大數(shù)據(jù)時代電子檔案管理創(chuàng)新研究

摘要：大數(shù)據(jù)時代的到來對傳統(tǒng)的檔案管理產(chǎn)生了一定的沖擊，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)有的社會需求。近年來，各機構也在不斷提高檔案管理質(zhì)量，并取得了良好的效果。許多機構已經(jīng)認識到互聯(lián)技術在檔案管理中的重要作用，但這些變化還遠遠不夠。因此，創(chuàng)新檔案管理，構建科學、完善的檔案管理體系，有必要對數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)分析，了解數(shù)據(jù)之間的關系，以便為公共機構的決策提供寶貴的參考。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;電子檔案管理;創(chuàng)新

檔案具有客觀性、邏輯性、實用性和歷史性的特點，有永久和定期兩種保管期限。在計劃生育協(xié)會的長期發(fā)展中，將會產(chǎn)生多種檔案，因此，為了保證人們的工作效率，我們需要及時地收集和歸檔文件和檔案。由于其復雜性，文件在排序、收集和歸檔等過程中容易出現(xiàn)問題。大數(shù)據(jù)時代的到來在一定程度上改善了傳統(tǒng)檔案管理的弊端。電子檔案的出現(xiàn)可謂劃時代的革命，它極大地提高了檔案工作者的工作效率，同時也降低了傳統(tǒng)檔案的毀損率。但電子檔案仍存在一些緊迫的問題。

一、大數(shù)據(jù)時代對檔案管理的影響

在大數(shù)據(jù)時代，各行各業(yè)的工作都離不開大數(shù)據(jù)的使用，檔案管理工作也離不開大數(shù)據(jù)技術的處理。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理實現(xiàn)了技術水平的創(chuàng)新，實現(xiàn)了檔案管理方式的創(chuàng)新，使人們感受到了大數(shù)據(jù)帶來的便利。眾所周知，公共機構的發(fā)展離不開管理的改善，管理的最重要內(nèi)容之一是管理人力資源檔案。為此，各機構需要建立一個科學合理的數(shù)據(jù)庫，同時確保檔案的管理計劃清晰、靈活，以便隨時更新檔案中的信息。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理有了新的維護方式，可以全面有效地維護人們的智力勞動，從而確保相關人員的權益得到有效維護。當前，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，機構在利用大數(shù)據(jù)技術管理檔案時，需要調(diào)動員工的積極性，改變傳統(tǒng)管理方式，突出大數(shù)據(jù)技術的優(yōu)勢。在使用大型數(shù)據(jù)技術進行記錄管理方面，最顯著的變化之一是生產(chǎn)率顯著提高，工作人員比以往任何時候都更加細心。然而，一些因素繼續(xù)干擾檔案的管理，主要是缺乏資源，包括人力和財政資源。這些問題需要根據(jù)實際情況采取相應的措施加以解決，只有解決這些干擾因素，檔案管理才能邁上信息化的道路，工作效率才能逐步提高。

二、大數(shù)據(jù)時代電子檔案的必要性

電子檔案包含多種類型，無論是公司檔案還是學校人事檔案等等，都是非常重要的。當一項偉大的技術到來時，是張開雙臂擁抱它，還是躲在角落里，這是每個檔案工作者都要思考的問題。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來和檔案類型和數(shù)量的激增，迫切需要電子網(wǎng)絡分擔負擔。我們以計劃生育協(xié)會檔案為例，來闡述大數(shù)據(jù)時代電子檔案的必要性：

（一）不注意收集和歸檔辦公室記錄

許多單位對檔案的管理不重視，很少計劃生育協(xié)會愿意聘用專門從事檔案分類收集和歸檔的工作人員。一般而言，為了節(jié)省工作成本，需要一名在其他部門工作的工作人員。因此，即使現(xiàn)有檔案對事業(yè)單位和協(xié)會的運作非常重要，但由于高層領導人對檔案重視不夠，工作人員不夠?qū)I(yè)，不知道如何收集和歸檔，很難找到、保存和移交現(xiàn)有檔案。此外，兼職工作人員或一些工作人員沒有足夠的責任心來處理這種單調(diào)乏味的工作，很可能會容忍、任意編排、保存不當、損壞甚至丟失檔案。

（二）計劃生育協(xié)會職工檔案、資料不夠全面

建立檔案不是一個一次性的過程，它需要在各個階段不斷地補充檔案。但是，在計劃生育協(xié)會，員工的檔案總是不很詳細。有些人認為職工的檔案并不特別重要。因此就會導致協(xié)會中的個人信息不夠全面，存在許多差距。隨著職工以往由于工作時的檔案信息不完整，帶來了許多不可避免的麻煩，給今后的事業(yè)帶來一定的阻礙，影響個人的職業(yè)發(fā)展。

（三）文件檔案容易受損

首先要明確的是，現(xiàn)在人們使用的大多數(shù)文件都是紙質(zhì)文件，如果保存不當，這些文件可能會丟失。由于大雨，辦公室里水漫金山，或者沒有采取步驟使文件被像蟲子或老鼠吃掉?；蛘呤寝k公室突然起火導致文件燒毀。目前，天災人禍難以預料，許多意想不到的因素可能造成檔案問題。就計劃生育協(xié)會而言，檔案的救濟是很麻煩的，需要所有努力工作的用人單位一起合作都不一定使檔案完整準確，如果管理人員不采取預防措施，并且由于檔案本身的材料，沒有辦法保存，將遭受巨大損失。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案管理創(chuàng)新的可行性策略

（一）促進檔案資料的有序開發(fā)和管理

計劃生育協(xié)會的檔案管理工作應與當今大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展保持同步。因此，在實際的檔案數(shù)據(jù)開發(fā)和管理中，要有一定的創(chuàng)新意識，能夠融匯一些創(chuàng)新思維，樹立開放服務的檔案管理理念，實現(xiàn)以往檔案管理開發(fā)技術與大數(shù)據(jù)技術的有機統(tǒng)一，確保檔案數(shù)據(jù)的快速檢索。同時，大數(shù)據(jù)技術仍然是一種信息技術，因此檔案管理也可以向信息化的道路邁進。檔案管理向信息化方向發(fā)展是歷史的必然，但不能將其強加給其他行業(yè)的信息化管理路徑，而應根據(jù)自身存在的實際問題，建立有針對性的信息管理系統(tǒng)。這需要按照機構本身的戰(zhàn)略目標進行，以確保檔案管理工作不違反機構的總體目標，并確保檔案管理工作的方向與計劃生育協(xié)會的發(fā)展方向相一致。

（二）建立大數(shù)據(jù)時代檔案信息安全管理系統(tǒng)

在任何時候，文件數(shù)據(jù)的安全性都是一個非常重要的問題。在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息的安全管理越來越困難，信息披露的可能性越來越大，檔案管理的安全問題也越來越受到人們的關注。因此，公共機構的工作人員需要認識到檔案管理的分配受到很大的阻礙，導致檔案人才在計劃生育協(xié)會內(nèi)部的分配非常不合理。由于計劃生育協(xié)會文件管理存在各種類型，不同類型的文件信息因其特點而有相應的工作流程，每個工作流程或多或少都有一些不同。由于缺乏技術管理人才和公司內(nèi)部分布不均，容易造成單位管理水平的差異，使計劃生育協(xié)會不能完全整合信息更新系統(tǒng)。而強化檔案管理集中檔案人才，有利于計劃生育協(xié)會對人才的布局、合理配置，提升計劃生育協(xié)會檔案管理水平。

（三）檔案信息資源整合

目前，計劃生育協(xié)會應用的檔案管理系統(tǒng)一般都是分類管理系統(tǒng)，不利于檔案信息的整合。在此系統(tǒng)下，文件借閱程序變得更加復雜。為了使各部門更方便地查詢和利用檔案信息，會造成檔案的重復，即同一文件被存放在計劃生育協(xié)會的多個檔案室中，不僅造成紙張的浪費，而且浪費檔案的存儲空間。此外，這種管理系統(tǒng)不利于檔案信息數(shù)據(jù)的集成。檔案的編制與管理是計劃生育協(xié)會檔案數(shù)據(jù)綜合化的過程，是信息數(shù)據(jù)整合的重要工作。檔案研究必須與自身實際相結(jié)合，而目前由于計劃生育協(xié)會具有編輯和研究能力的人員較少，難以集中和整合計劃生育協(xié)會的復雜信息，造成了編輯和研究工作的壓力，使計劃生育協(xié)會的編輯和研究成果不理想。檔案集約化管理使計劃生育協(xié)會檔案成為計劃生育協(xié)會的資源，消除了重復的檔案，提高了檔案管理工作的效率，同時為計劃生育協(xié)會決策提供了有力的數(shù)據(jù)支持。此外，檔案管理的深入細致，可以有效促進數(shù)字檔案館建設，充分實現(xiàn)信息資源的有效共享，方便人們的查閱和利用。

四、結(jié)語

檔案的重要性是不言而喻的。海量數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，電子檔案普及的興起解決了傳統(tǒng)檔案管理的弊端，但由于網(wǎng)絡的復雜性，電子檔案的管理也面臨著巨大的風險。為了使檔案的管理更加嚴格，領導和工作人員應更加重視，端正態(tài)度，并采取有效措施加以避免。

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作者簡介：臧芬芬（1983-），女，山東濟寧人，濟寧市任城區(qū)計劃生育協(xié)會，研究方向：檔案管理。