檔案信息化管理的優(yōu)勢與安全問題研究

覃銳祺

【摘要】信息技術(shù)的快速發(fā)展是一把雙刃劍，在給檔案管理工作提供方便的同時，也帶來了許多安全問題。所以，檔案管理技術(shù)人員要認識到信息技術(shù)的重要性，不僅要對信息技術(shù)進行全面了解，還要考慮信息技術(shù)對檔案管理工作的安全性，采取有效措施，解決檔案信息管理的安全問題，從而實現(xiàn)檔案管理的完整性、真實性、可靠性。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化管理;優(yōu)勢;安全問題;

引言

通過高效率開展檔案管理工作，不僅可幫助企業(yè)更加科學(xué)、合理化地安排現(xiàn)有資源，促進不同地區(qū)中人員管理分配工作的高效率推進，而且還能真實、全面地記錄現(xiàn)代企業(yè)在不同發(fā)展階段中的實際表現(xiàn)，保證工作效率的同時促進可持續(xù)發(fā)展目標的順利實現(xiàn)。目前，已正式進入到信息時代，各種先進科技手段的應(yīng)用為現(xiàn)代檔案管理工作提供強力的支持，進一步突出檔案管理信息化建設(shè)的實踐功能，減少成本支出的同時提高檔案管理的工作效率。

1檔案管理信息化建設(shè)的必要性

1.1提升管理效率

依靠人工查閱檔案資料時，我們往往需要到檔案室去查找，這就給很多在外地出差臨時需要調(diào)閱檔案的業(yè)務(wù)人員造成不便，甚至延誤了很多寶貴的發(fā)展機遇。檔案管理信息系統(tǒng)中真正實現(xiàn)了足不出戶即可調(diào)閱所需檔案資料，企事業(yè)單位工作人員只需在線申請調(diào)閱檔案事由，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批示后，系統(tǒng)后臺會自動將批示信息推送到檔案管理部門，檔案管理人員會將檔案資料電子版發(fā)送到預(yù)留郵箱內(nèi)，并且在調(diào)閱權(quán)限范圍內(nèi)可以在線打印，凸顯了檔案資源調(diào)閱工作的便利性，大力提升了檔案管理工作效率，改善了檔案管理服務(wù)的落后局面，人們對檔案管理服務(wù)的滿意度也在逐漸好轉(zhuǎn)。

1.2存儲更加便捷

傳統(tǒng)的檔案管理模式大多數(shù)是通過人工進行整理、分類、記錄信息以及調(diào)整修改。傳統(tǒng)方式經(jīng)常會出現(xiàn)檔案資料錄入錯誤或者遺漏等現(xiàn)象，降低了檔案的準確性與真實性，同時還增加了工作人員的負擔(dān)。為了更好地適應(yīng)社會發(fā)展，把計算機技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，在一定程度上便捷了檔案管理的存儲。通過對計算機進行程序設(shè)定，只要簡單地對鼠標進行點擊，就可以把相似的檔案資料統(tǒng)一歸類，既可以縮短查找資料時間，還可以提高資料的利用率，使檔案管理更加方便快捷。

1.3促進資源共享

檔案管理部門身處企事業(yè)單位管理的邊緣，長期受到忽視，形成了“孤島現(xiàn)象”，大量的檔案信息沉睡在檔案柜中，各業(yè)務(wù)科室卻經(jīng)常反映檔案調(diào)閱時效慢的問題，檔案資源共享將以大力度打破這一禁錮，讓各業(yè)務(wù)科室與檔案管理部門能夠互通互聯(lián)，杜絕檔案資源利用滯后現(xiàn)象，積極促進檔案資源在企事業(yè)單位內(nèi)部的流通與利用，使得檔案資料能夠不斷的更新和補充。檔案管理信息化建設(shè)的主要途徑就是要構(gòu)建檔案資源共享平臺，各科室能夠在線傳送檔案信息，平臺會依據(jù)檔案內(nèi)容關(guān)鍵詞來完成后臺的點對點推送，遇到檔案數(shù)據(jù)需要修改時，也可以在線進行修改，避免了反復(fù)報送檔案造成的數(shù)據(jù)誤差。

2加強檔案管理信息化發(fā)展的措施建議

2.1加大對檔案管理信息化的支持力度

首先，企業(yè)管理者需加大資金投入力度。逐步完善基礎(chǔ)硬件設(shè)施的同時，打造出適用于檔案管理信息化建設(shè)的工作環(huán)境，通過改善檔案管理部門的硬件條件盡可能滿足檔案管理信息化建設(shè)工作的各項要求，并盡可能地減少不必要的資源浪費與成本支出。在這一過程中，現(xiàn)代企業(yè)需建立起符合自身發(fā)展條件的日常維護機制，并將此項工作交由專門人員負責(zé)，定期對檔案管理信息化建設(shè)工作所需應(yīng)用的基礎(chǔ)硬件設(shè)施進行檢查和維護，使其能處于正常的運行狀態(tài)，在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上提高檔案管理信息化的工作效率。其次，在保證相關(guān)基礎(chǔ)硬件設(shè)施功能完善性的同時，相關(guān)部門還需根據(jù)以往的檔案管理模式，結(jié)合企業(yè)當前的發(fā)展情況制訂出統(tǒng)一化的檔案信息建設(shè)規(guī)范。為能確保檔案管理信息化建設(shè)任務(wù)的高效率開展，檔案管理部門要盡快構(gòu)建出一套行之有效的檔案信息化管理制度，以此保證檔案信息資源的真實性、完整性以及可靠性。

2.2優(yōu)化人才隊伍

由于檔案管理人員整體素質(zhì)與檔案管理水平息息相關(guān)，因此，我們要提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識，明確自身職責(zé)，提高在實際工作中的責(zé)任意識。認真努力的開展檔案管理工作。同時還要重視檔案管理人員的培訓(xùn)，努力提高檔案管理的專業(yè)知識和專業(yè)技能，使其能夠熟悉運用現(xiàn)代化技術(shù)，全面提高檔案管理信息化的水平。

2.3加強技術(shù)應(yīng)用，提高檔案資料存儲的安全性

對于檔案信息化管理的存儲安全問題，我們可以通過加強技術(shù)應(yīng)用對檔案資料予以保護。目前，應(yīng)用較多且效果較好的技術(shù)分為兩種：一種是采取對稱加密方式，就是在檔案資料進行加密管理時設(shè)置相同的加密秘鑰與解密秘鑰，這種方式被運用的比較廣泛，在檔案信息化管理中具有顯著效果，可以提升檔案資料的安全等級;另一種是非對稱加密技術(shù)，就是對檔案資料進行加密管理時使用不同的秘鑰，加密秘鑰可以適度公開，但是解密秘鑰必須由相關(guān)管理人員進行保管，確保檔案資料的安全性。利用加密技術(shù)可以完成對檔案資料的安全管理，避免核心資料被不法分子篡改或盜取，提高檔案資料的真實性與合法性。

結(jié)束語

綜上所述，信息化的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)不能滿足社會發(fā)展的需求，檔案管理工作也必須與時俱進，順應(yīng)時代發(fā)展。因此，我們應(yīng)積極創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式，深度優(yōu)化人才隊伍，提高檔案管理信息化水平，讓檔案管理更好的服務(wù)于社會和經(jīng)濟發(fā)展。

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