事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑分析

何小琴

摘 要：事業(yè)單位在發(fā)展過程中會產生很多檔案信息，這些信息是單位今后工作及規(guī)劃的重要保障。隨著社會經濟的快速發(fā)展，事業(yè)單位越來越重視檔案管理工作。在工作質量的基礎上，有必要優(yōu)化管理措施，從而推進事業(yè)單位健康穩(wěn)定發(fā)展。各單位應注重檔案管理效率，深入研究管理檔案的優(yōu)化措施，有效解決工作中存在的問題，以保障單位檔案管理的順利開展。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化途徑

事業(yè)單位的檔案管理工作對其發(fā)展來說是非常重要的部分。應全面了解檔案管理的發(fā)展情況，進一步優(yōu)化管理手段，切實提高檔案管理的綜合水平，以促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。文中分析了檔案管理的概念與特點，探討了當前事業(yè)單位在處理檔案管理工作的不足之處，以此提出了提高單位檔案管理的優(yōu)化措施。

一、檔案管理的概念與特點

隨著我國經濟的快速發(fā)展，新形勢對事業(yè)單位提出了更高要求。事業(yè)單位面臨著新的挑戰(zhàn)，所以需要對各方面加以改進，以促進事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。在市場經濟發(fā)展背景下，檔案管理規(guī)范化程度是衡量單位管理能力的重要指標。檔案標準化管理就是指精細化管理理念在檔案管理領域的應用。采用標準化的管理制度和工作程序，提高檔案管理能力，以滿足現(xiàn)代化的社會需要。此外，單位檔案不僅涵蓋關于社會服務的信息數據，并且還記錄了職工的基本信息。所以，改進各機構單位的檔案管理，不僅可以有效提高檔案工作的效率和質量，而且可以為后期管理提供重要的保障。通過加強事業(yè)單位的檔案管理，可以更好地發(fā)揮檔案信息的作用，為事業(yè)單位的健康發(fā)展提供重要依據。

事業(yè)單位的檔案管理有服務性和保密性特點。針對事業(yè)單位的服務性來說，它能為社會提供查閱檔案信息的服務，并且有效存儲各行業(yè)的檔案信息。事業(yè)單位通過檔案管理自動參與社會信息市場資源配置，恪守為國家和人民服務的宗旨。同時，事業(yè)單位是我國信息管理的重要機構，主要為國家機關服務提供信息依據，因此所存儲的檔案信息都具有保密性。

二、事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化的作用

現(xiàn)如今，事業(yè)單位應將檔案管理工作放在首位。事業(yè)單位需要召開檔案專門會議，把檔案管理的重要性推廣到整個部門，提高事業(yè)單位全體人員的思想意識，調動檔案管理人員的積極性?？茖W運用檔案將對單位工作產生直接影響，檔案管理具有較高的專業(yè)性和技術性，并且對工作人員的技能要求很高。檔案管理的工作人員都是以腦力勞動為主，他們應該具備專業(yè)的能力來完成檔案管理工作。隨著社會經濟的發(fā)展，很多單位也會隨著這些進步進行自身管理的現(xiàn)代化發(fā)展和建設。在新時代的全面發(fā)展過程中，事業(yè)單位檔案管理工作面臨著許多問題。現(xiàn)代化進程正在加快，許多先進的科學和技術手段正在應用于檔案管理工作中，尤其是現(xiàn)代科技管理技術。因此，工作人員需要提高自身的能力水平，并在工作中不斷優(yōu)化自己，更新工作的基本理念，使自己能夠在第一時間掌握相關技能和先進知識。

三、當前事業(yè)單位在處理檔案管理工作的不足之處

1.管理理念較為落后

目前，有些事業(yè)單位的檔案管理幾乎沒有信息化，仍然采用傳統(tǒng)的手工管理形式。一般工作人員的工作包括檔案資料的收集、分類、整理和存檔。在新時代發(fā)展背景下，這種落后的檔案管理觀念與社會發(fā)展的需求極不相符。另外，專門的檔案管理人員觀念薄弱，不能完全落實當前的檔案管理工作，造成工作效率低下，嚴重影響了檔案管理工作的質量。

2.工作人員專業(yè)素質偏低

由于事業(yè)單位缺乏對檔案管理的重視，也沒有對其工作人員的專業(yè)素質進行調查，這導致許多管理人員缺乏專業(yè)能力。因為檔案的專業(yè)部分需要嚴格調查和考證，如果不是技術人員很難有效解決問題，所以管理人員的專業(yè)素質是非常重要的因素。另外，很多檔案工作者并不太熟練計算機信息技術，他們還在使用傳統(tǒng)的紙質檔案形式，這樣不僅會出現(xiàn)人為錯誤，還會引發(fā)檔案丟損的情況。目前，有些事業(yè)單位沒有完善的檔案管理體系，并且管理者對檔案工作也不夠重視。在具體工作中往往只做表面功夫，使得工作中出現(xiàn)問題時很難得到及時有效的解決。

3.檔案管理工作得不到重視

檔案管理在事業(yè)單位中很容易被忽視。由于對檔案管理工作沒有被充分關注，工作人員對單位的工作缺乏認真態(tài)度。大多數工作人員認為，檔案管理與事業(yè)單位發(fā)展沒有直接關系，認為這項工作不重要。在檔案管理方面沒有得到有效控制，因此沒有人對有關檔案進行分類和匯總。事業(yè)單位在調用相關數據時無法快速準確地找到所需的數據，還可能導致數據丟失。如果相應的檔案工作沒有得到嚴格管理，這將導致事業(yè)單位工作的總質量下降，甚至還會對其可持續(xù)發(fā)展產生重大影響。

4.檔案管理的現(xiàn)代化設施較為滯后

有些事業(yè)單位重視增加生產設施的投資以確保產品質量和效率，可是缺乏對辦公設施的資金支持，造成檔案管理設備落后。事業(yè)單位檔案管理應改變傳統(tǒng)的管理模式，并逐步利用現(xiàn)代管理手段來進行管控，使檔案管理工作規(guī)范化。然而，目前的事業(yè)單位還沒有對檔案進行科學的管理。只有少數單位是利用計算機等先進設施來提高管理成效，而較多的單位仍然采用傳統(tǒng)低效的管理形式，從而妨礙了單位的發(fā)展。目前，信息更新非常迅速，只有以最快的速度掌握信息，才能促進事業(yè)單位的快速發(fā)展。因此，事業(yè)單位在信息資源上投入時間和成本，才能更好地利用信息創(chuàng)造財富。

5.檔案資料信息更新慢

目前大多數單位的檔案管理工作存在信息資源更新緩慢的問題。隨著科學經濟的快速發(fā)展，人們對檔案管理方面有著更高需求，所以事業(yè)單位檔案管理需要與時俱進，提高其信息的更新速度，不然會影響后期信息的利用率。在事業(yè)單位中信息技術沒有廣泛應用于檔案管理，進而影響了管理的效率進度。并且有些部門對檔案文件的監(jiān)管力度不夠，使得在檔案管理中信息技術沒有得到充分利用。此外，目前檔案中所載資料更新速度很慢，并且相關部門之間沒有進行有效溝通，信息共享流通不足。因此，許多重要的信息無法及時地進行收集和整理，從而很難確保檔案信息的真實性。

6.檔案管理體系不完善

目前，有些事業(yè)單位缺乏健全的檔案管理制度，并且在構建體系中存在一些問題，因為這些原因使得當前制度很難達到單位檔案管理的要求。在這種情況下，檔案管理人員不能按規(guī)定工作，對整個檔案管理造成了負面影響。此外，因為檔案管理制度有缺陷，目前的管理人員在工作中不能按照相關規(guī)定對收集到的資料進行歸檔和保存，在整理檔案的過程中也沒有按照規(guī)定放置檔案，導致日常檔案管理的混亂。

四、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化途徑

1.強化人們對檔案管理的思想意識

管理人員應當加強對檔案管理工作的重視，構建完善的管理體系，確保這項工作的高效性。相關工作人員需要嚴格遵守現(xiàn)行規(guī)則，以提高檔案管理的質量和效率。同時管理人員需要高度重視優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理工作，完善規(guī)章制度和體系，以確保檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展。在這個過程中應注意加強責任感，使用獎懲機制獎勤罰懶，懲罰那些不認真的職工，確保檔案管理者都能以良好的態(tài)度對待檔案管理，進一步保障管理工作的高效性。同時，相關單位要結合有關法律標準和本單位實際情況，制定更加合理的檔案管理制度。在現(xiàn)有法律法規(guī)的基礎上完善相關體系，進一步探索適合事業(yè)單位發(fā)展的檔案管理形式。

2.加強檔案管理理念的創(chuàng)新

首先，樹立為公眾服務的管理理念。檔案管理兼具檔案的咨詢、檢索和開發(fā)等。因此，管理人員需要樹立為公眾服務的意識，并在提高管理效率的前提下管理好檔案信息。其次，樹立為領導決策服務的理念。單位領導需要一定數量的檔案作為制定發(fā)展計劃的支撐。因此，工作人員需要提高服務意識，為管理層做好服務準備工作，并確保存檔信息的完整性和真實性。最后，樹立服務社會的理念。現(xiàn)今，各部門單位正從指導型向服務型轉變，轉型期和轉型后的發(fā)展更加離不開檔案信息的服務功能，以促進社會發(fā)展。

3.建立完善的事業(yè)單位檔案管理體系

事業(yè)單位檔案管理的目標是為內部檔案的利用提供便利，為單位建設進行服務。建立科學的檔案管理制度是檔案管理順利發(fā)展的基礎。因此，在檔案管理方面應優(yōu)先考慮建立科學的管理制度，以確保檔案工作的規(guī)范化。首先，通過運用科學的手段及時發(fā)現(xiàn)單位檔案管理中的問題，了解檔案管理的實際情況。在制定管理制度時，應充分征求檔案工作者的意見，并確保管理制度得到有效實施。通過分析檔案管理人員的建議，結合本單位管理工作的實際情況，做好相應的制度。其次，將檔案管理制度能夠落實到個人，并對管理人員的行為進行有效管控。在鼓勵管理人員以身作則，遵守管理規(guī)則的同時，鼓勵其他工作人員遵守規(guī)則。最后，單位內部相關部門要用制度完善配套措施，在實踐中檢驗檔案規(guī)章制度的合理性，為制度的實施提供條件，確保檔案能夠在不喪失保密性的情況下開發(fā)利用。

4.優(yōu)化檔案管理手段

隨著科學技術的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理應該改變之前的管理方法，進一步加強管理效力。網絡技術是當今檔案管理的重要工具，同時還是當今社會環(huán)境下所有工作領域的主導技術。檔案管理中信息技術的引入是事業(yè)單位發(fā)展的重要手段。因此，管理人員應該創(chuàng)建適當的數據庫，將全部紙質文檔內容存儲到計算機里，然后根據規(guī)則要求進行整理和匯總，要保證信息資料的完整性。檔案管理網絡化除了可以幫助領導者尋找他們需要的檔案數據。而且有助獲授權的用戶從終端機搜尋及下載所需的檔案資料，從而大大提高檔案資料的使用價值。

5.提高檔案管理人員的業(yè)務素質

檔案管理工作者要有責任意識，認真的態(tài)度是做好檔案工作的先決條件。檔案工作者還要有與其管理職能相適應的專業(yè)素質。首先，加強檔案業(yè)務知識培訓。對于檔案管理，管理者需要檔案管理的基礎知識和專業(yè)知識。通過參加檔案職業(yè)培訓使檔案工作者了解和深化檔案管理知識，并在實踐中有效利用這些理念。檔案的收集和分類需要有效利用檔案管理的基本知識。只有具備足夠的檔案保護技術、檔案管理等專業(yè)知識，才能熟練地完成檔案管理工作。其次，要注重加強職業(yè)道德，確保優(yōu)秀的職業(yè)能力和高度的道德感。在實踐中，加強工作人員的綜合素質培養(yǎng)可以激發(fā)職工工作的積極性，并且良好的激勵措施可以促進事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展和不斷進步。最后，應建立檔案管理審查制度，以確保檔案工作者的態(tài)度不會隨著時間的推移而放松。因此，檔案管理者只有不斷提高自己的專業(yè)素質，提高檔案管理水平，才能適應發(fā)展需要，才能在競爭中脫穎而出。

6.完善事業(yè)單位檔案的信息化管理

確保檔案信息資源的信息化，不僅是保護檔案原始資源的重要手段，也是事業(yè)單位發(fā)展檔案信息化的必要條件。目前我國主要通過先進的信息化手段管理檔案，其他形式的檔案管理進入數字化信息管理模式，建立相對完善、規(guī)范的檔案數據庫，為人們提供方便優(yōu)質的服務。檔案管理制度改革的重要目標是實現(xiàn)檔案的信息化管理。檔案信息化的建設可以有效地促進檔案制度的建設。因此，在當今社會信息技術飛速發(fā)展的背景下，研究檔案信息化建設對于檔案管理體制改革具有現(xiàn)實意義。在檔案的日常管理中，要在信息資源和技術發(fā)展的基礎上，大力推進檔案信息化建設，將檔案資源納入信息領域，通過計算機網絡共享實現(xiàn)檔案資源的信息利用，提高檔案資源的利用價值。

7.明確檔案管理人員的職責

檔案管理人員的主要工作是對檔案進行管理，所以員工的作業(yè)態(tài)度會影響檔案管理的效果。職工權責的模糊會影響職工的工作態(tài)度和檔案管理的效率。因此，在日常的檔案管理工作中，要明確每個職工的權利和責任，確保職工在完成自己的工作時都能得到應有的權益，增強每個職工的責任感。為了有效收集各方意見，事業(yè)單位可以建立合理的反饋機制，使之更好地發(fā)揮作用。

8.增加設施的投入資金，引進現(xiàn)代化設備

目前，事業(yè)單位的管理工作越來越復雜，舊的設備無法適應當前的發(fā)展，并且降低了工作效率。因此，事業(yè)單位的領導要有長遠眼光，加大對辦公設備的投資，推動信息技術的現(xiàn)代化。通過引入網絡技術，讓管理者利用網絡技術來處理信息，進一步提升工作效率。有關單位檔案管理得難度越來越大，對管理人員提出了更高的要求，所以需要創(chuàng)新管理方法?，F(xiàn)如今，有些事業(yè)單位仍在使用傳統(tǒng)的管理模式，這對檔案管理的有效性起著一定的負面影響。因此，檔案工作中應充分利用先進的信息技術，網絡數據庫更應在檔案管理中得到更廣泛地應用。同時，網絡信息化處理比手工管理的效率更高，更新文件內容更快，更能促進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

9.完善檔案管理工作中的各項制度

事業(yè)單位要根據工作的實際情況，做出適合其發(fā)展的檔案管理制度，并明確提出相關崗位職責。有效優(yōu)化檔案管理工作流程，制定強有力的監(jiān)督體系，開展檔案專項審計監(jiān)督，確保檔案管理順利實施。此外，有關部門要完善檔案管理的信息處理系統(tǒng)，建立完善的操作標準，構建科學安全的互聯(lián)網信息保護制度。完善檔案管理相關數據的安全監(jiān)管體系，有效規(guī)范自動化操作流程。提高有關工作的實施水平，從而保障單位檔案管理的信息安全。

五、結束語

為了有效解決事業(yè)單位檔案管理中的問題，相關工作者要更加重視檔案工作。建立健全事業(yè)單位的管理體系，促使檔案管理工作的規(guī)范化。因此，有必要在檔案管理出現(xiàn)問題時及時進行處理。在科學技術發(fā)展的背景下，檔案信息為事業(yè)單位的發(fā)展提供了重要資源。所以，事業(yè)單位必須改變之前的管理思想，貫徹落實新的管理理念，強調檔案管理的重要性，加強檔案管理體制建設，促進事業(yè)單位健康可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1]魏 峰.事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑探析[J].城建檔案，2019

[2]宋 敏.談機關事業(yè)單位文書檔案管理的強化途徑[J].科技資訊，2019

[3]林進芳.新時期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略[J].新聞傳播，2018

[4]王 輝.淺談事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化方法[J].才智，2018

[5]李建斌.探析事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略[J].辦公室業(yè)務，2018

（作者單位：重慶市南川區(qū)林木良種場）