財務共享服務中心構建研究

張 建

(深圳市捷順科技實業(yè)股份有限公司，廣東 深圳 518000)

財務共享服務中心是數(shù)字經(jīng)濟時代的產(chǎn)物，也是近年來出現(xiàn)并流行起來的財務管理方式，它是將不同單位、不同地點的會計業(yè)務進行統(tǒng)一的處理及報告，通過這種財務管理模式，可以保證會計記錄和報告的規(guī)范、結構統(tǒng)一，提升財務協(xié)作效率。財務共享服務中心有以下特征，首先，信息集成性，各個單位以及各個部門的財務信息都需要通過財務共享服務中心來進行反映，并且通過財務共享服務中心來進行處理，因此，財務系統(tǒng)必須是信息高度集成的。其次，技術性，是指共享服務在技術上需要由統(tǒng)一的系統(tǒng)支持，系統(tǒng)平臺的統(tǒng)一搭建和整合是實現(xiàn)共享服務的第一步，這一步驟需要統(tǒng)一的技術標準和一個流程標準，這樣資源整合才會加快。再次，員工專業(yè)性，財務共享服務中心是一種建立在信息技術上的業(yè)務處理方式，財務人員需要轉變自身的職能，明確自身定位，從重復的手工核算工作中脫離出來，進行一系列的數(shù)字分析與處理，這就對財務人員的專業(yè)性與信息處理能力提出了更高的要求。最后，成本較為低廉，當企業(yè)構建財務共享服務中心時，需要耗費一定的資金以及時間成本，但是，當企業(yè)通過財務共享服務中心處理各項財務活動時，可以顯著提高員工的工作效率，減少人員數(shù)量和組織層級，這就大大降低了組織的人力成本，最終提升整體的組織效能。

一、財務共享服務中心構建的必要性分析

由于企業(yè)深化管理和業(yè)務多元化發(fā)展的需要，構建財務共享服務中心提升財務信息質(zhì)量、規(guī)避管理風險，支持公司的戰(zhàn)略部署、實現(xiàn)管理的標準化和規(guī)范化已經(jīng)成為必須，本文認為，構建財務共享服務中心既是國家政策的要求，又是企業(yè)自身發(fā)展的需要。

1.企業(yè)層面

從企業(yè)的成本角度來說，構建財務共享服務中心能夠有效降低企業(yè)的管理成本以及運營成本，首先，通過構建財務共享服務中心，企業(yè)可以加強信息資源的整合，對人力資源做出調(diào)整，財務人員從重復、簡單的財務工作中脫離出來，通過信息系統(tǒng)就可以執(zhí)行相關業(yè)務，而一些簡單的財務業(yè)務處理通過信息系統(tǒng)就可以完成，這就縮減了企業(yè)的人力成本。其次，通過構建財務共享服務中心，企業(yè)也實現(xiàn)了標準化控制，所有的財務信息都可以在系統(tǒng)內(nèi)部得以反映，企業(yè)管理層獲得的信息更加及時有效，降低了時間成本，提升了決策質(zhì)量。再次，構建財務共享服務中心可以將各個單位、各個部門分散的資金全部集中于總部進行集中管理，通過分析總部的經(jīng)營狀況，有效劃撥資金，合理地進行資金投資、使用與分配，提升了資金的活性，資金成本會相對降低。

從企業(yè)的風險管理角度來說，由于企業(yè)的經(jīng)營業(yè)務較為分散，經(jīng)營風險、管理風險以及資金風險加大，通過構建財務共享服務中心可以有效降低各類風險程度。首先，針對企業(yè)的經(jīng)營風險，由于企業(yè)的財務機構較為繁瑣，會計信息繁雜，通過構建財務共享服務中心可以精簡組織結構，完善財務業(yè)務流程，更加便捷地發(fā)現(xiàn)企業(yè)在經(jīng)營過程中的內(nèi)控風險和財務風險，從而制定相應的解決措施，提升企業(yè)效能。其次，針對企業(yè)的管理風險，完善的財務流程控制使得企業(yè)的財務管理活動更加精細化與透明化，企業(yè)的審計部門員工能夠在財務共享服務系統(tǒng)內(nèi)更加精準地發(fā)現(xiàn)舞弊現(xiàn)象，降低了財務舞弊行為的發(fā)生，提升了資源優(yōu)化配置的效率。最后，針對企業(yè)的資金風險，由于實現(xiàn)了資金的集中管理，資金的各項業(yè)務流程都可以得到監(jiān)控，企業(yè)的資金管理人員針對資金的各項業(yè)務流程預測潛在的風險，制定針對性的措施加以預防，提升了資金安全性。

從企業(yè)的組織效能角度來說，構建財務共享服務中心可以提升財務管理效率，實現(xiàn)財務管理規(guī)范化，主要體現(xiàn)在以下幾個方面，首先，財務制度一體化，在構建財務共享服務中心之前，由于經(jīng)營業(yè)務單位的分散或者地點的分散，各個單位制定的財務制度不同，因此，在進行年度財務核算時財務業(yè)務處理較為復雜，在構建財務共享服務中心之后，通過建立完善、統(tǒng)一的制度標準、流程以及信息系統(tǒng)，可以企業(yè)的財務運營能力，保證財務核算準確，各個單位的財務數(shù)據(jù)匯總及時，從而為企業(yè)制定財務報表、制定財務決策提供準確的信息依據(jù)，并且統(tǒng)一的財務制度也加強了各個單位的財務協(xié)作性，降低了內(nèi)部控制風險發(fā)生的概率。其次，財務處理規(guī)范化，財務共享服務中心通過建立完善的財務核算流程，形成標準化、規(guī)范化的財務處理模式，保證的財務核算方法、核算流程以及核算口徑的統(tǒng)一性，提高了業(yè)務處理規(guī)范性。

2.國家政策層面

隨著大數(shù)據(jù)技術在各行各業(yè)的廣泛應用，各行各業(yè)的財務管理模式都面臨著深刻的變革，財務管理創(chuàng)新已經(jīng)成為大勢所趨。2015年3月5日，十二屆全國人大三次會議上，李克強總理在工作報告中首次提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”這一概念，將云計算、移動聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)為代表的新一代信息技術與制造業(yè)、服務業(yè)作為新一代的培養(yǎng)對象，明確了互聯(lián)網(wǎng)技術在中國企業(yè)發(fā)展中的重要作用，2016年2月25日，關于《國家稅務總局關于納稅信用A級納稅人取消增值稅發(fā)票認證有關問題的公告》，改變了發(fā)票的認證模式，“網(wǎng)絡認證”出臺，另外，還有其他一些政策提出了電子發(fā)票、會計檔案電子化等內(nèi)容，各行各業(yè)都逐漸顯現(xiàn)出了智能化、電子化以及平臺化的特征，因此，在企業(yè)的發(fā)展過程中，應該結合國家有關政策，根據(jù)自身的經(jīng)營特點將大數(shù)據(jù)技術融入到自身的財務管理模式創(chuàng)新中，一方面，滿足國家政策對企業(yè)的要求；另一方面，實現(xiàn)自身的發(fā)展與進步。

二、財務共享服務中心構建應考慮的關鍵問題

財務共享服務中心的構建對企業(yè)來說是一次重要的財務管理變革，財務管理模式，業(yè)務核算方式、組織結構、人員安排等都需要進行細致的調(diào)整以適應財務共享服務中心的運行，在企業(yè)進行財務共享服務中心構建時，要根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營特點考慮以下問題，并且針對以下關鍵問題制定合理的解決方案。

1.觀念

財務共享服務中心的構建與實施是整體組織的重要變革，會涉及組織的人員安排，例如人員調(diào)動、裁剪、崗位調(diào)整，還會涉及到組織結構的調(diào)整以及財務人員業(yè)務方向的變動，因此，當大部分已經(jīng)適應之前的財務管理模式時，面對新的變革就有可能產(chǎn)生心理壓力，財務變革面臨較大阻力，從企業(yè)的高層領導到最基層員工都有可能產(chǎn)生不配合以及抵觸的心理。另外，根據(jù)企業(yè)的特點，財務共享服務中心的建立其側重點有所不同，有一些企業(yè)是為了節(jié)約成本，有一些企業(yè)是為了實現(xiàn)風險控制以及資源整合，有一些企業(yè)是為了實現(xiàn)財務業(yè)務的便捷化處理，如果一些企業(yè)在進行財務共享服務中心的構建時，沒有深刻理解其變革意義，只是把它當作組織再造或成本控制的手段，那么在推進構建工作時就有可能達不到預期目標，導致構建失敗。

2.投入

財務共享服務中心的構建需要耗費大量的人力成本和資金成本，并且還需要整合各個部門的資源，實現(xiàn)資源優(yōu)化，因此，在考慮成本投入時，需要考慮以下幾個方面的內(nèi)容，首先，是否有足夠的資金、合適的軟件開發(fā)單位以完成構建工作，充足的資金可以保障財務系統(tǒng)的順利進行，而在構建工作開始之前，就應該根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營特點以及財務狀況選擇合適的財務軟件開發(fā)機構進行洽談，以保證設計出的財務軟件符合企業(yè)經(jīng)營狀況，保障財務效果。其次，在構建活動開始之前，企業(yè)內(nèi)部是否有充足的人力物力對財務流程進行梳理與優(yōu)化，只有對財務業(yè)務各個階段進行梳理，并且整合相關部門的資源，才能夠打好基礎，保障財務共享服務中心的有效運行。最后，是否有相應的監(jiān)督機制對構建工作進行監(jiān)督，以防止出現(xiàn)構建拖沓、構建工作不能按時完成的現(xiàn)象。

3.組織設計

財務共享服務中心的有效運行必須進行組織架構的調(diào)整，建立組織保障體系。在建立財務共享服務中心之前，應該考慮財務部門是否能夠高效多維提供信息以滿足財務系統(tǒng)的運行，主要側重兩個方面的內(nèi)容，一方面是組織幅度、組織層級設計是否合理，是否能準確傳遞高質(zhì)量的信息，更好地實現(xiàn)決策以及業(yè)務處理等職能，滿足企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展的需要，另一方面，財務人員有無經(jīng)過專業(yè)化、系統(tǒng)化的培訓，由記賬轉向財務建議、財務管理，為各個部門提供財務支持，實現(xiàn)業(yè)務轉型與過渡。

三、針對財務共享服務中心構建提出的建議措施

在構建財務共享服務中心之前，應該明確以下原則，首先，考量性。構建財務共享中心建設周期較長，考慮的因素較多，一方面要考慮企業(yè)的經(jīng)營特點、組織結構、資金狀況、業(yè)務模式，另一方面需要考量企業(yè)所在地區(qū)的經(jīng)濟狀況以及政策等。其次，規(guī)劃性。構建財務共享中心對于企業(yè)來講屬于戰(zhàn)略性變革，因此，需要全面規(guī)劃，確定各個時期的構建目標，技術、資金、人力等都需要進行合理的規(guī)劃，否則就有可能陷入停滯狀態(tài)。最后，戰(zhàn)略性。財務共享服務中心的構建是為了實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標服務的，因此，財務共享服務中心的每一個環(huán)節(jié)、每一流程都必須符合企業(yè)的業(yè)務特點與發(fā)展戰(zhàn)略，通過企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃來實現(xiàn)財務業(yè)務流程再造。

1.轉變觀念，明確定位

實現(xiàn)革新，觀念先行。為了保證財務共享服務中心被企業(yè)員工普遍認可與應用，應該轉變觀念，明確自身定位，做好頂層設計，主要從以下幾個方面來完善，首先，轉變觀念。針對企業(yè)的高層管理者，需要明確財務共享服務中心在企業(yè)財務管理創(chuàng)新中的積極作用，提高責任意識，轉變之前的保守心態(tài)，充分利用流程化、信息化以及制度化的手段提升決策能力，在財務共享服務中心構建的過程中，領導應該起好帶頭作用與宣傳作用，積極配合，制定合理的制度推動系統(tǒng)構建的進行，由于財務共享服務中心的運轉會給各個部門的業(yè)務造成影響，崗位有所調(diào)整，因此，高層管理者應該提前做好職位規(guī)劃，合理安排人員，確定職工的發(fā)展前景，以消除變革顧慮。針對企業(yè)的基層員工，為了保證財務共享服務中心能夠被接受，一方面，可以開展系統(tǒng)的宣傳與講座，幫助員工了解更多的財務共享的知識，增加必要的培訓，讓員工充分適應后在進行切換，企業(yè)財務系統(tǒng)的應用可秉承固化—優(yōu)化的理念。另一方面，可在員工的績效考核環(huán)節(jié)加入相應的考核指標，保證員工積極配合相應的構建工作。其次，明確自身定位。企業(yè)的管理者應該根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營狀況、業(yè)務特點以及自身需求明確財務共享服務中心構建的目標以及計劃，例如，構建財務共享服務中心的目的是為了整合資源，節(jié)約成本或是提升財務監(jiān)管效率，降低風險，只有明確了目標，才能夠根據(jù)企業(yè)的業(yè)務流程做出系統(tǒng)的規(guī)劃，避免在構建過程中出現(xiàn)混亂搖擺的情況，實現(xiàn)各項業(yè)務流程優(yōu)化，保證項目盡快落地。

2.保障投入，科學設計

財務共享服務中心的構建涉及企業(yè)組織的各個方面，是一項成本耗費較大的工程，因此，需要保障投入建設，科學設計組織結構，主要從以下幾個方面來完善，首先，保障資金投入。信息化建設、流程梳理再造、信息系統(tǒng)搭建、人力資源調(diào)整都是需要陸續(xù)開展的工作，因此，在構建之前需要確定每一項流程所需要的人力與資金，保障充足的資金防止出現(xiàn)項目停滯。其次，深入調(diào)研?？茖W選擇合作企業(yè)，分為內(nèi)部調(diào)研和市場調(diào)研，內(nèi)部調(diào)研是指企業(yè)能夠重新審視單位的業(yè)務問題，包括但不僅限于流程節(jié)點不統(tǒng)一、業(yè)務單據(jù)不統(tǒng)一、審批權限過大、數(shù)據(jù)質(zhì)量不達標等，通過審視業(yè)務問題，可以確定財務共享服務中心構建目標與構建過程中出現(xiàn)的問題，制定合理的措施以解決，市場調(diào)研是為了結合企業(yè)具體的業(yè)務結構和經(jīng)營特點，在市場內(nèi)部開展廣泛的調(diào)研，選擇合適的軟件開發(fā)公司，合適的軟件開發(fā)公司不僅能夠科學設計財務共享服務中心，還能夠保障后期的運營維護，例如在整合信息化平臺時，ERP系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)等都是財務共享服務中心的信息支持系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)需要具備流程自動化與客戶交互性的特點，影像系統(tǒng)能夠解決票據(jù)實物流轉的問題，網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)能夠實現(xiàn)數(shù)據(jù)化報銷的業(yè)務模式，合適的軟件開發(fā)公司會根據(jù)企業(yè)的財務管理特點設計合理的信息系統(tǒng)，保障業(yè)務開展。最后，科學設計組織結構。滿足財務共享服務中心的運營需要，精簡財務人員，合理規(guī)劃崗位，崗位的規(guī)劃可以分為崗位調(diào)整和中心人才發(fā)展，部分優(yōu)秀的、經(jīng)驗豐富的財務人員可以轉為預算和報表分析類的相關工作，部分財務人員可以轉型至前端業(yè)務的合作伙伴，為業(yè)務提供財務數(shù)據(jù)支持，其他財務人員可以承擔單位的資產(chǎn)管理、原始數(shù)據(jù)的收集等工作。而針對財務共享服務中心的員工，可以提供服務崗位與專家崗位兩條路徑，前者為分析財務數(shù)據(jù)提供基本支持，晉升路徑為初級會計—高級會計—會計主管，后者是業(yè)財融合的重要途徑，實現(xiàn)單位的財務戰(zhàn)略轉型。

3.高階梳理流程，加強內(nèi)部控制

財務共享服務中心最重要的是業(yè)務流程優(yōu)化，因此，在構建過程中，一定要梳理各個業(yè)務流程，并對關鍵時點進行合理的控制，主要考慮以下幾個方面的內(nèi)容，首先，高階梳理流程。在梳理流程之前，需要明確幾個重點問題，哪些流程需要重點改造；在改造流程之后，客戶是否能夠達成共識并且積極配合；應該采取何種措施與客戶進行溝通；業(yè)務流程改造之后會帶來何種風險；是否能夠制定合理的措施降低風險影響程度；完成流程改造耗費的人力與物力成本能否承擔，為梳理及改造流程奠定詳細的基礎。同時，企業(yè)應該按照合法合規(guī)、標準化與簡化原則進行業(yè)務流程設計，可以按照SIPOC方法優(yōu)化不同的需求，采用流程探討會的形式完成流程的初步設計與探討，在初步設計完成以后，由財務共享服務中心的人員對各項業(yè)務流程進行驗證，做小范圍的測試，進而加以改進，保證財務共享服務中心各項流程的可行性。其次，加強內(nèi)部控制。根據(jù)企業(yè)會計準則，企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范以及應用指引等相關規(guī)定，設計內(nèi)部控制流程與制度，設置內(nèi)部控制部門及員工，對財務共享服務中心的各項業(yè)務流程進行定點測試，保證達到財務共享服務中心的標準，降低財務風險。

四、總結

財務共享服務中心的構建是企業(yè)內(nèi)部體系的一次重要變革，對企業(yè)的人力資源、財務管理模式、信息整合、組織結構等影響巨大，因此，在構建之前，應該改變傳統(tǒng)觀念，明確其重要性，在構建過程中，要合理設計流程，保障人力物力的投入，加強內(nèi)部控制，降低風險水平，最終保障項目落地，促進企業(yè)發(fā)展。