信息化背景下辦公室檔案管理創(chuàng)新策略

黃菊華

摘 要：信息技術(shù)不斷發(fā)展，為辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新與改革帶來更多機(jī)會(huì)和挑戰(zhàn)，并且信息化的辦公室檔案管理成為適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，借助多樣化的信息技術(shù)，能有效提高辦公室檔案管理的質(zhì)量與效率。但是，在此過程中所出現(xiàn)的問題也應(yīng)提高重視，所以辦公室檔案管理工作不僅要跟上時(shí)代發(fā)展潮流，也要有效提升其水平和質(zhì)量，結(jié)合單位真實(shí)情況，開辟出適合單位辦公室檔案管理工作信息化建設(shè)的有效路徑。

關(guān)鍵詞：信息化;辦公室;檔案管理;策略

信息化時(shí)代，辦公室檔案管理工作與社會(huì)發(fā)展的關(guān)系較為緊密。而做好辦公室檔案的管理和儲(chǔ)存是發(fā)揮檔案作用的重要前提。在信息化背景下，檔案管理人員首先要思考的問題是如何做好辦公室檔案管理工作?；诖?，筆者結(jié)合個(gè)人辦公文秘實(shí)際工作，在分析信息化背景下創(chuàng)新辦公室檔案管理意義的基礎(chǔ)上，簡(jiǎn)單闡述了當(dāng)前辦公室檔案管理工作中的問題，并提出了幾點(diǎn)創(chuàng)新性策略。

一、創(chuàng)新辦公室檔案信息化管理的意義

1.有利于提升檔案管理的科學(xué)性

辦公室檔案管理工作真實(shí)科學(xué)程度體現(xiàn)在檔案的分類、檔案中信息的利用、歷史檔案保存等多個(gè)方面。與傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作相比較，開展信息化的辦公室檔案管理工作，能實(shí)現(xiàn)電子化信息儲(chǔ)存的目標(biāo)，能夠在人工、智能化的雙重努力下，高效率、高質(zhì)量地完成檔案保存、分類、查詢等相關(guān)工作，能夠?yàn)檗k公室相關(guān)制度制訂、宣傳等后續(xù)工作開展奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。

2.有效強(qiáng)化檔案信息傳遞的實(shí)效性

通常情況下，相關(guān)職能部門需要大量的辦公室信息，并且其信息需求具有一定的間斷性和急迫性，這種特點(diǎn)決定了辦公室檔案管理人員需要為相關(guān)部門提供對(duì)應(yīng)的信息資料，并能及時(shí)傳遞檔案信息。隨著信息化檔案信息共享平臺(tái)的建設(shè)，職能部門的工作人員能夠在自身職能允許的基礎(chǔ)上，隨時(shí)瀏覽、查閱所需的電子檔案信息。由此能夠看出，信息化背景下創(chuàng)新辦公室檔案管理工作、開展信息化的檔案管理能有效提供檔案信息的實(shí)效性。

二、辦公室檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1.對(duì)檔案信息化建設(shè)認(rèn)知欠缺

目前，多數(shù)單位都不重視辦公室檔案管理信息化建設(shè)工作，也沒有意識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)于單位發(fā)展所具有的價(jià)值和意義，具有“重管理，輕利用”的思想認(rèn)知。每當(dāng)提起關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容時(shí)，單位更重視專業(yè)人才的培養(yǎng)和聘用，忽視了信息化建設(shè)過程中的資金投入，對(duì)整體信息化建設(shè)工作不夠重視，雖然已經(jīng)在逐步開展信息化檔案管理建設(shè)工作，卻過于形式化，沒有深入到一定程度。同時(shí)，作為檔案的管理者缺少先進(jìn)的思想理念，忽視了專業(yè)教育、培訓(xùn)等工作的開展，從而導(dǎo)致整體檔案管理工作中的工作人員素質(zhì)較低、能力較差，繼而使檔案管理工作的質(zhì)量和效率受到嚴(yán)重影響。

2.信息技術(shù)利用率低下

信息時(shí)代快速發(fā)展，從某種角度來說，作為辦公室檔案管理的工作人員已經(jīng)從傳統(tǒng)信息的傳達(dá)者轉(zhuǎn)化成信息的管理者。但是，在實(shí)際工作開展中，依舊有很多管理人員利用老舊的方式傳達(dá)信息，止步于傳統(tǒng)的檔案管理工作模式中，缺少對(duì)信息化的認(rèn)知與理解。從當(dāng)前的情況看，多數(shù)單位在查找檔案、翻閱資料時(shí)依舊在利用檔案柜，很少使用計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)，再加上缺少檔案管理軟件的輔助，使整體工作質(zhì)量無法得到提升。同時(shí)，無法準(zhǔn)確、及時(shí)地傳達(dá)檔案信息，在保存檔案的過程中也會(huì)出現(xiàn)檔案丟失、損壞等現(xiàn)象，這種管理模式不僅浪費(fèi)了大量的時(shí)間和人力，還加大了管理成本，且管理效果不如人意，使檔案管理信息化建設(shè)步伐受到嚴(yán)重阻礙。

3.缺少信息化專業(yè)人才

辦公室檔案管理工作開展的主要核心就是優(yōu)質(zhì)人才。如果缺少專業(yè)性人才，那么不論技術(shù)有多先進(jìn)，都將無法發(fā)揮出其作用和價(jià)值。從當(dāng)前的情況來看，檔案管理信息化建設(shè)的過程中缺少精通計(jì)算機(jī)、檔案管理工作的專業(yè)性人才，多數(shù)單位都沒有專門設(shè)立專項(xiàng)辦公室檔案管理人員，基本上都是某個(gè)部門的職員兼職。這些人員的工作數(shù)量較多，且工作內(nèi)容復(fù)雜，無法專心投入檔案管理工作中，并且在落實(shí)工作的過程中難免會(huì)出現(xiàn)一些失誤，從而導(dǎo)致整體工作質(zhì)量不斷下滑，所以談不上檔案管理信息化建設(shè)。此外，擔(dān)任檔案管理工作的人員年齡比較大，其文化水平、思想意識(shí)與新時(shí)代逐漸脫離，不具備專業(yè)化的信息知識(shí)，所以無法有效進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)。

4.檔案信息存在安全威脅

檔案管理信息化能有效提升辦公室工作質(zhì)量和效率。但是，由于計(jì)算機(jī)本身具有一定的開放性特點(diǎn)，隨著信息技術(shù)不斷完善和發(fā)展，其中會(huì)出現(xiàn)各種信息安全隱患，如果病毒侵入檔案信息管理系統(tǒng)，將會(huì)影響整體信息系統(tǒng)的運(yùn)行，更嚴(yán)重的是系統(tǒng)中關(guān)鍵信息會(huì)丟失，一些機(jī)密數(shù)據(jù)會(huì)泄露，進(jìn)而造成不可挽回的損失。從當(dāng)前的情況來看，系統(tǒng)除了受網(wǎng)絡(luò)病毒的威脅之外，還可能受到檔案管理工作人員的威脅，因?yàn)槎鄶?shù)檔案管理工作人員的信息化安全意識(shí)比較薄弱，無法做到“未雨綢繆”，甚至不會(huì)進(jìn)行檔案信息備份，也不會(huì)定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行排查，從而為檔案管理工作埋下了更多“隱患”。

三、信息化背景下辦公室檔案管理創(chuàng)新策略

1.提升對(duì)信息化的認(rèn)知程度

在建設(shè)辦公室檔案信息化管理模式的過程中，必須要針對(duì)當(dāng)前時(shí)代要求進(jìn)行細(xì)致、全面了解，要提升對(duì)信息化的認(rèn)知程度，學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化管理技術(shù)，具備現(xiàn)代化檔案管理思想，不斷提升思想認(rèn)知水平，重視對(duì)信息化檔案管理建設(shè)的資金、人力等資源投入，購(gòu)買一些先進(jìn)的信息化設(shè)備，以此為有效建設(shè)信息化檔案管理做好準(zhǔn)備，奠定基礎(chǔ)。此外，相關(guān)部門要重視檔案管理人員的信息技術(shù)水平以及思想意識(shí)、文化基礎(chǔ)等，保證檔案管理人員能夠熟練運(yùn)用信息技術(shù)，并發(fā)揮出信息技術(shù)的作用和價(jià)值，將其更好地運(yùn)用在文書檔案管理工作中，以此真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化、數(shù)字化，使信息能夠及時(shí)傳達(dá)到各個(gè)部門人員手中，使整個(gè)單位的工作開展更加順暢無阻。

2.提高檔案管理人員的素質(zhì)

為了保證檔案管理信息化建設(shè)能夠順利開展，相關(guān)企業(yè)必須要保證檔案管理人員具有一定專業(yè)水平，擁有更專業(yè)化的管理知識(shí)，從而能夠使檔案管理工作有秩序、有順序的開展。要想切實(shí)提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，就必須要讓檔案管理人員具有較強(qiáng)的信息化技術(shù)能力，具備專業(yè)化的管理水平，能有效運(yùn)用信息化檔案管理系統(tǒng)，保證檔案資料的數(shù)字化以及信息化質(zhì)量。同時(shí)，還要能充分利用檔案管理資料提高檔案管理效率?；诖耍嚓P(guān)負(fù)責(zé)人員必須要重視檔案管理人員素質(zhì)及其能力的提高，積極開展信息化知識(shí)以及技能的培訓(xùn)課程，或者組織檔案管理人員到其他單位中進(jìn)行學(xué)習(xí)、借鑒，又或者可以組織檔案管理人員參與相關(guān)的信息技術(shù)講座，從多個(gè)角度提高檔案管理人員的基礎(chǔ)知識(shí)水平，讓檔案管理人員對(duì)信息化有一個(gè)更全面的了解和認(rèn)識(shí)，從而保證其能將信息技術(shù)與檔案管理工作更好地整合在一起。

3.構(gòu)建信息化管理平臺(tái)

要想科學(xué)化、合理化地建設(shè)信息管理平臺(tái)，必須要保證檔案信息管理的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，利用多種有效措施提高檔案信息管理的安全性。首先，在實(shí)際的工作開展中需要針對(duì)性地建立檔案信息加工系統(tǒng)，從而保證檔案資料得到有效的數(shù)字化建設(shè)，并針對(duì)其中信息進(jìn)行合理的類型劃分以及資源整合;其次，需要建造出文件檔案儲(chǔ)存系統(tǒng)，將單位中的檔案信息有效保存在系統(tǒng)中，使資料的保存更具有完整性和安全性;最后，要積極構(gòu)建檔案信息的查詢及安保系統(tǒng)，保證信息資料的查閱更加方便快捷，更具安全性，從而有效避免信息泄露而對(duì)企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。

4.信息化管理文書檔案

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)量較多且內(nèi)容廣泛，整理的工作量相對(duì)比較大，且工作效率較低，并且在實(shí)際的工作中很容易出現(xiàn)一些錯(cuò)誤。而有效地運(yùn)用信息技術(shù)針對(duì)文書檔案進(jìn)行整理，不僅能夠提高工作效率，還能提高其準(zhǔn)確率，使文書檔案的資源得到更好保存。首先，可以借助信息技術(shù)編制文書檔案的搜索目錄，針對(duì)文書檔案分類情況，構(gòu)建機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，結(jié)合實(shí)際需求，根據(jù)數(shù)據(jù)自動(dòng)將目錄進(jìn)行專題整理或者分類整理;其次，利用計(jì)算機(jī)中的多樣化功能，針對(duì)文書檔案進(jìn)行檢索和查閱，相關(guān)的閱讀者可以通過自己所需要的文書檔案進(jìn)行目錄搜集;最后，利用計(jì)算機(jī)了解檔案的出庫(kù)、入庫(kù)情況，查閱檔案的閱讀人數(shù)以及檔案的歸還情況。除此之外，也要充分做好相關(guān)登記工作。

5.建立檔案信息共享系統(tǒng)

信息化背景下的辦公室檔案管理工作，應(yīng)有意識(shí)地拓展管理范圍，積極建立檔案信息共享系統(tǒng)。信息化時(shí)代的檔案管理工作并不是以簡(jiǎn)單的方式將檔案保存起來，還要針對(duì)檔案中的信息進(jìn)行有效利用，所以相關(guān)部門必須要有效拓展檔案管理范圍。辦公室檔案管理需要針對(duì)性建立信息共享系統(tǒng)，借助現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，創(chuàng)建多樣化的反饋機(jī)制，讓檔案中的信息變得更加快捷、方便，使檔案中的信息利用方式得到有效轉(zhuǎn)變。

6.強(qiáng)化政府部門的作用

要想有效保障檔案管理工作的安全性和檔案信息的保密性，就必須要獲取相關(guān)政府部門的支持與配合。首先，政府部門應(yīng)該對(duì)檔案管理工作的立法提高重視，并針對(duì)相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行完善和改進(jìn)，保證信息技術(shù)的安全性;其次，政府部門應(yīng)重視網(wǎng)絡(luò)安全的監(jiān)督以及管理工作，以此保證信息資源的安全，使檔案信息管理工作得到更加長(zhǎng)久、穩(wěn)定的發(fā)展。除此之外，相關(guān)政府部門還應(yīng)該針對(duì)檔案安全管理，制訂有效的預(yù)防方案，為檔案信息資源的安全提供更多保障。

7.建立科學(xué)的信息反饋考核體系

全面開展信息化辦公室檔案管理工作的重點(diǎn)就是為檔案管理工作效率提供一定保障，并保證與其他部門之間的合作能力。因此，需要有效建立科學(xué)化的信息反饋考核體系，政府相關(guān)部門需要積極與檔案管理部門進(jìn)行溝通和聯(lián)系，根據(jù)實(shí)際工作具體需求將信息反饋給相關(guān)管理部門。通過該體系的有效建立，不僅能讓工作人員的積極性得以調(diào)動(dòng)，還能讓辦公室檔案管理的工作質(zhì)量得到一定程度的提高。

此外，在具體的檔案管理工作中還需結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)和崗位實(shí)際情況，梳理并把握好工作重點(diǎn)，確保各項(xiàng)工作有序推進(jìn)。以筆者工作實(shí)踐為例，根據(jù)目前通常做法，本行業(yè)各單位檔案主要交由外包公司整理，并以能順利通過省級(jí)驗(yàn)收作為竣工驗(yàn)收的重要前提條件。因此，檔案工作重點(diǎn)有接受、保管、整理、利用和移交五個(gè)環(huán)節(jié)。為此，筆者通過建立健全檔案管理制度，不斷探索把握上述重要環(huán)節(jié)的新思路、新辦法及有效措施，實(shí)現(xiàn)建檔和建設(shè)項(xiàng)目的同步發(fā)展。一是接收環(huán)節(jié)。公路建設(shè)周期長(zhǎng)，涉及部門多，要確保檔案齊全完整，做好文檔收集是做好檔案管理工作的前提條件。首先，通過向?qū)I(yè)人員借閱《機(jī)關(guān)檔案工作常用文件匯編》等資料，加強(qiáng)對(duì)檔案管理和公路建設(shè)檔案管理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，進(jìn)一步掌握檔案分類方法及相關(guān)管理規(guī)范;其次，采取向同事請(qǐng)教和查閱資料等方式，全面了解和掌握從爭(zhēng)取立項(xiàng)、項(xiàng)目批復(fù)、項(xiàng)目初設(shè)、施工圖設(shè)計(jì)、施工監(jiān)理招投標(biāo)、征地拆遷以及進(jìn)場(chǎng)施工、交工驗(yàn)收、質(zhì)量缺陷整改、竣工驗(yàn)收等公路建設(shè)項(xiàng)目基本程序;最后，還要把握三個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：（1）材料審核。由于項(xiàng)目建設(shè)中涉及檔案填寫、簽證的人員較多，有時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，通過檢查對(duì)發(fā)現(xiàn)漏簽、漏項(xiàng)的，及時(shí)指出，返回更正，以確保資料完整接收;（2）資料簽收。在檔案資料的接收、簽收環(huán)節(jié)要明確移交人、接交人、移交資料頁碼、冊(cè)數(shù)等;（3）溝通交流。由于公路建設(shè)參建單位基本在一線，要通過經(jīng)常深入基層加強(qiáng)與項(xiàng)目部、監(jiān)理、代建單位檔案管理人員溝通互動(dòng)以及檔案業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo)監(jiān)督，確保檔案工作的順利開展。二是保管環(huán)節(jié)。通過設(shè)立相對(duì)干燥、便于管理的專門檔案室，并添置專柜、除濕機(jī)等常用設(shè)備，以及采取必要的防潮、防濕等措施，確保檔案安全。三是整理環(huán)節(jié)。為便于檔案原始數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)匯總、工程檔案移交整理、提高檔案查閱速度和準(zhǔn)確率以及切實(shí)解決建設(shè)項(xiàng)目檔案多、庫(kù)房存放空間有限等諸多問題，多年來本人堅(jiān)持按照《公路基建項(xiàng)目檔案管理編制規(guī)則》對(duì)在冊(cè)檔案進(jìn)行及時(shí)梳理、分類整理，大大提高了檔案工作效率和管理效能。四是利用環(huán)節(jié)。嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱登記制度，所有需要借閱的資料均按要求填寫《檔案借閱登記表》，對(duì)重要的文件還要履行領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)程序，否則任何材料不得離開檔案室。此外，還通過檔案查閱和統(tǒng)計(jì)為項(xiàng)目推進(jìn)、用地征收、施工進(jìn)度等各階段的規(guī)劃和決策提供有力依據(jù)和數(shù)據(jù)支撐。五是移交環(huán)節(jié)。工程結(jié)束后，需要將檔案移交專業(yè)單位進(jìn)行整理。這個(gè)環(huán)節(jié)筆者主要是在做好移交簽收環(huán)節(jié)下功夫。

四、結(jié)語

綜上所述，在信息化背景下，檔案的信息化管理已經(jīng)是重要發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)際表明，開展信息化的辦公室檔案管理工作，不僅能提高其管理效率和質(zhì)量，還能保證信息的實(shí)效性，能有效滿足不同部門對(duì)于檔案信息所提出的各種要求以及當(dāng)前各個(gè)部門對(duì)于多樣化信息的需求。因此，檔案管理人員必須要學(xué)習(xí)更多先進(jìn)的信息技術(shù)，認(rèn)真做好檔案管理工作，了解信息化檔案管理工作開展的意義和價(jià)值，充分發(fā)揮自身的能力，使檔案信息作用得到最大發(fā)揮。

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（作者單位：福建省大田縣農(nóng)村公路養(yǎng)護(hù)所）