如何做好企業(yè)辦公室文秘工作

陜西陜煤蒲白礦業(yè)有限公司 景科

在企業(yè)中，辦公室是核心的組成部分，是企業(yè)內(nèi)部上傳下達(dá)的樞紐。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中，需要由辦公室起草制定一系列的管理制度以及戰(zhàn)略發(fā)展方針，而且也要執(zhí)行相應(yīng)的管理以及檢查工作，還要負(fù)責(zé)對企業(yè)外部的聯(lián)絡(luò)工作，其工作的綜合程度以及復(fù)雜程度是非常高的。企業(yè)辦公室的職責(zé)是非常多的，而且也非常重，那么辦公室文秘工作就顯得尤為重要，需要有效執(zhí)行辦公室所負(fù)責(zé)的職能。在我國，從事文秘工作的人員是非常多的，而且在社會不斷轉(zhuǎn)型升級的背景下，企業(yè)文秘工作的重要性以及專業(yè)性不斷提高，不僅要服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展運行，而且也體現(xiàn)著企業(yè)的自身形象。但目前所存在的問題是，企業(yè)對辦公室文秘工作缺乏足夠的重視，不能夠讓其充分發(fā)揮這一崗位職能的重要作用，之所以存在這樣的問題主要是由于企業(yè)對文秘工作沒有足夠的重視，抑或是文秘自身在能力水平以及外在形象方面方面存在問題。所以，需要對辦公室文秘工作的改進進行深入研究分析。

一、辦公室文秘工作常見問題

（一）辦公室文秘人員少，工作負(fù)擔(dān)重，工作質(zhì)量不高

在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，提高經(jīng)濟效益水平是其主要的目的，而辦公室沒有直接參與到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，所以企業(yè)時常對辦公室人員的配備不夠重視。辦公室的工作綜合性比較強，而且復(fù)雜程度比較高，但是人員配備上存在嚴(yán)重不足，經(jīng)常會出現(xiàn)應(yīng)付事情的情況，不能夠?qū)κ虑檫M行深入的研究分析，和全方位思考，最終導(dǎo)致工作的質(zhì)量以及效率較低。

（二）陷入日常事務(wù)，沒有抓住重點，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力不強

辦公室工作負(fù)責(zé)的日常事務(wù)比較多，而紛繁復(fù)雜的事務(wù)就容易讓文秘人員不能夠很好地抓住重點，如沒有強大的協(xié)調(diào)溝通以及解決問題的能力水平，就不能夠很好地起到統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的作用。

（三）文秘人員綜合素質(zhì)有待提高

在我國經(jīng)濟社會不斷發(fā)展進步的今天，對文化水平的要求越來愈高，文秘人員需要不斷提高自身的綜合能力水平才能夠滿足實際崗位的需要。一方面是要不斷提高專業(yè)知識基礎(chǔ)，提高自身的文字寫作水平。很多文秘人員自身的知識結(jié)構(gòu)老化問題嚴(yán)重，單純地依靠經(jīng)驗辦事，還有的文秘人員本身就不是這一專業(yè)出身，對專業(yè)知識了解甚少。另一方面是文秘人員沒有深入地研究了解行業(yè)以及企業(yè)的整體情況，從而導(dǎo)致所寫的文字材料和實際不相符，甚至存在說外行話的問題。最后是文秘人員沒有來自實踐的管理經(jīng)驗，存在前瞻性不足的問題。很多辦公室文秘人員在管理方面沒有足夠的經(jīng)驗，對問題的思考不夠深入，看不到工作中的深層次問題，不能夠創(chuàng)新性地提出建設(shè)性意見。

二、做好辦公室文秘工作的措施與對策

（一）提高自身綜合素養(yǎng)

1.良好的個人品質(zhì)

要想做好辦公室文秘工作，良好個人的品質(zhì)是確保勝任工作的基礎(chǔ)，其中忠誠則是一種必備的品質(zhì)，而且領(lǐng)導(dǎo)對這一點也非常重視。辦公室文秘人員需要積極配合領(lǐng)導(dǎo)處理各種各樣的事務(wù)，由于工作性質(zhì)的原因，通?？梢蕴崆傲私鈱?dǎo)致一些保密的工作信息，甚至有可能會接觸到領(lǐng)導(dǎo)的私事。所以，一個合格的文秘工作人員就需要有足夠的忠誠度，不能夠隨意泄露信息內(nèi)容，而要養(yǎng)成保守秘密的好習(xí)慣。只有這樣才能夠做好工作，得到領(lǐng)導(dǎo)的信任。

2.良好的職業(yè)意識

作為一名合格的文秘，必須要有高度的敬業(yè)意識。辦公室文秘工作的任務(wù)是非常多的，經(jīng)常會出現(xiàn)加班加點以及不休節(jié)假日的情況。在這種時候，就需要其積極調(diào)整自己的心態(tài)，要能夠有足夠的心理準(zhǔn)備，充分認(rèn)識到自身崗位職業(yè)的重要性，要將工作任務(wù)放在首要位置。任何一個領(lǐng)導(dǎo)都不會青睞一個經(jīng)常發(fā)牢騷、抱怨的員工，所以辦公室文秘人員需要最大限度地減少自己的不滿情緒；倘若任由負(fù)面情緒發(fā)酵，以充滿抱怨的心態(tài)對待工作，這會在很大程度上直接影響到實際工作質(zhì)量。另一方面，辦公室文秘人員還要有足夠的風(fēng)險意識。辦公室文秘這個職位需要處理非常繁雜的事務(wù)，不會有很多突出的功勞，但一旦有問題就非常明顯。因此，辦公室文秘工作人員需要在繁雜的工作任務(wù)中能夠不害怕困難，迎難而上，這才是該有的態(tài)度，這樣才能夠更好地做好辦公室工作、才能夠被領(lǐng)導(dǎo)所認(rèn)可、才能夠更快地成長。最后是要有團隊協(xié)作意識。辦公室在企業(yè)工作開展中需要進行協(xié)調(diào)服務(wù)：其事務(wù)非常繁瑣，一些比較重要的工作需要協(xié)調(diào)整個團隊來完成。因此，辦公室文秘需要在做好本職工作的基礎(chǔ)上積極配合其他的團隊型工作。現(xiàn)階段，企業(yè)辦公室文秘人員需要由專一型人才向綜合型人才轉(zhuǎn)變，這也對辦公室文秘人員的能力水平提出了更高的要求，需要能夠在完成辦公室本職工作的基礎(chǔ)上其還能夠積極協(xié)助其他同事共同完成任務(wù)。

（二）提高辦事效率

1.抓住重點，強化細(xì)節(jié)

辦公室職能工作的復(fù)雜程度是非常高的，但是很多工作需要文秘人員來起到上傳下達(dá)的作用，做好對相關(guān)文件以及工作的安排。辦公室文秘人員在進行文件審核以及分類的時候，需要遵循嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的原則，尤其是面對一些比較重要的文件，需要特別小心謹(jǐn)慎。文秘人員在和領(lǐng)導(dǎo)匯報信息的時候需要注意很多事情，因為辦公室文秘人員所傳遞的信息能夠從很大程度上反映出企業(yè)的工作情況，能夠全方面地反映出企業(yè)的發(fā)展成果，這也為領(lǐng)導(dǎo)在進行決策的時候提供科學(xué)依據(jù)。所以要在信息匯報的時候按照有喜報喜、有憂報憂、絕不隱瞞的原則來進行。文秘工作人員在進行信息匯報之前，需要提前設(shè)想領(lǐng)導(dǎo)可能會提出的問題，然后對問題進行深入的了解，只有這樣才能夠更好地回答領(lǐng)導(dǎo)的提問，才能夠更好地抓住問題的核心內(nèi)容，不會出現(xiàn)無話可說的情況。辦公室文秘的另一個重要作用就是做好信息宣傳的工作。當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要開大會的時候，通常就需要文秘提前做好工作。一方面要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的安排來做好會議的準(zhǔn)備工作，明確開會時間和地點，然后對會議場地進行布置。如果需要多媒體的話，還要能夠做好匯報文稿，對會議室的設(shè)備進行檢查，確保會議能夠有序開展。此外，辦公室文秘還要起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿，這也是一項尤為重要的工作。要能夠準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，明確講話稿的主題，對企業(yè)發(fā)展的情況能夠全方位地把握，只有這樣才能夠確保講話稿的質(zhì)量水平。此外，講話稿的起草需要站在領(lǐng)導(dǎo)的角度，不僅要能夠體現(xiàn)出領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威風(fēng)范，而且還要能夠?qū)ζ髽I(yè)員工的工作進行體貼關(guān)懷，需要把握好這一要點。

2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，積極主動

辦公室文秘工作是非常繁瑣的，這就需要將復(fù)雜的內(nèi)容梳理清楚，能夠分清輕重緩急。在對日常事務(wù)進行處理的時候，對于一些有時效性的文件需要在既定的時間內(nèi)按照領(lǐng)導(dǎo)的要求落實，不能夠超過既定時限?，F(xiàn)階段，OA辦公系統(tǒng)已經(jīng)在企業(yè)中廣泛應(yīng)用了，這在很大程度上提高了企業(yè)辦公效率水平，但文秘一定不能只將文件簽收提交辦公室主任或領(lǐng)導(dǎo)后就完事，還要尤其關(guān)注一些緊急文件的辦理情況，倘若領(lǐng)導(dǎo)沒有及時登錄系統(tǒng)進行辦理，就需要提醒領(lǐng)導(dǎo)，避免耽誤正常的工作。文秘工作不單單是要起到上傳下達(dá)的作用，還需要將眼光放在幫助領(lǐng)導(dǎo)解決問題上面，實現(xiàn)最終的目標(biāo)。對于一些比較重要的工作，不能夠傳達(dá)完就不管了，而是需要對工作的開展進度進行密切關(guān)注，做好相應(yīng)工作的督辦，倘若領(lǐng)導(dǎo)問及此項任務(wù)的開展情況，可以全面地回答，一旦出現(xiàn)問題，也可以找到相關(guān)的責(zé)任人，從而能夠第一時間掌握工作的開展情況。

（三）致力創(chuàng)新，提高學(xué)習(xí)能力

1.提高寫作水平

文秘工作除了上傳下達(dá)、傳遞信息之外，另一個重點是負(fù)責(zé)撰寫各類文稿、宣傳企業(yè)的事務(wù)，所以一名合格的文秘必須具備過硬的文字功底和寫作能力。平時可以多看一些文學(xué)書籍，積累詞匯量，培養(yǎng)語感；還可以向前輩請教，學(xué)習(xí)別人的經(jīng)驗；更重要的是要關(guān)注企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營具體事務(wù)，最起碼要有基本的認(rèn)知與了解，這是文秘寫作的重點與核心內(nèi)容，如脫離了生產(chǎn)經(jīng)營實際，那么撰寫出的文章勢必空洞，無法滿足企業(yè)真正的工作要求。同時文秘撰寫的宣傳稿基本代表著公司的形象，所以文稿的質(zhì)量一定要高。不能像小學(xué)生或初中生寫作文那樣只要傳達(dá)出意思即可，最起碼要有一定的文采，以提升整個文章的基調(diào)；但也不能為了展示自己的文字功底，特意選取堆砌一些公眾不常見的晦澀詞語，若是人家都看不懂，也就起不到宣傳的意義了。

2.樹立創(chuàng)新意識

一位符合要求的文秘人員，不能夠一味地等待領(lǐng)導(dǎo)給任務(wù)，而且也不能一味地按照既有的工作模式來開展工作，而需要有足夠的創(chuàng)新精神，要能夠在既有工作的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新思路，思考提高工作效率以及工作質(zhì)量的方法，積極學(xué)習(xí)一些先進的知識，只有這樣才能夠讓自己有所提升，才能夠更好地做好工作。而創(chuàng)新來源于勤奮，一名合格的文秘需要在日常生活中不斷學(xué)習(xí)，加強對法律法規(guī)、上級政策、生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)等方面的學(xué)習(xí)，提高自己的思想認(rèn)知和政治敏銳度，提升分析問題的能力。只有自己看得多了、聽得多了、積累得多了，才有能力想得多，才能具有發(fā)散性思維，最終才能開闊自己的視野，提高自身分析問題的能力，為企業(yè)貢獻更多的力量。

三、結(jié)束語

綜上所述，在企業(yè)日常運行的過程中，文秘工作是非常重要的一部分。要想成為一名合格的辦公室文秘人員，就需要不斷提高自身的綜合能力水平，要將工作做細(xì)，只有這樣才能夠讓企業(yè)工作有條不紊地開展，才能夠得到領(lǐng)導(dǎo)以及同事們的認(rèn)可，才能夠推動企業(yè)健康發(fā)展。