數(shù)據(jù)時(shí)代高中學(xué)校檔案管理實(shí)踐分析

李秋峰

摘要：對(duì)高中學(xué)校而言，數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，不止是機(jī)遇，同時(shí)也是一種全新的挑戰(zhàn)，倘若依然延續(xù)既往檔案管理模式，顯然無(wú)法與現(xiàn)代發(fā)展需求相符合，管理學(xué)生檔案信息時(shí)結(jié)合大數(shù)據(jù)，作為高中學(xué)校負(fù)責(zé)檔案管理的部門與人員需要對(duì)傳統(tǒng)管理理念進(jìn)行更新，通過(guò)信息數(shù)據(jù)對(duì)高中學(xué)校新型檔案管理平臺(tái)進(jìn)行科學(xué)構(gòu)建，如此一來(lái)，才能促使高中學(xué)校存儲(chǔ)、管理、應(yīng)用檔案信息的效率顯著性提升，確保各個(gè)方面的準(zhǔn)確性、有效性，促進(jìn)學(xué)校全面發(fā)展。本文通過(guò)分析數(shù)據(jù)時(shí)代高中學(xué)校關(guān)于檔案管理的相關(guān)情況，旨在為后期更好的進(jìn)行管理工作提供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：高中學(xué)校;檔案管理;數(shù)據(jù)時(shí)代

時(shí)代發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步的當(dāng)下，信息技術(shù)在日常生活、工作、學(xué)習(xí)中的運(yùn)用越來(lái)越普遍。大數(shù)據(jù)在IT界原本屬于其專業(yè)疏于之一，主要指的是大量的數(shù)據(jù)信息匯總，呈現(xiàn)的特點(diǎn)為真實(shí)性、價(jià)值性高與多樣性，每個(gè)行業(yè)目前均需要同繁瑣、復(fù)雜的信息數(shù)據(jù)接觸，同時(shí)通過(guò)對(duì)各種新方式進(jìn)行探索，總結(jié)，從而達(dá)到歸納、管理、高效利用信息數(shù)據(jù)的目的，促進(jìn)良性發(fā)展。高中學(xué)?？芍^是國(guó)內(nèi)中等教育不可缺少、至關(guān)重要的一環(huán)，借助大數(shù)據(jù)管理高中學(xué)校的檔案，同時(shí)對(duì)大量的高中學(xué)校信息、檔案進(jìn)行整合、優(yōu)化，可對(duì)高中學(xué)校實(shí)現(xiàn)綜合性管理起到促進(jìn)作用[1]。

一、高中學(xué)校數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理技術(shù)與方法落后

由于保守觀念的影響比較深遠(yuǎn)，所以大多數(shù)學(xué)校如今一直以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的方式存儲(chǔ)、管理信息數(shù)據(jù)，檔案數(shù)字化管理進(jìn)程仍然處于緩慢不前的狀態(tài)，盡管部分高中學(xué)校增加了局域網(wǎng)信息管理模式，卻也僅僅用于收集、歸納表面上的各種文本材料，大數(shù)據(jù)技術(shù)并未完全運(yùn)用到檔案信息管理上，正因?yàn)槿绱?，高中學(xué)校在檔案信息管理上無(wú)法用大數(shù)據(jù)加工、分析或者處理、歸納，整體上還停留在低發(fā)展的層次。

（二）缺乏信息化管理的技能與水平

現(xiàn)階段的高中學(xué)校檔案管理在數(shù)據(jù)時(shí)代缺少管理管理人員，現(xiàn)有的檔案管理工作人員還不能充分理解、運(yùn)用信息化管理技能。此外，某些高中學(xué)校并不是十分重視檔案管理工作，基本上從不考核檔案管理的相關(guān)情況，挑選信息教師兼職學(xué)校檔案管理的職位。很多高中學(xué)校的每個(gè)職能部門，甚至每個(gè)年級(jí)都有檔案分散，無(wú)法集中歸檔的情況下自然無(wú)法系統(tǒng)又科學(xué)的整理檔案，而且沒(méi)有專業(yè)管理人員運(yùn)用信息技術(shù)整理、分類、歸檔檔案，所以數(shù)據(jù)時(shí)代背景提出的關(guān)于管理高中學(xué)校檔案的各類新要求不能得到滿足。

（三）無(wú)系統(tǒng)、健全的檔案管理工作體系及工作制度

高中檔案管理缺少完善、全面的工作體系和制度，主要從如下幾方面體現(xiàn)出來(lái)：第一，專項(xiàng)投入現(xiàn)代信息化檔案管理的資金比較少，尚未建立健全基礎(chǔ)設(shè)施。有些高中學(xué)校在檔案管理上并未給予充足的經(jīng)費(fèi)，而且相應(yīng)的辦公場(chǎng)地非常有限，這樣一來(lái)，檔案管理不僅是辦公環(huán)境簡(jiǎn)陋，而且建設(shè)、管理方面落后，從而致使大數(shù)據(jù)時(shí)代高中學(xué)校的檔案管理始終達(dá)不到信息化發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn);第二，未全面性建設(shè)專門的檔案信息庫(kù)。目前我國(guó)高中學(xué)校大多數(shù)通過(guò)現(xiàn)有信息技術(shù)保存、搜索檔案數(shù)據(jù)，但關(guān)于專門的檔案數(shù)據(jù)信息庫(kù)還沒(méi)有完全的提上日程，無(wú)法最大限度的發(fā)揮出檔案數(shù)據(jù)的作用;第三，負(fù)責(zé)檔案管理的相關(guān)工作人員并未接受過(guò)專業(yè)性、系統(tǒng)性技能學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案管理的工作人員原本就技能十分薄弱，再加上不熟悉目前信息化檔案管理的操作，所以在很大程度上影響了高中學(xué)校檔案管理質(zhì)量[2]。

二、高中學(xué)校數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理的對(duì)策

（一）建立并完善檔案信息化管理系統(tǒng)

如果將專業(yè)的檔案信息化管理體系建立起來(lái)，同時(shí)保證其規(guī)范性與科學(xué)性，則對(duì)高中學(xué)校創(chuàng)新化的檔案管理具有較好的推動(dòng)作用。制定并不斷完善、優(yōu)化檔案信息化管理制度，基本點(diǎn)應(yīng)該是高中學(xué)校進(jìn)行檔案建設(shè)時(shí)的具體情況，堅(jiān)持以人為本的理念。無(wú)論是學(xué)校，還是負(fù)責(zé)檔案管理的人員，都有責(zé)任和義務(wù)幫助師生認(rèn)識(shí)和掌握檔案工作的重要性，加大宣傳力度，可以促使其明白檔案管理與學(xué)校發(fā)展息息相關(guān)。高中學(xué)校針對(duì)收集、整理檔案的每一個(gè)步驟，同時(shí)包括立卷、歸檔等，都需要制定規(guī)范性的制度，依照相關(guān)規(guī)定開展和落實(shí)各項(xiàng)工作。作為負(fù)責(zé)高中學(xué)校檔案管理的工作人員，需要定期接受專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)指導(dǎo)，了解大數(shù)據(jù)分析、云計(jì)算后可以熟練運(yùn)用到日常工作中去，持續(xù)性提升高中學(xué)校檔案管理信息化水平及質(zhì)量[3]。

（二）建立科學(xué)、規(guī)范的信息管理平臺(tái)

隨著信息數(shù)據(jù)的快速發(fā)展，當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)邁入了信息化新時(shí)代，全球信息技術(shù)行業(yè)均聚焦于大數(shù)據(jù)。同以往相比，當(dāng)前社會(huì)發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)前提下的檔案信息，不管是數(shù)量上，還是類型上均有很大的差異，而這對(duì)檔案管理來(lái)說(shuō)無(wú)疑是巨大的沖擊。高中學(xué)校在數(shù)據(jù)時(shí)代背景下需要通過(guò)科學(xué)、先進(jìn)的技術(shù)管理檔案，統(tǒng)合不同種檔案信息，方便各個(gè)部門查詢信息[4]。

（三）創(chuàng)建高素質(zhì)高水平的檔案管理團(tuán)隊(duì)

針對(duì)負(fù)責(zé)檔案管理的人員需要加強(qiáng)培養(yǎng)，多進(jìn)行相應(yīng)的訓(xùn)練，這樣可使高中學(xué)校檔案管理質(zhì)量明顯提升，同時(shí)為檔案管理提供了理想的途徑。數(shù)據(jù)時(shí)代下對(duì)專業(yè)能力強(qiáng)的檔案管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行組建，有利于和社會(huì)發(fā)展需要更好的適應(yīng)，如果想要高中學(xué)校負(fù)責(zé)檔案管理的人員具備專業(yè)化水平，那么在日常工作中需要努力培養(yǎng)檔案管理工作人員的綜合技能與業(yè)務(wù)能力，職業(yè)道德、職業(yè)技能雙管齊下的情況下可對(duì)檔案管理人員以上兩方面協(xié)調(diào)發(fā)展更好的促進(jìn)。檔案管理工作的相關(guān)人員在接受培訓(xùn)時(shí)，需要將云計(jì)算以及大數(shù)據(jù)技術(shù)的專業(yè)化技能作為側(cè)重點(diǎn)，提高其思想認(rèn)知的同時(shí)更新其知識(shí)體系[5]。

（四）充分發(fā)揮檔案管理的服務(wù)職能

高中學(xué)校目前均已經(jīng)建立了檔案管理，根本目的是為學(xué)?？梢缘玫介L(zhǎng)遠(yuǎn)性的發(fā)展。若想檔案管理達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，就需要檔案信息的交流互動(dòng)，數(shù)據(jù)時(shí)代下高中學(xué)校需要將信息互動(dòng)作為檔案管理的根本性準(zhǔn)則，盡可能的促使檔案信息化管理所具有的服務(wù)職能得到強(qiáng)化，加強(qiáng)宣傳檔案資源的同時(shí)需要資源共享，確保廣大在校師生可以全面認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要價(jià)值，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)讓互聯(lián)互通的檔案信息管理得以實(shí)現(xiàn)[6]。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜合上述分析，高中學(xué)校在數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理既是發(fā)展的機(jī)遇，又是一個(gè)比較大的挑戰(zhàn)，作為負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員，需要利用這樣的機(jī)會(huì)建立并完善檔案信息化管理體系、制度，保證信息管理平臺(tái)的完備性，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的服務(wù)職能與作用，培養(yǎng)具有專業(yè)性的檔案管理團(tuán)隊(duì)，將數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的優(yōu)勢(shì)最大程度的激發(fā)出來(lái)，對(duì)高中學(xué)校檔案管理快又好的發(fā)展進(jìn)行促進(jìn)，使之更上新高。

參考文獻(xiàn)

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