學(xué)校電子檔案管理的實踐探索

郝佳

摘要：在時代不斷發(fā)展的背景之下，我國高中學(xué)校的教學(xué)工作逐漸朝著多元化的方向發(fā)展，高中階段是學(xué)生進(jìn)行文化知識提升學(xué)習(xí)的關(guān)鍵時期，為學(xué)生今后步入高等學(xué)校的學(xué)習(xí)奠定基礎(chǔ)，信息時代的到來也為高中的檔案管理工作提供了新的出路，借助電子檔案開展工作，能優(yōu)化當(dāng)前高中學(xué)校的日常辦公效率。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比較，電子檔案在一定程度上能減輕工作人員的工作量，提升工作效率。

關(guān)鍵詞：團(tuán)隊;規(guī)章;安全;檔案;管理

隨著我國高中學(xué)校各項工作不斷發(fā)展，檔案管理工作面臨著比較大的壓力，為了較好的優(yōu)化學(xué)校檔案管理工作，關(guān)注電子檔案的發(fā)展和有效管理必不可少。在當(dāng)前檔案管理工作的基礎(chǔ)上，工作人員需要明確開展電子檔案管理的意義，進(jìn)而有針對性的開展電子檔案的管理和保護(hù)，促使電子檔案在學(xué)校各項工作中發(fā)揮比較大的作用。因此，學(xué)校應(yīng)該積極探究電子檔案管理工作的開展，為高中各項工作的開展提供保障，減輕工作人員的檔案管理負(fù)擔(dān)。

一、學(xué)校電子檔案管理的意義

1.提高檔案的使用率

在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，各種資源更加注重的是共享，在同一時間內(nèi)讓資源惠及更多的人，發(fā)揮出資源最佳的效果。檔案管理中的電子檔案就能很好的實現(xiàn)這一點，通過電子檔案的管理，能夠把檔案儲存于計算機(jī)之中，在查閱檔案的過程中能夠在同一時間內(nèi)分享給更多的人。特別是借助互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)，能夠把允許分享的電子檔案分享給網(wǎng)絡(luò)上更多的人群，徹底改變了以往紙質(zhì)檔案的局限性，實現(xiàn)了檔案資料的共享，提高了檔案的使用率。

2.提升檔案的管理效率

以往的紙質(zhì)檔案需要耗費很多的人力和物力來進(jìn)行管理和查閱，同時需要配備足夠的空間來儲存檔案?，F(xiàn)階段通過檔案的電子管理，能夠把檔案都儲存于計算機(jī)內(nèi)，在節(jié)約人力物力的同時，而且節(jié)省了檔案的存放空間，節(jié)約了一部分檔案的管理資金。除此之外，電子檔案的管理過程能夠更加快速高效的把檔案進(jìn)行分類和儲存，極大的提升了檔案的管理效率。

二、學(xué)校電子檔案的管理要求

電子檔案的管理和以往的檔案管理要求是更加嚴(yán)格的。其一就是檔案的完整性，只有完整的檔案信息才能為單位的發(fā)展和提升提供良好的促進(jìn)作用，特別是電子檔案的復(fù)雜多樣，工作人員在整理和歸檔的過程中必須保證電子檔案的完整;其二就是檔案的原始性，檔案是用來佐證的，以往的紙質(zhì)檔案的原始性是可以很好的保證的，而電子檔案需要把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，因此，在管理的過程中就要注重電子檔案的真實和原始，確保電子檔案的有效;其三就是檔案的安全性，紙質(zhì)檔案容易受到環(huán)境等各種外界條件的影響，而電子檔案容易受到各種網(wǎng)絡(luò)病毒的侵襲和破壞，一旦被破壞會給檔案造成很大的影響和損失，造成檔案的泄漏和流失。因此，電子檔案的管理必須注重檔案的安全，在管理的過程中要保證電子設(shè)備所處環(huán)境的安全，以防止電子設(shè)備的磁盤等受到影響。

三、學(xué)校電子檔案管理的實踐

1.優(yōu)化檔案管理團(tuán)隊建設(shè)

管理人員是電子檔案管理的重要組成部分，電子檔案管理工作人員的素質(zhì)和專業(yè)知識，直接決定了檔案管理的效率。在高中學(xué)校首先需要強化檔案管理隊伍的建設(shè)，提高檔案工作人員的基礎(chǔ)知識和專業(yè)技能，為學(xué)校各項工作的開展創(chuàng)造有利條件。高中學(xué)校在選擇工作人員時，應(yīng)該綜合選擇學(xué)習(xí)能力強，道德品質(zhì)端正的工作人員，這樣在今后的工作中才能認(rèn)真負(fù)責(zé)，避免檔案管理工作出現(xiàn)錯誤。同時高中學(xué)校必須要加強對檔案管理隊伍的管理，也可以從社會中招賢納士，將電子檔案管理的隊伍不斷擴(kuò)大優(yōu)化，從而實現(xiàn)高中學(xué)校電子檔案的高效率發(fā)展。必要的情況下，高中學(xué)校應(yīng)該積極組織工作人員進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，讓檔案工作人員主動學(xué)習(xí)計算機(jī)的操作技術(shù)，并且培養(yǎng)其道德素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)，避免學(xué)校的各種人事檔案資料外漏，為社會造成不良的影響。各個學(xué)校的檔案管理模式各不相同，學(xué)校可以組織工作人員互相交流學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)其他學(xué)校高效率的檔案管理方式，而不再是閉門造車低效率的進(jìn)行檔案管理工作。工作人員在交流學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上進(jìn)行電子檔案的創(chuàng)新管理，為學(xué)校的各項工作開展提供保障，促使學(xué)校朝著更好的方向發(fā)展。

2.完善檔案管理規(guī)章制度

當(dāng)前高中學(xué)校檔案管理工作的開展，離不開制度層面的建設(shè)，完善的規(guī)章制度可以對檔案管理工作人員進(jìn)行工作內(nèi)容的指導(dǎo)和約束，確保各項檔案工作有序開展。在制定規(guī)章制度時，不僅需要完善電子檔案資料的建設(shè)制度，還需要對后續(xù)工作的開展進(jìn)行調(diào)節(jié)和保障，關(guān)注電子檔案資料的收集和獲取，確保檔案資料的完整性和可靠性。這也是需要在檔案收集時做到各項工作的嚴(yán)格把關(guān)，層層審核，針對檔案中存在明顯漏洞或錯誤的現(xiàn)象進(jìn)行調(diào)整，避免影響到后續(xù)檔案的使用和開發(fā)。當(dāng)電子檔案收錄完成之后，需要對后續(xù)的電子檔案進(jìn)行查閱，這也需要學(xué)校進(jìn)行專門規(guī)章制度的制定，并不是任何人都可以隨意使用電子檔案，而是需要嚴(yán)格的使用流程，確保電子檔案使用的合理規(guī)范，避免工作人員在使用檔案時出現(xiàn)嚴(yán)重混亂的問題。工作人員在檔案整理歸檔結(jié)束之后，需要定期對檔案進(jìn)行更新，對于有秘密等級的檔案，要有專人負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案的管理，在完善規(guī)章制度的管理下學(xué)校的檔案管理工作才能有條不紊的開展。

3.加強檔案內(nèi)容安全管理

電子檔案管理中最重要的就是對檔案進(jìn)行安全性的管理，在確保安全管理的狀態(tài)下進(jìn)行使用。因此，作為檔案管理工作人員，首先應(yīng)該加強檔案內(nèi)容的安全管理。在進(jìn)行檔案建立時，應(yīng)該對電腦的安全狀態(tài)進(jìn)行識別，在反復(fù)檢測確保安全的前提下進(jìn)行檔案的創(chuàng)建。在檔案管理和使用時，也要隨時檢測電腦的病毒侵襲情況，確保使用電腦的安全性，預(yù)防出現(xiàn)檔案被盜取的情況。在對電腦軟件進(jìn)行升級時，一定要注意電子檔案處在安全的環(huán)境下，做好軟件的監(jiān)督和檔案的備份工作，避免由于電腦停止運行和斷電而造成資料的遺失。安全性是確保檔案工作開展的前提工作，檔案管理人員需要時刻保持高度警惕，定期對電腦病毒進(jìn)行查殺。必要的情況下學(xué)校也需要對檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，掌握檔案安全管理的要領(lǐng)，進(jìn)行檔案的更新和使用時要按照學(xué)校的要求，確保檔案更新的及時和完整。因此，高中學(xué)校不僅要關(guān)注學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量，還需要關(guān)注檔案管理的有序開展，在確保安全的前提下進(jìn)行各項工作的開展。

四、結(jié)語

電子檔案管理能有效提升高中各項工作的效率，對學(xué)校的發(fā)展起著重要的作用。但是當(dāng)前電子檔案在高中學(xué)校的使用中依然存在問題，需要工作人員端正自己的態(tài)度，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)開展檔案管理工作，讓學(xué)校里的教職工正確人事電子檔案管理工作，并且積極配合工作人員開展檔案管理，使學(xué)校的檔案管理得到有序開展，加強檔案安全管理，最終使高中學(xué)校的人事檔案和學(xué)生的成長檔案能夠做到歸類管理，實現(xiàn)檔案的高效率和高質(zhì)量管理目標(biāo)。

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