對(duì)加強(qiáng)基層公立醫(yī)院檔案工作科學(xué)化管理的幾點(diǎn)思考

宋 劍 左效波

1.山東省乳山市中醫(yī)院政工科，山東乳山 264500；2.山東省乳山市人民醫(yī)院質(zhì)量管理辦公室，山東乳山 264500

習(xí)近平總書記曾指出：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)。各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案，在全面建成小康社會(huì)進(jìn)程中，檔案工作顯得越來(lái)越重要?！彪S著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入與發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作已經(jīng)成為醫(yī)院行政管理的重要組成部分。面對(duì)不斷增多的醫(yī)療檔案和其他檔案數(shù)量和種類，基層公立醫(yī)院應(yīng)對(duì)檔案工作的歸檔、整理、保管、利用等工作細(xì)節(jié)提出更高的要求，檔案工作的科學(xué)化管理及開發(fā)服務(wù)功能迫在眉睫。

1 基層公立醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1 醫(yī)院負(fù)責(zé)人缺乏依法管理檔案意識(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)不健全

目前，因醫(yī)療衛(wèi)生單位根深蒂固的“重業(yè)務(wù)、輕管理”思想，在缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視、檔案管理職能弱化的情況下，大多基層醫(yī)院的檔案管理機(jī)構(gòu)僅僅是文書崗位職能的延伸，并沒(méi)有進(jìn)入到檔案管理的范圍，僅限于對(duì)文書、紅頭文件進(jìn)行歸檔，對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理基本一竅不通，更加認(rèn)識(shí)不到綜合檔案對(duì)醫(yī)院文化傳承、內(nèi)涵建設(shè)的影響力。而病歷檔案、會(huì)計(jì)檔案、科研檔案、人事檔案、基建檔案、黨建檔案、宣傳檔案、設(shè)備檔案則分屬各個(gè)職能科室管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門管理檔案的狀態(tài)，醫(yī)院檔案室對(duì)其他類型檔案的管理更起不到指導(dǎo)作用，缺乏基本的組織管理體系[1]。

1.2 醫(yī)院檔案管理制度未與時(shí)俱進(jìn)，管理方式陳舊落后

隨著人們對(duì)醫(yī)療需求的逐步提高，醫(yī)療制度也不斷改革發(fā)展，但基層公立醫(yī)院的檔案管理制度并未隨著時(shí)代的發(fā)展變化而更新修訂，更缺乏督導(dǎo)考核機(jī)制，沒(méi)有形成完善的管理制度和管理模式。很多基層公立醫(yī)院的檔案管理工作仍以手工操作為主，無(wú)現(xiàn)代化管理內(nèi)容，缺乏科學(xué)分類和統(tǒng)一管理，存在隨意性、散漫性、分散性，管理漏洞巨大。在制度尚未完善的前提下，各專業(yè)檔案管理實(shí)際操作與制度背離的現(xiàn)象始終存在，如醫(yī)院的出生醫(yī)學(xué)證明、科研檔案、招標(biāo)采購(gòu)檔案、藥品采購(gòu)檔案等都沒(méi)有實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，問(wèn)題比較突出[2]。

1.3 檔案信息化建設(shè)尚在起步階段，與醫(yī)院整體信息化結(jié)構(gòu)不對(duì)稱

由于決策者對(duì)檔案管理工作重視意識(shí)缺失，醫(yī)院的信息化建設(shè)工作同樣側(cè)重于臨床一線和職能科室，對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)缺乏投入。雖然互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展已經(jīng)越來(lái)越廣泛地應(yīng)用于現(xiàn)代臨床，但基層醫(yī)院的檔案管理工作卻依然停留在手工操作階段，缺乏科學(xué)化、信息化、智能化管理，收集、整理易遺漏、查詢不便、開發(fā)利用不暢等現(xiàn)象比比皆是。熟悉計(jì)算機(jī)操作的檔案專業(yè)人才的缺乏，也是影響醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的主要因素之一。將檔案信息化有機(jī)融入醫(yī)院信息化發(fā)展大局，使檔案工作全面深化改革創(chuàng)新，是當(dāng)前公立醫(yī)院檔案工作科學(xué)化管理迫在眉睫的工作之一[3]。

1.4 缺乏專職檔案管理高素質(zhì)人才，檔案管理工作效率低下

現(xiàn)階段基層醫(yī)院檔案管理工作者多為兼職人員，在檔案管理過(guò)程中缺乏專業(yè)理論和管理能力，所以歸檔不齊全、履職不到位、服務(wù)不到位、不能與時(shí)俱進(jìn)等問(wèn)題，在基層公立醫(yī)院還大范圍存在。高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍的缺失，嚴(yán)重影響了檔案科學(xué)化管理的進(jìn)程。在這種情況下，醫(yī)院的檔案開發(fā)利用工作僅滿足于“查閱”的被動(dòng)狀況，只簡(jiǎn)單發(fā)揮了其原始屬性，失去了檔案開發(fā)利用的真正價(jià)值。而檔案的分散管理，也不利于醫(yī)院對(duì)整體檔案工作進(jìn)行綜合分析、研判、開發(fā)、利用，現(xiàn)行檔案也就不能發(fā)揮正確作用和服務(wù)價(jià)值，從而陷入了惡性循環(huán)[4]。

1.5 檔案開發(fā)與利用技術(shù)有限，檔案管理種類范圍狹窄

檔案資料是醫(yī)院寶貴的財(cái)富資源，對(duì)各類檔案的收集、保存、管理，其終極意義是用于分析、研判、開發(fā)和利用，然而大部分基層公立醫(yī)院因檔案種類繁多、統(tǒng)一管理難度大、檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有限等因素，檔案管理工作僅限于資料的收集、統(tǒng)計(jì)、保存。另外，從醫(yī)院管理層到專業(yè)技術(shù)人員，都看重醫(yī)療技術(shù)的提高和經(jīng)濟(jì)社會(huì)效益的提升，而對(duì)重大醫(yī)療活動(dòng)的記載、科技成果的創(chuàng)新、專業(yè)論文的發(fā)表都沒(méi)有及時(shí)歸檔保存，造成重要檔案資源流失，對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展、文化底蘊(yùn)、歷史沉淀的積累形成巨大損失。同時(shí)，開發(fā)利用檔案信息資源的手段傳統(tǒng)、方法落后，無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，檔案信息資源的開發(fā)利用效率極低[5]。

2 加強(qiáng)基層公立醫(yī)院檔案工作科學(xué)化管理的幾點(diǎn)建議

2.1 領(lǐng)導(dǎo)率先垂范，科學(xué)確定檔案部門管理網(wǎng)絡(luò)

檔案工作科學(xué)化管理是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，也是推動(dòng)醫(yī)院智慧資產(chǎn)管理達(dá)到優(yōu)秀水平的良方妙藥。領(lǐng)導(dǎo)班子高度的戰(zhàn)略共識(shí)和頂層設(shè)計(jì)是管好、用好智慧資產(chǎn)的中心。檔案管理部門是儲(chǔ)備智慧資產(chǎn)的中心，是反映醫(yī)院歷史真實(shí)面貌的再現(xiàn)基地，是維護(hù)醫(yī)院及職工合法利益的證據(jù)，是科學(xué)化管理的龐大數(shù)據(jù)庫(kù)。新形勢(shì)下檔案工作要堅(jiān)定不移貫徹創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享的新發(fā)展理念，要徹底消除看門守?cái)偟膫鹘y(tǒng)工作模式，推進(jìn)檔案工作科學(xué)化管理進(jìn)程。不僅要發(fā)揮檔案管理部門工作人員勇于擔(dān)當(dāng)、積極作為和無(wú)私奉獻(xiàn)的拼搏精神，更重要的是領(lǐng)導(dǎo)的率先垂范。主要領(lǐng)導(dǎo)重視、分管領(lǐng)導(dǎo)保障，檔案工作才能全面正常運(yùn)行，發(fā)揮巨大的作用。主要領(lǐng)導(dǎo)要系統(tǒng)地進(jìn)行檔案管理體系的頂層設(shè)計(jì)，科學(xué)定崗定責(zé)、明確職能，做好檔案主管、監(jiān)督指導(dǎo)、保管利用、電子文檔等崗位人員的確定。檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)忠誠(chéng)擔(dān)當(dāng)、知識(shí)全面、創(chuàng)新協(xié)調(diào)共享能力強(qiáng)。

2.2 檔案工作科學(xué)建章立制，營(yíng)造良性的檔案工作環(huán)境

普及檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中的重要意義，制定科學(xué)合理、實(shí)用性強(qiáng)的醫(yī)院檔案規(guī)章制度。如建立《醫(yī)院檔案管理獎(jiǎng)懲辦法》《檔案分類編號(hào)方案》，并根據(jù)醫(yī)院及科室職責(zé)的發(fā)展變化，修訂完善《醫(yī)院檔案管理制度》《各部門檔案信息管理辦法》等，使檔案管理工作有法可依、有章可循、行之有效。規(guī)章制度應(yīng)體現(xiàn)歸檔文件范圍、保管期限、整理規(guī)范等要求。如基建項(xiàng)目檔案的動(dòng)態(tài)管理，要在立項(xiàng)階段、制定基建管理文檔質(zhì)量制度和組織參建單位培訓(xùn)監(jiān)管、驗(yàn)收等方面提出具體要求，檔案內(nèi)部管理規(guī)章要完善，在驗(yàn)收、信息化、開放、審批鑒定、安全保障等環(huán)節(jié)不能出現(xiàn)管理漏洞。將各類檔案管理工作納入科室目標(biāo)考核責(zé)任制，切實(shí)營(yíng)造公平、穩(wěn)定、求進(jìn)、可預(yù)期的檔案工作氛圍，檔案管理部門負(fù)責(zé)人對(duì)各部門歸檔文件進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和驗(yàn)收，并對(duì)各部門檔案形成質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格考核。達(dá)不到要求的，通過(guò)通報(bào)批評(píng)、扣罰獎(jiǎng)金等方式進(jìn)行管控，做到賞罰分明、責(zé)任到人，樹立制度標(biāo)桿[6]。

2.3 全員參與建設(shè)進(jìn)程，注重信息前期控制及過(guò)程源流管理

醫(yī)院各行政職能部門是檔案管理工作的源頭，決定著檔案的真實(shí)性和完整性?？茖W(xué)化管理的核心要求之一就是實(shí)現(xiàn)“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)管盡管”的資源管控目標(biāo)，確保各類歸檔文件的源頭質(zhì)量，并充分開發(fā)檔案信息資源[7]。首先是要加強(qiáng)全員意識(shí)教育，按照“誰(shuí)形成、誰(shuí)整理、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，形成歸檔文件的部門，都必須參與檔案管理工作，按照管業(yè)務(wù)必管檔案的要求，將檔案工作納入各項(xiàng)工作流程，納入科室目標(biāo)考核，與其它業(yè)務(wù)同部署、同落實(shí)、同檢查、同考核；其次要實(shí)行部門立卷，職能部門負(fù)責(zé)同志在歸檔之前應(yīng)對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行審查，審查是否完整、準(zhǔn)確、合法、有效，對(duì)部門形成的文件材料進(jìn)行終身負(fù)責(zé)的承諾，不斷提高檔案形成者、管理者雙重管控，重視過(guò)程源流管理。

2.4 全面督導(dǎo)考核，推進(jìn)各部門檔案管理元素提升

檔案管理工作要做到全程留痕，責(zé)任追溯。通過(guò)科學(xué)化管理，推動(dòng)各部門業(yè)務(wù)文件檔案材料形成規(guī)范化，推進(jìn)各項(xiàng)管理元素的全面提升。如通過(guò)“三重一大”會(huì)議記錄，抽查重大事項(xiàng)決策、重要干部任免、重要項(xiàng)目安排、大額資金使用的檔案形成材料；通過(guò)財(cái)務(wù)賬本查歸檔文件的質(zhì)量，如外出學(xué)習(xí)考察、物資采購(gòu)、科研成果是否歸檔到位；通過(guò)收發(fā)文登記簿、臺(tái)賬，核查收文來(lái)文形成的相關(guān)歸檔信息；通過(guò)醫(yī)院大事記、年度工作總結(jié)等，核查歸檔文件質(zhì)量，如圖片、視頻、音頻是否齊全；通過(guò)法規(guī)業(yè)務(wù)制度等抽查歸檔文件質(zhì)量，如出生醫(yī)學(xué)證明、住院病歷、藥品采購(gòu)檔案等是否進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，是否存在缺項(xiàng)漏項(xiàng)；通過(guò)投訴意見(jiàn)等查閱行風(fēng)建設(shè)、醫(yī)療糾紛情況檔案，明晰責(zé)任源頭，防止事故再現(xiàn)。通過(guò)以上方法來(lái)驗(yàn)證存儲(chǔ)的檔案能否全面反映職能科室業(yè)務(wù)及醫(yī)院發(fā)展情況。

2.5 加快推進(jìn)信息化建設(shè)步伐，完善檔案信息化管理技術(shù)

檔案工作科學(xué)化管理要求文檔監(jiān)管、收集整理、利用服務(wù)、安全保障、信息化建設(shè)等方面都具有示范性，努力探索新的管理模式。檔案工作信息化必須同單位的信息化建設(shè)融為一體，同步推進(jìn)，聯(lián)手共建，避免各自為政，形成了信息孤島。依托單位信息化建設(shè)成果，搭建檔案管理信息化平臺(tái)，對(duì)醫(yī)療、藥品、人事、宣傳、招標(biāo)、科研、黨建等檔案進(jìn)行分類管理，做好檔案信息的分類匯總工作；改進(jìn)傳統(tǒng)意義的檔案管理制度，明確檔案管理人員分工和責(zé)任；制定檔案信息分級(jí)管理制度，調(diào)取和查閱檔案信息都需要有級(jí)別權(quán)限，加強(qiáng)保密工作；加強(qiáng)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平培訓(xùn)，培養(yǎng)各類懂業(yè)務(wù)通管理的醫(yī)院檔案信息化管理人才，打造專業(yè)化管理團(tuán)隊(duì)；整合電子文件和電子檔案管理的有機(jī)融合，建立大檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案收集、管理實(shí)施在線控制[8-11]。

2.6 樹立合理開發(fā)利用檔案資源意識(shí)，使檔案發(fā)揮自身價(jià)值

檔案的開發(fā)和利用是基于檔案管理工作的拓展和提高，使檔案工作更具價(jià)值。醫(yī)院主要負(fù)責(zé)人及檔案工作負(fù)責(zé)人要認(rèn)識(shí)到檔案資源在醫(yī)院科研、教學(xué)、醫(yī)療管理、人力資源管理、物資管理中的重要作用，配套現(xiàn)代化檔案管理互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，樹立起開發(fā)利用檔案資源意識(shí)，尤其是病歷檔案、人事檔案、科技檔案、設(shè)備檔案的開發(fā)和利用。病歷檔案能夠助力醫(yī)療糾紛事件的解決，對(duì)處理醫(yī)患關(guān)系有積極作用，也對(duì)醫(yī)療、科研有所幫助；人事檔案數(shù)據(jù)可以為院領(lǐng)導(dǎo)在人力資源配置、選拔任用干部、招聘人才、培養(yǎng)學(xué)科帶頭人時(shí)提供有利參考，為醫(yī)院的人力資源管理提供重要依據(jù)；對(duì)科技檔案進(jìn)行開發(fā)和利用，可以加固現(xiàn)有臨床研究成果，鼓勵(lì)成果的臨床應(yīng)用、學(xué)科人才培養(yǎng)和學(xué)科建設(shè)，促進(jìn)醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步；對(duì)醫(yī)院設(shè)備檔案的精細(xì)化管理，可以提升醫(yī)療設(shè)備的使用效率和使用水平，有效體現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備的利用價(jià)值，為決策者提供準(zhǔn)確的依據(jù)，同時(shí)為后續(xù)保養(yǎng)和維修提供有效憑證[12-14]。

2.7 制定安全保障制度和措施，強(qiáng)化檔案安全綠色管理

確保檔案實(shí)體和利用安全是檔案機(jī)構(gòu)頭等大事，如果檔案損毀或失密，其后果不堪設(shè)想，也會(huì)對(duì)部門業(yè)務(wù)甚至醫(yī)院發(fā)展帶來(lái)巨大影響。主要領(lǐng)導(dǎo)要樹立起理念創(chuàng)新、絕對(duì)安全、生態(tài)環(huán)保、健康衛(wèi)生的大安全意識(shí)，制定檔案安全管理規(guī)章制度以及配套的實(shí)體安全保障制度，如安全責(zé)任制度、庫(kù)房管理制度、檔案出入庫(kù)登記交接制度、檔案保管與保護(hù)制度等。主要措施有：加強(qiáng)用電管理，庫(kù)房?jī)?nèi)杜絕強(qiáng)電設(shè)備；通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)采用管道控制溫濕度，特別是利用白晝溫度、濕度差，采用新風(fēng)系統(tǒng)調(diào)解庫(kù)區(qū)溫濕度達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求，或者使用生態(tài)制冷方式；掌握最新檔案修復(fù)技術(shù)、蟲害防治技術(shù)及其他保護(hù)技術(shù)。檔案主管可以通過(guò)遠(yuǎn)程監(jiān)控，用手機(jī)控制設(shè)備安全運(yùn)行，確保檔案的絕對(duì)安全。另外，要重視檔案信息安全管理，制定檔案信息安全等級(jí)保護(hù)制度、檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、應(yīng)急處理等制度，合理使用防火墻技術(shù)、保密技術(shù)、漏洞監(jiān)測(cè)技術(shù)等來(lái)保障檔案信息的安全[15]。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著時(shí)代的發(fā)展、醫(yī)療制度的革新，人們對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)提出了更高的要求。在醫(yī)院追求技術(shù)發(fā)展進(jìn)步的同時(shí)，檔案管理工作勢(shì)必要順應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)，不斷進(jìn)行自我建設(shè)和革新。新形勢(shì)下，醫(yī)院決策者和管理者都應(yīng)認(rèn)清本院檔案管理工作面臨的新問(wèn)題、新挑戰(zhàn)，拓展視野，看到檔案的科學(xué)化管理在醫(yī)療、科研、管理、文化[16]等各個(gè)方面能夠提供的巨大幫助、帶來(lái)的良性改變，建立符合醫(yī)院實(shí)際、順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的檔案工作科學(xué)化管理體系，在如何發(fā)揮醫(yī)院檔案的價(jià)值方面找到突破口，變被動(dòng)為主動(dòng)，變閑置為寶藏，使醫(yī)院檔案資源能夠充分服務(wù)醫(yī)院各項(xiàng)工作，為醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)提供強(qiáng)大的保障。