新時(shí)代背景下高校辦公室工作優(yōu)化探討

■張雪霞

（北京農(nóng)業(yè)職業(yè)學(xué)院，北京 100093）

在當(dāng)前的高校校園管理中，辦公室處于中心樞紐位置，它不僅能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)決策提供基礎(chǔ)信息依據(jù)，還能夠組織開(kāi)展學(xué)校的各項(xiàng)活動(dòng)，因而也被視為學(xué)校管理工作中的指揮系統(tǒng)。隨著國(guó)內(nèi)教育體系的不斷優(yōu)化，辦公室工作在整個(gè)高校管理中扮演著越來(lái)越重要的角色，不僅需要做好協(xié)調(diào)管理，還需要完善輔助決策、組織執(zhí)行等功能。新時(shí)代背景下，高校辦公室工作面臨著許多全新的挑戰(zhàn)，尤其是教育與經(jīng)濟(jì)制度方面的融合，需要投入更多的精力。新時(shí)代高校開(kāi)始努力構(gòu)建社會(huì)主義和諧校園，而和諧校園需要在當(dāng)前校園基礎(chǔ)上逐步建設(shè)以協(xié)調(diào)發(fā)展為核心的教育模式，并且要孕育良好的教育體系，營(yíng)造自由、協(xié)調(diào)、平等的教育氛圍。辦公室工作在構(gòu)建和諧校園的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)確保高校教育系統(tǒng)當(dāng)中的各個(gè)系統(tǒng)能夠處于良好的運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，以確保其保持發(fā)展活力。高校辦公室作為學(xué)校管理的核心系統(tǒng)，需要充當(dāng)學(xué)院與學(xué)生之間溝通和聯(lián)系的橋梁，但現(xiàn)階段的辦公室工作存在相當(dāng)多的問(wèn)題，尤其是新時(shí)代所出現(xiàn)的問(wèn)題，如果不能在新時(shí)代加以全面融合，必然會(huì)給學(xué)校管理帶來(lái)諸多不利影響。因此，高校應(yīng)當(dāng)在優(yōu)化辦公室工作的過(guò)程中，正確審視辦公室工作對(duì)學(xué)校管理的重要作用，并結(jié)合新制度經(jīng)濟(jì)合理調(diào)整辦公室管理內(nèi)容，使得辦公室工作能夠與學(xué)校發(fā)展緊密聯(lián)合起來(lái)，全面推動(dòng)校園管理質(zhì)量的提升[1]。

一、高校辦公室工作特點(diǎn)以及現(xiàn)階段存在的問(wèn)題

（一）先導(dǎo)性特征較強(qiáng)，但工作人員素質(zhì)不高

對(duì)于高校辦公室而言，其所負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容相當(dāng)多，不僅需要嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)所批示的文件，還需要深層次貫徹校園的規(guī)章制度。在這樣的狀況下，辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)分析本系統(tǒng)所擁有的法律法規(guī)以及相關(guān)政策。只有工作人員具備較高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，才能夠保持熟練的業(yè)務(wù)操作，形成優(yōu)良的工作作風(fēng)，充分迎合工作需求。但多數(shù)高校的辦公室工作人員并不具備足夠高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，許多工作人員僅僅是一些教師或者本校畢業(yè)生，他們?nèi)狈?duì)辦公室工作系統(tǒng)的全面認(rèn)識(shí)，再加上沒(méi)有相應(yīng)的工作經(jīng)驗(yàn)，不同程度地影響到了辦公室作用的發(fā)揮[2]。

（二）工作繁多而復(fù)雜，缺乏高效的運(yùn)行體系

高校辦公室的工作內(nèi)容繁多且復(fù)雜，但總體上可以劃分為教學(xué)管理和行政管理兩方面的內(nèi)容。教學(xué)管理主要是指與學(xué)生學(xué)習(xí)有關(guān)內(nèi)容的管理，包括基礎(chǔ)的學(xué)籍管理、檔案管理、成績(jī)管理以及教務(wù)管理，這一內(nèi)容存在的主要作用在于協(xié)調(diào)和優(yōu)化學(xué)校管理工作的開(kāi)展。由于與學(xué)生的學(xué)習(xí)有著直接關(guān)系，因而高校對(duì)于教學(xué)管理有著相當(dāng)大的重視度，這也使得辦公室教學(xué)管理需要保持高度的嚴(yán)謹(jǐn)性，真正做到精益求精，盡可能避免工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤，否則會(huì)給學(xué)校管理帶來(lái)多方面的不便。行政管理主要包括收發(fā)公文、資產(chǎn)管理、設(shè)備維護(hù)、通知會(huì)議以及后勤保障等，雖然行政管理所囊括的工作內(nèi)容較為瑣碎，但都屬于非常重要的工作內(nèi)容。對(duì)于高校而言，辦公室工作所充當(dāng)?shù)闹饕禽o助角色，需要緊密配合學(xué)校管理工作的開(kāi)展，而在缺乏高效運(yùn)行體系的支持下，許多工作內(nèi)容都得不到合理的開(kāi)展，工作人員也會(huì)不可避免地遭受到各種挫折和壓力，相應(yīng)的工作水平有待于提高。

（三）信息化特征明顯，但實(shí)際操作缺乏信息水準(zhǔn)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，信息技術(shù)得到了非常廣泛的應(yīng)用，高校教育也加強(qiáng)了對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，但是在辦公室工作當(dāng)中，許多工作的操作實(shí)踐并沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)信息化。高校辦公室工作有必要進(jìn)行多方面的優(yōu)化和調(diào)整，尤其需要優(yōu)化辦公室處理信息的能力，只有充分迎合高校的發(fā)展需求，才能夠真正發(fā)揮辦公室工作的作用。由于行政工作具有事務(wù)性的特征，因而許多辦公室行政管理人員并不會(huì)將過(guò)多的時(shí)間放在信息技術(shù)的學(xué)習(xí)實(shí)踐上，隨著工作時(shí)間的增加，他們會(huì)由于缺乏信息方面的操作經(jīng)驗(yàn)而與工作內(nèi)容形成不同程度上的沖突，甚至已經(jīng)無(wú)法勝任當(dāng)前的工作內(nèi)容。同時(shí)，一些高校的辦公室工作開(kāi)展過(guò)于局限，工作人員的信息交流僅限于當(dāng)前的辦公室，并不會(huì)參與到相關(guān)的交流活動(dòng)當(dāng)中，因而也不利于提高工作人員的先進(jìn)認(rèn)知。辦公室工作本身也有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，如果缺乏相關(guān)交流，那么其中的工作人員就不容易發(fā)現(xiàn)不同辦公室工作上的差距，進(jìn)而很容易出現(xiàn)滿足現(xiàn)狀停滯不前的狀況，不利于提高和改善辦公室工作成效。

二、新時(shí)代背景下改善辦公室行政管理工作的策略

在新時(shí)代背景下，改善辦公室的行政管理?xiàng)l件已經(jīng)成為當(dāng)下辦公室發(fā)展的重中之重。因此，必須采取有效的措施來(lái)改善辦公室的行政管理工作，具體措施如下。

（一）加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高工作人員的綜合素質(zhì)

在新時(shí)代，高校辦公室工作內(nèi)容的深度也有所增加，工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)各類(lèi)先進(jìn)知識(shí)和政策的學(xué)習(xí)，努力提升自身的工作素質(zhì)。由于辦公室所展開(kāi)的行政管理事務(wù)都圍繞學(xué)校管理來(lái)開(kāi)展，因而工作人員需要認(rèn)真學(xué)習(xí)分析學(xué)校管理方法，逐步提高工作能力。為了確保工作人員能夠符合辦公室的工作需求，高校也可以積極開(kāi)展崗前業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過(guò)優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容來(lái)逐步提升辦公室工作人員的業(yè)務(wù)執(zhí)行能力。同時(shí)，高校也可以將新時(shí)代的相關(guān)制度內(nèi)容添加到培訓(xùn)內(nèi)容中，促使辦公室工作人員能夠較多了解和學(xué)習(xí)這些先進(jìn)知識(shí)，便于在后期展開(kāi)多層次的工作調(diào)整，提高高校工作質(zhì)量。此外，辦公室工作人員也應(yīng)當(dāng)在日常工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提升自身的管理與協(xié)調(diào)能力。辦公室本身是高校各項(xiàng)管理活動(dòng)開(kāi)展的樞紐系統(tǒng)，在這一系統(tǒng)的支持下，不同部門(mén)之前的聯(lián)系和溝通都會(huì)有所增強(qiáng)。為了進(jìn)一步提升學(xué)校行政管理成效，辦公室工作人員不可以局限于當(dāng)前視角，轉(zhuǎn)而應(yīng)當(dāng)具備全局意識(shí)和整體觀念，學(xué)會(huì)從校園管理這一大方向來(lái)看待問(wèn)題，主動(dòng)加強(qiáng)與校園其他部門(mén)之間的聯(lián)系，綜合推動(dòng)學(xué)校管理工作的有序開(kāi)展[4]。

（二）完善規(guī)章制度，規(guī)范行政管理工作

高校在優(yōu)化辦公室行政管理工作的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際的辦公室工作需求，建立良好的工作制度，確保所有管理工作都能夠科學(xué)規(guī)范進(jìn)行。規(guī)章制度是指用人單位制定出的組織勞動(dòng)過(guò)程中進(jìn)行勞動(dòng)管理的規(guī)則和制度的總和。對(duì)于現(xiàn)階段的辦公室工作而言，缺乏明確規(guī)章制度是影響辦公室發(fā)展的關(guān)鍵因素，在制定新型規(guī)章制度時(shí)，不僅要緊密結(jié)合當(dāng)前的工作內(nèi)容，還需要與新時(shí)代下的工作改革聯(lián)系起來(lái)。高校也需要在完善規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，規(guī)范行政管理工作，明確不同崗位工作人員所應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的職責(zé)，實(shí)現(xiàn)行政管理工作的基本目標(biāo)，即通過(guò)一系列的規(guī)章制度和用人制度來(lái)使行政管理工作部門(mén)之間在工作的過(guò)程中可以互相配合，高效運(yùn)轉(zhuǎn)，提高員工的工作積極性，進(jìn)而將辦公室工作任務(wù)準(zhǔn)確分解并落實(shí)到所有工作人員身上，全面提高工作效率。除此之外，高校還應(yīng)當(dāng)形成配套的監(jiān)督和審核機(jī)制，以此來(lái)保障辦公室工作責(zé)任的落實(shí)，也可以提高工作人員的工作活力。

（三）加強(qiáng)工作交流，拓展工作人員視野

新時(shí)代，高校辦公室工作屬于一項(xiàng)全新的研究?jī)?nèi)容，工作人員缺乏對(duì)這一內(nèi)容的準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)，因而許多相關(guān)工作的開(kāi)展都不能夠有序進(jìn)行。在改善這一狀況的時(shí)候，高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)所有辦公室之間的工作交流，部門(mén)工作人員之間的關(guān)系是否相處得融洽，在一定程度上決定了部門(mén)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)效率。因此，高校辦公室要想提高工作人員的溝通和交流就需要增加溝通的渠道，讓部門(mén)的工作人員可以通過(guò)多種渠道進(jìn)行溝通。例如，舉辦一些內(nèi)部聯(lián)誼會(huì)、員工培訓(xùn)大會(huì)等，加深部門(mén)工作人員之間的了解；除此之外，還可以讓辦公室工作人員的工作有效銜接，使工作人員之間的工作互相監(jiān)督、互相配合，建立起有效的服務(wù)機(jī)制來(lái)保障員工們的工作利益，通過(guò)工作人員的互相協(xié)商來(lái)拓展工作人員視野，促使他們能夠接觸到更多的先進(jìn)知識(shí)，隨之增加工作經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化工作流程。高校也可以適當(dāng)組織辦公室工作人員參觀學(xué)習(xí)一些外界辦公室工作經(jīng)驗(yàn)，持續(xù)提高工作人員的辦公認(rèn)知，并能夠結(jié)合自身的工作狀況形成更加良好的工作體系。

（四）利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提高行政管理效率

近年來(lái)，我國(guó)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅速發(fā)展，以互聯(lián)網(wǎng)為核心的信息技術(shù)提高了辦公室行政管理的效率。自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，可以在最短的時(shí)間內(nèi)有效地集合各種資源，優(yōu)化行政管理的流程，加快辦公室行政管理的速度，實(shí)現(xiàn)行政管理的工作協(xié)調(diào)，降低工作的成本，進(jìn)一步提高行政管理的效能。在當(dāng)下高校都重視起數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的校園建設(shè)，高校辦公室也應(yīng)該加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，建立起辦公室網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。第一，應(yīng)該完善辦公室內(nèi)部的自動(dòng)化行政辦公系統(tǒng)，最大限度地提高行政管理工作的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化。辦公室的自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該實(shí)現(xiàn)公文管理，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)校內(nèi)文件的起草、修改、傳閱、簽批、下發(fā)、統(tǒng)計(jì)等一系列的工作，對(duì)校外的工作文件也要引起一定的重視。第二，堅(jiān)持辦公室行政管理辦公的保密性和安全性原則，加快辦公室內(nèi)部自動(dòng)化系統(tǒng)與高校的教務(wù)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、學(xué)工系統(tǒng)等其他一些系統(tǒng)的整合，在一定的權(quán)限和范圍內(nèi)實(shí)行各系統(tǒng)之間的信息共享，多部門(mén)之間協(xié)調(diào)辦公，建立起一套高效化、一體化的行政管理網(wǎng)絡(luò)工作流程，改變傳統(tǒng)工作模式下的耗時(shí)耗力、效率低下的情況。第三，高校行政管理工作要積極地關(guān)注新媒體的發(fā)展動(dòng)向，堅(jiān)持以新興媒體的手段和技術(shù)來(lái)改造傳統(tǒng)的行政工作思維模式，利用好微博、微信、網(wǎng)絡(luò)論壇、QQ等網(wǎng)絡(luò)社交軟件進(jìn)行信息的傳播，建立工作群聊，及時(shí)地發(fā)布更新信息，交流經(jīng)驗(yàn)，提高行政管理的效率。

三、新時(shí)代背景下高校辦公室教學(xué)管理工作的優(yōu)化建議

（一）培養(yǎng)高素質(zhì)的教學(xué)管理隊(duì)伍

在當(dāng)前的高校管理中，教學(xué)管理扮演著非常重要的角色，而它也是辦公室管理的主要工作內(nèi)容。為了推動(dòng)教學(xué)管理工作的健康發(fā)展，高校辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)具備較為廣泛的教學(xué)認(rèn)知，以配合相關(guān)教學(xué)工作的開(kāi)展，形成良好的工作建議和優(yōu)化思路。教學(xué)管理所囊括的工作內(nèi)容相當(dāng)多，這也給辦公室工作人員帶來(lái)了相當(dāng)大的工作壓力。在合理展開(kāi)教學(xué)管理工作的過(guò)程中，辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)努力學(xué)習(xí)，注重彼此之間的工作交流，不斷提升自身工作經(jīng)驗(yàn)，形成更高的職責(zé)素養(yǎng)。高校其他部門(mén)也應(yīng)當(dāng)努力配合辦公室工作的開(kāi)展，主動(dòng)提供相關(guān)的工作信息，對(duì)于辦公室所給出的重要建議，應(yīng)當(dāng)加以認(rèn)真思考并用于優(yōu)化部門(mén)工作[5]。

（二）改善辦公室工作條件

新時(shí)代的高校辦公室工作優(yōu)化，離不開(kāi)良好的工作條件。首先，高校應(yīng)當(dāng)為辦公室提供相關(guān)的設(shè)備基礎(chǔ)，對(duì)于已經(jīng)淘汰的辦公設(shè)備，需要及時(shí)加以淘汰，并購(gòu)置一些先進(jìn)設(shè)備，以確保辦公室人員擁有健康積極的工作氛圍。在更新辦公室相關(guān)設(shè)備以后，高校還應(yīng)當(dāng)為工作人員開(kāi)展各類(lèi)設(shè)備操作培訓(xùn)，為所有工作的順利開(kāi)展奠定基礎(chǔ)；其次，高校辦公室還應(yīng)當(dāng)構(gòu)建科學(xué)的學(xué)習(xí)服務(wù)平臺(tái)。如果學(xué)校擁有較為良好的經(jīng)濟(jì)條件，那么便可以在加強(qiáng)設(shè)備信息化的同時(shí)，合理配置一些相關(guān)的學(xué)習(xí)管理軟件。通過(guò)這些軟件來(lái)存儲(chǔ)教學(xué)信息，并展開(kāi)高效管理，提高工作效率。最后，建設(shè)學(xué)習(xí)服務(wù)平臺(tái)，形成信息化校園管理系統(tǒng)。由于辦公室管理人員缺乏相關(guān)認(rèn)知與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，因而高校需要組織他們開(kāi)展參觀學(xué)習(xí)，以掌握實(shí)際的操作方法，全面優(yōu)化信息化管理成效[6]。

（三）健全基礎(chǔ)的教學(xué)管理規(guī)章制度

辦公室工作的有序開(kāi)展，離不開(kāi)工作人員的責(zé)任心與工作熱情，為了合理約束辦公室人員的相關(guān)工作行為，逐步提高工作效率，辦公室應(yīng)當(dāng)努力建立良好的規(guī)章制度；一方面用來(lái)指引員工行為，為所有的工作形成重要導(dǎo)向，另一方面也可以從最大化程度上減少內(nèi)部成本消耗，加強(qiáng)不同部門(mén)之間的溝通。高校辦公室所承擔(dān)的教學(xué)管理任務(wù)過(guò)于繁多，且覆蓋面相當(dāng)廣泛，涉及到了非常多的工作內(nèi)容。因而健全基礎(chǔ)的教學(xué)管理規(guī)章制度便顯得尤為重要，不僅能夠?yàn)楦黜?xiàng)教學(xué)管理工作的開(kāi)展形成引導(dǎo)，還能夠提高工作人員的辦公效率。一旦出現(xiàn)工作內(nèi)容上的不足，辦公室管理人員也可以迅速分析出現(xiàn)問(wèn)題的主要原因，通過(guò)工作內(nèi)容的不同環(huán)節(jié)來(lái)找到相關(guān)責(zé)任人，了解其中的問(wèn)題所在，并采取針對(duì)性的措施加以迅速改善。

（四）推動(dòng)教學(xué)管理的信息化發(fā)展

新時(shí)代辦公室工作面臨著相當(dāng)多的挑戰(zhàn)，基礎(chǔ)的工作信息內(nèi)容迅速增多，如果再繼續(xù)采用傳統(tǒng)的人工管理方式，將很難發(fā)揮成效。為了改善這一狀況，高校首先應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)于復(fù)雜的教學(xué)管理信息需要展開(kāi)及時(shí)處理。如可以利用各類(lèi)先進(jìn)辦公軟件來(lái)分析處理。在進(jìn)行學(xué)籍和教學(xué)檔案管理時(shí)，也可以將所有信息資料輸入數(shù)據(jù)庫(kù)中，便于開(kāi)展高效的辦公，為所有人員的查詢提供便利。其次，高校辦公室管理內(nèi)容過(guò)于繁雜，如果不進(jìn)行分類(lèi)很容易出現(xiàn)混淆或者遺漏的狀況，因而還需要確保工作內(nèi)容的多層次管理。在對(duì)教學(xué)管理內(nèi)容加以分析處理時(shí)，不僅需要把握其中的內(nèi)在規(guī)律，準(zhǔn)確處理各類(lèi)數(shù)據(jù)信息，還需要進(jìn)行整合，得出相關(guān)結(jié)論，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決策形成基礎(chǔ)依據(jù)。如辦公室人員可以通過(guò)大數(shù)據(jù)對(duì)教職員工的個(gè)人信息加以分析，并分別按照他們的優(yōu)勢(shì)安排相應(yīng)的工作崗位。最后，高校辦公室還可以設(shè)置一些子管理系統(tǒng)，即在綜合服務(wù)平臺(tái)的基礎(chǔ)上，按照工作性質(zhì)的不同分別創(chuàng)建子管理系統(tǒng)，使得電子辦公室管理能夠與資料檔案管理緊密聯(lián)系起來(lái)，進(jìn)而生成不同的檔案信息，為所有工作的順利開(kāi)展做必要準(zhǔn)備[7]。

四、結(jié)語(yǔ)

辦公室是高校開(kāi)展學(xué)校管理的重要部門(mén)，它有其特定的工作職能，并且扮演著非常特殊的引導(dǎo)和管理角色，能夠?qū)W(xué)校所有管理工作形成直接影響。在新時(shí)代背景下，高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身發(fā)展?fàn)顩r，全面優(yōu)化辦公室工作體系，加強(qiáng)教學(xué)管理信息化建設(shè)，注重行政管理內(nèi)容的深層次優(yōu)化，不斷更新辦公室工作理念，持續(xù)創(chuàng)新辦公室工作方法，拓展工作人員視野，提高工作人員綜合素質(zhì)，最終促使高校辦公室工作的開(kāi)展能夠更加規(guī)范合理。