加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新

文｜安 然

現(xiàn)如今，在國(guó)家發(fā)展的過(guò)程中，科學(xué)技術(shù)水平顯著提升，為各個(gè)行業(yè)的發(fā)展提供了極大的助力。尤其是在計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展影響下，我國(guó)各個(gè)行業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，逐漸向著信息化的方向發(fā)展。同樣的，干部人事檔案管理行業(yè)也不例外，在信息技術(shù)的推動(dòng)下，逐漸邁向信息化的管理。但是在這個(gè)過(guò)程中，卻存在一定的問(wèn)題，導(dǎo)致干部人事檔案信息化管理的效果難以發(fā)揮，更是難以對(duì)人事管理創(chuàng)新提供助力。因此，就要分析加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新的相關(guān)內(nèi)容，分析加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理的意義和存在的問(wèn)題，采取相應(yīng)的措施。通過(guò)這樣的方式，保障人事檔案信息化管理的效果，提升檔案信息管理的水平和質(zhì)量，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)推動(dòng)人事管理創(chuàng)新的目的，推動(dòng)人事管理行業(yè)的發(fā)展。

一、加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理的意義

（一）便于檔案的查詢

在傳統(tǒng)的檔案管理工作之中，主要是以紙質(zhì)版檔案的方式進(jìn)行管理，把所有的方案都放在一起，導(dǎo)致在查找檔案的時(shí)候，會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間和精力去尋找，影響工作效率，浪費(fèi)工作時(shí)間。但是隨著信息化管理方式的使用，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和相關(guān)的軟件系統(tǒng)，把紙質(zhì)版的檔案信息內(nèi)容變?yōu)閿?shù)字化的內(nèi)容，然后對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行保存。同時(shí)在工作人員進(jìn)行檔案查找的時(shí)候，就可以利用計(jì)算機(jī)的查找功能進(jìn)行直接的搜索。通過(guò)這樣的方式，極大程度地節(jié)省了查找的時(shí)間和精力，提高工作效率。并且在信息化檔案管理的過(guò)程中，還可以減少檔案管理人員的工作量，提升檔案查詢的準(zhǔn)確性。因此，要加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理的建設(shè)。

（二）促使檔案管理向著規(guī)范化發(fā)展

隨著國(guó)家的發(fā)展，信息化檔案管理逐漸成為檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。所以為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，就要加強(qiáng)檔案信息化管理的建設(shè)。同時(shí)使用信息化檔案管理的方式，要求檔案管理的工作人員在盡心工作的時(shí)候，要做到以下幾方面：①按照信息化管理規(guī)范的要求，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行編制，其中包括字體格式和內(nèi)容等；②嚴(yán)格規(guī)范字體和格式，保障檔案內(nèi)容的完整度；③要求檔案管理人員具備相應(yīng)的技術(shù)能力和專業(yè)素養(yǎng)。通過(guò)這些要求，使得檔案內(nèi)容的完整性得到保障，同時(shí)還使得檔案管理的工作效率顯著提高，最終推動(dòng)檔案管理工作更加規(guī)范化和合理化，促使檔案信息的使用率顯著提升。所以，要加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理。

（三）提升檔案管理保存的安全性

在人事檔案以紙質(zhì)版的方式進(jìn)行管理的時(shí)候，因?yàn)榧堎|(zhì)版有其特殊性，對(duì)于檔案儲(chǔ)存的環(huán)境更是有著嚴(yán)格的要求，其中對(duì)干燥程度和溫濕度等方面都有著嚴(yán)格的要求，在檔案保存的過(guò)程中，即使這方面的內(nèi)容得到保障，但是檔案中的內(nèi)容也會(huì)隨著時(shí)間的流逝，逐漸變得迷糊不清，甚至還會(huì)出現(xiàn)紙張黃化以及硬化，最終使得檔案內(nèi)容呈現(xiàn)缺失的狀態(tài)，嚴(yán)重影響檔案信息的使用效果。但是隨著信息化管理方式的應(yīng)用，使得這個(gè)問(wèn)題得到完善解決。同時(shí)在使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理之后，還會(huì)對(duì)其檔案的內(nèi)容進(jìn)行加密處理。通過(guò)這樣的方式，既可以保障檔案信息內(nèi)容的完整性，還可以提高檔案管理的安全性，保障檔案信息的使用效果，提升工作效率。所以，要加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理。

二、干部人事檔案信息化管理過(guò)程中的管理創(chuàng)新問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理信息化重要性的認(rèn)識(shí)有限

通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國(guó)現(xiàn)如今部分的企業(yè)單位對(duì)于干部人事管理工作的重視程度是有限的，進(jìn)而也就導(dǎo)致管理人員以及工作人員不能正確認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的重要性。在這個(gè)因素的影響下，使得人事檔案管理工作還處于簡(jiǎn)單記錄的狀態(tài)，并且在企業(yè)單位發(fā)展的過(guò)程中，也沒(méi)有對(duì)檔案管理工作的未來(lái)發(fā)展制定相應(yīng)的規(guī)劃。甚至在企業(yè)單位發(fā)展的過(guò)程中，還出現(xiàn)檔案管理建設(shè)資金被挪用的問(wèn)題。最終在這些因素的共同影響下，導(dǎo)致人事檔案管理中的設(shè)備不能及時(shí)更新，進(jìn)而影響檔案管理的工作效率，不利于檔案信息化管理的建設(shè)。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)不一致

在國(guó)家快速發(fā)展的影響下，檔案管理行業(yè)對(duì)工作人員的素質(zhì)和能力有著更加嚴(yán)格的要求，同時(shí)還對(duì)工作人員的專業(yè)性有著明顯的要求。因?yàn)闄n案信息化管理是屬于專業(yè)技術(shù)性工作的一種。因此，要想保障檔案信息化管理的效果，就要要求檔案管理工作人員要提升自身的綜合素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平，以此滿足信息化檔案管理的需求。但是在實(shí)際的干部人事檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，依然存在組員素質(zhì)參差不齊的問(wèn)題。其中最為主要的問(wèn)題，就是沒(méi)有根據(jù)工作人員的能力和特點(diǎn)去合理地安排工作崗位，導(dǎo)致工作人員的興趣和素質(zhì)都是長(zhǎng)期處于缺失的狀態(tài)，不能滿足現(xiàn)如今信息化檔案管理的需求。同時(shí)在這種情況的影響下，也就使得檔案管理的工作效率極大程度地降低，最終影響干部人事檔案管理的效果。

（三）檔案管理的方式處于落后的狀態(tài)

隨著國(guó)家實(shí)力的提升，國(guó)民的素質(zhì)顯著提高，其對(duì)檔案管理的需求不斷增加。在這種情況的影響下，也就使得人事檔案管理的難度增加。如果在這個(gè)過(guò)程中，一味地采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作失去存在的意義，不能滿足國(guó)家和國(guó)民的發(fā)展需求。因此，就要推動(dòng)傳統(tǒng)檔案管理工作向著信息化管理的方向發(fā)展。在這個(gè)過(guò)程中，就要對(duì)檔案管理的具體方式和內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，以此滿足檔案信息化管理的需求，保障信息化管理的效果。但是在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，卻因?yàn)楣芾硭胶椭匾暢潭鹊南拗?，使得檔案管理的方式難以進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，依然是處于落后的狀態(tài)。在這種情況的影響下，也就影響干部人事檔案管理工作的效果，不利于檔案管理信息化的建設(shè)。

三、加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新的措施

（一）重視檔案管理工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，加強(qiáng)信息化管理的認(rèn)識(shí)

要想實(shí)現(xiàn)加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新的目標(biāo)，就要重視檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，培養(yǎng)工作人員重視信息化管理的意義。因此，在實(shí)際的發(fā)展過(guò)程中，就要根據(jù)檔案管理工作內(nèi)容的不同，去培養(yǎng)專業(yè)對(duì)口的人才，對(duì)于崗位之中已有的工作人員，也要進(jìn)行相應(yīng)的專業(yè)培養(yǎng)，培養(yǎng)工作人員的專業(yè)素質(zhì)和水平，使其可以更好地開(kāi)展檔案管理工作。在培養(yǎng)工作開(kāi)展之后，在一段時(shí)間內(nèi)對(duì)工作人員進(jìn)行考核，根據(jù)考核的結(jié)果，為工作人員分配合理的工作崗位。通過(guò)這樣的方式，促使檔案管理的工作效率得以提升，進(jìn)而有助于加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，推動(dòng)人事管理行業(yè)發(fā)展。

（二）建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享

為了促使全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新目的得以實(shí)現(xiàn)，就要在加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理的過(guò)程中，建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。在這個(gè)過(guò)程中，就要大力去使用和開(kāi)發(fā)檔案信息，并且把信息錄入數(shù)據(jù)之中，然后讓各個(gè)部門的使用人員通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)尋找自身所需的材料。因此，要求數(shù)據(jù)庫(kù)在建立的過(guò)程中，就要不斷完善相關(guān)的功能和技術(shù)。通過(guò)這樣的方式，提高檔案管理的水平，便于工作人員查找檔案信息，進(jìn)而使得干部人事檔案信息化管理加強(qiáng)的建設(shè)目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，推動(dòng)人事管理的發(fā)展。

（三）推進(jìn)人事檔案管理向著無(wú)紙化發(fā)展，提高管理的工作效率

在加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新的過(guò)程中，還要推動(dòng)人事檔案管理向著無(wú)紙化的方向發(fā)展，以此為信息化管理的建設(shè)奠定基礎(chǔ)，促使管理的工作效率得以顯著高。因此，在這個(gè)過(guò)程中，就要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)把紙質(zhì)信息變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，還要以網(wǎng)絡(luò)的格式儲(chǔ)存檔案。通過(guò)這樣的方式，使得無(wú)紙化的發(fā)展目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，以此為信息化管理的發(fā)展做鋪墊，最終實(shí)現(xiàn)提高干部人事檔案管理信息化的目標(biāo)，推動(dòng)檔案管理的發(fā)展，提高管理水平。

（四）完善檔案信息的檢索功能，提升檔案信息的使用率

隨著信息化檔案管理方式的應(yīng)用，為檔案信息的檢索提供了極大的便利。因此，在加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新的過(guò)程中，要進(jìn)一步完善檔案信息檢索的功能，推動(dòng)信息化檢索向著高效和人性化的方向發(fā)展。通過(guò)這樣的方式，使得檔案信息可以進(jìn)行統(tǒng)一的管理，還可以減少檔案管理人員的工作量，減輕工作人員的工作壓力，最終實(shí)現(xiàn)提高查閱和檢索的效果，提高工作人員的工作效率，使得資源可以實(shí)現(xiàn)合理配置以及充分利用的目的。

通過(guò)本文的研究，使得干部人事檔案信息化管理的重要性得以顯現(xiàn)，不但可以提高人事檔案管理工作的效率和水平以及質(zhì)量，還可以保障檔案信息的使用率得以提升，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新的目的。因此，在國(guó)家發(fā)展的過(guò)程中，就要分析干部人事檔案管理信息化的內(nèi)容，研究其意義和存在的阻礙問(wèn)題，尋找相應(yīng)的解決和加強(qiáng)信息化建設(shè)的措施，以此提高人事檔案管理的工作效率，使其可以顯著提高檔案信息的利用率，進(jìn)而為人事管理工作的創(chuàng)新提供助力，推動(dòng)我國(guó)檔案管理行業(yè)以及人事管理行業(yè)的共同發(fā)展。