計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代電子檔案管理中的應(yīng)用

摘 要：檔案不單是數(shù)據(jù)資料的載體，還是人類知識(shí)、技術(shù)和文化進(jìn)步的見證。在信息技術(shù)不發(fā)達(dá)的年代，數(shù)據(jù)資料大多以人工記錄在紙質(zhì)文件上，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集和管理。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，收集、記錄檔案信息的方式逐漸走向數(shù)據(jù)化，紙質(zhì)檔案逐漸淡出歷史舞臺(tái)?；诖耍杂?jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理應(yīng)用中的實(shí)際意義為文章開篇，文章結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中存在的不足，繼而對現(xiàn)代檔案管理中如何更好地運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行深入探討研究。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù);電子檔案;管理應(yīng)用

0 ? 引言

檔案之于企業(yè)或者任何機(jī)關(guān)單位來說，都是歷史變化的記錄者，亦是對一路走來發(fā)展經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)者，因而對企業(yè)有著舉足輕重的意義。企業(yè)可以以檔案信息為基礎(chǔ)，規(guī)劃更加適合自身發(fā)展的藍(lán)圖，進(jìn)而帶來更好的效益。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案占用空間較大，且容易出現(xiàn)丟失、不易查閱等問題。在現(xiàn)代社會(huì)，其在功能上已經(jīng)無法匹配現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)模式。在信息技術(shù)的帶動(dòng)下，新興的電子檔案逐漸替代了紙質(zhì)檔案，并且憑借其智能化優(yōu)勢彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案的短板。電子檔案有利于企業(yè)管理，并且大大提升了準(zhǔn)確性和質(zhì)量，減緩了檔案管理人員的工作壓力，提升了工作效率。

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理應(yīng)用中的實(shí)際意義

1.1 檔案管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可保障自身科學(xué)化發(fā)展

首先，在檔案信息管理過程中，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以使檔案管理工作更加規(guī)范且在解放勞動(dòng)力的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化配置，并大大提升管理效率。其次，計(jì)算機(jī)能夠?qū)Υ罅糠彪s的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行快速統(tǒng)籌和整合，并按照類別進(jìn)行劃分，避免了因人工歸類失誤造成工作效率低下的問題。計(jì)算機(jī)在整合分類的過程中，按照固定分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸置，能極大地減少人工操作失誤，有效提升工作質(zhì)量和速度，杜絕基本錯(cuò)誤的發(fā)生[1]。檔案管理作為社會(huì)生活中不可或缺的材料，對各行各業(yè)都會(huì)產(chǎn)生影響，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以將檔案工作化繁為簡，并且能夠最大程度優(yōu)化各類型檔案，使其變得條理清晰，一目了然，大大強(qiáng)化檔案管理工作的安全性和高效性。

1.2 計(jì)算機(jī)技術(shù)可強(qiáng)化檔案管理信息利用率

傳統(tǒng)檔案內(nèi)容多以紙張為載體，無論是查詢還是整理都比較困難，尤其是紙質(zhì)類型檔案，只能通過手動(dòng)查閱才能獲取信息，而現(xiàn)代社會(huì)講究信息共享和辦事效率，這種類型的檔案無法良好地適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)高效率工作的需求，綜合利用率逐漸降低。計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠在網(wǎng)絡(luò)覆蓋要求下實(shí)時(shí)獲取檔案資源，沒有時(shí)間和空間的具體限制，可有效提升檔案信息的利用率。這樣的方式不但能保障檔案內(nèi)容的真實(shí)性，還能有效提升檔案管理的整體水平。在信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的大環(huán)境下，計(jì)算機(jī)技術(shù)還能將檔案信息上傳至云空間，強(qiáng)化資源合理配置，節(jié)約管理成本。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中存在的不足

2.1 計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用扇面有待擴(kuò)展

經(jīng)過多年發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用日益廣泛，但是在檔案管理領(lǐng)域還存在部分問題亟待解決。目前，大部分檔案管理工作人員對于計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握得還不夠熟練，只是將其看作為一種輔助工具，主要的功能是為自身減輕工作壓力和負(fù)擔(dān)，所以計(jì)算機(jī)技術(shù)專業(yè)能力存在局限。計(jì)算機(jī)諸多功能沒有得到充分應(yīng)用，其最大的優(yōu)勢還沒有完全展現(xiàn)出來[2]。另外，部分人認(rèn)為檔案只是一種形式化的數(shù)據(jù)信息，只被用于記錄以往發(fā)生的事件，實(shí)際作用不大，所以針對檔案管理方面的計(jì)算機(jī)應(yīng)用開發(fā)不夠深入，導(dǎo)致在檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展速度對比其他行業(yè)較慢。

2.2 檔案管理人員素養(yǎng)有待提升

在針對信息化電子檔案建設(shè)的過程中，檔案管理人員不僅需要能夠熟練掌握專業(yè)的管理知識(shí)和技能，還必須對計(jì)算機(jī)技術(shù)有一定的了解和把握。在信息時(shí)代，電子檔案管理需要配備高素質(zhì)復(fù)合型人才，縱觀我國檔案管理行業(yè)，這種人才數(shù)量較少，而現(xiàn)狀為專職檔案管理人員的學(xué)歷偏低，而非該專業(yè)下就職的工作人員又缺乏一定的計(jì)算機(jī)素養(yǎng)，以此造成了檔案管理行業(yè)整體人員素質(zhì)參差不齊的問題出現(xiàn)，而在搭建電子信息化數(shù)字檔案過程中，需要對以往檔案數(shù)據(jù)資源進(jìn)行全部整合，因?yàn)闄n案管理人員數(shù)量的限制，造成檔案管理工作流程不規(guī)范的現(xiàn)象，使得檔案管理在計(jì)算機(jī)技術(shù)的加持下依然無法發(fā)揮絕大的能力優(yōu)勢。

2.3 經(jīng)費(fèi)短缺

在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行電子數(shù)字檔案建設(shè)過程中，必須具備充分的資金支持，因?yàn)闊o論是前期的設(shè)備采買還是中期的系統(tǒng)開發(fā)，均需要大量的資金做后備，為了能夠最大化地提升數(shù)字檔案建設(shè)的整體質(zhì)量，將其儲(chǔ)備配置調(diào)節(jié)至最高，免去后期儲(chǔ)存不足的后顧之憂[3]。但是在實(shí)際工作中，受到地方政府或者企業(yè)財(cái)務(wù)上經(jīng)費(fèi)的限制，領(lǐng)導(dǎo)層面?zhèn)戎卣J(rèn)知等諸多方面因素的限制，使得各檔案部門因經(jīng)費(fèi)不足導(dǎo)致計(jì)算機(jī)信息技術(shù)無法完成全新配置的尷尬。

3 現(xiàn)代檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的探索

3.1 建立明確的硬性檔案管理制度

為了強(qiáng)化計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代電子檔案中的應(yīng)用水平，必須要建立完善且合理的管理制度。在開展檔案管理工作的過程中，對管理人員的要求必須全面升級，杜絕以往散漫隨意的工作態(tài)度。不僅要提升檔案管理人員對管理知識(shí)的掌握程度，還要加強(qiáng)其對計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)用，掌握信息化檔案管理軟件的處理方式，保障檔案管理不斷創(chuàng)新升級，帶動(dòng)電子檔案計(jì)算機(jī)技術(shù)獲得跨越式發(fā)展。另外，還要強(qiáng)化組織協(xié)調(diào)和管理水平，各部門之間要在工作上實(shí)現(xiàn)資源聯(lián)合共享，但是于個(gè)人工作職責(zé)上要分工明確，以此幫助檔案工作開展得更加順利。

3.2 強(qiáng)化計(jì)算機(jī)技術(shù)軟硬件的設(shè)備建設(shè)

計(jì)算機(jī)技術(shù)下的軟件和硬件是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代電子檔案管理模式的主要媒介，是應(yīng)用實(shí)踐過程中，有關(guān)單位必須在該項(xiàng)技術(shù)下才能提升電子檔案的使用效率，實(shí)現(xiàn)電子檔案的現(xiàn)代化技術(shù)管理[4]。首先，在硬件方面，檔案部門需要將計(jì)算機(jī)技術(shù)看作實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的平臺(tái)和途徑，以此完成全新網(wǎng)絡(luò)生態(tài)環(huán)境下基礎(chǔ)設(shè)施的配備，網(wǎng)絡(luò)化的信息傳輸功能和數(shù)字化的數(shù)據(jù)處理整合基礎(chǔ)是現(xiàn)代電子檔案管理建設(shè)的核心，而日后的檔案管理工作，從數(shù)據(jù)的采集到錄入歸納，均是通過這兩項(xiàng)技術(shù)配合完成實(shí)施。在軟件建設(shè)方面，通過搭建檔案部門的局域網(wǎng)絡(luò)來聯(lián)合其他所有網(wǎng)絡(luò)的端口，可實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的要求，必要時(shí)還可應(yīng)用新技術(shù)進(jìn)行檔案管理。

3.3 提升檔案管理工作人員素質(zhì)

當(dāng)前，計(jì)算機(jī)作用于檔案管理之上給人印象最為深刻的便是對數(shù)據(jù)運(yùn)算方面超強(qiáng)的處理能力，其為檔案管理工作搭建了一條科學(xué)又先進(jìn)的檢索通道，而如何將著這種應(yīng)用技術(shù)能力再度作用到管理之上，其中支配計(jì)算機(jī)技術(shù)工作人員的職業(yè)素養(yǎng)決定了其能夠真正為檔案管理帶來革命性的改變。提升工作人員的職業(yè)素養(yǎng)是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的第一步，扎實(shí)的管理理念和計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)以及嫻熟的操作技巧成為檔案管理工作人員的基本考核指標(biāo)。無論在管理上還是技術(shù)應(yīng)用上，都應(yīng)該針對員工專業(yè)知識(shí)的薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，秉持以人為本的理念，結(jié)合實(shí)踐應(yīng)用，在定期培訓(xùn)中提升檔案管理工作人員的整體素養(yǎng)和服務(wù)意識(shí)，配合計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案管理工作做到最好。

3.4 增加資金和人力的投入

各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并將優(yōu)化檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)提上日程，并將其列為重點(diǎn)規(guī)劃項(xiàng)目中。而各級檔案部門要積極開發(fā)相關(guān)技術(shù)資源，使得檔案管理可以發(fā)揮出最大優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)和效益上的增收，用成績可以取得各上級領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)資金上的投入和支持。對于檔案管理部門人力資源不足的問題，可以采用如下解決辦法：第一，著重培養(yǎng)已有的工作人員，改變知識(shí)基礎(chǔ)較弱的現(xiàn)狀，打造檔案管理工作專業(yè)隊(duì)伍[5]。第二，在福利待遇和政策待遇雙重的引導(dǎo)下，積極招聘計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，增大檔案數(shù)據(jù)管理的專業(yè)優(yōu)勢。

4 結(jié)語

總而言之，目前檔案管理工作已經(jīng)在計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用引領(lǐng)下走向現(xiàn)代化道路，盡管還存在些許問題，和預(yù)想的標(biāo)準(zhǔn)還相差甚遠(yuǎn)，但是相信檔案管理部門從實(shí)際出發(fā)，加強(qiáng)在理論和實(shí)踐方面的探索，便可為檔案管理工作造就一個(gè)美好的發(fā)展空間。

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（編輯 王永超）

Practical application of computer technology in modern electronic archives management

Jian Lan

（Jilin Communications Polytechnic， Changchun 130000， China）

Abstract：Archives are not only the carrier of data data， but also the witness of human knowledge， technology and cultural progress. In the era of underdeveloped information technology， data was mostly manually recorded on paper files， and paper files were collected and managed. With the vigorous development of computer information technology， the way of collecting and recording archival information gradually becomes data-oriented， and paper files gradually fade out of the historical stage. Based on this， the article begins with the practical significance of computer technology in the application of modern archives management， combined with the shortcomings of computer technology in the application of archives management， and then discusses how to better use computer technology in modern archives management.

Key words：computer technology; electronic files; management and application

作者簡介：蹇嵐（1972— ），女，吉林集安人，館員，本科;研究方向：檔案系列。