信息化背景下文書檔案管理工作路徑探析

文｜尹延峰 陳 穎

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息化時代全面到來，當(dāng)前文書檔案管理工作也必須充分順應(yīng)時代發(fā)展變革的趨勢，積極促進(jìn)信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展完善。信息化背景之下文書檔案管理工作必須加強(qiáng)信息化管理建設(shè)，提升文書檔案管理的質(zhì)量效果，促進(jìn)工作實(shí)效性的提升，充分增強(qiáng)文書檔案的利用效率。本文針對信息化背景下文書檔案管理工作存在的一些問題展開具體分析，同時提出有效創(chuàng)新的路徑，以供參考。

一、文書檔案管理工作在信息化背景下存在的問題

（一）信息化建設(shè)仍然存在比較大的提升空間

當(dāng)前發(fā)展階段，基于信息化背景下的文書檔案管理工作的開展過程中，一些單位依然缺乏對于文書檔案信息化建設(shè)與發(fā)展的重要意義的客觀認(rèn)知，因此實(shí)際在這一方面給予的資源投入力度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，直接限制了文書檔案信息化管理平臺的建設(shè)與發(fā)展進(jìn)程。一些單位并未針對文書檔案管理信息化系統(tǒng)平臺建設(shè)設(shè)立專項(xiàng)資金扶持，因此在具體的軟硬件配套系統(tǒng)設(shè)施設(shè)備建設(shè)方面依然不夠完善，系統(tǒng)平臺搭建缺乏先進(jìn)性，這些問題都使得文書檔案管理工作過程中存在很多問題，當(dāng)下信息化建設(shè)依舊有待進(jìn)一步提升完善。

（二）文書檔案管理工作人員的信息化技術(shù)水平有待提升

當(dāng)下文書檔案管理工作缺乏足夠的創(chuàng)新性，一些單位文書檔案管理的工作人員盡管熟悉了解傳統(tǒng)的管理模式和方法，然而信息化管理技術(shù)方面缺乏扎實(shí)的理論基礎(chǔ)，同時在實(shí)踐操作方面也表現(xiàn)出技能的不足，因此文書檔案管理工作的員工綜合職業(yè)素養(yǎng)需要進(jìn)一步培養(yǎng)和提升。與此同時，一些管理人員日常缺乏學(xué)習(xí)積極性，對于信息技術(shù)方面的知識學(xué)習(xí)興趣不佳，設(shè)文書檔案管理工作人員不能夠充分適應(yīng)并滿足文書檔案信息化管理的基本要求，導(dǎo)致文書檔案信息管理平臺建設(shè)后也難以充分發(fā)揮其本身的價值和作用。

（三）文書檔案信息化管理的保密措施有待加強(qiáng)

文書檔案管理工作的核心要點(diǎn)在于保障檔案信息的安全，防止文書檔案的內(nèi)容和信息發(fā)生外泄等風(fēng)險。然而，根據(jù)當(dāng)下文書檔案信息化管理過程中的實(shí)際情況分析而言，一些單位在建設(shè)文書檔案信息化管理系統(tǒng)方面所采取的的保密舉措不夠到位，需要進(jìn)一步加強(qiáng)保密管理。文書檔案信息化管理平臺并未配套足夠健全的安全防護(hù)機(jī)制，比如，防火墻軟件自身功能開發(fā)并不完善，使得單位文書檔案發(fā)生非法侵?jǐn)_風(fēng)險性較大，容易導(dǎo)致信息泄露問題，從而為單位帶來不必要的損失和風(fēng)險。

二、信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新路徑分析

（一）加強(qiáng)對文書檔案管理信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識

單位內(nèi)部從上至下首先應(yīng)當(dāng)樹立足夠的意識，充分認(rèn)知到文書檔案信息管理的重要性，了解并重視文書檔案信息化建設(shè)的意義和價值，有關(guān)管理者以及工作人員必須充分認(rèn)知并重視文書檔案信息化管理的作用，加強(qiáng)單位內(nèi)部的教育宣傳引導(dǎo)工作，全面普及文書檔案信息化管理的具體作用。在此基礎(chǔ)上單位內(nèi)部必須營造積極良好的氛圍和環(huán)境，為信息化平臺搭建提供有利條件，全面支持文書檔案信息化建設(shè)工作的順利開展和落實(shí)。單位內(nèi)部管理者必須在日常管理工作內(nèi)容中以及單位戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃中融合文書檔案管理信息化建設(shè)的重要目標(biāo)，并將這一目標(biāo)當(dāng)作單位長遠(yuǎn)發(fā)展的重要工作內(nèi)容，從而充分保障文書檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程的快速推進(jìn)，促進(jìn)文書檔案管理工作能夠充分適應(yīng)當(dāng)前新時代的發(fā)展需求。

（二）積極構(gòu)建完善的文書檔案信息化管理系統(tǒng)

文書檔案管理工作質(zhì)量和效率的充分提升，充分發(fā)揮文書檔案的利用價值，單位必須建設(shè)健全的文書檔案信息化管理平臺，而要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)單位首先要設(shè)置專項(xiàng)資金，用以保障文書檔案信息化系統(tǒng)平臺的建設(shè)與完善，同時給予更大力度的資源支持，保障系統(tǒng)平臺軟硬件設(shè)施設(shè)備的有效建設(shè)，充分支持信息化系統(tǒng)平臺的搭建，具體可以根據(jù)實(shí)際情況向單位內(nèi)部或者上級領(lǐng)導(dǎo)部門進(jìn)行資金的申請和審批。同時在建設(shè)平臺過程中，專項(xiàng)資金使用管理必須加強(qiáng)規(guī)范，必須要堅持?？顚Ｓ玫脑瓌t，防止非法挪用資金或者占用資金等情況發(fā)生，如果發(fā)生必須予以嚴(yán)肅的規(guī)范處理。在具體配備相應(yīng)的軟硬件設(shè)施設(shè)備時，應(yīng)當(dāng)重視其先進(jìn)性，必須要保障能夠充分滿足信息化背景下的發(fā)展需求。此外，還必須組織定期的系統(tǒng)平臺維修以及升級管理工作，加強(qiáng)信息化系統(tǒng)平臺的日常維護(hù)管理，保障單位文書檔案管理工作能夠更加順利有序地開展落實(shí)，同時能夠充分適應(yīng)時代發(fā)展的基本需求。文書檔案信息化管理平臺的建設(shè)與發(fā)展，有助于提升文書檔案管理利用的效率，為使用者提供更大的便利，通過信息化管理平臺查找文書檔案時，使用者只需要在平臺搜索欄中輸入具體的關(guān)鍵詞，就可以非常精準(zhǔn)地檢索出自己所需要的檔案信息和位置，有效提升檔案管理工作的效率。

（三）進(jìn)行文書檔案的分級管理

信息化背景下的文書檔案管理信息化建設(shè)，必須要通過多元角度來實(shí)施，針對文書檔案的具體類型加以劃分，通過實(shí)施分級管理的制度，針對具備相應(yīng)保密價值的重要文書檔案，必須設(shè)置較高的檔案管理保密要求，提升檔案保密管理的水平。比如，針對單位的文書檔案信息化管理系統(tǒng)平臺的管理權(quán)限設(shè)置而言，應(yīng)當(dāng)針對不同情況設(shè)置多層次的密鑰保護(hù)舉措，針對性的設(shè)置相應(yīng)的使用權(quán)限，保障真正符合調(diào)閱有關(guān)文書檔案資料的工作人員，才可以有權(quán)查閱并使用這些重要的保密文書檔案。同時，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)防火墻的建設(shè)與完善，對于一些潛在的安全風(fēng)險可能應(yīng)當(dāng)預(yù)設(shè)防范措施，如果發(fā)生非法侵?jǐn)_文書檔案信息系統(tǒng)的情況，系統(tǒng)也可以直接進(jìn)行管理，同時發(fā)出相應(yīng)的預(yù)警提示。一旦系統(tǒng)遇到私自下載相應(yīng)文書檔案的情況，或者發(fā)生超時登錄的情況時，系統(tǒng)可以直接自動關(guān)閉，從而有效防止重要檔案信息發(fā)生泄密等風(fēng)險問題。在內(nèi)部管理制度規(guī)范中，低級別員工因?yàn)楣ぷ餍枰仨氃郊壊殚営嘘P(guān)文書檔案的情況下，也必須要經(jīng)過向上級主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行申請審批的環(huán)節(jié)，獲取上級審批授權(quán)后，才可以查閱相關(guān)密級檔案資料。

（四）提升文書檔案管理人員的整體素質(zhì)

單位文書檔案管理工作質(zhì)量和效果在很大程度上與文書檔案管理工作人員自身的綜合素質(zhì)能力有直接關(guān)系。信息化時代背景之下，文書檔案管理工作質(zhì)量和效率的有效改善與提升，單位必須定期組織針對文書檔案管理部門人員的專項(xiàng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，通過加強(qiáng)文書檔案管理的理論知識學(xué)習(xí)之外，還必須加強(qiáng)對于單位文書檔案管理信息化技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)。單位內(nèi)部可以定期組織相應(yīng)的素質(zhì)能力考核測試，同時配合相應(yīng)的獎懲管理制度，明確獎罰措施，針對表現(xiàn)優(yōu)異的員工應(yīng)當(dāng)給予一定的物質(zhì)或者精神方面的獎勵，而對于考核不達(dá)標(biāo)的員工，也必須予以一定的懲罰，通過科學(xué)合理的考核激勵，調(diào)動文書檔案管理工作人員自身的學(xué)習(xí)熱情和主觀能動性，有效加強(qiáng)文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)能力，充分加強(qiáng)思政教育引導(dǎo)工作，增強(qiáng)文書檔案管理工作人員自身的職業(yè)道德素養(yǎng)，同時幫助員工樹立工作責(zé)任心，有效保障文書檔案管理工作效率和質(zhì)量的全面提升。

總而言之，當(dāng)前信息化時代背景下，文書檔案管理工作也面臨全新的挑戰(zhàn)和發(fā)展要求，為了有效加強(qiáng)文書檔案管理工作的質(zhì)量提升，必須加強(qiáng)文書檔案信息化管理建設(shè)，促進(jìn)文書檔案管理工作的信息化系統(tǒng)平臺搭建，加強(qiáng)工作模式方法的創(chuàng)新優(yōu)化，充分重視信息化技術(shù)優(yōu)勢的應(yīng)用，積極建設(shè)并完善文書檔案信息化管理系統(tǒng)平臺，加強(qiáng)保密管理機(jī)制的建設(shè)，重視對于文書檔案信息化管理工作人員能力素養(yǎng)的培訓(xùn)，有效提升文書檔案管理保存的質(zhì)量水平，充分節(jié)約文書檔案管理的人力時間成本以及有效降低工作人員的工作量，加強(qiáng)文書檔案資有效利用率，充分發(fā)揮信息化管理系統(tǒng)平臺的重要家之和作用，進(jìn)一步保障文書檔案管理工作更加高效有序地發(fā)展推進(jìn)。