企業(yè)物資集中采購及其風(fēng)險控制分析

◆周 祥

一、企業(yè)物資集中采購概述

采購一般指代企業(yè)以一定的條件為基礎(chǔ)，在供應(yīng)市場中取得產(chǎn)品與服務(wù)，讓他們可以轉(zhuǎn)變成成企業(yè)的資源，以此來為生產(chǎn)經(jīng)營提供物質(zhì)基礎(chǔ)。而集中采購則指一個企業(yè)在采購過程中使用集中化的管理模式。即針對同樣的物資進(jìn)行大規(guī)模集中采購，這有助于降低采購環(huán)節(jié)需要消耗的成本。集中采購涉及的物資數(shù)量較多，同時需要消耗高額的資金，其流程也較為復(fù)雜，所以企業(yè)有必要對工作的各項流程做好規(guī)范，同時提升集中采購管理的信息化程度，這使得集中采購系統(tǒng)產(chǎn)生。因為系統(tǒng)本身便具備固定的流程，因此在采購過程中具有更強(qiáng)的規(guī)范性。

二、企業(yè)物資集中采購的作用

企業(yè)在采取物資集中采購之后，需要為其委派的管理人員數(shù)量也會隨之降低，這會使得采購的過程更為簡潔，通過提升項目積極性來促進(jìn)效益增長。企業(yè)不但要探究和其當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r契合的物資集中采購流程，還需要觀察企業(yè)的監(jiān)察部門能否在這一過程中充分發(fā)揮其作用。特別是在企業(yè)取得進(jìn)一步發(fā)展的情況下，企業(yè)不但需要對人力資源與資金引起重視，還應(yīng)當(dāng)持續(xù)優(yōu)化物資管理體系，同時大宗物料集中采購的發(fā)展也為成本管理的進(jìn)行奠定了基礎(chǔ)。

大宗物料集中采購能夠降低分批采購時可能出現(xiàn)的差價問題，這有利于減少物資采購中的資金浪費(fèi)。企業(yè)不但可以調(diào)配與利用庫存物資，還能夠減少采購過程中的資金耗用量，以此來促進(jìn)項目材料采購市場化調(diào)節(jié)的發(fā)展，增強(qiáng)其透明性與公正性。因此，使用集中采購的手段是減少成本消耗的重要手段之一。

通過集中采購的方式，企業(yè)可以在極大程度上消除物資中可能存在的質(zhì)量隱患，在后續(xù)的生產(chǎn)過程中，企業(yè)如果發(fā)生原材料方面的質(zhì)量問題，便會受到嚴(yán)重的損失，集中采購?fù)ㄟ^解決這一方面的問題為企業(yè)帶來更高的收益，這對于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營也具有積極意義。

三、企業(yè)物資采購過程中存在的風(fēng)險

（一）質(zhì)量控制不嚴(yán)格

在物資采購過程中必須進(jìn)行驗收檢查，許多企業(yè)的采購產(chǎn)品種類豐富，因此在驗收環(huán)節(jié)需要聘請經(jīng)驗豐富的專業(yè)人士，否則若在驗收過程中出現(xiàn)疏漏，便會導(dǎo)致物資質(zhì)量出現(xiàn)一定的隱患。所以，對于許多企業(yè)而言，驗收工作是質(zhì)量控制的重中之重。

原材料的質(zhì)量是企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量的基礎(chǔ)，但過去許多企業(yè)難以在采購過程中與供應(yīng)商達(dá)成有效的合作，并以此為基礎(chǔ)進(jìn)行質(zhì)量控制，這使得企業(yè)的采購人員只能通過事后把關(guān)的途徑來進(jìn)行質(zhì)量控制，這也加大了質(zhì)量隱患出現(xiàn)的概率。

（二）供應(yīng)商選擇帶來的風(fēng)險

對于一個生產(chǎn)流程而言，風(fēng)險最高的環(huán)節(jié)是難以進(jìn)行風(fēng)險控制的環(huán)節(jié)。對于大部分企業(yè)而言，控制難度最高的環(huán)節(jié)無疑是供應(yīng)商的選擇。在與供應(yīng)商簽訂了合同之后，即便是市場需求發(fā)生了改變或產(chǎn)生各種預(yù)料之外的事項，企業(yè)也不能隨便修改合同內(nèi)容；此外，許多供應(yīng)商在發(fā)生產(chǎn)品質(zhì)量問題時，并不會選擇將其告訴訂貨方。所以對于訂貨方而言，如果因為市場環(huán)境變動而使得需求降低，企業(yè)的庫存商品便會增加，而在需求量出現(xiàn)增長后便會產(chǎn)生供不應(yīng)求的現(xiàn)象；而對于供應(yīng)商而言，一旦發(fā)生了發(fā)貨延誤或產(chǎn)品質(zhì)量問題，必然會出現(xiàn)供不應(yīng)求的現(xiàn)象。

（三）采購流程制度一成不變

一些企業(yè)長期以來都僅使用一套采購流程，甚至可能在數(shù)年時間里都沒有進(jìn)行過修改，即便做過改良往往也僅僅是在幾個細(xì)節(jié)處進(jìn)行了補(bǔ)充，僵化的采購流程必然會產(chǎn)生一定的采購風(fēng)險，在供應(yīng)商發(fā)現(xiàn)了企業(yè)采購制度中存在的漏洞之后，便會不斷利用該漏洞謀利。此外，由于信息技術(shù)的發(fā)展，一些原先適用的流程在當(dāng)前已經(jīng)變得非常繁瑣，僅僅對漏洞進(jìn)行修改卻不簡化采購流程，會導(dǎo)致企業(yè)的采購效率不斷下降。

作為企業(yè)經(jīng)營管理的主要環(huán)節(jié)之一，當(dāng)前我國企業(yè)所使用的采購模式通常是在其成立時制定，并依據(jù)其在長期發(fā)展過程中積累的業(yè)務(wù)經(jīng)驗持續(xù)補(bǔ)充完善而構(gòu)建出的經(jīng)驗總結(jié)，然而由于市場競爭逐漸加大，僅僅依靠自身的經(jīng)營經(jīng)驗無法應(yīng)對不斷變化的市場環(huán)境，但當(dāng)前僅僅有少部分企業(yè)會在采購制度的修改上向其他企業(yè)進(jìn)行借鑒，這導(dǎo)致一些企業(yè)中普遍存在的采購漏洞難以在第一時間被查找出來，一些高質(zhì)量的采購制度也無法得到有效的普及，這導(dǎo)致市場上大部分企業(yè)在進(jìn)行采購制度的制定與修正時選擇各自為戰(zhàn)，這大幅提升了企業(yè)的采購成本。

四、企業(yè)物資采購風(fēng)險對策分析

（一）提高采購計劃過程中的信息化程度

之所以許多企業(yè)的采購方案難以精確的表現(xiàn)出企業(yè)的實際需求，是因為企業(yè)的統(tǒng)計周期過長，以至于效率低下，采購部門無法了解生產(chǎn)經(jīng)營部門對于物資的實際需要。此外由于所處部門不同，負(fù)責(zé)采購的人員無法理解未來可能出現(xiàn)的需求中的具體產(chǎn)品數(shù)量與種類，這使得采購人員難以完成計劃編制工作。此外，計劃誤差產(chǎn)生的另一個主要因素在于人工統(tǒng)計必然會存在一定的超算或漏算，這些錯誤的不斷積累便引發(fā)了采購計劃整體的誤差。

由于傳統(tǒng)的物資需求在統(tǒng)計手段方面存在缺陷，同時當(dāng)前許多企業(yè)已經(jīng)可以通過技術(shù)手段來幫助采購人員進(jìn)行物資的統(tǒng)計與分析，因此在采購計劃的編制過程中引入信息技術(shù)具有顯著的積極作用。

（二）完善物資采購管理體系

企業(yè)完整、統(tǒng)一、規(guī)范的物資采購管理體系相當(dāng)重要，只有對其有充分的重視并且以此為基礎(chǔ)開展管理工作，物資采購管理的質(zhì)量才能夠的到更大的提升。為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，明確企業(yè)的管理層級是基礎(chǔ)條件，只有在明確了企業(yè)的管理層級的情況下，采購部門才能更好的確定之后要選擇的物資采購平臺以及采購管理機(jī)構(gòu)。其次，不同管理層級在級別上的差異可能導(dǎo)致其重視的對象也出現(xiàn)差異，將不同的管理層次及時的進(jìn)行統(tǒng)一并開展其它工作，這有利于提高企業(yè)的物資管理建設(shè)工作效率。最后應(yīng)該加強(qiáng)各部分之間的聯(lián)系，比如物資采購部門要隨時與財務(wù)、技術(shù)等部門聯(lián)系、配合，爭取將物資采購管理的優(yōu)勢發(fā)揮到最大。

（三）增強(qiáng)與供應(yīng)商的信息溝通

在實際采購工作中，應(yīng)該隨時與供應(yīng)商進(jìn)行交流，以此來更加精確的把握供應(yīng)商的實際信息與需要。同時為了實現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展，在決定采購方案之前應(yīng)當(dāng)明確各個供應(yīng)商的生產(chǎn)狀況。對于企業(yè)的關(guān)鍵產(chǎn)品和重要產(chǎn)品有必要采取簽訂合同的方式進(jìn)行進(jìn)行質(zhì)量的保障，可以降低企業(yè)的采購成本。同時，在采購過程中還應(yīng)該將獲取的信息及時分享到企業(yè)各個部門，讓獲取到的信息及時發(fā)揮它的作用，防止交流不及時而產(chǎn)生的超額下單以及能夠減少其他部門超需上報物資需求的成本。同時還將信息與其它部分及時分享合作來預(yù)測市場的變化情況，這樣就可以減少下單后修改所造成的損失。

（四）提高對物資運(yùn)用重視程度

在物資的管理工作得到重視之后，企業(yè)的物資管理就能更好的實現(xiàn)。在進(jìn)行物資管理時，應(yīng)當(dāng)把物資用合理方式運(yùn)用到正確的地方，其他的工作才能順利正確的開展。因此，企業(yè)管理工作的開展，首先應(yīng)該做好物資管理工作，并通過前期調(diào)研來掌握供應(yīng)商在經(jīng)營狀況以及產(chǎn)品質(zhì)量等方面的具體情況。此外還應(yīng)當(dāng)重視政府有關(guān)部門發(fā)表各項法律條例，依靠對取得的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)籌分析來開展活動，這能夠顯著提升工作效率。當(dāng)資料統(tǒng)籌等工作完畢后，有關(guān)部門便能夠依據(jù)其實際狀況來進(jìn)行調(diào)整，企業(yè)的采購部門需要了解大型物資在驗收過程中可能發(fā)生的各種問題，并在對其引起充分重視的前提下進(jìn)行后續(xù)的驗收以及檢驗工作。相關(guān)單位需要關(guān)注批量物資管理工作，安排專業(yè)人員來進(jìn)行物資驗收工作，采用雙人分工合作模式來進(jìn)行工作的開展，這樣一來就可以解決驗收不仔細(xì)等問題。

五、結(jié)語

綜上所述，物資采購是企業(yè)和外部進(jìn)行聯(lián)系的重要渠道，影響著企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營。在企業(yè)日常經(jīng)營過程中，可能會出現(xiàn)各種各樣的會計風(fēng)險，導(dǎo)致企業(yè)遭受經(jīng)濟(jì)損失，為了在風(fēng)險產(chǎn)生前對其做出有效應(yīng)對，企業(yè)管理者應(yīng)該及時采取有針對性的措施來控制風(fēng)險，只有這樣才能防患于未然，確保企業(yè)物資采購活動能夠順利開展，讓企業(yè)能夠更加健康穩(wěn)定的發(fā)展。