人工智能技術(shù)在檔案管理信息化中的應(yīng)用

江柔蓄

（長春市交通運輸綜合行政執(zhí)法支隊，吉林 長春 130000）

1 概述

1.1 人工智能技術(shù)

計算機科學(xué)的發(fā)展使得各個領(lǐng)域的應(yīng)用技術(shù)都發(fā)生了巨大的變化。人工智能是其中非常重要的一個組成部分。根據(jù)各個領(lǐng)域職能要求的不同開發(fā)出相應(yīng)的只能設(shè)備，這些設(shè)備模仿人類的智商，可以根據(jù)指令完成指定的工作。在進行檔案管理工作的過程中應(yīng)用人工智能，可以實現(xiàn)不同方式的內(nèi)容識別，如人臉識別、語音識別等，人工智能的作用是對這些信息進行內(nèi)容的識別與提取，合理分配數(shù)據(jù)信息，然后更加科學(xué)地處理這些問題。這是使得檔案管理工作進一步得到優(yōu)化的方法之一。

1.2 檔案管理

檔案管理工作屬于行政工作的一部分，在不同的行業(yè)、不用性質(zhì)的單位中都占有重要的作用，傳統(tǒng)的檔案管理方式基本上都是人工完成，一般的檔案載體也基本上是紙質(zhì)載體，需要進行整理、裝訂、歸檔，這些不但需要大量的人力以及空間，且容易出錯，不易保存等各類問題。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，在檔案管理當中引入人工智能技術(shù)，可以使工作效率得到極大的提高，檔案的安全性也更容易得到保障。目前，各單位已經(jīng)在答案管理工作中引入計算機技術(shù)，工作效率得到了有效提高，檔案管理工作是一項非常復(fù)雜的工作，不僅僅是對材料進行保管那樣簡單。

2 檔案管理信息化建設(shè)中人工智能技術(shù)的應(yīng)用價值

2.1 控制管理出錯

引用人工智能技術(shù)對檔案管理工作進行優(yōu)化，可以使內(nèi)容整理方面的失誤更少，失誤率低，這項工作就可以得到更好的保障。在具體的工作環(huán)節(jié)當中，相關(guān)人員的錯誤可以得到有效的控制，無論是檔案的整理環(huán)節(jié)、保存環(huán)節(jié)還是查詢環(huán)節(jié)，都可以進行更多途徑的拓展，以規(guī)范的流程進行檔案管理。舉例來說，如果需要調(diào)用相關(guān)資料，而并不明確它的位置，在計算機技術(shù)的輔助下，可以直接檢索關(guān)鍵詞，實現(xiàn)快速查找。而如果依靠人工查找，不但工作量大，而且耗時較長且出錯率比較高。

2.2 提升管理效率

在對檔案進行信息化管理的過程中，可以根據(jù)需求建立不同的管理模式，如建立相關(guān)的存檔查詢網(wǎng)站，建設(shè)相關(guān)數(shù)據(jù)庫及數(shù)字檔案館，在逐漸實現(xiàn)檔案管理信息化的過程當中，數(shù)字化是一個必然的過程也是一種必要的方式，數(shù)字化的內(nèi)容是指對數(shù)據(jù)進行壓縮，形成電子文檔，通過錄入、掃描等技術(shù)方式實讀檔案內(nèi)容的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，形成電子信息。這項工作是傳統(tǒng)的檔案管理方式所無法完成。如果依靠人工力量對影像、錄音等信息進行處理，工作效率就會變得非常低。應(yīng)用計算機技術(shù)，可以使用機器對所設(shè)定的內(nèi)容進行處理，實現(xiàn)信息處理的高效性。結(jié)合計算機技術(shù)與人工智能技術(shù)，可以高速、準確地處理圖片、音頻、視屏等數(shù)據(jù)，提升工作效率的同時，確保檔案管理的高水平化。

2.3 強化信息共享

人工智能在檔案管理當中的應(yīng)用，可以為智能機器人設(shè)置語言加工系統(tǒng)，系統(tǒng)可以對自然語言進行識別，可以自行進行語言分析及推理并且給出答案。人工智能技術(shù)的解鎖可以實現(xiàn)機器學(xué)習(xí)，通常情況下，機器學(xué)習(xí)的過程是系統(tǒng)執(zhí)行的過程，內(nèi)部系統(tǒng)由學(xué)習(xí)系統(tǒng)與學(xué)習(xí)環(huán)境構(gòu)成，計算機核心可以從信息中心提取具體有用的信息，向?qū)W習(xí)系統(tǒng)進行信息輸送。系統(tǒng)在知識體系的基礎(chǔ)上完成任務(wù)檢索，并及時向?qū)W習(xí)系統(tǒng)進行反饋，最終為用戶的需求服務(wù)，并且根據(jù)用戶的檢索習(xí)慣，推薦相關(guān)內(nèi)容，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)分析后的信息共享。

2.4 降低建設(shè)成本

檔案管理網(wǎng)站同其他網(wǎng)站一樣，需要兼顧交流功能，同時要具備宣傳與服務(wù)功能，建立信息化平臺，對于檔案信息的使用受眾是一種有效的拓展，利用遠程技術(shù)，可以更加快捷地獲取各類信息，從而節(jié)省大量的時間成本。對檔案網(wǎng)站進行建設(shè)的過程中，可以合理利用人工智能技術(shù)，這樣不但可以保障網(wǎng)站建設(shè)的個性化，還可以使用戶的體驗感更好，進一步保障未來一段時間網(wǎng)站的可利用化與智能化程度的不斷升級。人工智能在檔案管理平臺及網(wǎng)站上，對數(shù)字化工作的落實提供極其便利條件。利用人工智能技術(shù)，還可以對網(wǎng)頁進行個性化設(shè)置，保障用戶需求得到最大限度的滿足。人工智能技術(shù)可以實現(xiàn)的是人機交互，確保更加精準地理解用戶的需求，為設(shè)計者提供更多的參考，提升網(wǎng)站使用的舒適度，對受眾群體也是一種有效的拓展。

3 檔案管理信息化建設(shè)具體策略

3.1 智能識別技術(shù)

人工智能系統(tǒng)當中的一項基本技術(shù)是智能識別技術(shù)。這項技術(shù)在現(xiàn)階段被使用得較為廣泛，這項技術(shù)到目前為止發(fā)展也想對較為成熟，對于檔案管理工作而言，可以利用智能識別系統(tǒng)做引擎搜索。這種搜索包括文字、語音、圖片、影像等，并對內(nèi)容在搜索的過程中作出判斷。如果在檔案使用過程中需要查閱某些具體內(nèi)容，可以使用識別系統(tǒng)，搜索關(guān)鍵詞、標號或主題等，對相關(guān)內(nèi)容進行篩選。語音識別系統(tǒng)與文字搜索系統(tǒng)的在應(yīng)用方式上有所應(yīng)用，如對輸入的語音進行識別，別查找相應(yīng)的內(nèi)容，這其實是語音到文字的轉(zhuǎn)化。在系統(tǒng)內(nèi)容部進行搜索的過程中，其實還可以檢索圖片等信息，智能系統(tǒng)可以實現(xiàn)對圖片元素的提取。一些企事業(yè)單位由于發(fā)展的年限較長，一些信息不夠完善，如果能夠通過只能檢索系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)相關(guān)的內(nèi)容，就可以對這些材料進行充實。

3.2 生物識別技術(shù)

檔案管理工作當中的一項非常重要的內(nèi)容就是保障其安全性。如果沒有辦法進行安全保障，就會導(dǎo)致信息泄漏、丟失等風(fēng)險。一些政府機關(guān)的文件尤其要求安全性，相關(guān)人員必須高度重視，隨著科技的發(fā)展，一些生物識別技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用于安全保障工作當中。其中包括虹膜識別技術(shù)與指紋技術(shù)等。這樣就使得信息的安全性得到了極大的保障。一些尤其重要的機密文件的查詢，可以以關(guān)鍵人員的指紋或者虹膜識別進行把關(guān)。對于與識別信息不服的輸入進行阻止，避免不相關(guān)的人員進入系統(tǒng)查詢保密信息。

3.3 網(wǎng)絡(luò)共享平臺

傳統(tǒng)的檔案大多以紙質(zhì)版的形式存在，查詢需要經(jīng)過相關(guān)人員的審批，經(jīng)過保管人員的查找、提取，在一定的要求范圍內(nèi)進行查閱。對于一些保密性強的工作，查詢的流程更加復(fù)雜。但應(yīng)用信息技術(shù)實現(xiàn)信息的共享，則可以簡化相關(guān)流程，且保障信息安全。對于一些可在一定范圍內(nèi)公開的內(nèi)容，可以設(shè)立同一的登錄賬號對相關(guān)內(nèi)容進行查詢。共享平臺的提供對于保密級別一般且可設(shè)立查詢范圍的信息進行共享，提升信息查詢的便捷性。

3.4 智能分類檢索

伴隨著科技發(fā)展而發(fā)展起來的人工智能技術(shù)應(yīng)用于檔案管理系統(tǒng)，可以提升工作效率及工作準確性，因為智能檢索的時間短、范圍大。如果對這項技術(shù)進行合理利用，就可以極大地解放生產(chǎn)力，一般情況下，檔案電子化包含兩種具體的內(nèi)容，其一是多媒體檔案，其二是文本檔案。在實際的檔案管理工作當中，應(yīng)用人工智能技術(shù)對相關(guān)的內(nèi)容進行識別，可以使得檔案的分類更準確也更清晰。人工智能對信息的檢索速度也更快，且提供的信息準確。在對電子檔案信息進行編輯整理的時候可以提取有用信息生成關(guān)鍵詞，便于后續(xù)的檢索。智能檢索方式的應(yīng)用可以根據(jù)用戶對關(guān)鍵詞的搜索頻率進行科學(xué)計算，生成大數(shù)據(jù)，便于后續(xù)檢索環(huán)境生成。

3.5 智能安全管理

檔案管理工作的落實過程中一項非常重要的內(nèi)容是智能安全管理，這項工作在人工智能環(huán)境下進行的時候，相關(guān)人員的虹膜與指紋錄入、人臉識別等都是為保障信息安全。這就是高科技對檔案安全性的保障。企事業(yè)單位在對檔案庫進行建設(shè)的過程中，可以在相應(yīng)的入口設(shè)立不同的保密條件，智能門禁、密碼識別、生物識別等必不可少。在門禁系統(tǒng)應(yīng)用智能安全系統(tǒng)，對于可進入人員無論是實物門系統(tǒng)還是智能系統(tǒng)，對相關(guān)人員進行甄別，對于存放檔案或可供查詢的電腦安裝監(jiān)控設(shè)備，對信息引用人員進行跟蹤。人工智能技術(shù)在信息安全方面的應(yīng)用，有多種不同的方法與模式。利用人工智能系統(tǒng)進行信息監(jiān)控，可以及時報警，保障信息的安全。人工智能在監(jiān)控過程中，可以避免人為因素導(dǎo)致的監(jiān)控缺位，報警不及時。人工智能安全防控可以更加全面地保障信息的安全，對不良查詢進行識別與阻攔，線上信息就可以避開病毒的侵入和黑客的攻擊。

綜上所述，檔案管理工作對于企事業(yè)單位來說都是非常重要的給你工作，通過智能識別技術(shù)、生物識別技術(shù)等的介入，使得檔案管理更具科學(xué)性，通過智能檢索系統(tǒng)與智能安全管理可以實現(xiàn)這項工作的智能化，進而確保人工智能技術(shù)在這一項工作當中發(fā)揮更大的作用，人工智能系統(tǒng)在檔案管理體系中進行應(yīng)用，在提升工作效率的同時，使這項工作的安全性更高，為后續(xù)的其他工作創(chuàng)造良好的條件，也使得檔案管理工作為單位的發(fā)展提供更多的資料參考。