淺談企業(yè)物資采購成本控制與風(fēng)險(xiǎn)因素管控

李 鴻

(中海油能源發(fā)展采辦共享中心，天津 300452)

物資采購是企業(yè)業(yè)務(wù)的重要組成部分，這關(guān)系到企業(yè)的生產(chǎn)是否正常以及能否實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，對(duì)企業(yè)的生存發(fā)展有著非常重要的影響。隨著市場經(jīng)濟(jì)改革的不斷深化，我國的各個(gè)行業(yè)都在迅速發(fā)展，而且已經(jīng)逐漸走出國門，走向世界。作為唯一擁有所有工業(yè)門類的國家，我國各個(gè)行業(yè)之間都有著緊密聯(lián)系。同時(shí)，在市場化改革的發(fā)展趨勢之下，各企業(yè)均面臨著前所未有的市場競爭壓力，這就需要企業(yè)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，以改革促進(jìn)步，提升市場競爭力。

一、企業(yè)物資采購成本控制概述

在大多數(shù)企業(yè)中，物資采購部門在企業(yè)整個(gè)生產(chǎn)與發(fā)展的過程中居于不可或缺的地位，負(fù)責(zé)著企業(yè)內(nèi)部所有的物資采購工作。而物資采購管理亦是企業(yè)管理系統(tǒng)之中的重要一員，物資采購管理主要體現(xiàn)在以合理的控制手段來控制采購成本，為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益提升提供保障。但受多方因素影響，物資采購成本常會(huì)因市場信息、價(jià)格、物資數(shù)量及采購策略等因素而增加，因此，企業(yè)物資采購管理部門應(yīng)采取科學(xué)、合理的管理手段應(yīng)對(duì)上述因素所帶來的的不良影響，控制企業(yè)采購成本，優(yōu)化企業(yè)物資采購管理職能，進(jìn)而提升企業(yè)的綜合核心競爭力。從這個(gè)角度來說，采購成本控制是所有企業(yè)都非常重視的一個(gè)關(guān)鍵因素。

其次，我國的快速經(jīng)濟(jì)發(fā)展給企業(yè)帶來了越來越大的壓力，企業(yè)的采購需求和生產(chǎn)周期正在不斷縮短，采購物資成本控制對(duì)企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生的影響越來越大。如果企業(yè)可以有效地控制物資的采購成本，則可以提高經(jīng)濟(jì)效率，增強(qiáng)其在市場環(huán)境中的核心競爭力。雖然在當(dāng)前的市場環(huán)境下，處于不同地區(qū)，或者說主要業(yè)務(wù)處于不同地區(qū)的公司所面對(duì)的物資采購成本有著根本上的不同，但是不可否認(rèn)的是，對(duì)所有企業(yè)來說，物資采購成本控制都直接影響著企業(yè)的生存和發(fā)展，企業(yè)必須不斷改善其物資采購管理模式，降低物資采購成本。

二、物料采購成本管理的重要性

物資采購成本管理是企業(yè)增加利潤的重要途徑。企業(yè)的主要目的就是創(chuàng)造利潤，其最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化。企業(yè)獲得利潤的有效途徑一直都是通過降低成本和增加銷售額來實(shí)現(xiàn)的。但是，對(duì)于某些企業(yè)而言，銷售額不會(huì)在短期內(nèi)實(shí)現(xiàn)里程碑式的提升，實(shí)現(xiàn)利潤的唯一途徑就成了削減成本。或者說，只有削減成本才能有效提升銷售額。而隨著銷售額的增加，企業(yè)又可以在物資采購中占有更加主動(dòng)的地位，從而進(jìn)一步節(jié)省成本，提高利潤，由此形成良性循環(huán)。

物料采購的成本管理是企業(yè)抵抗競爭壓力的重要依靠。企業(yè)在發(fā)展過程中必然要面臨很多阻力和壓力。例如，企業(yè)必須與同行業(yè)的競爭對(duì)手展開市場爭奪，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的利潤，保護(hù)其員工的利益以實(shí)現(xiàn)整體增長。但在現(xiàn)在社會(huì)分工越來越細(xì)的情況下，有時(shí)企業(yè)之間是一種競爭與合作共存的關(guān)系，所以在控制成本時(shí)又要保持一種平衡，以降低風(fēng)險(xiǎn)為最主要的目的，又不能將壓力一味向外轉(zhuǎn)移。所以，為了在企業(yè)面臨巨大壓力時(shí)沖破圍困，必須加強(qiáng)成本控制，以使企業(yè)的利潤最大化，實(shí)現(xiàn)其業(yè)務(wù)合理發(fā)展的最終目標(biāo)。

三、企業(yè)物資采購成本控制面臨的主要問題

1.購買過程的問題

在企業(yè)物資采購管理中，采購流程設(shè)置和成本管理之間存在明顯的聯(lián)系。比如計(jì)劃和審查，就是企業(yè)物資采購過程中所必須面臨的問題。不規(guī)范的采購過程不利于企業(yè)的發(fā)展。相關(guān)研究表明，不少企業(yè)生產(chǎn)物資的分配主要基于分散采購，而不是根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行的集體采購。這種采購方法可以加快某些物資的分配，但會(huì)造成大量浪費(fèi)并增加企業(yè)生產(chǎn)成本。這同時(shí)也說明這些企業(yè)缺少有效的監(jiān)督和約束，容易出現(xiàn)腐敗等問題。

2.采購方式的問題

在企業(yè)物資采購過程中，采購方式對(duì)企業(yè)的成本管理有一定影響。從當(dāng)前主要的企業(yè)物資采購情況來看，不少企業(yè)的采購部門常用的采購方式是訂單、合同和招標(biāo)，不同采購方式之間存在一定差異。不合理的采購方式會(huì)對(duì)公司的成本管理產(chǎn)生負(fù)面影響。例如，辦公室中經(jīng)常使用的辦公物品，生產(chǎn)車間的少量零件和特殊設(shè)備一般都要按訂單生產(chǎn)，因?yàn)閿?shù)量少，定制化強(qiáng)。這種方法很簡單，但是一旦出現(xiàn)問題，也會(huì)帶來非常嚴(yán)重的影響。

3.采購人員的問題

對(duì)于一家企業(yè)的采購部門和財(cái)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人而言，他們與企業(yè)物資采購成本之間有著非常密切的關(guān)系。如果企業(yè)的采購人員缺乏專業(yè)的采購知識(shí)，缺乏比較和處理數(shù)據(jù)的實(shí)際分析能力，缺乏特定的談判技巧以及不能遵循嚴(yán)格的談判流程，則一定會(huì)影響公司的采購業(yè)務(wù)。當(dāng)企業(yè)的物資采購管理未在實(shí)際運(yùn)營條件下進(jìn)行并且未制定詳細(xì)的采購計(jì)劃時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)采購效率低下的問題，只能靠相關(guān)人員的具體工作去進(jìn)行調(diào)整和彌補(bǔ)。

四、企業(yè)物資采購風(fēng)險(xiǎn)因素

上述問題的存在，導(dǎo)致了企業(yè)物資采購過程中存在風(fēng)險(xiǎn)因素。物資采購是企業(yè)運(yùn)營的必要部分，物資采購可以是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所需的原材料和設(shè)備，此種物資的合理采購可以大大降低企業(yè)的成本，提高企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營效率。但是，這些物資的采購?fù)ǔＳ謺?huì)成為企業(yè)生產(chǎn)和運(yùn)營中的薄弱環(huán)節(jié)，因?yàn)橛械墓ぷ魅藛T可能會(huì)在企業(yè)物資采購的過程中濫用權(quán)力以謀取個(gè)人利益。總之，采購風(fēng)險(xiǎn)通常是指企業(yè)在物資采購過程中面臨的一系列意外情況。當(dāng)發(fā)生這些意外情況時(shí)，會(huì)給企業(yè)帶來一定的損失，從而影響企業(yè)的順利采購并可能導(dǎo)致運(yùn)營中斷。

1.合同風(fēng)險(xiǎn)

合同風(fēng)險(xiǎn)是指當(dāng)企業(yè)運(yùn)營發(fā)生變化時(shí)，必然會(huì)影響物資采購計(jì)劃的制定和執(zhí)行，并降低計(jì)劃的可行性，導(dǎo)致采購合同已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的情況。這必然會(huì)違反采購計(jì)劃的最初目標(biāo)。本質(zhì)上，這是市場風(fēng)險(xiǎn)與企業(yè)發(fā)展需求不一致，企業(yè)內(nèi)部沒有有效的監(jiān)督管理，合同不符合有關(guān)規(guī)定，協(xié)議不明確或者缺少相應(yīng)條款，導(dǎo)致企業(yè)面臨違反合同的風(fēng)險(xiǎn)。

2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)

質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)是指由于質(zhì)量原因而產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。如果所購物資不符合企業(yè)的質(zhì)量要求，則此次采購肯定是無效的。這不僅浪費(fèi)人力和財(cái)力，更嚴(yán)重的是企業(yè)沒有得到質(zhì)量過硬且及時(shí)到位的物資，會(huì)直接影響到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)是采購風(fēng)險(xiǎn)中非常重要的部分，直接決定企業(yè)產(chǎn)品的生產(chǎn)量或最終質(zhì)量，必須嚴(yán)加注意。

3.意外風(fēng)險(xiǎn)

意外一般是由不可抗力造成的。企業(yè)購買物資時(shí)可能會(huì)發(fā)生某些意外。在這些意外中，人為意外是其中一種可能性，有些則是由于自然或經(jīng)濟(jì)原因造成的。這些意外的情況統(tǒng)稱為意外風(fēng)險(xiǎn)。例如，如果是物流單位在物資購買后的輸送過程中發(fā)生事故，則企業(yè)所購買的物資不能按時(shí)到達(dá)交貨地點(diǎn)，或者導(dǎo)致部分損失，同樣也應(yīng)該算作物資采購中的意外風(fēng)險(xiǎn)。

4.庫存風(fēng)險(xiǎn)

以上所有風(fēng)險(xiǎn)，最終都會(huì)導(dǎo)致庫存的風(fēng)險(xiǎn)。試想，如果出現(xiàn)了質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)或者意外風(fēng)險(xiǎn)，那么在驗(yàn)收過程中，物資的數(shù)量和質(zhì)量都會(huì)出現(xiàn)問題，比如數(shù)量不足，質(zhì)量過差，或者數(shù)量和質(zhì)量都存在問題，最后導(dǎo)致庫存不足，生產(chǎn)中斷。又如合同風(fēng)險(xiǎn)，如果合同條款出現(xiàn)了錯(cuò)誤，造成庫存過多，又會(huì)增加庫存成本。

五、企業(yè)物資采購成本控制措施

1.明確流程，減少浪費(fèi)

從基礎(chǔ)管理工作的角度出發(fā)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，合理選擇合作伙伴，建立詳細(xì)的考核體系。對(duì)于已經(jīng)決定了供應(yīng)商且建立了供應(yīng)商評(píng)估系統(tǒng)的企業(yè)，采購人員必須填寫標(biāo)準(zhǔn)文件，并對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估評(píng)價(jià)機(jī)制隨市場變革不斷完善。對(duì)于企業(yè)物資采購體系來講，企業(yè)應(yīng)將強(qiáng)化物資采購過程的相關(guān)制度組建置于首位，以科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度建立完善物資采購管理體系，并在確保采購過程均履行該制度體系的前提下，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)一步改革完善。而在現(xiàn)代物資采購管理之中，企業(yè)與供應(yīng)商互為合作關(guān)系，基于此，企業(yè)可適當(dāng)擴(kuò)大物資采購人員的權(quán)利，以應(yīng)對(duì)緊急情況的發(fā)生。此外，為防止腐敗問題的出現(xiàn)，企業(yè)可通過開放和分散采購流程，同時(shí)建立相應(yīng)的系統(tǒng)權(quán)限和決策系統(tǒng)，以防止采購人員獲得超出工作需要的決策權(quán)。

企業(yè)可在物資采購的過程之中，采取多重控制手段并施，來對(duì)物資采購過程進(jìn)行強(qiáng)化控制。例如，以改變企業(yè)運(yùn)營機(jī)制，適應(yīng)市場變革；對(duì)供應(yīng)商選擇方面，優(yōu)選信譽(yù)較佳者，優(yōu)化物資采購質(zhì)量；強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制，以應(yīng)對(duì)內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)因素；對(duì)企業(yè)流程管理規(guī)則進(jìn)一步完善，使流程在簡化的同時(shí)，提升效率。

2.利用信息，不斷優(yōu)化

隨著信息化的飛速發(fā)展，企業(yè)物資采購人員需要應(yīng)時(shí)代變革創(chuàng)新采購方式，充分利用信息技術(shù)，提高采購?fù)该鞫?，做好物資采購監(jiān)管工作。物料采購的監(jiān)督必須針對(duì)所有人進(jìn)行，以免損害企業(yè)利益。采購人員必須充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)來掌握企業(yè)的采購價(jià)格、數(shù)量和供應(yīng)商狀況。而信息網(wǎng)絡(luò)的開放性優(yōu)勢可以擴(kuò)大監(jiān)管范圍，確保采購的質(zhì)量，規(guī)范物資的采購程序，減少采購過程中的人為破壞，并有效減少采購中的腐敗情況。有些企業(yè)已針對(duì)上述情況建立起綜合物資采購管理信息平臺(tái)，以“互聯(lián)網(wǎng)+采購”模式促進(jìn)物資采購信息的統(tǒng)籌規(guī)劃，用戶可在平臺(tái)中查閱具有綜合性、公開性的物資采購信息。此外，企業(yè)應(yīng)組建專門的物資采購系統(tǒng)小組對(duì)平臺(tái)進(jìn)行日常維護(hù)與系統(tǒng)調(diào)查資料補(bǔ)充，并對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行綜合評(píng)估。企業(yè)采購人員應(yīng)該主動(dòng)提出各種解決方案，例如系統(tǒng)設(shè)計(jì)和業(yè)務(wù)流程，并為物資采購系統(tǒng)創(chuàng)建應(yīng)急或備用方案。采購人員通過ERP系統(tǒng)進(jìn)行工作，以執(zhí)行數(shù)據(jù)處理的方式進(jìn)行采購，以滿足現(xiàn)代化的采購要求。

3.培育人才，加強(qiáng)力量

專業(yè)的采購人員對(duì)于降低企業(yè)的物資采購成本非常重要。企業(yè)必須認(rèn)真執(zhí)行科學(xué)合理的物資采購管理規(guī)則，要求物資采購管理人員必須都具備相應(yīng)的專業(yè)能力。為此，企業(yè)必須面向員工安排適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)任務(wù)，必要時(shí)要改變采購人員的角色，提高他們的物資采購成本分析技能和專業(yè)知識(shí)。物資采購人員則需要定期收集外部信息，必要情況下國內(nèi)和國外相應(yīng)物資的價(jià)格信息都必須掌握，并據(jù)此進(jìn)行物資信息的組織和匯總。此外，物資采購人員還必須積極與審核部門進(jìn)行溝通，以糾正任何反映出來的問題。這是企業(yè)進(jìn)行采購管理業(yè)務(wù)技能專業(yè)培訓(xùn)的第一步。培訓(xùn)的目的是使采購人員熟悉采購工作流程，讓他們能夠有更加長遠(yuǎn)的目標(biāo)，從而提高物資采購的質(zhì)量和效率。在對(duì)人員的培訓(xùn)過程中，要鼓勵(lì)人員將所學(xué)知識(shí)應(yīng)用到實(shí)踐中去，不斷提高采購工作的效率，幫助他們將理論和實(shí)際緊密聯(lián)系起來。

六、企業(yè)物資采購風(fēng)險(xiǎn)因素管控

1.完善企業(yè)物資采購制度

企業(yè)應(yīng)明確采購人員的職責(zé)和權(quán)限，并建立起采購人員的輪換制度。另外，還要改進(jìn)審批、確認(rèn)和其他相關(guān)流程。也就是說，企業(yè)必須根據(jù)實(shí)際情況建立科學(xué)合理的物資采購體系，以此構(gòu)筑合理的物資采購基礎(chǔ)，建立起以自身為本的物資質(zhì)量體系，使企業(yè)能夠有效制定采購計(jì)劃，控制采購材料的質(zhì)量和成本。

2.建立穩(wěn)定物資供應(yīng)體系

對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行優(yōu)化，或者建立穩(wěn)定的供應(yīng)商系統(tǒng)是進(jìn)行物資采購風(fēng)險(xiǎn)管理和整個(gè)采購過程中非常重要的環(huán)節(jié)。企業(yè)或物資采購人員應(yīng)認(rèn)真驗(yàn)證供應(yīng)商的資格和聲譽(yù)，據(jù)此對(duì)供應(yīng)商目錄進(jìn)行不斷的更新，以保證供應(yīng)商信息的真實(shí)性和及時(shí)性。當(dāng)新的供應(yīng)商進(jìn)入市場時(shí)，企業(yè)物資采購人員必須與之建立起緊密聯(lián)系，對(duì)供應(yīng)物資目錄和供應(yīng)商目錄進(jìn)行調(diào)整，然后在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候執(zhí)行批準(zhǔn)程序。在獲得批準(zhǔn)之后，可通過指定合格的中介機(jī)構(gòu)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行信用檢查，作為最終的確認(rèn)。另外，企業(yè)物資采購人員還要定期評(píng)估供應(yīng)商提供的物資或服務(wù)的質(zhì)量、價(jià)格、交貨日期、交貨條件、信用狀態(tài)等，并根據(jù)對(duì)供應(yīng)商的管理審核結(jié)果，提出需要?jiǎng)h除或更換的供應(yīng)商清單。而且，這一步驟也必須經(jīng)過批準(zhǔn)，才能對(duì)供應(yīng)商最終進(jìn)行相應(yīng)選擇和調(diào)整，并做好記錄，保持供應(yīng)商管理的完整性與科學(xué)性。

3.充分發(fā)揮合同管理作用

有效的物資采購管理必須集合多個(gè)部門的力量，而合同管理是多部門合作所瞄準(zhǔn)的重中之重。物資采購部門的負(fù)責(zé)創(chuàng)建采購合同，評(píng)估內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)并執(zhí)行合同。合同管理部門則負(fù)責(zé)合同編號(hào)，執(zhí)行合同審批流程，組織多部門對(duì)合同進(jìn)行簽名以及最后的合同數(shù)據(jù)管理。需要物資的部門則應(yīng)該負(fù)責(zé)對(duì)合同的執(zhí)行監(jiān)督等。審計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)驗(yàn)證合同條款的合法性、嚴(yán)肅性和可執(zhí)行性，確定和控制合同含義，評(píng)估合同在簽署和批準(zhǔn)時(shí)的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)。在特殊情況下，不同部門應(yīng)該從不同渠道收集、整理和分析合同數(shù)據(jù)，各自存儲(chǔ)相關(guān)的書面文件，并在必要時(shí)與法務(wù)人員進(jìn)行聯(lián)合審查，采取必要的措施批準(zhǔn)和解決合同的修改或終止等問題。

4.信息集成實(shí)施科學(xué)采購

生產(chǎn)、銷售、采購和財(cái)務(wù)等每個(gè)管理系統(tǒng)都是獨(dú)立的，它們的集成促進(jìn)了業(yè)務(wù)和信息資源的交換。銷售計(jì)劃、物資消耗、企業(yè)預(yù)算等信息對(duì)采購人員的工作都是有利的。為此，企業(yè)應(yīng)該建立可行的采購績效評(píng)估，以此為基礎(chǔ)來建立科學(xué)合理的指標(biāo)體系，提高采購部門和采購人員的工作效率。企業(yè)還可以根據(jù)自身?xiàng)l件設(shè)計(jì)可實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)?？冃гu(píng)估的主要目的是增加采購績效的可執(zhí)行性?；趯?duì)物資市場和企業(yè)自己的長期計(jì)劃的全面了解，以降低總成本為目標(biāo)，執(zhí)行戰(zhàn)略性的采購計(jì)劃，并與長期供應(yīng)商形成互利共贏的伙伴關(guān)系，降低合作中斷的風(fēng)險(xiǎn)，提升公司的核心競爭力。

隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國企業(yè)的采購成本及風(fēng)險(xiǎn)控制體系也逐步標(biāo)準(zhǔn)化，企業(yè)相關(guān)物資采購人員必須認(rèn)識(shí)到物資采購在企業(yè)中所處的重要地位。企業(yè)也應(yīng)在順應(yīng)市場環(huán)境的條件下，根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，控制物資采購成本良性發(fā)展，確定物資采購業(yè)務(wù)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，探尋滿足供需要求的同時(shí)降低物資采購成本的平衡點(diǎn)。同時(shí)，還需針對(duì)各崗位的只能要求對(duì)相關(guān)從業(yè)者進(jìn)行理論素質(zhì)與實(shí)踐能力的培養(yǎng)與提升，從而進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)物資成本管理，促進(jìn)企業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展。