搞活提供利用工作，發(fā)展城建檔案事業(yè)

楊莉

摘 要：在國家逐步城市化的大趨勢下，伴隨著幾條主要航線的開通和渝昆高鐵的全面建設，昭通市將迎來一個城市經濟快速增長的黃金時期。隨著基礎設施的大量投入建設，昭通城成為一個不斷發(fā)展變化，永遠處于動態(tài)過程的有機整體，而城建檔案就是這個進程的真實記錄和可靠依據(jù)，“城建檔案會真實的反映城市各種物質對象從無到有，從小到大，從舊到新，從落后到先進的運動過程和發(fā)展規(guī)律”。昭通城市的規(guī)劃、建設、管理、舊城改造、新區(qū)開發(fā)、基礎設施的改、擴建無不需要城建檔案，這就對檔案提供利用工作提出了更高的要求。在這種新形勢下，如何快、準、全地提供檔案信息，盡量滿足利用者的需要，更好地為城建事業(yè)服務，已成為我們檔案工作者的當務之急，這就要求我們必須從自身素質抓起，從提供利用入手，真正讓城建檔案服務于城市建設，起到它應有的特殊作用。

關鍵詞：發(fā)展；城建檔案

近年來，我們昭通市城建檔案館在全市總體規(guī)劃、舊城改造、新區(qū)建設、災后重建等方面，充分利用現(xiàn)有的檔案資料為城市建設服務，近五年來共接待利用者三千四百余人，查閱資料五千三百余卷，地形圖等上千余張，照片資料六百余張（不含重復利用數(shù)目），為城市經濟建設提供了有效的服務，取得了一定的經濟效益和社會效應，但僅有這些是遠遠不夠的，這些年來，由于多種原因，我們提供利用工作主要采取你來我調，等客上門的被動服務方式，不僅不能滿足利用者的需要，也直接影響城建檔案工作功能的發(fā)揮及地位的提高，必然要制約城建檔案事業(yè)的發(fā)展。經過二十年的工作經歷，我逐漸意識到提供利用工作在檔案事業(yè)中的重要性，只有努力搞活提供利用工作，改善服務方式，才能使之更好的為城市經濟建設服務。這就要求我們從以下幾個方面入手：

1 做好基礎業(yè)務建設，學習相關專業(yè)知識，加強檔案收集整理工作。

城市建設檔案館收集和保管的城建檔案，最終目的是利用檔案為城市建設服務，而利用工作又是對檔案基礎的檢驗，要搞活利用工作，首先要廣泛收集檔案信息資料，并逐步實現(xiàn)檔案、資料、情報三位一體管理，監(jiān)理門類齊全、結構合理、質量優(yōu)化的館藏體系，同時充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的快捷功能，更好地為城市建設服務。目前我館進館資料已達到二萬三千余卷，各種圖紙五千余張，照片七千余張，聲像檔案三百余卷，門類叫齊全，為提供利用奠定了良好的基礎。而基礎工作的好壞是做好利用工作的前提條件，我們必須熟悉檔案資料，熟悉檢索工具，才能做到游刃有余、得心應手。城建檔案涉及面廣，專業(yè)性強，利用頻率較高，如果館藏量不夠，檔案人員專業(yè)不強，就做不好利用工作。例如我們工作中發(fā)生的真實案例：一次有兩位同志來館內查詢一九八O年以前的私人建房檔案，雖然我們熱情接待，他們仍然失望而歸，原因就是當時的住建部門沒有成立城建檔案館，大家的檔案意識都很淡漠，沒有保存有關的檔案資料，更沒有相關的移交報送手續(xù)，隨著人員的變動，造成了這部分檔案的流失。我們隨后找尋了當年的工作人員（包括已退休人員），經過大量的工作，最大限度的彌補了這個缺陷。還有一次是昭通市廣電局的同志來查詢北部新區(qū)的地形圖，由于我們缺乏規(guī)劃方面的專業(yè)知識，加之地形不熟，大家費了很大的周折才找到，耽誤了不少時間，通過日常工作中的這些具體事例，我覺得要想成為一名合格的城建檔案工作者，不僅要熟悉館藏資料，還要學習城建方面的相關知識，才能快速、準確、系統(tǒng)的提供服務。

2 建立健全檔案收集門類，提高檔案資料質量。

按照建設部城市建設工程檔案分類大綱的要求，城建檔案資料共分為15個大類，75個屬類，100多個小類。但館內的現(xiàn)狀與標準要求有一定的差距，特別是與城市建設息息相關的地下管線、人防水利工程、土地、重點工程的檔案收集難度較大。隨著昭通城市建設的發(fā)展和近幾年招商引資步伐的加快，規(guī)劃方面的檔案調閱率在逐年上升，成為館內的一個工作重點。另外，在一些單位領導的眼里，“重施工，輕檔案”的思想比較嚴重，工作中抓工程進度是最重要的，檔案資料只是在工程即將竣工驗收的時候，才臨時組織人員東拼西湊，甚至濫竽充數(shù)，失去工程檔案的真實性，也就失去了歸檔保存的價值，直接影響到檔案提供利用工作。我們只能從源頭抓起，嚴把工程資料進館的質量關，核查其真實性、完整性和重要性，提高工程檔案的質量，使之更好的服務于提供利用工作。

3 完善接待查檔的同時，做好利用輔導工作。

城建檔案利用輔導既是利用工作必不可少的環(huán)節(jié)，又是利用工作的重要內容。在我們日常工作中了解到，大多數(shù)查閱者，往往只知道要查找某一工程項目或者某一單位名稱的檔案，卻不知道怎樣才能找到準確的檔案資料，要使他們滿意而歸，我們要做好以下幾方面的輔導工作：一是介紹查閱的規(guī)定和手續(xù)，如利用者必須持有單位介紹信和證明其身份的合法證件，說明利用檔案的目的和范圍，填寫查閱檔案登記表。在我們查閱室四周的墻壁上，張貼有查檔利用規(guī)定以及相關的各種手續(xù)。二是介紹在查閱檔案過程中的注意事項和應遵守的紀律規(guī)定，如不抽煙，不拆看與已無關的檔案，要遵守保密規(guī)定，不得擅自公開檔案資料等等。三是利用電視、報刊、互聯(lián)網(wǎng)等新聞媒介廣泛宣傳，普及查閱城建檔案的知識和要求。另外在實際查檔過程中，由接待人員根據(jù)利用者查檔的目的和要求，有針對性地做好個別輔導工作。做好以上這些輔導工作，對提供利用工作的順利開展有很大的幫助。

總之，利用工作是城建檔案事業(yè)的基礎和中心，在城建檔案事業(yè)不斷完善的今天，我們要順應時代的發(fā)展，抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，從自身素質抓起，從提供利用工作入手，真正使城建檔案服務于城市建設，起到它應有的特殊作用，努力開創(chuàng)城建檔案事業(yè)的新局面！