資源共享視域下自然資源檔案數(shù)字化管理策略研究

雷國雅

摘 要：社會主義現(xiàn)代化事業(yè)發(fā)展背景下，資源共享理念已經(jīng)在社會各界達成共識，通過資源優(yōu)化配置和共享，有助于帶來更加可觀的經(jīng)濟效益、社會效益和生態(tài)效益。作為自然資源開發(fā)和保護中所產(chǎn)生的檔案資料，自然資源檔案總量急劇增長，新時期應(yīng)積極引入現(xiàn)代化技術(shù)手段，實現(xiàn)自然資源檔案數(shù)字化管理。但是，受諸多因素影響和限制，現(xiàn)階段自然資源檔案數(shù)字化管理中仍有很多不足之處，亟待優(yōu)化改進。本文基于資源共享角度著手分析，在把握自然資源檔案內(nèi)涵與特點基礎(chǔ)上，提出切實可行的措施推動自然資源檔案數(shù)字化管理，提升檔案管理效率的同時，深層次挖掘?qū)I(yè)檔案的潛在價值。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化管理;自然資源檔案;資源共享;信息共享

自然資源檔案規(guī)模不斷擴大，主因是自然資源開發(fā)和保護、城市規(guī)劃建設(shè)中所產(chǎn)生的資料信息量急劇增加。自然資源檔案具有較強的應(yīng)用價值，尤其是當(dāng)前資源節(jié)約型社會建設(shè)背景下，加強自然資源檔案開發(fā)管理，優(yōu)化資源配置，便于更好迎合新時期工作需要，提升自然資源檔案管理的有效性。相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作，自然資源檔案管理相對特殊，專業(yè)特點更加鮮明，但是由于傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性，不同程度上影響到自然資源檔案管理工作效率和質(zhì)量。因此，積極引入現(xiàn)代化技術(shù)手段，推動自然資源檔案數(shù)字化管理，有助于實現(xiàn)檔案資源深度挖掘和利用，更好地滿足自然資源檔案管理工作高水平發(fā)展需要，對于推動我國檔案管理事業(yè)健康持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

一、新時期自然資源檔案的特點和意義

自然資源檔案，主要是自然資源管理部門在工作活動中形成的對國家和社會具有保存和利用價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件、實物等不同形式和載體的歷史記錄。加強自然資源檔案的管理，便于實現(xiàn)自然資源最優(yōu)化配置，提升檔案服務(wù)效能，為資源節(jié)約型社會建設(shè)和發(fā)展做出更大貢獻。

就自然資源檔案的特點來看，主要有以下幾點：（1）范圍廣，內(nèi)容類型多樣。自然資源檔案涵蓋的內(nèi)容豐富多樣，覆蓋范圍較廣。機構(gòu)改革后，自然資源部門承擔(dān)著更多的管理職能，包括了城鄉(xiāng)規(guī)劃管理職責(zé)、國土資源局職責(zé)以及林業(yè)發(fā)展等部門職責(zé)，因此，自然資源檔案管理工作要求較高。（2）檔案載體多樣，主要是指自然資源檔案資料載體包括了聲像材料、文字材料、圖像材料和實物等，同時還有很多電子檔案材料。這些材料中，主要是記錄了資源保護、資源開發(fā)、資源利用和生態(tài)修復(fù)、城市規(guī)劃建設(shè)等檔案材料。（3）地域性較強，自然資源檔案是依據(jù)不同行政區(qū)劃為單位，形成更具地域性特點的自然資源檔案資料。其中包括自然資源調(diào)查監(jiān)測評價、權(quán)屬確權(quán)等級和自然資源有償使用等內(nèi)容，有助于為資源開發(fā)和使用提供支持，協(xié)調(diào)解決矛盾沖突，應(yīng)用價值較高。

二、資源共享視域下的數(shù)字化自然資源檔案管理

互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，資源共享已經(jīng)成為時代的主旋律，基于信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以實現(xiàn)信息資源快速傳輸共享，盤活原本的閑置資源，實現(xiàn)資源最大程度上開發(fā)和利用。資源共享有助于實現(xiàn)社會資源最優(yōu)化配置和利用，維護生態(tài)系統(tǒng)平衡穩(wěn)定。結(jié)合我國《檔案法》相關(guān)規(guī)定，新時期推動檔案信息化建設(shè)是必然選擇，面對不斷增長的檔案總量，應(yīng)積極推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)以及檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)等。通過此種方式，實現(xiàn)檔案資源的合理開發(fā)和利用，檔案資料價值得到最大程度發(fā)揮。另外，傳統(tǒng)檔案資源和數(shù)字化資源有機融合，便于提升檔案管理數(shù)字化水平和資源利用率。

新時期推動自然資源檔案數(shù)字化管理，應(yīng)遵循相應(yīng)原則，具體如下：

其一，重點優(yōu)先化。由于基層自然資源部門承擔(dān)業(yè)務(wù)職能較多，每年所移交歸檔的資料規(guī)模較大。由于傳統(tǒng)檔案管理工作強度大，應(yīng)積極推動自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)，發(fā)揮前沿技術(shù)手段優(yōu)勢實現(xiàn)檔案信息資源共建共享，同時優(yōu)化自然資源檔案管理流程，煩瑣環(huán)節(jié)精簡化，充分實現(xiàn)檔案信息資源共建共享。但由于基層檔案工作強度大，工作軟硬件配套不完善，極大影響到工作有效性。因此，應(yīng)立足于基層檔案管理工作現(xiàn)狀，針對特色檔案資源優(yōu)先進行數(shù)字化改革，循序漸進，切實提升自然資源檔案數(shù)字化檔案管理的有效性。

其二，標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化是自然資源檔案管理工作數(shù)字化改革的主要方向之一，也是實現(xiàn)生產(chǎn)和管理現(xiàn)代化的主要手段之一，有助于推進自然資源檔案信息共建共享進程。依據(jù)《檔案數(shù)字化流程與規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》等文件制度，實現(xiàn)檔案數(shù)字化信息資源共建共享，切實提升自然資源檔案數(shù)字化管理水平。

其三，協(xié)作化。在部門改革持續(xù)深化下，自然資源檔案數(shù)字化改革可以實現(xiàn)信息采集、錄入、傳輸及共享等，其中包括科技、文書、聲像和業(yè)務(wù)等不同類型的存檔資料。實現(xiàn)自然資源檔案數(shù)字化管理目標(biāo)，需要多部門協(xié)調(diào)合作，整合資源，全方位提升自然資源檔案數(shù)字化管理水平。

其四，功能化。信息資源共享背景下，推動自然資源檔案管理數(shù)字化建設(shè)，基于參考數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)檢索工具等增強數(shù)據(jù)庫擴展功能，豐富數(shù)據(jù)庫功能，以此來滿足后期數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的管理和維護需要，切實提升自然資源檔案信息利用率。

其五，安全化。數(shù)字化檔案管理工作，相對于傳統(tǒng)檔案管理工作更加復(fù)雜，要求更高，管理過程中存在一系列安全隱患，不同程度上影響到檔案資源共建共享。所以，新時期為了保障自然資源檔案安全，應(yīng)建立完善的管理機制，并注重現(xiàn)代化技術(shù)手段靈活運用，以便于實現(xiàn)自然資源檔案數(shù)字化管理，盡可能規(guī)避檔案資料篡改和泄漏，全面保障檔案數(shù)據(jù)信息安全。

三、自然資源檔案數(shù)字化管理中的不足分析

結(jié)合實際情況來看，自然資源檔案數(shù)字化管理工作盡管取得了可觀成效，先進技術(shù)手段優(yōu)勢得到了發(fā)揮，但仍然受限于諸多因素影響，致使自然資源檔案數(shù)字化管理效果不理想，同預(yù)期目標(biāo)相差甚遠，極大地影響到自然資源檔案工作有效性。就其中的問題來看，具體表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.數(shù)字化管理方法單一、滯后

數(shù)字化技術(shù)憑借其優(yōu)勢，已經(jīng)在諸多行業(yè)領(lǐng)域中得到應(yīng)用，可以極大提升工作效率，減少人員工作強度，助力行業(yè)變革發(fā)展。但是，在自然資源檔案數(shù)字化管理工作開展進程中，需要管理人員養(yǎng)成數(shù)字化管理思維，加深數(shù)字化技術(shù)認知和重視，改善傳統(tǒng)自然資源檔案管理模式中存在的缺陷和不足，積極推進數(shù)字化檔案管理模式應(yīng)用。但是，因目前紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案同時存在，管理難度大幅增加，為了滿足新時期自然資源檔案數(shù)字化管理需要，動態(tài)調(diào)整管理內(nèi)容和范圍是必然選擇。大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為自然資源檔案管理工作改進發(fā)展的重要動力，但受限于滯后、單一的管理方法，致使信息處理效率偏低，自然資源檔案管理錯誤率增加，極大影響到自然資源檔案數(shù)字化管理工作效率。

2.數(shù)字化檔案管理制度不健全

開展自然資源檔案數(shù)字化管理工作，一項重要內(nèi)容是需要健全和完善的管理制度支持，實現(xiàn)各環(huán)節(jié)工作有章可循。但自然資源檔案管理制度是工作重難點所在，自然資源管理部門工作精力多投入在日常窗口業(yè)務(wù)中，即便數(shù)字化檔案管理人才培養(yǎng)力度不斷提升，實際上卻未能取得可觀的工作成效，背離自然資源檔案數(shù)字化管理目標(biāo)的本質(zhì)。另外，部分自然資源檔案管理人員專業(yè)能力和責(zé)任意識存在不足，尤其是數(shù)字化思維缺失，未能及時整合與配置自然資源檔案，不可避免地出現(xiàn)檔案資料積壓情況，制約了自然資源檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展。檔案管理工作經(jīng)費投入力度不足，較多部門由于檔案資料長時間積壓，無法及時錄入檔案資料，因此出現(xiàn)統(tǒng)計數(shù)據(jù)不完整，在一定程度上阻礙檔案資源建設(shè)和發(fā)展。

3.數(shù)字化檔案管理平臺不完善

數(shù)字化檔案管理，相較于以往的管理模式，不僅是管理方法的變革，同時也是思想的變革。但是還有很多部門思想陳舊，未能正確看待自然資源檔案數(shù)字化管理重要性，仍然受困于傳統(tǒng)思想，一定程度上制約后續(xù)自然資源檔案數(shù)字化管理工作開展。數(shù)字化管理需要建立對應(yīng)平臺支持，但由于投入力度不足，還處于相對落后局面，主要是由于有關(guān)負責(zé)人未能正確看待檔案潛在價值，忽視檔案管理信息資源深度挖掘和信息化建設(shè)。檔案管理人員信息化操作水平偏低，無法通過信息化技術(shù)手段優(yōu)勢來提升檔案管理工作效率。加之信息化基礎(chǔ)建設(shè)滯后，更新速度緩慢，難以滿足新時期的自然資源檔案工作需要。也正是此類問題，在一定程度上影響到各部門協(xié)作配合，增加自然資源檔案管理工作難度，有待進一步改進和完善。

四、資源共享視域下自然資源檔案數(shù)字化管理有效措施

自然資源檔案主要是記錄了自然資源、生態(tài)環(huán)境相關(guān)信息，是自然資源開發(fā)和保護的主要依據(jù)。在構(gòu)建資源節(jié)約型社會背景下，加強自然資源檔案數(shù)字化管理意義重大。管理工作可以從以下幾個方面著手改進，以便于提升自然資源檔案數(shù)字化管理水平。

1.構(gòu)建檔案數(shù)字化共享聯(lián)動機制

在資源共享背景下，加強自然資源檔案數(shù)字化管理，應(yīng)該正確看待資源共享重要性，積極推動自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)和管理的大檔案理念，明確各級負責(zé)人，建立合作小組為自然資源檔案數(shù)字化管理提供支持。明確自然資源檔案數(shù)字化管理相關(guān)政策、要求和原則，選擇合理的方法;加強內(nèi)部各部門協(xié)調(diào)配合，建立統(tǒng)一的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和數(shù)字化管理平臺，實現(xiàn)內(nèi)部數(shù)字化資源共建共享。

2.多措并舉助力數(shù)字化建設(shè)

面對新時期自然資源檔案數(shù)字化相關(guān)要求，應(yīng)多措并舉，整合資源營造有利條件。首先，強化自然資源檔案管理能力，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)自然資源檔案共建共享。其次，提升檔案管理可靠性，明確相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來完善配套軟硬件，確定磁盤陣列產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，為后續(xù)的自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)夯實基礎(chǔ)。再次，強化磁盤陣列多元化保護，優(yōu)化系統(tǒng)功能，為系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息安全提供建設(shè)保障。最后，結(jié)合國家政策法規(guī)，強化檔案信息化管理逆向思維，確定自然資源檔案資料信息化管理要求，以及具體歸檔范圍，切實提升自然資源檔案規(guī)范化管理水平。

3.設(shè)立檔案數(shù)字化資源管理平臺

在政策法規(guī)方面，將推動數(shù)字檔案館建設(shè)工作納入自然資源檔案規(guī)范化和建設(shè)方案范疇，對于不同部門所產(chǎn)生的檔案資料，應(yīng)分門別類地自動化錄入和歸檔，并將自然資源檔案管理信息網(wǎng)和政務(wù)網(wǎng)、辦公網(wǎng)連接，實現(xiàn)信息資源傳輸和共享，提升檔案資源利用率。積極收集和整理數(shù)字化檔案資料，建立自然資源業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，確定自然資源檔案數(shù)字化建設(shè)和管理標(biāo)準(zhǔn)，同原有的檔案管理系統(tǒng)有效銜接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的高效、安全存儲，避免數(shù)據(jù)丟失。需要注意的是，為了保障檔案信息安全，應(yīng)明確各級檔案資料查詢、利用等級，依據(jù)等級來提供對應(yīng)的檔案信息和服務(wù)。

4.建立數(shù)字化信息系統(tǒng)

迎合時代發(fā)展趨勢，應(yīng)建立數(shù)字化信息系統(tǒng)，購買檔案管理軟件，內(nèi)部授權(quán)后實現(xiàn)各部門網(wǎng)絡(luò)化管理。各部門可以依據(jù)自身權(quán)限將檔案信息錄入到系統(tǒng)中，及時歸檔，避免檔案材料積壓造成丟失情況，提升檔案管理工作效率?；诨ヂ?lián)網(wǎng)+移動APP方式，推動智能化檔案管理APP建設(shè)，移動端APP即可查詢和利用檔案資料，實現(xiàn)自然資源檔案高效開發(fā)和利用。同時，信息化系統(tǒng)定期更新和完善，消除漏洞，可以提升系統(tǒng)運行可靠性。加之?dāng)?shù)字化技術(shù)的合理運用，虛擬動態(tài)演示自然資源檔案，可以更進一步加強交互效果，提升自然資源檔案數(shù)字化的管理水平。

5.加強自然資源檔案數(shù)字化資源共享和利用

強化檔案主管部門職能，加強自然資源檔案的建設(shè)和管理，助力數(shù)字檔案館建設(shè)，立足于實際情況來動態(tài)調(diào)整和完善自然資源檔案數(shù)字化信息內(nèi)容，數(shù)字化轉(zhuǎn)化價值高和使用頻繁的自然資源檔案，以便于增強自然資源檔案的可讀性和可用性，提供優(yōu)質(zhì)和便捷的服務(wù)。加強各部門溝通和聯(lián)系，在聯(lián)動機制支持下來擴大自然資源檔案數(shù)字化影響力，實現(xiàn)檔案資源最優(yōu)化配置和利用。對于執(zhí)法檢查、確權(quán)登記等保密性較強的檔案材料，選擇數(shù)據(jù)備份和身份認證等手段，實現(xiàn)檔案數(shù)字化安全保密，避免重要檔案數(shù)據(jù)泄漏帶來的不必要損失。

五、結(jié)論

綜上所述，資源共享背景下，積極轉(zhuǎn)變自然資源檔案管理理念和方法，強化數(shù)字化思維，運用數(shù)字化技術(shù)手段來提升自然資源檔案管理水平，便于提升檔案資源利用效率，發(fā)揮自然資源檔案潛在的經(jīng)濟效益和社會效益，實現(xiàn)新時期檔案管理的現(xiàn)代化，對于我國的檔案事業(yè)發(fā)展意義深遠。

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（作者單位：廣東省佛山市南海區(qū)自然資源檔案館）