大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)采購審計思路

梁淑賢

（瀚藍環(huán)境股份有限公司，廣東 佛山 528200）

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，大數(shù)據(jù)技術既能夠成為企業(yè)采購審計工作的機遇，也會給企業(yè)采購審計工作帶來挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)技術廣泛運用的環(huán)境下，大數(shù)據(jù)技術的應用成本普遍下降，因而市場上其他企業(yè)能夠較為低成本地使用大數(shù)據(jù)技術以輔助企業(yè)采購審計工作，以增強其市場競爭力，給其他企業(yè)帶來發(fā)展壓力。從另一個角度來看，企業(yè)利用大數(shù)據(jù)技術推動采購審計工作的創(chuàng)新也能夠進一步增強內部控制質量水平，在市場中獲得穩(wěn)定發(fā)展的內部環(huán)境，逐漸培養(yǎng)起較強的市場競爭力。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，企業(yè)無法脫離大數(shù)據(jù)技術的影響而單獨發(fā)展，因此必須重視大數(shù)據(jù)技術，改造采購審計方法思路，實現(xiàn)采購審計制度體系的現(xiàn)代化轉型升級。

一、大數(shù)據(jù)環(huán)境下對企業(yè)采購審計工作的影響

1.采購審計數(shù)據(jù)信息發(fā)生變化

大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)據(jù)資源成為企業(yè)組織管理的新要素。而隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模的擴大，企業(yè)的采購種類和總量也發(fā)生了較大的變化。由于大數(shù)據(jù)技術的便捷以及對采購數(shù)據(jù)信息搜集渠道的拓展，越來越多細致的信息能夠被搜集到。因而在進行采購審計時會面臨更多的基礎采購信息數(shù)據(jù)，這些基礎信息一方面會提高采購審計工作的精確度，另一方面也會給采購審計工作增加難度[1]。大數(shù)據(jù)技術會根據(jù)關鍵詞廣泛地采集相關的采購信息，包括前期采購計劃的制定、中期的執(zhí)行和后期的總結反思的相關信息，而并非所有的采購信息數(shù)據(jù)都對審計工作有價值。因此，在采購審計數(shù)據(jù)信息發(fā)生變化的前提下，企業(yè)還需要進一步完善采購信息的篩選程序，以為采購審計工作奠定良好的基礎條件。

2.采購審計的要求發(fā)生變化

采購審計工作的要求隨著大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展以及企業(yè)自身發(fā)展競爭力的要求而發(fā)生明顯的變化。企業(yè)采購審計工作不再局限于對采購物品的審核、采購預算的審核、采購活動的監(jiān)督和資金錢款使用狀況的監(jiān)督等，而是被提出了更高的要求。其中變化最為顯著的是對采購審計工作提出了能夠“建言獻策”的新要求，即在對采購活動相關資金錢款使用情況和采購活動本身進行充分監(jiān)督的基礎上對應相應的問題和潛在風險提出解決的措施。采購審計從單純的監(jiān)督審計職能向監(jiān)督建議職能的轉變又為企業(yè)的內部審計制度和審計人員都提出了新的要求，需要企業(yè)有序地進行制度體系和工作流程的調整。

二、企業(yè)采購審計工作中存在的顯著問題

1.企業(yè)采購程序不規(guī)范

當前企業(yè)采購程序比較松散，沒有形成系統(tǒng)化的采購工作流程。在制定采購計劃時，企業(yè)的采購計劃制定人員沒有嚴格按照相應的預算計劃確定采購預算計劃。在采購預算計劃制定不夠精確的情況下，企業(yè)的各項采購計劃執(zhí)行的質量也比較低。當前部分企業(yè)仍然存在著采購隨意、采購物品審核標準過于寬松的情況，采購活動沒有按照采購預算計劃嚴格執(zhí)行而是按照企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的需要隨時進行采購，因而導致企業(yè)采購活動不甚規(guī)范。習慣性的按需采購導致企業(yè)長期缺乏規(guī)范化的采購程序，采購預算計劃形同虛設，形式主義的預算計劃導致不必要的采購資金浪費嚴重，采購計劃執(zhí)行力度不夠。在對采購的物品進行審核時，企業(yè)的采購審計人員也沒有嚴格按照審計程序走，因此采購預算計劃的執(zhí)行精確度比較低，這是企業(yè)采購審計工作中存在的比較顯著的問題。

2.采購和審計職能沒有實現(xiàn)獨立

大部分企業(yè)的采購審計職能沒有能夠獨立出來，為了節(jié)約人力資本和企業(yè)內部管理資源，有部分企業(yè)將采購職能和審計職能掛靠在同一個崗位上，造成的情況就是采購人員既能夠開展采購活動，又能夠對自身的采購活動進行監(jiān)督審計。而這種職能集中的形式并不利于企業(yè)內部管理效率的提高，反而容易出現(xiàn)所謂監(jiān)守自盜的情況，嚴重制約企業(yè)的采購審計質量。在采購過程中，企業(yè)采購審計人員需要對企業(yè)采購工作進行全過程的監(jiān)督審計，而采購和審計職能之間沒有實現(xiàn)獨立，會導致全過程的監(jiān)督審計效力被極大地壓縮，審計工作發(fā)揮效用的空間被負責采購工作的人員占領，從而難以對采購活動的資金使用情況進行有效審計和采購物品進行標準化審核。

3.對供應商的審計工作不全面

當前企業(yè)多元化的分散化經(jīng)營要求企業(yè)建立起多元化的供應商體系，以保證供應源的穩(wěn)定和安全。而采購對象的多元化也給采購審計工作帶來了直接的壓力。供應商數(shù)量的增多要求企業(yè)對更多采購對象進行審計，但是有限的審計資源給企業(yè)擴大的審計內容帶來了困難，因此部分企業(yè)存在著對供應商審計工作范圍過窄、深度過淺的問題。由于供應商數(shù)量的增加，為了減輕采購審計工作的壓力，企業(yè)采購審計人員在實際的審計工作中會依賴于以往習慣性的經(jīng)驗來代替采購審計結果。這種經(jīng)驗性的工作習慣通常會導致企業(yè)采購審計人員在對采購物品進行審核時，會因為以往的審計結果忽略對現(xiàn)在同一供應商產(chǎn)品的審核，而認為相應的產(chǎn)品仍然達到以往的標準，從而可能導致采購的東西質量不達標，使用的采購資金不足以采購相應質量的產(chǎn)品。由此可見，對供應商審計工作的片面化會給企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動帶來消極的影響，應當進行針對性的創(chuàng)新調整。

三、創(chuàng)新大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)采購審計的思路辦法

1.建立全覆蓋的全過程信息化采購審計平臺

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)采購審計的新思路應當立足于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的全局，統(tǒng)籌全局，建立起全覆蓋全過程的信息化采購審計平臺，以盡可能將采購活動的各個環(huán)節(jié)納入信息化審計工作中。建立全覆蓋全過程的采購審計平臺要明確采購工作各個流程環(huán)節(jié)的主要設計內容，將采購計劃的制定、執(zhí)行以及總結的各個流程納入嚴格的審計工作中。企業(yè)要淘汰傳統(tǒng)的以人力為主的審計工作模式，利用信息化技術手段，構建以大數(shù)據(jù)技術為主體的審計數(shù)據(jù)分析平臺，將企業(yè)采購活動的相關信息數(shù)據(jù)全部上傳到數(shù)據(jù)分析平臺上，以供審計人員隨時審查和核算審計[2]。企業(yè)要健全相關的信息化制度建設，確保信息化技術和系統(tǒng)能夠成為具有企業(yè)普遍認可度的組織管理資源，運用大數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)和技術進行采購審計的工作最終結果具有效力，能夠成為采購審計工作的最終報告。

在此基礎上，企業(yè)的采購審計人員再在大數(shù)據(jù)信息化管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)分析平臺上開展相關的審計工作。企業(yè)要從采購預算計劃制定之初到采購活動結束覆蓋全面的大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，將采購的各個環(huán)節(jié)作為端口與大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡的各個端口連接在一起，以確保企業(yè)采購審計人員能夠掌握企業(yè)采購的整體情況。通過以信息化和電算化的采購審計技術手段代替?zhèn)鹘y(tǒng)的以人力資源為主的審計方式能夠極大程度上解放人力資源，提高采購審計工作的專業(yè)化水平。企業(yè)要完善相應的規(guī)章制度，確保信息化審計報表和紙質審計報表具有同等的法律效力，能夠作為其他部門針對性調整相關采購活動的指導意見。企業(yè)采購審計工作的全過程數(shù)據(jù)分析平臺要有較先進的數(shù)據(jù)技術支持，能夠較為高速地運轉，以保證審計工作的效率水平。

2.建立起數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)精準定位審計問題

評價采購審計工作質量的一個重要標準是發(fā)現(xiàn)和排查的采購問題是否具及時，是否能夠將問題控制在可控的范圍內不至于造成更為嚴重的后果。而要進一步提高審計工作的質量，就必須立足于問題的精準定位和及時發(fā)現(xiàn)，借著大數(shù)據(jù)技術的東風構建審計數(shù)據(jù)分析模型，以系統(tǒng)精準地定位相關的審計問題。構建采購審計數(shù)據(jù)分析模型可以從兩個角度來構建，分別是從企業(yè)審計的總體目標和內容來看建立起總體的審計數(shù)據(jù)分析模型以及從企業(yè)采購審計的個體案例來看構建個體的審計數(shù)據(jù)分析模型[3]。為了確保企業(yè)采購審計工作的總體質量，企業(yè)管理者應當聯(lián)合審計人員優(yōu)先構造其總體數(shù)據(jù)分析模型，以把控全局，避免出現(xiàn)系統(tǒng)性的大風險。企業(yè)可以通過構建大數(shù)據(jù)分析模型，利用分析比較法，按照相應的標準對比各個月度或者季度企業(yè)采購的情況。比如說，采購審計人員可以同向對比一年內十二個月不同月份在同一個供應商處采購的同一類物品的質量高低和價格漲幅，以此來分析比較十二個月的大致采購情況是否有疑點。對于存在數(shù)據(jù)明顯有差別的地方，審計人員應當進行深入分析和挖掘，以精準地定位相關的可疑問題，為相關審計問題的及時有效解決奠定基礎。

3.規(guī)范企業(yè)的采購程序和審計工作

由于當前采購程序和審計工作過于松散，導致其無法有效地發(fā)揮其管控職能，而部分企業(yè)采購職能和審計職能的統(tǒng)一也導致采購審計工作不能高效地開展。因此，企業(yè)應當進一步規(guī)范采購程序和審計工作，建立健全相應的規(guī)章制度，落實權責發(fā)生制，保證一崗對一職，一職對一人，以確保采購工作和審計工作的獨立性。企業(yè)管理者要講采購職能和審計職能明確地獨立開來，完善各自的工作機制和運行體系，以確保采購程序和審計工作各自的質量。針對不同的采購階段，企業(yè)管理者要提出不同的審計要求，建立重點各有偏向的具有差異性的采購審計工作制度體系[4]。企業(yè)可以將采購審計工作分為三個階段，分別是采購預算計劃的制定階段、采購計劃的執(zhí)行階段、采購計劃的完成和采購活動的收尾結束階段。不同的審計階段的審計要求各有差別，監(jiān)督審核的重點也有一定得差異。在采購預算計劃的制定階段，采購審計人員要關注預算計劃的編制是否和實際需求相符，避免出現(xiàn)預算資金超出實際需求一大段的不合理情況。而在預算計劃的執(zhí)行階段，采購審計人員要以落實監(jiān)督職能為主，監(jiān)督采購人員的各項經(jīng)濟活動，避免在采購過程中出現(xiàn)公款私用或者中飽私囊的情況，以確保采購計劃執(zhí)行的有效性。在采購活動收尾和結束的階段，采購審計人員的重點在整體問題的分析和總結以及提出建議的職能上，以總結采購審計經(jīng)驗，獲得更加科學的審計理論指導。

4.創(chuàng)新企業(yè)采購審計技術手段，引用先進大數(shù)據(jù)技術

既然傳統(tǒng)的采購審計手段已經(jīng)無法滿足大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)采購審計的要求，那么企業(yè)就應當主動轉變采購審計的思維模式，應用先進的大數(shù)據(jù)技術，以全面提高企業(yè)采購審計工作的精準度。隨著大數(shù)據(jù)技術的發(fā)展，運用大數(shù)據(jù)技術對企業(yè)采購的經(jīng)濟行為進行審計已經(jīng)有很多比較成熟的能夠直接應用的技術手段，而到底選擇具有哪種優(yōu)勢的采購審計技術手段還需要視實際情況而定。具體來看，企業(yè)的管理者應當結合企業(yè)采購審計人員意見去選擇創(chuàng)新技術手段，應當根據(jù)企業(yè)采購活動的復雜度和規(guī)模以及采購審計人員工作的習慣和真實需求來選擇。不同的大數(shù)據(jù)技術手段擁有不同的優(yōu)勢，因此需要在認識到其優(yōu)勢的基礎上合理地進行技術手段的選擇[5]。這里主要探討兩個比較有價值的數(shù)據(jù)技術手段，分別是多維數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖掘。

多維數(shù)據(jù)分析能夠從多個維度對相關的信息數(shù)據(jù)繼續(xù)核算和處理，能夠為企業(yè)采購審計人員從多角度對采購經(jīng)濟活動進行監(jiān)督審核提供技術支持。企業(yè)的采購審計人員可以將用以審計的相關采購信息數(shù)據(jù)輸入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，通過設置對應的維度和度量價值對采購信息數(shù)據(jù)進行切片、切塊等操作，同時完成將大量數(shù)據(jù)細化分析以及將分散化信息集中處理的工作，并且通過復雜的計算機算法為支撐的大數(shù)據(jù)分析得出直觀的采購信息數(shù)據(jù)審計結果，以幫助企業(yè)采購審計更好地分析問題，提出相關建議。而利用多維數(shù)據(jù)分析適合分散化管理經(jīng)營已經(jīng)比較成熟的企業(yè)，能夠同時對多種信息數(shù)據(jù)進行分析和處理，節(jié)約審計資源和時間，促進采購審計資源的優(yōu)化配置和合理使用。

數(shù)據(jù)挖掘是幫助企業(yè)采購審計人員從海量的市場信息數(shù)據(jù)和采購經(jīng)濟信息數(shù)據(jù)中挖掘和搜集真正對審計工作有價值的部分。通過數(shù)據(jù)挖掘，企業(yè)采購審計人員能夠直接運用有價值的信息數(shù)據(jù)進行分析處理，減少因為良莠不齊的信息數(shù)據(jù)混雜而帶來的審計風險。采購規(guī)模較大，采購信息數(shù)據(jù)繁雜且總量較大的企業(yè)可以建立起挖掘型分析方式，利用數(shù)據(jù)倉庫和數(shù)據(jù)挖掘工具實現(xiàn)更高效率的審計分析。企業(yè)的采購審計人員通過異化處理將不必要的、低質量的采購信息數(shù)據(jù)和有效高質量的采購信息數(shù)據(jù)區(qū)分開來，利用其分類效果構建多元化的數(shù)據(jù)庫，以全面提高采購審計工作的質量。此外，通過數(shù)據(jù)挖掘還可以深入挖掘被審計人員忽視的相關信息數(shù)據(jù)，挖掘出隱藏的有價值的信息數(shù)據(jù)或者是潛在風險，定期整理和分析總結深度挖掘的信息資源，排查相關風險隱患。

5.增強采購審計工作建言獻策的職能效力

現(xiàn)代化的審計工作不應當只局限在監(jiān)督職能，還應當具備提出建議和對應地解決問題的能力。因此，企業(yè)應當進一步增強采購審計工作建言獻策的職能效力，給予審計部門一定的職權，使其建議更加具有價值和貫徹落實的效力[6]。審計部門能夠直觀地挖掘和發(fā)現(xiàn)采購活動中的問題，對相關問題的見解也更加深入透徹。因此，審計人員提出的相關建議更加貼近采購活動中真實存在的問題，具有可行性。企業(yè)管理者要給予審計部門建議職能，下放其一定的經(jīng)濟決策職能，完善審計工作的相關流程，延長其工作職能線，確保采購審計人員在完成數(shù)據(jù)審核和采購活動監(jiān)督職能后還能夠進一步提出相關問題和解決建議。企業(yè)管理者要增強對采購審計部門的重視程度，將審計部門的建議作為解決相關問題的主要參考。此外，企業(yè)還要給予采購審計部門在不要時刻的強制執(zhí)行職能，在必要時刻及時地對應問題落實相關的解決措施，避免問題進一步擴大，引發(fā)更難以估量的后果。

四、結語

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，企業(yè)要從多個方面提高采購審計工作的質量和效率，企業(yè)要提高審計工作的監(jiān)督管理職能效力，對企業(yè)采購計劃制定和采購活動等實施全方位全過程的監(jiān)督和管控。企業(yè)要立足于大數(shù)據(jù)環(huán)境，正視大數(shù)據(jù)技術在企業(yè)采購審計工作中能夠產(chǎn)生的積極效用，用先進的大數(shù)據(jù)技術改造落后的采購審計工具和方式方法，以提升企業(yè)的采購升級效率和質量。在這個大數(shù)據(jù)應用趨勢進一步加強的大數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)的發(fā)展是必然趨勢，避無可避，而企業(yè)采購審計工作質量要求的提升也是企業(yè)發(fā)展的必然要求。因此，企業(yè)應當將具體的采購審計思路問題落實到實踐中，尋找切實可行的新思路，以解決無法順應大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的傳統(tǒng)采購審計工作習慣問題，為企業(yè)的發(fā)展壯大奠定堅實的審計基礎。