石油企業(yè)檔案安全管理實(shí)踐探析

文｜劉 娟

目前來看，隨著我國社會(huì)的快速發(fā)展，石化企業(yè)的發(fā)展規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，在這樣的行業(yè)背景之下，其在市場(chǎng)經(jīng)營管理工作過程中所產(chǎn)生的檔案資料也越來越趨向于多樣化、復(fù)雜化，在展開檔案管理工作的時(shí)候，想要實(shí)現(xiàn)對(duì)多種形式檔案資料的有效整理往往存在一定困難。同時(shí)，人們也已經(jīng)意識(shí)到保證石化企業(yè)檔案安全非常重要，企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案安全的重視程度正在不斷提升?；诖?，本文也嘗試對(duì)石油企業(yè)檔案安全管理的策略進(jìn)行了分析。

一、石化企業(yè)檔案安全管理內(nèi)容

（一）實(shí)體檔案安全管理

對(duì)于石化企業(yè)來說，在展開實(shí)體檔案安全管理工作的時(shí)候，由于其所涉及的檔案體量較大，因此在實(shí)際展開管理工作的過程中往往會(huì)涉及多個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)容，想要保證安全管理工作取得理想效果，應(yīng)該注意從以下幾個(gè)方面進(jìn)行入手：首先，收集與歸檔。收集、歸檔是實(shí)體檔案安全管理中不可缺少的管理環(huán)節(jié)，檔案管理部門需要每年對(duì)相應(yīng)的文件材料設(shè)定歸檔計(jì)劃，通過這種方式來保證日常工作開展過程中可以實(shí)現(xiàn)對(duì)多種有價(jià)值文件資料的高效收集、檢索以及利用，這也使得檔案自身的價(jià)值得到了有效發(fā)揮，這也是實(shí)體檔案安全管理工作中的重要組成部分。其次，清點(diǎn)與核查。對(duì)于實(shí)體檔案的清點(diǎn)與核查工作來說，其主要是指石化企業(yè)的檔案管理工作人員每年需要對(duì)館藏檔案情況進(jìn)行一次清點(diǎn)核對(duì)，通過這種方式來確定檔案收入以及借出情況，通過臺(tái)賬的方式對(duì)其進(jìn)行記錄，避免出現(xiàn)臺(tái)賬與檔案實(shí)體實(shí)際情況不相符的現(xiàn)象。最后，修復(fù)與保管。對(duì)于石油企業(yè)的檔案管理部門來說，往往有很多檔案由于年代久遠(yuǎn)或者儲(chǔ)存方式不當(dāng)而存在老化、褪色以及磨損等現(xiàn)象，這時(shí)候應(yīng)該注意對(duì)其應(yīng)用相應(yīng)的搶救措施，要注意嚴(yán)格按照檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)來對(duì)其進(jìn)行修復(fù)，從而提升當(dāng)前實(shí)體檔案的品質(zhì)。同時(shí)，想要保證檔案實(shí)體的綜合品質(zhì)，還應(yīng)該注意對(duì)保管環(huán)境以及條件進(jìn)行嚴(yán)格要求，要保證實(shí)體檔案保管環(huán)境通風(fēng)、干燥并且不會(huì)受到太陽直射。對(duì)于一些具有特殊意義的重要、珍貴檔案來說，應(yīng)該應(yīng)用專門的檔案儲(chǔ)藏室對(duì)其進(jìn)行保管。

（二）電子檔案安全管理

對(duì)于電子檔案來說，其主要是指借助數(shù)字化設(shè)備而產(chǎn)生的電子文檔、磁盤、光盤以及磁帶等載體，其依賴于計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備才能夠發(fā)揮自身價(jià)值，并且這些檔案可以通過互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備進(jìn)行網(wǎng)上共享。目前來看，隨著我國信息技術(shù)水平的不斷提升，各行各業(yè)的檔案信息化程度也在不斷提升，尤其對(duì)于石化企業(yè)來說，由于其在展開檔案管理工作的過程中所涉及的檔案內(nèi)容較為復(fù)雜，傳統(tǒng)的方案分類、整理等工作的開展往往需要大量的人力對(duì)其進(jìn)行支持，而在現(xiàn)階段計(jì)算機(jī)技術(shù)高度普及的時(shí)代背景之下，石化企業(yè)檔案管理工作也開始積極邁向數(shù)字化以及智能化，這也使得檔案的分類、檢索以及利用等工作的開展更為方便，同時(shí)也在很大程度上提升了檔案儲(chǔ)存量?，F(xiàn)階段，對(duì)于電子檔案的安全管理工作來說，其在實(shí)際展開的過程中工作內(nèi)容主要包括物理安全管理以及實(shí)體安全管理兩個(gè)方面。首先，物理安全管理。其主要是指電子文件歸檔時(shí)的完整性，具體包括內(nèi)容、結(jié)構(gòu)以及數(shù)據(jù)是否存在缺損。由于在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行過程中可能會(huì)受到外界病毒的侵入，從而致使文件丟失的情況出現(xiàn)，應(yīng)該注意及時(shí)做好相應(yīng)的防病毒入侵工作。同時(shí)，大多數(shù)硬盤所保存數(shù)據(jù)的壽命為3 萬小時(shí)左右，大約是3～4 年，由于硬盤中還包括讀取磁片的磁頭、帶動(dòng)磁片轉(zhuǎn)動(dòng)的馬達(dá)以及一些電子線路等重要部件，這些重要部件往往會(huì)在硬盤使用的過程中出現(xiàn)不同程度的磨損，這也勢(shì)必會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)安全產(chǎn)生較為嚴(yán)重的影響；其次，實(shí)體安全管理。其主要是指要對(duì)單片再提的儲(chǔ)存環(huán)境進(jìn)行合理選擇，要保證其存放地遠(yuǎn)離強(qiáng)磁盤、強(qiáng)熱源、有害氣體等。

二、石化企業(yè)檔案安全管理實(shí)踐

（一）保證檔案庫房環(huán)境符合標(biāo)準(zhǔn)

對(duì)于石化企業(yè)來說，在展開實(shí)體檔案管理工作的時(shí)候，應(yīng)該注意對(duì)庫房進(jìn)行合理選擇，并且要注意對(duì)庫房環(huán)境條件進(jìn)行有效控制。因此，在進(jìn)行庫房設(shè)定的時(shí)候，要保證其遠(yuǎn)離污染物、易燃物以及易爆物，同時(shí)，還要保證其選址在場(chǎng)地相對(duì)干燥、空氣對(duì)流的位置。

（二）做好檔案庫房防潮、防鼠、防火、防塵工作

要注意做好檔案庫房的相關(guān)防范工作，其主要是從防潮、防鼠、防火以及防塵結(jié)構(gòu)方面進(jìn)行入手。首先，防火。由于檔案庫房堆放著大量紙質(zhì)檔案，因此，不僅要保證庫房內(nèi)部不能有易燃易爆物品，同時(shí)嚴(yán)禁在庫房周圍擺放易燃、易爆物品。還要注意在庫房門口安裝消防栓，設(shè)置安全通道等消防標(biāo)識(shí)。其次，防潮。開展檔案庫房防潮工作非常重要，要注意在庫房內(nèi)部設(shè)置空調(diào)設(shè)備以及相關(guān)機(jī)械通風(fēng)裝置，通過這種方式來保證庫房內(nèi)部的空氣流通。還應(yīng)該注意在庫房安裝空氣濕度自動(dòng)調(diào)整以及控制裝置，保證其環(huán)境溫度為15℃～25℃之間，濕度為45%～65%之間，同時(shí)還要注意做好相應(yīng)的溫度、濕度記錄工作。再次，防鼠。要經(jīng)常查看檔案庫房是否有鼠洞以及鼠印，要定期向倉庫內(nèi)部角落放置一些滅鼠藥。最后，防塵。對(duì)于石化企業(yè)的檔案庫房來說，防塵工作也是檔案安全管理工作中非常重要的工作內(nèi)容，灰塵往往會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案產(chǎn)生較為嚴(yán)重的損害，檔案庫應(yīng)該盡量安裝雙層窗，這樣可以有效降低灰塵量。同時(shí)，還應(yīng)該注意定期應(yīng)用吸塵器等設(shè)備吸出檔案柜以及檔案架上的灰塵，避免其對(duì)檔案品質(zhì)產(chǎn)生影響。

（三）做好電子檔案信息化安全管理工作

1.檔案立卷

在進(jìn)行電子檔案安全管理工作的時(shí)候，應(yīng)該注意對(duì)檔案信息化安全進(jìn)行保證。檔案的立卷合適與否會(huì)對(duì)檔案安全產(chǎn)生較為嚴(yán)重的影響，今后，石化企業(yè)的檔案部門在展開信息化檔案日常管理的時(shí)候，應(yīng)該注意設(shè)置精準(zhǔn)、嚴(yán)密的檔案查閱權(quán)限體系，從而盡量避免檔案信息泄露的情況出現(xiàn)。在進(jìn)行檔案立卷的時(shí)候還應(yīng)該注意對(duì)其進(jìn)行合理分類，將檔案歸置到與其類別相同的文件夾中，這樣不僅有利于文檔的歸類儲(chǔ)存，同時(shí)也有利于文檔的使用查找。

2.檔案利用

對(duì)檔案進(jìn)行安全管理以及妥善保存的最終目的都是為了對(duì)其進(jìn)行有效利用，從而使得檔案資料自身的價(jià)值得以發(fā)揮。對(duì)于石化企業(yè)來說，其檔案資料主要是在企業(yè)日常生產(chǎn)、科研、管理以及質(zhì)檢等工作中留下的，因此，在進(jìn)行檔案資源利用的時(shí)候，應(yīng)該注意做好相應(yīng)的保密工作，一旦出現(xiàn)重要檔案信息泄漏的現(xiàn)象勢(shì)必會(huì)對(duì)企業(yè)自身經(jīng)營發(fā)展產(chǎn)生一定負(fù)面影響。同時(shí)，還要注意保證檔案資料應(yīng)用的針對(duì)性，要設(shè)定專門的歸檔人員、歸檔審核人員，并且要讓其簽訂保密協(xié)議書，任何借閱以及使用檔案的人員也都應(yīng)該自覺遵守相應(yīng)的保密制度，從而避免出現(xiàn)檔案信息泄露的現(xiàn)象。

3.檔案儲(chǔ)存

對(duì)于電子信息化檔案來說，其使得檔案歸類、檢索以及使用等工作的開展更為順利，但是在現(xiàn)階段互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的時(shí)代，各種計(jì)算機(jī)層出不窮，也正是因?yàn)檫@些病毒的存在，對(duì)電子信息化檔案的安全產(chǎn)生了較為嚴(yán)重的影響，因此，加強(qiáng)對(duì)病毒的預(yù)防刻不容緩。對(duì)于石化企業(yè)來說，在展開日?；臋n案管理工作時(shí)，應(yīng)該注意對(duì)殺毒軟件進(jìn)行定期升級(jí)，保證其殺毒效果，同時(shí)還要注意對(duì)各個(gè)服務(wù)器、客戶端進(jìn)行定期掃描，一旦發(fā)現(xiàn)存在安全漏洞，要及時(shí)修補(bǔ)。同時(shí)，為了可以進(jìn)一步提升電子信息化檔案的整體安全系數(shù)，還應(yīng)該應(yīng)用檔案儲(chǔ)存加密技術(shù)，從而保證電子信息化檔案在傳輸?shù)倪^程中不會(huì)受到外界因素的影響，這也使得檔案信息內(nèi)容泄漏的可能性明顯降低。

隨著現(xiàn)階段我國信息技術(shù)水平的不斷提升，石化企業(yè)在日常工作過程中所產(chǎn)生的檔案以及接觸的檔案體量越來越大，并且檔案類別也越來越趨向于多樣化，因此，檔案安全管理難度也在不斷提升。目前來看，石化企業(yè)在展開檔案管理工作的時(shí)候，所涉及的檔案主要包括紙質(zhì)檔案以及電子檔案兩種，檔案管理部門應(yīng)該注意從物理安全管理以及實(shí)體安全管理兩個(gè)方面入手，通過這種方式來形成更為完善的檔案安全管理體系，這樣更加有利于檔案儲(chǔ)存、利用等一系列工作的開展，同時(shí)也使得檔案資料的價(jià)值得到了有效發(fā)揮，大大降低了石化企業(yè)出現(xiàn)檔案信息泄露的可能性。