海洋石油工程項目采辦管理分析

樊志祥，王輝，賈慧峰，張園星 (海洋石油工程股份有限公司，天津 300451)

0 引言

海洋石油工程項目的建設(shè)是我國石油能源供應(yīng)的重要保證。它的作業(yè)環(huán)境復(fù)雜，對海洋工程設(shè)施所需物資的性能、防腐、安全等方面的要求更高。工程項目物資的采辦涉及商務(wù)合同、設(shè)計、生產(chǎn)、驗收儲存、維保等各個方面，界面復(fù)雜，管理困難。目前大部分工程項目的采辦管理，缺乏系統(tǒng)性。另外，物資采辦費(fèi)一般占海洋石油工程項目總概算的20%～30%左右。采辦物資的管理影響項目的進(jìn)度、質(zhì)量和成本控制，需要對其采取重點(diǎn)、系統(tǒng)性的管理，進(jìn)而達(dá)到控制項目進(jìn)度、利潤以及安全指標(biāo)的目的。

1 采辦管理概述

在規(guī)劃工程項目采辦管理時，應(yīng)先以公司管理體系為基礎(chǔ)，結(jié)合公司具體的采購流程、各項目的特殊要求、各項目的采辦計劃和采辦策略，綜合考慮各采購單元的工作性質(zhì)、涉及專業(yè)等，建立對應(yīng)的系統(tǒng)、完整的采辦管理。通過建立分層次、分階段的管理模式，使管理體系更加完善。明確的責(zé)任分工和界面劃分可以有效提升工程項目物資采辦的效率，進(jìn)而達(dá)到控制項目整體利潤、質(zhì)量、安全的目標(biāo)[1]。

2 海洋石油工程項目采辦的特殊性

2.1 緊迫性

相對于一般的采購工作，海洋石油工程合同工作具有時間緊、任務(wù)重等特點(diǎn)。總體而言，目前常規(guī)海洋石油工程項目的開發(fā)從可行性研究到大型海上工程的啟動，大約需要三年時間。項目開發(fā)周期緊張，導(dǎo)致部分設(shè)備/材料的設(shè)計以及市場調(diào)研深度不夠。加之部分設(shè)備采購周期過長，交貨期難以滿足項目需要，增加了采購管理難度。采購工期緊張可能會導(dǎo)致設(shè)計質(zhì)量、廠家供貨質(zhì)量無法滿足項目需要，影響項目進(jìn)度，導(dǎo)致額外項目成本的發(fā)生。

2.2 繁雜性

鑒于海洋石油工程裝備所處的環(huán)境比較復(fù)雜，對購置材料和設(shè)備的要求是多方面的。海洋比陸地更危險，環(huán)境更惡劣，所以設(shè)備和材料采購中不僅要考慮設(shè)備能力還要考慮設(shè)備防腐、噪音、環(huán)保等各方面的要求。海洋石油工程項目設(shè)備不僅包括機(jī)械設(shè)備、電氣設(shè)備和儀器儀表，還包括非常復(fù)雜的成套設(shè)備，比如透平發(fā)電機(jī)、原油發(fā)電機(jī)組等。這些成套設(shè)備本身設(shè)計水平較高，生產(chǎn)工藝復(fù)雜，且其成套組裝的散件可能由國內(nèi)外不同廠家生產(chǎn)，大大增加了采購難度[2]。

2.3 臨時性

正如前面提到的，目前的常規(guī)海洋石油工程項目建設(shè)周期是3年左右，項目物資的采購可能持續(xù)整個項目周期，過程中難免會發(fā)生計劃外的物資采辦。所以在指定項目采購策略時，應(yīng)當(dāng)明確緊急采辦的路徑和方式，為保證項目正常實施建立快捷通道。

同時，項目采購人員往往臨時從采辦部門借調(diào)，對項目的采購需求了解不深刻。配置的各采購人員之間由于沒有共同工作的經(jīng)歷，溝通、配合工作的效率不高，無法統(tǒng)籌管理項目采購工作，對項目采購進(jìn)度、質(zhì)量也有一定影響。

2.4 約束性

海油工程項目采購的制約因素主要是資源約束。由于海洋石油工程項目開發(fā)計劃較為集中，各項目對設(shè)備物資資源的需求相對集中，各廠家的相關(guān)資源或供貨能力可能無法有效滿足各個項目的需要。同時，由于個別項目的技術(shù)要求或建造形式的特殊性，造成采購單位在采購談判時的談判措施有限，使談判難度加大。因此，一些在陸地工程項目上有良好業(yè)績和信譽(yù)的生產(chǎn)企業(yè)，由于沒有海洋工程項目應(yīng)用業(yè)績，不能按照海洋工程項目設(shè)計、建設(shè)的要求，參與海洋工程項目的采購，拓展自身供貨范圍，提高企業(yè)和海洋工程項目的契合度。造成長久以來，某個設(shè)備行業(yè)只有一兩個合格的供應(yīng)商，這增加了商務(wù)談判的難度。

2.5 非標(biāo)準(zhǔn)化

在海洋石油工程中，發(fā)電機(jī)、壓縮機(jī)等設(shè)備的使用有別于傳統(tǒng)的使用方式。這主要是因為各個工程項目自身在海域、水深、產(chǎn)能、油品等各不相同，對設(shè)備的能力、安全、環(huán)保等有不同的要求。在采購過程中，需要了解被采購設(shè)備與以往常規(guī)同類設(shè)備的區(qū)別，關(guān)注設(shè)備設(shè)計、生產(chǎn)中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，進(jìn)而能夠有效控制設(shè)備采購進(jìn)度、生產(chǎn)質(zhì)量。

3 各階段采辦管理

3.1 建立系統(tǒng)的采辦管理理念

海洋石油工程項目的采辦涉及設(shè)計、采購、需求單位、使用單位、供貨單位等多家單位，需要建立健全采辦管理體系，確保物資采購流程滿足項目需要。第一，明確各階段、各單位管理責(zé)任和工作標(biāo)準(zhǔn)，對關(guān)鍵管理崗位人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)；第二，對物料采購標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量認(rèn)證許可證加強(qiáng)管理和審核[3]。在物資采購過程中嚴(yán)格執(zhí)行質(zhì)量檢驗和驗收的方式、方法、程序及其他相關(guān)要求，確保各控制點(diǎn)處于受控狀態(tài)。第三，加強(qiáng)監(jiān)管制度，頒布一系列采辦管理辦法，對物資采購質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管。建立質(zhì)量監(jiān)督與管理分離的機(jī)制，成立物資質(zhì)量監(jiān)督抽檢部門，開展物資采購質(zhì)量監(jiān)督檢查，督促管理部門不斷改進(jìn)工作方法和措施。

3.2 建立明確的采辦策略

在海洋石油工程項目投標(biāo)階段，就應(yīng)當(dāng)梳理出項目所有的物資和工程服務(wù)采辦內(nèi)容。在充分的市場調(diào)研情況下，根據(jù)項目需求、市場供貨情況、公司采購協(xié)議簽訂情況等確定合理的采辦策略。系統(tǒng)的采辦策略包括采辦包的劃分、采辦方式的調(diào)研、采辦計劃的評估、采辦預(yù)算的核實等。這些工作都應(yīng)該根據(jù)各項目實際情況開展。工程項目組完成采辦策略的編制后，采購主管單位應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核并批準(zhǔn)。項目所有的采辦活動，都應(yīng)在采辦策略的框架下開展。

另外，在采購過程中，具備公開招標(biāo)條件的，應(yīng)當(dāng)盡量按照公開招標(biāo)采辦，以讓更多優(yōu)秀的供應(yīng)商參與進(jìn)來，提高采辦的競爭性，降低采購成本。

3.3 對供貨單位的采辦管理

要做好供貨單位的采辦管理，最重要的是選擇好的供應(yīng)商并與之長期合作，這樣才能從根本上保障采購的質(zhì)量。應(yīng)當(dāng)根據(jù)《物資供應(yīng)商管理辦法》以及采購單位關(guān)于供應(yīng)商的有關(guān)規(guī)定，對供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，建立評審制度，優(yōu)先選擇倡導(dǎo)并堅持以客戶為導(dǎo)向的價值理念，具有良好的技術(shù)創(chuàng)新和人才支持，并能長期處于行業(yè)領(lǐng)先地位的供應(yīng)商，作為物資的戰(zhàn)略供應(yīng)商，簽訂長期合作協(xié)議，確保物資產(chǎn)品質(zhì)量。

另外，在采辦合同簽訂前，需要確保合同簽訂的關(guān)鍵技術(shù)、質(zhì)量、進(jìn)度、商務(wù)條款滿足項目要求。合同內(nèi)要明確供貨計劃以及質(zhì)量保障措施，廠家維保及售后服務(wù)工作量和工期。合同簽訂后，供貨單位的設(shè)計和生產(chǎn)進(jìn)展要和采購單位定期及時溝通。設(shè)計、生產(chǎn)過程中的所有澄清需要專人跟蹤，在FAT所有澄清都應(yīng)該處于關(guān)閉狀態(tài)。在生產(chǎn)階段，安排專職質(zhì)量人員駐廠，對關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行檢查，包括原材料復(fù)檢、關(guān)鍵試驗等。另外，在新型材料、重要材料正式生產(chǎn)前，也可要求供貨單位進(jìn)行試生產(chǎn)，確保試生產(chǎn)材料性能滿足項目需要后再大批量生產(chǎn)。

3.4 對設(shè)計階段的采辦管理

工程項目的設(shè)計質(zhì)量是整個項目安全性、經(jīng)濟(jì)性的基礎(chǔ)，設(shè)計階段的采辦管理是整個采辦管理的重點(diǎn)。在設(shè)計階段應(yīng)該明確項目所采購物資的性能主要參數(shù)，同時對市場潛在供貨單位的供貨能力和業(yè)績進(jìn)行充分調(diào)研，確保能夠采購到滿足項目實際需要的設(shè)備或材料。另外，設(shè)計單位應(yīng)當(dāng)掌握采購物資設(shè)計和生產(chǎn)的關(guān)鍵工藝參數(shù)，提高采購過程中的評標(biāo)、澄清效率和質(zhì)量。確定供貨單位后，要嚴(yán)格控制供貨單位的生產(chǎn)設(shè)計，確保其生產(chǎn)、供貨滿足項目設(shè)計以及項目施工單位安裝的整體需要。

同時，設(shè)計單位應(yīng)當(dāng)在此階段明確采辦物資到貨驗收要求、設(shè)備到貨后的現(xiàn)場組裝工作量以及對專用工機(jī)具的要求、設(shè)備到貨后的現(xiàn)場保存及保養(yǎng)要求、設(shè)備現(xiàn)場調(diào)試工作量以及對調(diào)試用料的等，以明確采辦物資到貨后的后續(xù)工作量以及對應(yīng)技術(shù)要求和質(zhì)量保證措施。

3.5 供貨后的采辦管理

采購單位應(yīng)當(dāng)做好物資采購計劃和工程施工單位建造計劃的匹配，避免物資提前或滯后發(fā)貨。提前發(fā)貨會降低施工單位倉庫的周轉(zhuǎn)率，滯后發(fā)貨會影響現(xiàn)場施工安排，導(dǎo)致額外成本的發(fā)生。

物資到貨驗收，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照設(shè)計階段的驗收標(biāo)準(zhǔn)，組織采辦、需求、檢驗、設(shè)計等單位共同執(zhí)行。驗收過程中的問題，要及時登記、明確責(zé)任單位并制定整改計劃。專人跟蹤整改進(jìn)度，確保物資整改完畢的時間滿足項目需要。物資到貨后的保存和保養(yǎng)應(yīng)該按照設(shè)計文件進(jìn)行，比如有些精密原件要放在恒溫恒濕無塵房間內(nèi)，另外保養(yǎng)需要根據(jù)專門的保養(yǎng)計劃進(jìn)行[4]。

同時，應(yīng)當(dāng)明確工程施工單位與物資采辦相關(guān)的界面。比如，明確到貨場地，進(jìn)口貨物清關(guān)后在到港碼頭、車站、機(jī)場等施工場地外的掏箱、提貨、運(yùn)輸，以及設(shè)備現(xiàn)場開孔、組裝成橇等需要現(xiàn)場配合的工作。通過合理的界面劃分，可以有效控制項目采購成本。

3.6 售后階段的采辦管理

工程施工單位在完成采辦物資的使用或安裝后，需要重點(diǎn)管理的是供貨單位的售后服務(wù)工作。在前期的合同談判階段，已經(jīng)明確了供貨單位的售后服務(wù)工作量和時間。應(yīng)當(dāng)做好工程項目整體調(diào)試和投產(chǎn)計劃的管理工作，提高供貨單位售后服務(wù)的施工效率，避免費(fèi)用超支。

同時，在此階段采購單位應(yīng)當(dāng)做好各供貨單位的評價。評價包括物資的供貨質(zhì)量、設(shè)計水平、供貨速度、配合力度等多個方面。通過定期的評價和考核，不斷更新自身的供應(yīng)商庫。

4 結(jié)語

隨著海上石油工程項目由淺水向深水發(fā)展，工程總承包規(guī)模不斷擴(kuò)大，新技術(shù)、新設(shè)備、新工藝不斷涌現(xiàn)，潛在的風(fēng)險越來越大，對海上石油工程的開發(fā)建設(shè)、物資采辦和施工質(zhì)量的要求不斷提高。加之國際油價走低對海洋石油工程項目開發(fā)的不利影響，項目總體開發(fā)概算進(jìn)一步降低，工程物資采辦在項目EPCI中的權(quán)重進(jìn)一步提高。工程總承包單位應(yīng)當(dāng)考慮通過加強(qiáng)工程物資的采辦控制，比如采用新型材料、新型管理辦法、拓展新的供貨商等，在保證采購物資質(zhì)量的同時，降低自身采購成本，進(jìn)而提升自身的市場競爭力。