財務共享模式下的企業(yè)內(nèi)部控制體系優(yōu)化策略研究

馬忠民 葉紫榆

（徐州工程學院學院金融學院，江蘇 徐州 221018）

伴隨數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展，共享服務理念已廣泛應用于各項管理工作之中。傳統(tǒng)分散式的管理模式不斷暴露出組織效率的低下、運營成本高昂等弊端。在此背景下，財務共享模式作為新型的管理模式得到快速應用，在一定程度上降低了企業(yè)運營成本、提高了管理效率。資料顯示越來越多的企業(yè)建立了財務共享服務中心（Financial Shared Service Center，簡稱為FSSC），至2020年底的統(tǒng)計，國內(nèi)FSSC數(shù)量已逾1000多家，并呈現(xiàn)快速增長趨勢，企業(yè)通過建立FSSC，顯著提升了經(jīng)營績效，研究顯示內(nèi)部控制質(zhì)量在財務共享與企業(yè)績效的關系中發(fā)揮了中介效應[1]。2020年12月中興新云服務有限公司攜手ACCA（特許公認會計師公會）、廈門國家會計學院正式發(fā)布《2020年中國共享服務領域調(diào)研報告》，報告顯示95.20%的受調(diào)研企業(yè)已經(jīng)有初步或成熟的財務數(shù)字化戰(zhàn)略和計劃，共享服務為企業(yè)打造新競爭優(yōu)勢[2]。但在各企業(yè)推行財務共享模式過程中，僅關注于降低成本、提高工作效率方面，而對內(nèi)部控制問題重視不足，財務共享模式下的內(nèi)部控制體系構(gòu)建還不是很完善[3]。沿用傳統(tǒng)的內(nèi)部控制管理方法已經(jīng)無法滿足企業(yè)財務共享模式下的管理要求，伴隨“大智移云物鏈”（即大數(shù)據(jù)、人工智能、移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算、區(qū)塊鏈）企業(yè)數(shù)字化發(fā)展，新型財務共享模式要求企業(yè)的內(nèi)部控制必然更加細化，因此財務共享模式下如何優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制成為重要研究課題。

一、財務共享模式對企業(yè)內(nèi)部控制提出的新挑戰(zhàn)

財務共享模式即是一種通過將分散于各業(yè)務單位、重復性高、易于標準化的財務業(yè)務進行流程再造與標準規(guī)范化，統(tǒng)一集中到FSSC進行處理，通過實施財務共享以提升企業(yè)標準化作業(yè)進程，有效促進企業(yè)運營成本的降低以及服務的質(zhì)量與效率的提高[4-5]。實施財務共享模式的需要規(guī)范的企業(yè)內(nèi)部控制制度、完善的內(nèi)部控制體系作為支撐，只有這樣企業(yè)才能真正實現(xiàn)業(yè)務處理效率不斷提升、服務質(zhì)量的持續(xù)改進、產(chǎn)品成本的不斷下降以及客戶滿意程度的不斷提高，可以說內(nèi)控控制對于財務共享模式價值的實現(xiàn)具有重要基礎保障專用。因此財務共享模式對企業(yè)內(nèi)部控制提出的新挑戰(zhàn)、新要求。

第一，對企業(yè)業(yè)務流程再造的要求。流程再造也稱流程重組，1990年由邁克兒漢莫提出，主要內(nèi)容是對現(xiàn)有信息的整理和優(yōu)化。財務共享模式下企業(yè)內(nèi)部業(yè)務流程需要再造，企業(yè)的業(yè)務應根據(jù)該模式的特點重新設計，應當針對日常業(yè)務和日常決策，整合開發(fā)出一套合適的業(yè)務流程，最后由企業(yè)的高管層進行決策。

第二，對高質(zhì)量內(nèi)部控制的要求。傳統(tǒng)分散式控制模式只要求企業(yè)將各類業(yè)務信息進行層層垂直式傳遞，并在層層傳遞過程中完成對每一次的業(yè)務信息進行一次審核，這種模式雖然效率相對下降，但在某種程度上也可以相對減少差錯的發(fā)生。而企業(yè)在采用了新的財務共享模式下，業(yè)務信息的傳遞模式發(fā)生根本改變，表現(xiàn)在企業(yè)的各類信息往往直接集中在了共享部門，對這類信息進行處理的也僅在共享部門的人員，這樣出現(xiàn)差錯的可能性會上升，且在產(chǎn)生的差錯中有些不可逆，因此新模式對內(nèi)部控制提出來更高的質(zhì)量要求。

第三，財務機構(gòu)配置的新要求。新模式下需要對財務機構(gòu)本身職能進行重塑，同時需要進一步提升財務管理職能在企業(yè)戰(zhàn)略中所起到的作用。需要重新成立一個不依附于總公司的新的財務機構(gòu)，通過各資源整合以及專業(yè)人員重組，合理確定企業(yè)財務機構(gòu)框架；最后，對構(gòu)建信息系統(tǒng)的要求。財務共享平臺的構(gòu)建質(zhì)量已經(jīng)受到信息系統(tǒng)與信息技術制約，要實現(xiàn)信息系統(tǒng)的建設與財務共享模式的構(gòu)成特征相適應。在共享平臺上，必須保證信息的高度集成，每一個流程步驟的標準化，通過有效的會計結(jié)算業(yè)務系統(tǒng)與財務決策支持系統(tǒng)以及內(nèi)部管理信息支持系統(tǒng)等的有效集成，實現(xiàn)財務共享模式順暢運行。

二、財務共享模式下企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

1.企業(yè)業(yè)務流程再造認識不足

企業(yè)在采用財務共享服務模式，進行FSSC的構(gòu)建過程中，尤其要關注的一環(huán)就是對企業(yè)業(yè)務流程的再造與整合，可以說流程管理與設計是共享服務建設的前提和基礎。要結(jié)合財務共享服務要求，對現(xiàn)有的財務工作流程進行梳理、分析、鑒別，作出改進、優(yōu)化方案，認真再造整合，才能保障共享中心新業(yè)務流程的效率與質(zhì)量得以優(yōu)化，凸顯共享模式的標準化、規(guī)模化、高效化。財務共享的核心是就是實現(xiàn)業(yè)務流程的統(tǒng)一與標準。

2.內(nèi)部控制質(zhì)量需要提升

在財務共享模式下，企業(yè)內(nèi)部分散的財務活動被財務共享中心代替，原來的層層傳遞，層層審核減少了，信息傳遞的速度與效率得到快速提升，內(nèi)部控制質(zhì)量也需要隨之提高。傳統(tǒng)的財務管理模式下，信息在逐級由下而上的過程中，經(jīng)過了多次的校驗審核，錯誤產(chǎn)生的概率相對較小，同時，即使發(fā)生了某些沒有發(fā)現(xiàn)的錯誤，其所造成的損失以及所波及的范圍也相對較小。而在財務共享服務新模式下，由于企業(yè)的財務數(shù)據(jù)已經(jīng)集中于共享服務中心，大幅提升了信息傳遞的速度與效率，但卻由于相對造成的財務高度集中性，從基層信息傳遞的小小失誤信息，可能會導致共享服務的整個損失，波及的范圍也相對較大，因此內(nèi)部控制質(zhì)量的要求會更高。

3.內(nèi)部控制部門和崗位設置不健全

作為現(xiàn)代企業(yè)管理過程中的關鍵部門之一，內(nèi)部控制部門能夠有效控制企業(yè)內(nèi)部可能的風險[1]。在財務共享模式下，內(nèi)部控制部門可以通過制定部門規(guī)章有針對性的對企業(yè)各部門進行有序管理。專職人員可以根據(jù)企業(yè)的財務經(jīng)營狀況、風險承受能力等因素系統(tǒng)地分析企業(yè)管理工作，利用科學的方法確定財務風險的影響因素，以此為保障企業(yè)能夠長期有效進行內(nèi)部控制。然而，目前對于已實施內(nèi)部控制的企業(yè)來說，仍有極少數(shù)企業(yè)沒有設置內(nèi)部控制部門和設置相應崗位，這很可能導致企業(yè)制定的內(nèi)部控制制度沒有辦法充分發(fā)揮作用或?qū)е缕髽I(yè)在進行管理工作中的狀態(tài)不穩(wěn)定，嚴重時會影響企業(yè)開展基礎的財務工作。

4.相關信息系統(tǒng)不夠完善

財務共享模式下依托先進信息技術的、運用統(tǒng)一標準規(guī)范的信息處理系統(tǒng)，實行了集中化、統(tǒng)一化和規(guī)?；瘯嫎I(yè)務運行流程，將基礎業(yè)務區(qū)域化、模塊化，實時匯總和分析跨部門、跨地區(qū)的會計信息，遠程集中核算，自動化處理繁雜的核算工作，推動企業(yè)財務工作從財務會計向管理會計轉(zhuǎn)型，但相關信息技術、信息系統(tǒng)在很大程度上對財務共享平臺的構(gòu)建質(zhì)量產(chǎn)生很大影響。由于缺乏匹配于新模式的對財務管理多方面價值系統(tǒng)化的梳理與總結(jié)，缺乏對可能影響財務數(shù)據(jù)質(zhì)量的因素調(diào)查總結(jié)與分析，對信息系統(tǒng)技術漏洞及相關危害的有效總結(jié)不足，并在具體的實施過程中對依據(jù)網(wǎng)絡信息技術的特征充分制定其相應的安全隱患排除機制，難以實現(xiàn)在財務信息系統(tǒng)的應用過程中，更好地實現(xiàn)財務風險的規(guī)避處理，不能為財務共享模式完整開發(fā)價值提供的充足支持。

5.風險識別方法單一風險評估不完善

財務共享模式是一種依賴計算機軟件分析、大數(shù)據(jù)共享分析等先進的互聯(lián)網(wǎng)技術而產(chǎn)生的管理模式，對于企業(yè)內(nèi)部控制體系的信息化發(fā)展、智能軟件設備完善化發(fā)展都起著無法代替的推進作用，但是在整個發(fā)展的過程卻與風險識別與評估工作的結(jié)合還不完善，并且還不能夠通過科學的財務共享服務系統(tǒng)對風險項目的發(fā)展做好全面的防范與監(jiān)督工作。由于在財務共享模式下的風險并不能只存在于內(nèi)部控制活動中，在經(jīng)營過程、籌集資金、專業(yè)能力和溝通方式等中也會給企業(yè)帶來巨大損失。因此，風險識別方式過于單一會導致企業(yè)無法在其他活動中被識別出來，如果對這些潛在風險置之不理，損失在所難免。在這樣的情況下，企業(yè)需要制定適合自身的險識別方法并不斷根據(jù)實際情況靈活應對外部環(huán)境的變更，及時發(fā)現(xiàn)風險，為后期應對風險做好充足的準備，達到減少企業(yè)損失的目的。

三、財務共享模式下的內(nèi)部控制體系優(yōu)化策略

1.簡化與重組再造業(yè)務流程

實施財務共享模式其根本是要構(gòu)建一個統(tǒng)一的標準化和流程化業(yè)務處理平臺，歸集所有直屬單位的財務信息按統(tǒng)一的規(guī)范標準處理，這就需要對原有的業(yè)務流程簡化、細化并優(yōu)化，刪繁就簡，簡化多余的中間低效率業(yè)務流程，同時進行精細化標準規(guī)范整合改造與重組，可以以工作流作為構(gòu)建工具，重新梳理重要流程如人工活動、流程組件、操作者、角色等對象以及對象屬性，理清各節(jié)點功能，從根本上查詢新的管理模式下可能存在的漏洞，實現(xiàn)對業(yè)務單據(jù)狀態(tài)和字段賦值的變更，將預算系統(tǒng)、報銷系統(tǒng)、支付系統(tǒng)和核算系統(tǒng)等財務業(yè)務工作的流程模塊，通過統(tǒng)一的平臺化簡化、細化、優(yōu)化，因此要結(jié)合簡化細化的內(nèi)部控制流程從總體視角提升財務管理工作效率，構(gòu)建財務共享服務中心。

2.實施內(nèi)部控制的高質(zhì)量提升措施

內(nèi)部控制是企業(yè)提高經(jīng)營效率、實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略的重要管理工具，提高內(nèi)部控制的質(zhì)量，可以有效發(fā)揮內(nèi)部控制在實際運行過程中的作用，加強對決策制定的監(jiān)管，減少盲目投資行為[6]。低質(zhì)量的內(nèi)控體系，會導致企業(yè)自身優(yōu)勢競爭力的下降。實施財務共享模式必然與內(nèi)部控制的高質(zhì)量提升密切關聯(lián)。業(yè)務流程的簡化、細化重組與再造，刪繁就簡，提升財務工作效率的同時，但另一方面，伴隨各控制活動要素環(huán)節(jié)減少會帶來新的風險，因此要財務共享模式下要不斷提升內(nèi)部控制的質(zhì)量，可以從管理者自身出發(fā)以及管理者所處的外部環(huán)境出發(fā)，為管理者決策提供及時、有效的信息，完善內(nèi)部審計流程，提高內(nèi)部控制自我評價和鑒證質(zhì)量，及時處理正確、有用、可靠的電子財務數(shù)據(jù)，通過授權審批控制、運營分析控制等手段控制各活動要素，規(guī)范管理者的決策行為、決策流程，保證相關的內(nèi)部控制工作可以得到高水平的設計，實現(xiàn)內(nèi)部控制的高質(zhì)量提升，將企業(yè)風險控制在可承受范圍內(nèi)。

3.健全內(nèi)部控制部門與合理設置崗位

財務共享模式下，工作流程發(fā)生根本轉(zhuǎn)變，企業(yè)應開設獨立的內(nèi)部控制部門并完善部門崗位設置和職員權責。作為公司的一個具有特殊職能的部門，要確保其自主性和權威性，才能更有利于建立健全內(nèi)部控制環(huán)境，保證內(nèi)部控制部門與財務部門職責分離，避免人員權責重疊等內(nèi)部控制中原則性錯誤，同時加強內(nèi)部控制部門與企業(yè)其他各部門之間的聯(lián)系，及時發(fā)現(xiàn)問題，有效解決問題。財務共享模式下，由于工作流程的轉(zhuǎn)變，必然帶來了內(nèi)部控制部門與崗位職責的變更，崗位設置要求相關內(nèi)部控制人員不僅具有豐富的內(nèi)部控制專業(yè)知識，還要具備較高的信息化操作水平，這也出現(xiàn)了為滿足于新的業(yè)務工作要求，專業(yè)化的分工會出現(xiàn)某一崗位的業(yè)務工作僅局限于該模塊內(nèi)，反過來會降低員工在其他模塊的工作熟練度。在推行財務共享模式建立FSSC過程中，管理層要結(jié)合新的崗位需求，做好前期的員工以心理引導，做好相關培訓工作，減少崗位設置與變動時員工產(chǎn)生疑慮與畏難情緒。同時也可以通過建立輪崗制度、完善晉升和分配激勵機制，打破原有的傳統(tǒng)財務工作思路，激發(fā)員工的工作積極性，學習并熟練運用財務新系統(tǒng)、新軟件，促使員工的工作能力全面均衡提升，順應財務智能化發(fā)展，提高員工工作質(zhì)量與效率。

4.完善財務共享相關信息系統(tǒng)

為適應財務共享模式而建立的財務共享中心，通過發(fā)展穩(wěn)定且高速的網(wǎng)絡信息平臺，實現(xiàn)收集并實施各部門常見的會計工作，為各分公司提供跨區(qū)域、跨部門的服務。為達此目標，需要擁有一套緊密耦合的信息系統(tǒng)。因此，財務共享模式實施的重要支撐點就是對信息技術依賴性，要有完善的穩(wěn)健運行的財務共享相關信息系統(tǒng)。企業(yè)要對網(wǎng)絡信息技術的隱患特征進行充分的分析與考察，在實施過程中，將財務內(nèi)控相關工作的風險點防控措施設計的周全完備，要加強對人為操作占比情況的關注，通過對財務軟件應用情況、不同財務軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行聯(lián)動分析研究，預防在數(shù)據(jù)關聯(lián)的過程中由于接口的轉(zhuǎn)換可能會產(chǎn)生誤差，并結(jié)合財務專業(yè)相關工作決策設計情況，尤其要充分考慮總結(jié)企業(yè)管理層在制定財務決策過程中的各類參考因素，總結(jié)對信息技術系統(tǒng)所具備的多方面影響，嚴格使用各種權限，并通過權限加強對數(shù)據(jù)的控制，尤其要關注信息技術相關的安全隱患控制，提升接口的安全性和防火墻的功能，來構(gòu)建與完善相應的信息技術系統(tǒng)，實現(xiàn)信息技術資源在財務數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化過程中發(fā)揮更大的作用。

5. 建立風險評估機制完善風險評估工作

在財務共享模式建設的過程中，加強企業(yè)內(nèi)部控制風險識別和評估工作尤為關鍵，應建立風險評估機制，完善風險評估體系。根據(jù)風險類型拓展風險識別方法，結(jié)合不同情況采用德爾菲法、事故樹分析法、頭腦風暴法、情景分析法（PEST分析與SWOT分析矩陣）、核對表法等進行風險因素的識別與評價，技術人員在利用互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)信息挖掘的實際工作中，要結(jié)合財務共享系統(tǒng)給出的風險評估結(jié)果，注意關注財務共享模式中各環(huán)節(jié)出現(xiàn)的內(nèi)部控制管理的漏洞以及可能出現(xiàn)的不規(guī)范之處，進行具體合理科學的風險評估，制定出具體有效的風險防范措施，在這個過程中還要不斷更新梳理內(nèi)部控制中各項制度規(guī)范，實現(xiàn)其與風險評估的有效融合，同時還要對內(nèi)部控制相關工作風險特點進行考察，詳細分析財務共享平臺各崗位的人員配置情況進行，使風險評估體系的建設能夠擁有更加理想的基礎條件，不斷推動企業(yè)內(nèi)部風險評估機制的完善，盡可能將風險發(fā)生時的損失控制在合理范圍內(nèi)。

四、結(jié)語

財務共享模式運用要與推進內(nèi)部控制的高質(zhì)量提升同步進行。財務共享模式下企業(yè)的內(nèi)部控制體系需要進行優(yōu)化設計，通過營造良好的內(nèi)部控制運行環(huán)境，簡化與重組再造業(yè)務流程、實施內(nèi)部控制的高質(zhì)量提升控制措施、健全內(nèi)部控制部門與合理設置崗位、完善財務共享相關信息系統(tǒng)、建立風險評估機制完善風險評估工作，合理運用財務共享中心數(shù)據(jù)，才能完整顯現(xiàn)財務共享模式的應用價值，企業(yè)在競爭激烈的市場中獲取更寬闊的發(fā)展空間。