信息化時代檔案管理模式的變化研究

周玉華

摘 要：信息化時代快速發(fā)展，使傳統(tǒng)檔案管理模式面對巨大的挑戰(zhàn)，在傳統(tǒng)的檔案管理模式中存在著和實際工作不相匹配的問題。傳統(tǒng)檔案管理過程中長時間將管理人員和檔案資源作為中心，需要檔案管理人員手工對檔案進(jìn)行管理。單位投入的人、財、物與檔案管理的產(chǎn)出成效相差較遠(yuǎn)，檔案資源不能實現(xiàn)最大化利用。信息化時代發(fā)展中，信息技術(shù)的高效性、集成性以及科學(xué)性為檔案管理模式的變化提供可行的方式。所以，在當(dāng)前的信息化時代背景下，改變傳統(tǒng)檔案管理模式、提升檔案管理工作效率及質(zhì)量是檔案管理工作的必然要求，同時也是本文的研究重點。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;模式

檔案是一種人類社會發(fā)展不能缺少的信息資源，它可以用文字、聲音或者圖像對個人、國家機構(gòu)、各種組織、企事業(yè)單位的行為進(jìn)行記錄，所以相關(guān)機構(gòu)逐漸重視對檔案的管理工作。隨著信息技術(shù)發(fā)展，影響著檔案管理的各個要素都發(fā)生非常大的變化，檔案信息來源渠道不斷擴大，服務(wù)對象變得多層次，并且服務(wù)內(nèi)容也呈現(xiàn)更加復(fù)雜化，方式更加便捷化，這些都是在當(dāng)前信息化時代下檔案管理模式上呈現(xiàn)的變化，傳統(tǒng)檔案管理模式應(yīng)該順應(yīng)信息化時代的發(fā)展不斷變化，才能夠更好地適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展需求。

一、信息化時代檔案管理模式變化的必要性

1.公民主人翁意識增強

隨著我國全面推進(jìn)政務(wù)公開，打造陽光政府，人民主人翁意識不斷增強，其參政議政的意識也在不斷提升。因此，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不能夠滿足公民的需求，公民有權(quán)利了解各單位以及各部門的職能運轉(zhuǎn)情況。這樣不但能夠?qū)θ嗣竦臋?quán)利進(jìn)行保障，同時也在一定程度上宣傳了國家的各項政策精神。

2.檔案客戶群體的變化

當(dāng)前檔案客戶群體變得更加廣泛化、社會化以及多元化、開放化。用戶對檔案部門的專業(yè)性要求有所提升，在當(dāng)前信息化時代背景下，檔案用戶能夠從網(wǎng)絡(luò)上直接獲得數(shù)量龐大的信息，但是其中摻雜著非常多且無用的信息，影響用戶對檔案的特殊需求。所以，檔案用戶不能快速、便捷、準(zhǔn)確無誤地搜集自己想要獲取的信息。

3.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境影響檔案管理模式的變化

在信息化時代環(huán)境影響下，互聯(lián)網(wǎng)逐漸成為人們在生活和工作中不可缺少的部分。作為一種新型的傳播媒介，網(wǎng)絡(luò)對信息的傳播速度更快、溝通更便捷。現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的大發(fā)展為信息化時代檔案管理模式的變化提供了良好機會。

4.檔案管理工作的復(fù)雜性

隨著信息化時代的發(fā)展，檔案管理工作涉及的領(lǐng)域逐漸擴大，工作內(nèi)容也變得更加豐富，檔案的保管方式更為科學(xué)，這些工作的實質(zhì)性變化影響著檔案管理人員。檔案管理部門需要摒棄之前傳統(tǒng)的檔案管理模式，保留優(yōu)點改掉缺點，提升自身檔案管理專業(yè)技術(shù)，并且還需要創(chuàng)新檔案管理模式。

5.檔案管理中存在的問題

長期以來檔案管理工作中存在著諸多問題，其中信息技術(shù)水平較低、開放程度不高、利用率水平較低等，無法最大程度地發(fā)揮檔案信息功能及其作用。

二、信息化時代檔案管理模式

1.采用內(nèi)網(wǎng)建立電子檔案管理部門

內(nèi)部局域網(wǎng)的出現(xiàn)使檔案管理出現(xiàn)較大的變化，能夠在網(wǎng)絡(luò)上對電子文件檔案進(jìn)行管理，檔案管理部門能夠在單位的局域網(wǎng)中建立起自己部門網(wǎng)頁，之后和檔案管理系統(tǒng)相鏈接就能夠為有關(guān)人員提供自助的檔案信息查閱服務(wù)。此外，電子檔案管理系統(tǒng)能夠使單位各部門之間的合作力度增強，不容置疑的是，電子檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)成為當(dāng)前人們在網(wǎng)絡(luò)上對資源進(jìn)行檢索時不可缺少的工具。

2.檔案搜集由人工轉(zhuǎn)變?yōu)樽灾蟼?/p>

信息化時代下檔案管理中的電子檔案和傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案不同，只需要經(jīng)過對資料下載并且向系統(tǒng)輸入就能夠完成收集，采用這種便捷的方式能夠?qū)n案收集變得更為簡便，只需要在局域網(wǎng)中設(shè)定一個專門的電子檔案輸入窗口，系統(tǒng)就能夠自動完成原本需要人工進(jìn)行審閱的檔案管理工作，這樣相關(guān)的檔案資料就可以及時歸入到庫中并且分門別類地歸入到資料館中。在傳統(tǒng)檔案管理模式中，相關(guān)管理部門通常采用原件或者復(fù)印件的方式完成信息的展覽工作，這種管理模式下存在諸多不足，所以在信息化時代下傳統(tǒng)檔案管理模式需要被替代。當(dāng)前社會信息每時每刻都在變化，運用信息化檔案管理模式能夠幫助人們及時了解國家政策、部門規(guī)章等有關(guān)信息，方便了人們的生活和工作。

3.檔案管理模式變化

信息化時代，運用信息技術(shù)對傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新的同時，需要注意是否能夠和社會建設(shè)的需求相符，對檔案文件進(jìn)行公開公示的時候工作人員應(yīng)該有分類展示意識，檔案管理模式的變化以板塊信息展示為例進(jìn)行分析：在對科技信息進(jìn)行展示過程中，電子檔案能夠幫助單位收集先進(jìn)技術(shù)的信息;在對經(jīng)濟信息進(jìn)行展示過程中，電子檔案能夠幫助搜集產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整的檔案信息;對銷售市場資料進(jìn)行展示過程中，電子檔案能夠搜集有關(guān)提升銷售的檔案信息;對單位的法律資料進(jìn)行展示過程中，電子檔案能夠自動屏蔽涉及單位機密的檔案，有助于單位維護(hù)自身權(quán)利。電子檔案管理模式的變化依賴于現(xiàn)在先進(jìn)的信息技術(shù)發(fā)展，與傳統(tǒng)的檔案管理模式大有不同。

4.健全檔案的信息化模式

檔案管理信息化主要是檔案數(shù)字化及檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)兩大部分組成。新型檔案信息材料的收集、整理、保存及鑒定、利用等需要采用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)理論及手段加以解決。國家檔案管理部門在檔案數(shù)字化發(fā)展中有著一定的規(guī)定，按照相關(guān)要求，國內(nèi)的圖文影像開發(fā)及利用先進(jìn)技術(shù)相結(jié)合，采用數(shù)字存儲、身份驗證、圖文壓縮和處理以及高速電子掃描等多種技術(shù)，創(chuàng)新研究開發(fā)出一套含有掃描錄入、檢索、電子存儲、查詢和管理等多功能為一體的電子檔案管理系統(tǒng)，這樣能夠使現(xiàn)代化的檔案管理向著數(shù)字化檔案管理邁進(jìn)。同時，因為電子檔案的產(chǎn)生，檔案管理部門直接從傳統(tǒng)檔案管理的管理模式中跳出來，形成當(dāng)前電子檔案和紙質(zhì)檔案并存的模式。目前的電子檔案管理工作中依然存在著一定的問題和風(fēng)險，這是因為電子檔案自身特點以及在信息技術(shù)發(fā)展過程中依然存在技術(shù)上的難題所導(dǎo)致的。所以，我國對于那些需要永久保存的圖文電子檔案規(guī)定必須轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)的檔案文件或者是縮微品等能夠長期進(jìn)行保存的文件形式，并進(jìn)行存檔管理。所以，在信息化時代下檔案管理工作需要做好電子檔案的管理，并且應(yīng)該重視對紙質(zhì)文件等檔案的管理工作，這樣能夠促使檔案信息化模式發(fā)展更為健全。

三、信息化時代檔案管理模式的變化

1.檔案的保存

信息化影響著對檔案的記錄，從紙質(zhì)模式轉(zhuǎn)變成為電子形式，同時也影響著對信息的記錄和傳播，變得更加便捷，使社會發(fā)展過程中獲得及需要的信息量大幅度增長，因此傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新時代的發(fā)展。

傳統(tǒng)的檔案管理工作中更為重要的是檔案管理人員、檔案管理設(shè)備等。在信息化時代，對檔案管理的重點向著對電子文檔的保存進(jìn)行轉(zhuǎn)變。在開展檔案管理工作的過程中，不僅需要重視對紙質(zhì)文件檔案的收集保存，同時還需要對電子檔案存儲量及設(shè)備的更新?lián)Q代進(jìn)行考慮。信息化的檔案管理模式下，可以對所有電子格式的文檔進(jìn)行保存，并且也有一定能力將所有的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成為電子文件，從而提升檔案檢索能力及有效減少存儲占用的空間。

傳統(tǒng)檔案管理模式下更加重視對檔案實體的保護(hù)，電子檔案的出現(xiàn)只需要定期將檔案信息從服務(wù)器中轉(zhuǎn)存至光盤或者磁帶中，從而能夠作為長期的保存。但是，網(wǎng)絡(luò)具有一定的不安全性，雖然能夠采用多種多樣的技術(shù)方法對網(wǎng)絡(luò)的安全起到一定的保證，但是從客觀上來講，所有的網(wǎng)絡(luò)都不是萬全設(shè)施，也會發(fā)生信息丟失或者失真的情況，這樣會影響檔案信息保存的安全性。如果對數(shù)據(jù)建立起相應(yīng)的備份，即便是出現(xiàn)檔案丟失或者是失真的情況，也能夠做到臨危不亂，只要采用備份文件對信息進(jìn)行恢復(fù)，就能夠?qū)G失或者失真的信息進(jìn)行還原。

2.檔案的收集

傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案工作人員通常是在組織機構(gòu)形成決議文件之后進(jìn)行檔案的收集整理。信息化時代，如果檔案工作人員不能積極參與到文件收集及保管過程中，文件極有可能不存在或者不能進(jìn)行鑒定、保存及利用。如果檔案管理人員不能進(jìn)入到單位的信息集成系統(tǒng)中，就很難了解并掌握單位信息的核心部分，甚至無法接收到相關(guān)檔案。每時每刻都在產(chǎn)生的電子文件、電子信息影響著單位檔案管理人員的工作，他們不能一直等到檔案形成之后開展歸檔，所以工作人員需要在電子文件產(chǎn)生的源頭就開展檔案管理工作。對國家相關(guān)的文件進(jìn)行參照從而制訂出本單位的《電子文件管理辦法》，向單位信息集成系統(tǒng)的編制人員申請在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計和運行的過程中能夠加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存和利用等與檔案管理相關(guān)的內(nèi)容。

檔案管理工作人員需要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下掌握專門的檔案信息接收管理平臺，應(yīng)該懂得怎樣對檔案信息資源的有效性、可靠性和實效性進(jìn)行控制和維護(hù)，了解接收電子檔案信息的方法。此時，單位中的檔案保管不再僅限于卷、盒和柜體等設(shè)備，大多數(shù)的單位檔案信息經(jīng)過檔案人員鑒定歸檔之后將納入“虛擬庫房”中進(jìn)行存儲。

3.檔案管理模式

檔案內(nèi)容從傳統(tǒng)形式變成電子形式之后，在保密、節(jié)約、分類和檢索上發(fā)生的變化較大。傳統(tǒng)檔案通常需要在案卷上對保密的級別進(jìn)行標(biāo)記，并且按照相應(yīng)的保密級別分類進(jìn)行管理。采用保密做法主要是為了對檔案實體加以控制，這樣能夠保證檔案實體不容易被復(fù)印、拍攝和盜取。而電子檔案的保密管理僅采用簡單的標(biāo)記保密并不能解決其保密問題，需要在符合國家信息保密規(guī)范的基礎(chǔ)上建立其相關(guān)的信息系統(tǒng)支撐。電子檔案信息系統(tǒng)自身安全性應(yīng)該是非常高的，對于采用電子形式進(jìn)行保存的檔案，應(yīng)該嚴(yán)格按照不同保密級別、不同種類，對開放的人群進(jìn)行區(qū)分。

傳統(tǒng)的檔案管理模式需要借閱手續(xù)和歸還手續(xù)，而對于電子檔案來講，文檔正本和復(fù)制版本之間并沒有什么區(qū)別，不管是復(fù)制、借閱多少次都不會對檔案的原始性產(chǎn)生影響，不會發(fā)生一個人將檔案正本借走之后，該檔案就不在檔案管理范圍之內(nèi)的現(xiàn)象。因此，在電子檔案管理中就不需要存在借閱和歸還的工作內(nèi)容。

傳統(tǒng)檔案管理模式中分類和檢索不能分離，對檔案進(jìn)行分門別類主要就是為了能夠提升檔案檢索的效率。在電子檔案管理模式中分類和檢索之間并沒有任何的關(guān)系，檔案分類更多是為了能夠更大程度地利用檔案中的信息，如果單純只是為了檢索檔案，則不需要對檔案進(jìn)行分類處理，只需要將檔案的關(guān)鍵詞輸入計算機就能夠?qū)⑾嚓P(guān)的檔案文件檢索出來。

4.檔案利用方式

檔案對于人類社會發(fā)展的作用，就是對歷史情況進(jìn)行記錄、提供證據(jù)參考等，實體檔案能夠提供這樣的功能，電子檔案也是如此。但是，在利用方式上傳統(tǒng)檔案管理模式和電子檔案管理模式出現(xiàn)本質(zhì)上的變化。傳統(tǒng)檔案管理模式中，一旦要給人們提供檔案證據(jù)的時候，需要將檔案進(jìn)行復(fù)印，并且將復(fù)印件給借閱者，但是復(fù)印件和原件畢竟不是相同的，非常容易進(jìn)行辨別，可法律規(guī)定通常只有檔案原件才能夠充當(dāng)最根本的證據(jù)。電子檔案就不一樣了，原件及復(fù)印件兩者并沒有什么區(qū)別。缺少數(shù)字簽字的電子檔案復(fù)印件根本不能鑒定真?zhèn)?。因此，各個單位應(yīng)該有數(shù)字認(rèn)證系統(tǒng)，能夠保證提供的所有檔案都經(jīng)過了提供方私鑰和接受方公鑰的雙重加密，這樣能夠保證提供的證據(jù)都具有不能隨意涂改的性質(zhì)，并且想要讀取其中的內(nèi)容只有正確的接受方才可以。

與傳統(tǒng)的檔案相比，單位中提供電子檔案的參考資料非常方便。傳統(tǒng)檔案管理模式下，單位檔案部門需要提供查閱者復(fù)印件作為相應(yīng)的參考，對于在保密上有級別要求的檔案，查閱者需要在固定的時間段內(nèi)將復(fù)印件送回至原單位進(jìn)行銷毀。電子檔案的復(fù)制相比于傳統(tǒng)檔案的復(fù)印件就更加便捷。電子檔案不能像傳統(tǒng)檔案一樣被確認(rèn)銷毀，但是對控制性卻非常方便。在數(shù)字認(rèn)證技術(shù)及文件期限的設(shè)置幫助下，能夠保證復(fù)制的檔案內(nèi)容已經(jīng)被接受方閱讀，同時也能夠保證復(fù)制的檔案只能夠在固定的期限內(nèi)閱讀，完全不用考慮對復(fù)制件的回收、銷毀問題。

與傳統(tǒng)的檔案相比，電子檔案最大優(yōu)勢就是對檔案的知識利用。傳統(tǒng)檔案信息非常的分散，并且其中的關(guān)聯(lián)性非常差，在對信息進(jìn)行綜合分析統(tǒng)計過程中存在較大的困難，更不用提將信息匯集形成更有作用的知識，對社會實踐活動進(jìn)行指導(dǎo)了。電子檔案如果能夠按照一定的標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行排列，就能夠分解成眾多信息，就能夠在各個范圍及層次中進(jìn)行分析和統(tǒng)計，也能夠從中發(fā)掘出具有規(guī)律性深層次的知識。

四、結(jié)語

信息技術(shù)發(fā)展促使信息化時代的發(fā)展，新技術(shù)帶來的變革影響著人們對信息的接收，其速度和質(zhì)量產(chǎn)生較大幅度地提升。檔案資料是一種特殊信息，檔案管理工作應(yīng)該適應(yīng)時代的發(fā)展，建設(shè)更具信息化。相比傳統(tǒng)檔案管理模式，信息化的檔案管理模式中檔案收集更加省時省力、檔案的保存安全性更高、檔案的管理模式更加信息化、檔案的利用更加多元化，這些變化的出現(xiàn)都印證著信息化對人們工作生活方方面面的影響，檔案管理模式也應(yīng)該隨著時代變化而變化。

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（作者單位：中共白城市委黨校）