不前。

（三）文檔管理標(biāo)準(zhǔn)復(fù)雜，導(dǎo)致存檔格式不統(tǒng)一。

由于文件和檔案管理的開(kāi)發(fā)系統(tǒng)千差萬(wàn)別、辦公人員管理風(fēng)格迥異、管理存儲(chǔ)制度沒(méi)有統(tǒng)一，造成文件和檔案的管理格式、模板與標(biāo)準(zhǔn)同樣存在極大差別，無(wú)法被各部門(mén)進(jìn)行有效采用，導(dǎo)致浪費(fèi)大量時(shí)間和經(jīng)歷。文件和檔案本屬于同一事物在不同階段的處理狀態(tài)，沒(méi)有統(tǒng)一的管理格式標(biāo)準(zhǔn)，勢(shì)必會(huì)在制度上、方法上、標(biāo)準(zhǔn)上影響文檔一體化的管理進(jìn)度。

（四）文檔管理技術(shù)繁雜，導(dǎo)致資源數(shù)據(jù)不共享。

當(dāng)前由于學(xué)校信息化發(fā)展，各部門(mén)都具備一定的辦公系統(tǒng)，如招生系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、辦公辦文系統(tǒng)等，各類系統(tǒng)各自在自身職能上發(fā)揮了優(yōu)勢(shì)作用，節(jié)約了辦公時(shí)間，輔助了教學(xué)質(zhì)量，但是由于這些系統(tǒng)之間的開(kāi)發(fā)商、設(shè)計(jì)技術(shù)、使用標(biāo)準(zhǔn)等的本質(zhì)不同，導(dǎo)致它們之間并無(wú)任何聯(lián)系，造成各自數(shù)據(jù)不匹配，資源相互隔離，文檔無(wú)法共享，依然無(wú)法更好地提升文檔一體化管理效率。

二、高校辦公室做好文件與檔案一體化管理工作建議

（一）轉(zhuǎn)變文件與檔案的管理思想

高校辦公人員文檔一體化的管理思想決定了他們對(duì)管理工作認(rèn)識(shí)和態(tài)度。文件管理與檔案管理是一個(gè)不可割裂的、根據(jù)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步而不斷發(fā)展的動(dòng)態(tài)工程，因此實(shí)施文檔一體化管理，必須樹(shù)立發(fā)展思維，通過(guò)全方位、全過(guò)程、全方面的思想培養(yǎng)和加強(qiáng)，與時(shí)俱進(jìn)地轉(zhuǎn)變辦公人員傳統(tǒng)的管理觀念，走出誤區(qū)，提高認(rèn)識(shí)，武裝理論。首先通過(guò)理論學(xué)習(xí)轉(zhuǎn)變思想觀念。加大文檔一體化管理的宣傳培訓(xùn)，在理論學(xué)習(xí)中，促使辦公人員全面認(rèn)知“文檔一體化”管理的價(jià)值和意義，切實(shí)轉(zhuǎn)變管理理念、思維方式、工作方法、技術(shù)運(yùn)用等;其次通過(guò)實(shí)操鍛煉轉(zhuǎn)變思想觀念。選定合適的文檔一體化系統(tǒng)后，在該平臺(tái)中進(jìn)行實(shí)操練習(xí)，鍛煉辦公人員的理論學(xué)習(xí)、動(dòng)手能力、創(chuàng)新能力等，使大家逐步深化認(rèn)識(shí)，達(dá)到共識(shí)。最終加強(qiáng)辦公人員對(duì)“文檔一體化”管理理念具備一種全面、客觀、科學(xué)的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化文檔一體化意識(shí)，重視規(guī)范化建設(shè)，打破當(dāng)前的文件工作和檔案工作分散、獨(dú)立的管理弊端，真正最大化地發(fā)揮二者存史、留憑、資政、育人等教育價(jià)值，形成一個(gè)高效、優(yōu)化、全面與科學(xué)的有機(jī)整體，更好地提高辦公效率。

（二）完善文檔一體化管理組織機(jī)構(gòu)

強(qiáng)有力的組織機(jī)構(gòu)，能夠發(fā)揮系統(tǒng)化的專業(yè)力量，最大化地達(dá)到組織目的。隨著高校教育外界溝通節(jié)奏的加快，學(xué)生、教師、學(xué)校、招聘單位等各個(gè)雀替對(duì)文件查閱、檔案檢索的需求不斷提高，高校辦公室亟需做好文件與檔案管理一體化管理工作，因此建立一個(gè)完善的文檔一體化管理組織機(jī)構(gòu)，承擔(dān)辦公室所有的文檔一體化管理工作和職責(zé)，能夠有力地滿足這種高速發(fā)展要求。首先，這種組織結(jié)構(gòu)的建設(shè)，至少?gòu)墓芾碛^念和思維上，能夠引起高校辦公人員的重視;其次一切文檔一體化管理工作的實(shí)施，都可以立足該組織機(jī)構(gòu)，有計(jì)劃、統(tǒng)一化、規(guī)范化、系統(tǒng)化地開(kāi)展開(kāi)來(lái);再者建設(shè)文檔一體化管理組織機(jī)構(gòu)，還能充分發(fā)揮組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)勢(shì)作用，完成文檔一體化管理的頂層設(shè)計(jì)，建立專業(yè)、規(guī)范的管理體系，制定系統(tǒng)、變準(zhǔn)的管理制度，設(shè)計(jì)統(tǒng)一、協(xié)調(diào)的操作流程，開(kāi)展系統(tǒng)化、專業(yè)化、規(guī)范化的知識(shí)、技術(shù)、素質(zhì)等學(xué)習(xí)培訓(xùn)。最終利用思維導(dǎo)圖建設(shè)完善的組織機(jī)構(gòu)架構(gòu)圖，進(jìn)行明確的管理分工、分組和協(xié)調(diào)合作，確保文件和檔案從生成到運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔等全過(guò)程都能保證數(shù)據(jù)、信息流的安全、暢通。

（三）搭建文檔一體化管理校園平臺(tái)

“互聯(lián)網(wǎng)+教育”、數(shù)字化校園建設(shè)的不斷發(fā)展，以及“教育信息化2.0”新理念的提出，對(duì)高校教育信息化的發(fā)展提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求，因此高校辦公室文檔一體化管理必須加強(qiáng)自動(dòng)化辦公軟件和硬件的全面更新和升級(jí)。辦公室是聯(lián)通學(xué)校上下各個(gè)部門(mén)和組織的樞紐部門(mén)，想要確保整體文件和檔案溝通的順暢與方便，應(yīng)應(yīng)根據(jù)學(xué)校整體情況，精心選擇最大化適合整體文檔一體化管理的硬件和軟件，并建立規(guī)范的管理體系，搭建成高效的文檔一體化管理校園平臺(tái)，為高校文檔一體化管理提供有力的重要工具。在當(dāng)前的平臺(tái)建設(shè)中，由于經(jīng)濟(jì)利益影響，常出現(xiàn)搭建粗糙、應(yīng)用流于形式、軟件質(zhì)量不高、功能較為局限、靈活性不強(qiáng)、安全性較低等弊端，因此高校在搭建文檔一體化管理校園平臺(tái)時(shí)，應(yīng)避開(kāi)這些弊端，結(jié)合部門(mén)實(shí)際，選擇使用“功能性全、兼容性強(qiáng)、應(yīng)用性好、智能程度高、個(gè)性化便捷”的文檔一體化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件和檔案的生成一體化、管理一體化、利用一體化、規(guī)范一體化，以滿足各部門(mén)在不同階段之間的文檔收集、傳閱、溝通、審核、修改、利用等等。

（四）加強(qiáng)文檔一體化管理人員培養(yǎng)

文檔管理人員是高校開(kāi)展文檔一體化管理的實(shí)施主體，其管理素質(zhì)和水平在實(shí)施過(guò)程中具有決定性作用。正所謂“打鐵必須自身硬”，因此加強(qiáng)高校辦公室人員的一體化管理培養(yǎng)，是做好文檔一體化管理工作的有效路徑。首先應(yīng)健全長(zhǎng)效機(jī)制，完善一體化管理培養(yǎng)制度。凡事預(yù)則立不預(yù)則廢，培養(yǎng)高素質(zhì)的一體化管理辦公人員，絕非一朝一夕之功，而應(yīng)將其作為長(zhǎng)期戰(zhàn)略計(jì)劃，納入辦公室發(fā)展規(guī)劃中，健全合理、科學(xué)、有效并可持續(xù)發(fā)展的培養(yǎng)機(jī)制，如建立健全容錯(cuò)糾錯(cuò)機(jī)制、建立健全激勵(lì)機(jī)制、建立健全監(jiān)督機(jī)制等，提高辦公人員對(duì)文檔進(jìn)行合理、科學(xué)的管理。二是實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)化培訓(xùn)，加強(qiáng)人員學(xué)習(xí)內(nèi)容培養(yǎng)。學(xué)習(xí)是成長(zhǎng)的根本動(dòng)力，而作為承載學(xué)習(xí)內(nèi)容的培訓(xùn)形式和方法，在具體實(shí)踐中卻嚴(yán)重存在著針對(duì)性不夠、實(shí)效性不足、操作性不強(qiáng)的問(wèn)題，導(dǎo)致培訓(xùn)缺乏新意、效果不良，因此應(yīng)堅(jiān)持德才兼?zhèn)湓瓌t，抓好“干什么學(xué)什么、缺什么補(bǔ)什么”的重點(diǎn)，對(duì)一體化管理思維不足、實(shí)操技能不高、創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)的辦公人員分別進(jìn)行精準(zhǔn)化培訓(xùn)。三是堅(jiān)持嚴(yán)格化標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化人員監(jiān)督考核?？己吮O(jiān)督作為檢驗(yàn)辦公人員文檔一體化管理能力的有效方式，應(yīng)加強(qiáng)“部門(mén)考核監(jiān)督、自我考核監(jiān)督”方法，爭(zhēng)取建立一套因人制宜的科學(xué)監(jiān)督機(jī)制，真正地做好文檔一體化辦公室人員培養(yǎng)的監(jiān)管工作。

（五）加強(qiáng)文檔一體化管理安全意識(shí)

除了上述幾種做法外，還應(yīng)做好高校辦公室文件和檔案一體化管理的安全工作。文件和檔案是記錄高校成長(zhǎng)與發(fā)展物質(zhì)記錄，更是高校珍貴的精神財(cái)富，確保文件和檔案能夠安全、永久的保存，是保護(hù)這些財(cái)富的必然手段。再加上當(dāng)前信息全球化的迅猛發(fā)展，黑客攻擊、病毒攻擊等時(shí)刻威脅著高校檔案的安全，具備安全信息意識(shí)已是當(dāng)今辦公室人員的重要工作戰(zhàn)略。作為檔案工作者，首先應(yīng)學(xué)會(huì)對(duì)文檔進(jìn)行分析，必須學(xué)習(xí)一體化安全管理加密技術(shù)，對(duì)歸檔的全過(guò)程進(jìn)行一體化安全處理;其次還應(yīng)對(duì)無(wú)效的文檔進(jìn)行一體化安全銷毀，掌握紙質(zhì)和電子文檔的分類銷毀方法，確保存有涉密、重要信息的已銷毀文件和檔案無(wú)法恢復(fù);再者還要掌握應(yīng)對(duì)文檔管理險(xiǎn)情的應(yīng)急救援能力，制定應(yīng)急預(yù)案，達(dá)到快速有效救援，減少損失，切實(shí)最大限度地防止自然或人為等因素對(duì)檔案資料可能造成的損害。

三、結(jié)語(yǔ)

文件和檔案的管理在高校辦公室工作中，看似都是些簡(jiǎn)單小事，實(shí)在事關(guān)高校文化的傳承、精神的接力，直接影響學(xué)校的長(zhǎng)久發(fā)展，因此實(shí)施文檔一體化管理，最大化發(fā)揮二者存史、留憑、資政、育人等教育價(jià)值，更好地提高辦公效率，責(zé)任重大，使命艱巨，作為高校辦公室人員，必須用心做好，有始有終，力爭(zhēng)為各部門(mén)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，進(jìn)而推進(jìn)高校信息化建設(shè)。

（作者單位：廣西科技師范學(xué)院）