石油單位干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設研究

文｜陳 燕 童秀琴

目前，我國經(jīng)濟社會發(fā)展逐漸進入新階段，石油行業(yè)也開始面臨市場競爭。在這種情況下，為盡可能完善內(nèi)部運營與管理體系，石油單位需要重視干部人事檔案的科學管理。通過將數(shù)字化技術整合至管理流程內(nèi)，可以利用信息化系統(tǒng)實現(xiàn)高效率、高質(zhì)量管理目標，對于石油單位未來人事管理具有重要意義。本文主要針對石油單位應用數(shù)字化信息系統(tǒng)管理干部人事檔案進行深入研究，以供參考。

在新時代背景下，干部人事檔案對于內(nèi)部運營活動的重要性逐漸凸顯。石油單位需要積極應對行業(yè)變化，并致力于開展數(shù)字化革新活動，使信息系統(tǒng)能夠取代傳統(tǒng)人事檔案管理體系，達到提升工作質(zhì)量的目標。通過分析當前管理現(xiàn)狀并明確數(shù)字化信息系統(tǒng)的概念與應用價值，可以為石油單位建設相關體系提供重要參考，具有正面影響意義。

一、石油單位管理干部人事檔案現(xiàn)狀簡析

（一）應用軟件存在兼容性問題

當前，石油單位針對干部人事檔案進行管理的過程中，往往會出現(xiàn)軟件開發(fā)缺陷問題或通用性問題，最終導致實際管控效果不理想，甚至無法達到人工干預級別。干部人事檔案的管理需求在區(qū)域不同或單位運營狀態(tài)不同的情況下，可能會產(chǎn)生一定程度的差異。雖然大部分石油單位在數(shù)字化革新趨勢影響下，已經(jīng)開始逐步應用信息系統(tǒng)進行處理。但由于在開發(fā)過程中沒有充分考慮軟件的通用性與可靠性，導致實際部署的數(shù)字化管控系統(tǒng)無法正常應用，容易引發(fā)檔案保存不當甚至丟失等問題。此外，由于通用程度較差，石油單位與其他單位之間仍然需要進行兼容性處理，否則可能會導致傳輸受阻甚至識別出錯等問題，嚴重影響干部人事檔案管理效率。

（二）管理規(guī)范化程度不足

干部人事檔案相對于普通檔案存在一定程度的復雜化特征，由于環(huán)境條件或工作成本限制，一部分石油單位沒有注重檔案的標準化處理與規(guī)章制度建設。在這種情況下，實際檔案管理效果可能會受到不良影響，最終導致丟失或無法追溯等情況出現(xiàn)。此外，一些檔案管理人員存在缺乏職業(yè)精神或業(yè)務能力不到位問題，這些因素都會對干部人事檔案的管理造成負面影響，不利于未來進一步展開相關工作。

（三）管理模式過于陳舊

目前，一些石油單位仍然處于傳統(tǒng)人事檔案管理模式下。此類模式主要應用計算機平臺硬盤或光盤進行存儲，沒有考慮到后續(xù)數(shù)字化共享需求，同時也沒有為查詢工作提供便利條件。這種經(jīng)典體系雖然安全性較高，但整體檔案管理難度較大、成本消耗較多，同時不利于后續(xù)管理工作展開。因此，傳統(tǒng)干部人事檔案管理實質(zhì)上已經(jīng)不再適用于當前石油單位運營環(huán)境，需要及時采取革新措施進行處理。

（四）工作團隊專業(yè)素養(yǎng)不到位

目前，負責干部人事檔案管理工作的團隊往往存在專業(yè)素養(yǎng)不到位的負面問題。受限于老齡化或人才素質(zhì)影響，石油單位推行數(shù)字化信息檔案管理方式可能會受到一定程度的阻礙，無法正確部署相關策略。信息化操作流程對于人員的專業(yè)素養(yǎng)具有一定程度的要求，若沒有滿足相關標準，有可能導致操作失誤問題出現(xiàn)，引發(fā)干部人事檔案外泄、丟失，不利于保障石油單位人事管理工作正常展開。

二、數(shù)字化檔案系統(tǒng)概念作用探究

目前，信息技術在社會中的應用價值逐漸得到了廣泛重視，其能夠在各行各業(yè)得到科學部署，全面提高工作效率與質(zhì)量，降低基礎成本消耗，實現(xiàn)經(jīng)濟價值增長目標，石油單位同樣也不例外。在石油單位日常運營過程中，其需要處理大量干部人事檔案信息。若檔案管理出現(xiàn)問題，便會對后續(xù)進一步工作造成不良影響。在傳統(tǒng)檔案管理條件下，執(zhí)行日常管控工作需要消耗大量人力成本，同時也會導致工作時間增加，不利于石油單位人事部門正常展開管理工作。部分單位從事檔案管理工作的人員較少，容易出現(xiàn)處理失誤的負面問題，因此干部人事檔案管理的難度相對較高。通過在石油單位應用數(shù)字化信息系統(tǒng)，構建干部人事檔案管理體系，能夠使相關信息得到精確處理，為查詢、整理、歸類活動提供重要支持，進而形成完整、客觀的數(shù)字化檔案存儲庫。同時，數(shù)字化檔案系統(tǒng)基于權限體系構建，可以通過專業(yè)管理方法，實現(xiàn)安全有序應用目標。常規(guī)情況下，人事檔案包括報表、管理信息、重要記錄等內(nèi)容。干部人事檔案相對于一般檔案對于原始記錄的重視程度較高，同時其還需要從后續(xù)追溯角度出發(fā)，確保能夠為相關活動提供具有參考意義的信息。通過采用數(shù)字化技術構建檔案管理系統(tǒng)，可以為干部人事自動化管理體系提供重要支持。在數(shù)字化調(diào)控狀態(tài)下，相關模塊能夠自動生成應用資料，并進行分類處理，同時在實際應用階段，數(shù)字化干部人事檔案系統(tǒng)還可以從篩選排序角度出發(fā)，進一步強化石油單位對相關信息的管控質(zhì)量，從多個層次上提高整體控制效果。除此之外，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具有無紙化特性，其能夠使石油單位擺脫傳統(tǒng)內(nèi)容處理方式，為現(xiàn)代化革新與發(fā)展提供基礎條件。因此，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在當前石油單位管理干部人事信息過程中屬于較為關鍵的發(fā)展趨勢之一，其可以解決傳統(tǒng)體系下存在的諸多問題，有利于強化管理質(zhì)量，為后續(xù)工作效率與檔案安全性提升夯實環(huán)境條件，具有正面影響意義。

三、石油單位干部人事檔案建設數(shù)字化信息管理系統(tǒng)方式研究

（一）提高系統(tǒng)兼容性與規(guī)范性

為實現(xiàn)數(shù)字化信息管理目標，石油單位應當從軟件平臺角度入手，結合干部人事檔案管控需求，對其進行科學改進與優(yōu)化。為避免兼容性出現(xiàn)負面問題，石油單位應當根據(jù)中央組織部提倡相關信息，結合信息結構基礎標準，構建干部人事檔案管控平臺。通過此類方式，規(guī)避數(shù)據(jù)結構與共享互通層面存在的兼容性問題。此外，軟件處理人事檔案信息的方式也應當充分考慮兼容性。例如文本、視頻、圖片需要采取通用格式，盡可能避免二次轉(zhuǎn)換問題出現(xiàn)。同時，系統(tǒng)標準也應當進行適當改進，確保后續(xù)接入共享平臺能夠達到高效率、高質(zhì)量管控目標，使石油單位能夠充分利用數(shù)字化信息管理系統(tǒng)。

（二）積極采用先進技術解決方案

在構建數(shù)字化信息管理系統(tǒng)的過程中，石油單位需要注重應用先進解決方案，避免技術過于陳舊，導致后續(xù)升級成本增加或管控出現(xiàn)錯漏問題。通常情況下，干部人事檔案管理需要應用數(shù)據(jù)庫、多媒體處理、互聯(lián)網(wǎng)兼容等數(shù)字化模塊。在建立相關數(shù)據(jù)庫的過程中，應當采用分布式架構，盡可能強化其應用效率，避免在調(diào)取檔案時出現(xiàn)延遲過高或加載不完全等問題。同時，還需要注重多媒體信息的存儲與處理方式。建設階段可以從大流量、高并發(fā)角度入手，確保信息調(diào)用流程能夠順利展開，防止系統(tǒng)由于壓力過大導致負面問題出現(xiàn)。在掃描相關檔案的過程中，可以采用高清晰設備進行操作，使干部人事檔案能夠得到正確處理，提高后續(xù)數(shù)字化管理效率與質(zhì)量。

（三）完善相關建設規(guī)劃

數(shù)字化信息系統(tǒng)建設階段，石油單位需要從干部人事檔案管理需求角度出發(fā)，綜合考慮相關建設方案，避免執(zhí)行階段出現(xiàn)不合理問題。例如，根據(jù)石油單位內(nèi)部情況與運營狀態(tài)，分析建設周期與資金投入需求。同時，還應當對網(wǎng)絡架構部署進行綜合研究，確保數(shù)字化信息系統(tǒng)的基礎功能可以得到正確運行。在建設系統(tǒng)時，石油單位需要及時錄入干部人事檔案內(nèi)容，并在規(guī)范、制度化框架下，設置科學處理條例，保證相關檔案的安全性。此外，系統(tǒng)建設需要注重測試工作。通過對其進行預測試，能夠最大限度降低實際投入運行后出現(xiàn)不良問題的概率，有利于強化人事檔案管理效果。

（四）注重部門建設工作協(xié)調(diào)

干部檔案信息內(nèi)容通常涉及到石油單位內(nèi)部多個部門，對于實際運營活動具有不可忽視的影響。因此，為盡可能強化系統(tǒng)建設效果，應當結合部門實際情況，通過研討會議等方式，探索數(shù)字化信息管理方案應當具備的基礎功能。同時，這一途徑還可以為系統(tǒng)提供定制設計方向，有利于界定各部門之間對于檔案的應用權限與管理義務，從而大幅提高檔案管控效果，對于后續(xù)進一步展開建設活動具有指導性意義。

（五）規(guī)范數(shù)字化系統(tǒng)建設

為科學建設數(shù)字化檔案應用系統(tǒng)，石油單位應當從相關管理條例角度入手，確保職工能夠明確數(shù)字化管理工作需要遵循的基礎細節(jié)。通過此類方式，使數(shù)字化檔案系統(tǒng)達到最佳應用效果，盡可能降低出現(xiàn)不良問題的概率。在這一過程中，石油單位需要對系統(tǒng)的內(nèi)在邏輯進行科學設置，明確主要操作流程，進一步提高干部人事檔案管理效率。同時，石油單位還需要鼓勵職工人員自發(fā)探索數(shù)字檔案系統(tǒng)應用方式，并將漏洞提交至管理層，為檔案管理改革添磚加瓦。

（六）注重系統(tǒng)體系建設

通常情況下，數(shù)字化信息管理系統(tǒng)運行需要涉及諸多環(huán)節(jié)，包括制作、傳送、歸檔、存儲、銷毀等。這些環(huán)節(jié)在傳統(tǒng)條件下可以根據(jù)職工經(jīng)驗進行處理，但在數(shù)字化系統(tǒng)中則必須按照規(guī)范條件執(zhí)行，才能夠達到正常操作目標。因此，石油單位需要建立科學規(guī)章應用體系，使職工可以明確干部人事檔案的數(shù)字化管理規(guī)律，并結合實際業(yè)務情況，對存儲與后續(xù)環(huán)節(jié)進行規(guī)劃，從源頭提高整體工作效果。在當前石油單位運營條件下，數(shù)字化檔案系統(tǒng)的應用需要在長時間內(nèi)維持與紙質(zhì)檔案的共存狀態(tài)。此類狀態(tài)有可能會導致諸多問題產(chǎn)生。因此，石油單位需要依靠規(guī)章制度展開過渡，確保干部人事檔案信息化管理體系能夠正常落實。

（七）科學整理干部人事檔案

為踐行數(shù)字檔案系統(tǒng)體系，石油單位需要進一步整理干部人事檔案，從根源層面強化管理效果。在這一過程中，石油單位需要將干部人事檔案信息整理為數(shù)字化文檔，同時采用多樣化文件類型，豐富數(shù)字檔案系統(tǒng)存儲內(nèi)容，為后續(xù)進一步應用夯實基礎條件。例如，將檔案分為文本、圖片、視頻等多個基礎類型，并采用不同的數(shù)字化格式保存。這些格式各自存在不同的技術優(yōu)勢，在應用過程中需要結合實際情況進行探索，確保整體收集效果達到理想標準。同時，石油單位還需要鼓勵各個部門結合實際工作情況，對干部人事檔案進行科學整理，實現(xiàn)理想管控目標。通常情況下，數(shù)字文檔具有易修改、易復制的基礎特征。因此，石油單位需要注重保護措施的應用，通過設置讀取修改權限等措施，避免管理工作出現(xiàn)意外情況，提高檔案處理質(zhì)量。

（八）建設科學可靠系統(tǒng)流程

在建設數(shù)字干部人事檔案管理系統(tǒng)時，石油單位機構需要結合實際標準，展開統(tǒng)一化處理活動，確保數(shù)字檔案能夠得到科學整理與歸檔。同時，石油單位還需要結合實際情況，對信息的管理標準進行規(guī)劃，包括檔案質(zhì)量標準、歸檔需求、卷宗基礎劃分體系、分類細節(jié)等。通過此類方式，使干部人事檔案能夠按照規(guī)范完成有序處理，避免數(shù)字檔案系統(tǒng)出現(xiàn)混亂問題。在實踐工作中，石油單位相關人員應當按照預定原則與應用措施，對干部人事檔案進行科學整理，包括分類、程序、編目處理等。待相關流程結束后，即可進行存儲處理，使其能夠傳輸至數(shù)據(jù)庫內(nèi)部，實現(xiàn)備份目標。在長期應用數(shù)字文檔管理系統(tǒng)時，石油單位需要做好歸檔途徑的分類，并按照內(nèi)部部門統(tǒng)一規(guī)定進行處理，避免出現(xiàn)混淆問題。同時，為確保干部人事檔案管理安全性符合需求，還需要對網(wǎng)絡處理途徑進行嚴格管控，并對檔案信息的真實性與可靠性進行核查，強化整體管理質(zhì)量。在這一過程中，若條件允許，則需要對干部人事數(shù)字化檔案的實際可讀性與保密級別展開科學鑒定，防止出現(xiàn)篡改文檔的負面問題。

（九）注重人員隊伍專業(yè)素養(yǎng)建設

以往，石油單位管理層對干部人事檔案的管理工作重視程度不夠，因此相關職工的操作技能往往不受到重視。然而，全新的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)對于人員操作技能要求較高，同時還需要其具備良好的專業(yè)知識。因此，為實現(xiàn)建設數(shù)字檔案管理體系的目標，石油單位需要從根源層面出發(fā)，探索數(shù)字檔案管理人員隊伍的建設方式，確保相關工作能夠正常開展，避免由于實際管理操作出現(xiàn)負面情況。在這一過程中，石油單位可以通過定期組織培訓等措施，使人員相關技能得到充分訓練，提高計算機操作應用水平。同時，還需要從人員考核角度出發(fā)，對數(shù)字檔案管理技能與知識水平進行全面考核，確保數(shù)字檔案管理體系能夠維持正常運轉(zhuǎn)，保障干部人事檔案管理效果。

石油單位針對干部人事檔案進行管理的過程中，數(shù)字化屬于重要發(fā)展方向之一。通過明確數(shù)字化信息管理系統(tǒng)的建設與部署途徑，能夠為石油單位提供重要參考信息，使干部人事檔案得到科學管理，降低不良問題出現(xiàn)概率，實現(xiàn)理想處理目標。